Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Best Practice: Archiving, Storage, Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes'.

BODY PARTS AND TISSUES – STANDARDS TO BE 
Policy 6.3.9 
 
MET 
Protocol 1 
BODY PARTS 
PROTOCOL 
 
STANDARDS TO BE MET 
1.  Medical / Nursing and / or Midwifery Staff are to ensure that: 
1.1 Patients  are  informed,  on  admission  or  prior  to  any  procedure,  of  their  right  to  the 
return  of  their  body  tissue  in  accordance  with  the  Code  of  Health  and  Disability 
Consumers’ Rights 2004 
1.2 Patients are advised that all body tissue is disposed of, unless the patient requests its 
return. 
1.3 With  the  informed  consent  of  the  patient,  whanau  and  significant  others  may  be 
involved in the decision making process. 
1.4 Patients  requesting  the  return  of  body  parts  and  tissues  must  complete  the 
Authorisation for  Release  /  Disposal  of  Body  Part / Tissue form.    This  is  held  in  the 
patient health record. 
1.5 Patients,  who  have  signed  the  above  form  and  whose  body  tissue  is  sent  for 
laboratory analysis, receive a copy of the Information for patients requesting Return of 
Body  Parts  or  Tissue  brochure.    This  also  contains  written  instructions  on  safe 
handling and safe disposal of the tissue. 
1.6 Arrangements  for  the  collection  of  tissue  are  discussed  with  the  patient  /  patient 
representative prior to discharge of the patient. 
1.7 In  the  case  of  the  transfer  of  the  patient  to  another  ward  or  hospital  there  is  clearly 
stated documentation that body tissue is requested / or being held for collection. 
1.8 For management of placentas refer to MAT.P3.6 
2.  The Consultant or their Delegate Will Explain: 
2.1 The possible requirement for further investigation / analysis of the body tissue. 
2.2 That the delay in return of the body tissue to the patient may be up to 3 weeks. 
2.3 That  refusal  to  consent  to  the  investigation  /  analysis  taking  place  may,  in  some 
instances, compromise future decisions with regard to individual treatment. 
2.4 That laboratory specimens may be too small to be returned. 
2.5 The  circumstances,  as  outlined  in  5.2  that  may  result  in  body  tissue  not  being 
returned. 
3.  Documentation 
3.1 The  decision  to  return  body  tissue  must  be  fully  documented  in  the  patient  health 
record  to  inform  all  staff  of  the  patient’s  decision  /  request  and  must  be  clearly 
communicated  to  respective  services  involved.    Documentation  is  made  on  the 
Authorisation for the Release / Disposal of Body Part / Tissue. 
3.2 When body tissue is returned, clear guidance must be given regarding safe disposal.  
This  is  the  responsibility  of  the  doctor,  maternity  carer  or  laboratory  personnel  and 
should be given to the receiver  in writing (Information for patients requesting Return 
of Body Parts or Tissue brochure). 
4.  Public Health Issues 
4.1 Body substances will not be returned to the patient. 
4.2 Infectious material will not be returned if there is any risk to public safety. 
4.3 Used clinical equipment (e.g. surgical drains) associated with the care of the patient 
should  not  be  regarded  as  body  tissue.    Such  devices  fall  outside  the  meaning  of 
body tissue and are associated with additional and unnecessary infectious risk. 
5.  Storage, Management and Disposal 
5.1 Body  parts  and  tissues  will  be  held  in  one  of  the  following  areas  as  appropriate:  
Theatre (Whakatane Hospital only) – refer to Policy 6.3.9- Protocol 2, Maternity Unit 
(refer MAT.P3.6), Pathlab, Body Storage Facility (Tauranga Hospital only). 
Issue Date: 
Nov 2019 
Page 1 of 6 
NOTE: The electronic version of 
Review Date:   
Nov 2022 
Version No:  5 
this document is the most current.  
Any printed copy cannot be 
Protocol Steward:   Nurse Educator, 
Authorised by:  Medical Director 
assumed to be the current version. 
Perioperative 
 

