28 November 2019 
 
By email to: [FYI request #11575 email]    
 
 
Dear Beth 
 
OFFICIAL INFORMATION ACT REQUEST 2019/026 
 
Thank you for your request of 1 November 2019 under the Official Information Act 1982 (the Act) 
regarding data-matching. Specifically, you have asked: 
1.  How is data-matching completed in regard to process from start to finish? – Is this an 
automatic process or does it require a person to identify a potentially ineligible voter? 
2.  Do Electoral Commission staff have access to the Immigration system to identify potential 
voter issues? – If so, what is the level of access 
3.  For the period of November 2009 – present, could you please provide how many people 
for each electorate were identified as being an ineligible voter and in which year they 
were identified.  
4.  What is the average time of identifying an ineligible voter from their first registration as a 
voter to being struck off? 
Question 1: Data matching process 
Section 263A of the Act provides for immigration datamatching to identify anyone who has enrolled 
or applied to enrol but is not qualified to enrol and vote because they are: 
•  in New Zealand unlawfully; or 
•  in New Zealand lawfully but only by virtue of being the holder of a temporary permit. 
The datamatching process including the details that can be provided is set out in full in section 263A 
of the Electoral Act 1993.   
Immigration New Zealand (INZ) sends the Electoral Commission a daily file via an on-line transfer 
system of all people known to be in New Zealand on the basis of limited duration residence permits 
or visas, or who are believed to be overstayers. The file contains the names (including aliases), date 
of birth, address, and permit expiry date. The Commission matches enrolment applications as they 
are received against this information.  
When a potential match is identified, a challenge process is initiated. The challenge process consists 
of written correspondence in which the person is asked to provide evidence that they are eligible to 
be on the electoral roll and outlines the eligibility requirements. If they are unable to provide this 
evidence, their name must be removed from the roll.  
 
Electoral Commission 
Level 10, 34-42 Manners Street, PO Box 3220, Wellington 6140, New Zealand 
Telephone +64 4 495 0030     Fax +64 4 495 0031 
www.vote.nz  |  www.elections.nz 

---

 
Question 2: Access to Immigration system 
It is an automated process, where data is provided to the Commission. The Commission does not 
have access into immigration systems.  
Question 3: Numbers of people identified as ineligible from November 2009 
Below is a table which shows the numbers of individuals identified as ineligible by year, from 2009. 
Year 
No. of Electors 
2009 
734 
2010 
581 
2011 
1562 
2012 
404 
2013 
712 
2014 
923 
2015 
1140 
2016 
857 
2017 
635 
2018 
1100 
2019 
526 
TOTAL 
9174 
You have asked for this to be provided for each electorate. We do not hold information about the 
number of electors removed from the roll broken down by electorate. Your request is therefore 
partly declined under section 18(f) on the basis that the information requested cannot be made 
available without substantial collation or research.  
You have the right under section 28(3) of the Act to complain to the Ombudsman if you are not 
satisfied with the response to your request.  
 
Kind regards 
 
Kristina Temel 
Manager Legal and Policy 
2 
 

---