Office of the Vice-Chancellor 
Phone +64 7 858 5043  
The University of Waikato 
www.waikato.ac.nz 
Private Bag 3105 
 
Hamilton 3240 
New Zealand 
 
 
 
 
1 May 2020 
 
Elliott Harris 
To: [FYI request #12369 email] 
 
Dear Elliott 
Official information request – Education (Pastoral Care) Amendment Act 2019 - Interim 
Code Compliance 
I refer to your official information request dated 3 April 2020 as follows: 
“Please provide a summary of how the University's pastoral care practices and processes have been 
altered or changed in order to ensure its compliance with the Education (Pastoral Care of Domestic 
Tertiary Students) Interim Code of Practice 2019. 
If  the  University  considered  that  it  was  already  compliant  with  the  Education  (Pastoral  Care  of 
Domestic Tertiary Students) Interim Code of Practice 2019, what practices, processes and or services 
does the University provide that enable it to believe so? 
How have individual contracts with students, within an accommodation context or otherwise been 
changed  to  as  to  recognise  the  University’s  obligations  under  the  Education  (Pastoral  Care  of 
Domestic Tertiary Students) Interim Code of Practice 2019? 
What additional pastoral care systems (if any) have been put in place for 2020 in the accommodation 
context? 
How many complaints are made on average per year against the University under the Education 
(Pastoral  Care  of  International  Students)  Code  of  Practice  2016?  (The  details  of  the  specific 
complaints need not be outlined).”
 
Following  our  letter  of  31  March  2020,  the  University  releases  the  following  information  in 
response to your request.  
1.  Over and above the Halls of Residence regular pastoral care practices, the Accommodation 
Service  has  instituted  a  combination  of  weekly/fortnightly  monitoring  of  all  residents 
through residential staff contacts/meetings.  
 
2.  The University has a comprehensive pastoral care support system coordinated through the 
University's  Student  Services  and  Health  and  Wellbeing  services.  Specific  details  can  be 
viewed at https://calendar.waikato.ac.nz/generalinfoservices/sasd.html. 
 
3.  The current Halls of residence contracts were processed prior to the Code coming into force 
in 2020.  We are currently reviewing the accommodation contracts to ensure that future 
agreements make explicit reference to the Code for B trimester.  

---

 
 
 
 
4.  As  noted  above,  the  University  has  a  comprehensive  pastoral  care  support  system.  The 
services  provided  under  this  system  are  constantly  evolving  and  improving.  The  major 
change since the introduction of the Code has been in the extent of monitoring residents 
and looking for patterns of engagement that may be an early indication of a problem. 
 
5.  The University has not received any complaints specifically referring to the new Code which 
in part may be due to the newness of the Code. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Duanna Fowler 
Director Office of the Vice-Chancellor 
 
 

---