BODY PARTS AND TISSUES – STANDARDS TO BE 
Policy 6.3.9 
 
MET 
Protocol 1 
BODY PARTS 
PROTOCOL 
 
5.2 When a person is unable to state their wishes concerning the return of body tissue, 
and the family / whanau cannot be contacted, the tissue is retained and stored until a 
decision is made by the patient / whanau / family.  If sent to the laboratory, tissue will 
be stored as outlined in 5.5. 
5.3 Body tissue, not requiring laboratory analysis, will be stored for no longer than 7 days, 
as  it  is  expected  that  arrangements  for  return  will  be  made  prior  to  surgery  or 
procedure. 
5.4 When  the  return  of  body  parts  or  tissues  is  requested  these  will  be  placed  in  an 
appropriate container and given to the patient / whanau.  
5.5 Body tissue sent for laboratory analysis will be stored for 6 weeks. 
5.6 Packaging  will  conform  to  the  standard:  NZS  5433:  1999  Transport  of  Dangerous 
Goods on Land. 
5.7 Disposal  will  occur  if  not  collected  within  seven  days  after  the  relevant  department 
advises the patient by telephone. 
5.8 A foetus with skin integrity e.g. 14 - 20 weeks gestation may be treated as a stillbirth. 
6.  Collection of Body Tissue 
6.1 Once body tissue has been made available, as outlined in 5 .3 and 5.5, the patient or 
their representative must collect the body tissues: 
  Whakatane - within 24 hours (contact the Duty Nurse Manager).  
  Tauranga - within 48 hours (contact the Orderlies). 
6.2 Return  of  the  tissue  to  the  patient  /  representative  is  carried  out  in  a  location 
identified as appropriate by those involved. 
6.3 Body  tissue  as  outlined  in  5.5  will  be  made  available  2  weeks  post-surgery  or 
procedure.  The patient must contact PathLab to arrange collection.  
6.4 The  person  collecting  body  tissue  must  be  the  patient  or  a  person  authorised  in 
writing to do so. 
6.5 All persons collecting body tissue must have clear proof of identification. 
6.6 The  Authorisation  for  the  Release  /  Disposal  of  Body  Part  /  Tissue  form  must  be 
completed  when  body  tissue  is  collected.  The  completed  form  is  returned  to  Health 
Records for filing in the patient’s health record. 
7.  Disposal 
7.1 Large  body  parts  shall  be  double  bagged  prior  to  disposal.    Body  tissue,  including 
laboratory  specimens  and  prosthetic  devices,  must  be  put  in  a  yellow  container  for 
hazardous, infectious material.  
7.2 A contractor collects these containers and the contents are disposed of appropriately 
 
 
ASSOCIATED DOCUMENTS 
   Bay of Plenty District Health Board policy 6.3.9 Body Parts and Tissues  
  Bay of Plenty District Health Board policy 1.1.1 Informed Consent   
  Bay  of  Plenty  District  Health  Board  policy  5.1.11  protocol  1  Hazardous  Substances 
Management - Compliance 
  Bay  of  Plenty  District  Health  Board  Maternity  Service  protocol  MAT.P3.6  Placenta 
Management (Including At Risk Babies) 
  Bay  of  Plenty  District  Health Board  Policy  6.3.9  Protocol  2 Disposal  of Body  Parts  and 
Fluids in Perioperative Department  
  Bay of Plenty District Health Board Authorisation for the Release / Disposal of Body Part / 
Tissue (115432) – order from Oracle 
Issue Date: 
Nov 2019 
Page 2 of 6 
NOTE: The electronic version of 
Review Date:   
Nov 2022 
Version No:  5 
this document is the most current.  
Any printed copy cannot be 
Protocol Steward:   Nurse Educator, 
Authorised by:  Medical Director 
assumed to be the current version. 
Perioperative 
 

BODY PARTS AND TISSUES – STANDARDS TO BE 
Policy 6.3.9 
 
MET 
Protocol 1 
BODY PARTS 
PROTOCOL 
 
  Bay of Plenty District Health Board Information for Patients Requesting Return of Body 
Parts or Tissue requiring Histological Examination – viewable only – order from Design & 
Print Centre 
 
Appendix 1:  Body Parts and Tissues Procedure 
 TASKS / STANDARDS WHO
PROCESS
WHO
INFORM 
Inform patient on admission or prior to any procedure of their right to 
Medical / Nursing / 
PATIENT
the return of their body part / tissue.
Midwifery staff
PATIENT
 WANTS THEIR
BODY PART / TISSUE
RETURNED?
Yes
Inform patient of possible delay in return of body tissue.  Refer to 
Consultant or
CONSULTATION
section 2 of the Standards to be Met.
their Delegate
DOCUMENT IN
Fully document in the patient health record.
HEALTH RECORD
Medical /
Complete Return of Body Part / Tissue form in triplicate.  A copy for:
Nursing / Midwifery 
- The patient.
COMPLETE 
staff
- The patient health record.
FORM
- The body tissue sample.
Attach label to Theatre checklist.
Perform surgical procedure as planned.
SURGICAL
Attach label to specimen container.
Theatre staff
PROCEDURE
Attach copy 3 of Return of Body Part / Tissue Form to specimen.
STORE BODY
Store body tissue as per section 5 of Standards to be Met.
No
PART / TISSUE
BODY
PART / TISSUE
No
COLLECTED
BEFORE DUE
PERIOD
Theatre,
Orderlies, Or 
Laboratory staff
Yes
Person collecting body tissue must be the patient or a person 
authorised in writing to do so.  All persons collecting body tissue must 
CONFIRM
have proof of identification.
IDENTITY
Person collecting body tissue must complete last section of Return of 
DOCUMENTATION
Body Part / Tissue form.  Return form to Health Records for filing.
DISPOSE OF 
Laboratory,  
BODY PART / 
Dispose of body part / tissue 
Orderlies staff
TISSUE
 
