---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Facilities 
(Applies  to Inactive records and archives) 
X 
Some stationery,  marketing material 
X 
Some stationery also stored in this space. 
Records not in active use are stored in a 
and academic gowns also stored in this 
dedicated storage area. 
space. 
Key control 
Storage areas allow ongoing access to the 
✓ 
✓ 
records by authorised users. 
X 
All except microfilm 
Records are stored in locations which reflect 
✓ 
the characteristics of their format and their 
retention period. 
Viewed.  Expires 13 April 2013 
✓ 
Viewed.  Expires 13 April  2013 
The building in which records are stored 
✓ 
comply with the  New Zealand Building Code 
that applied at the time of construction and 
associated codes and standards, and is 
appropriate for use in storing records. 
(Building Warrant of fitness) 
The building in which records are stored 
✓ 
✓ 
must have adequate drainage systems to 
prevent flooding. 
The storage area must be insulated from the 
✓ 
✓ 
climate outside. 
Storage areas must be protected against 
internal hazards. 
✓ 
✓ 
A building maintenance programme must be 
✓ 
✓ 
in place. 
Protection against Disaster 
(Applies to all records and archives) 
X 
Disaster managemlnt programmes are 
✓ 
established and maintained to minimise risks. 
Records are located as far as possible from 
✓ 
✓ 
2 

---