 
 
Issue Date: 
Nov 2019 
Page 3 of 6 
NOTE: The electronic version of 
Review Date:   
Nov 2022 
Version No:  5 
this document is the most current.  
Any printed copy cannot be 
Protocol Steward:   Nurse Educator, 
Authorised by:  Medical Director 
assumed to be the current version. 
Perioperative 
 

BODY PARTS AND TISSUES – STANDARDS TO BE 
Policy 6.3.9 
 
MET 
Protocol 1 
BODY PARTS 
PROTOCOL 
 
Appendix 2:  Summary flowchart for Return of Body Parts / Tissues 
 
Flowchart for the Return of Body Part / Tissue 
(Summary)
Surgical procedure 
performed. Body part / 
tissue obtained
Does body part /
tissue require 
Yes
No
histological 
examination
body part or tissue
Follow Appendix 3 
Body part
Body tissue
Follow Appendix 4
Refer to MAT.P3.6
 
 
 
Issue Date: 
Nov 2019 
Page 4 of 6 
NOTE: The electronic version of 
Review Date:   
Nov 2022 
Version No:  5 
this document is the most current.  
Any printed copy cannot be 
Protocol Steward:   Nurse Educator, 
Authorised by:  Medical Director 
assumed to be the current version. 
Perioperative 
 

BODY PARTS AND TISSUES – STANDARDS TO BE 
Policy 6.3.9 
 
MET 
Protocol 1 
BODY PARTS 
PROTOCOL 
 
Appendix 3:  Histological Examination – Return of Body Parts / Tissues 
 
 
 
From Theatre To Laboratory To Authorised Person
Apply  "Body Part for Collection" label on laboratory 
formsand specimen container.  
The page 3 of the Authority Form must accompany tissue to 
laboratory.
Theatre staff prepare specimen as per 
BOPDHB protocol
 'Return of Body Parts, Tissue and 
Substances'
Laboratory  complete 
Body part/tissue sent to Laboratory  
storage section of
and analysis completed. 
accompanying Authority 
Form.
Patient phones 
Laboratory TWO WEEKS 
later and makes 
arrangements for 
collection.
Patient/Whanau/authorised person receives body part or tissue in 
the appropriate environment
Collector is made aware of any health related issues regarding 
the returned body part or tissue and given a patient information 
brochure.  
Proof of identity is shown.  Return of Body Tissue section of 
Authorisation Form is completed and patient file copy is returned 
to Health Records for filing. Collector is given recipient copy of 
Authorisation Form.
Issue Date: 
Nov 2019 
Page 5 of 6 
NOTE: The electronic version of 
Review Date:   
Nov 2022 
Version No:  5 
this document is the most current.  
Any printed copy cannot be 
Protocol Steward:   Nurse Educator, 
Authorised by:  Medical Director 
assumed to be the current version. 
Perioperative 
 

BODY PARTS AND TISSUES – STANDARDS TO BE 
Policy 6.3.9 
 
MET 
Protocol 1 
BODY PARTS 
PROTOCOL 
 
Appendix 4:  NOT for Histological Examination – Return of Body Parts 
 
 
Flowchart For The Return Of Body Parts NOT for Histolological Examination
 
Theatre staff package body 
part as per BOPDHB protocol 
'Return of Body Parts and 
Tissues'
TAURANGA
WHAKATANE
Body parts 
Body parts 
Storage section 
transferred to 
transferred to 
of accompanying 
specified 
Body Storage 
form signed.
storage area in 
by Orderly.
Theatre.
Body parts 
If not collected 
Body parts 
stored in Body 
dispose of as per 
stored in 
Storage for 48 
Section 7 above. 
Theatre for 24 
hours. (7 days 
tissue section of 
hours.
maximum).
form signed.
Ward contacts 
Involve Regional 
orderlies to 
Return of Body 
Maori Health 
collect body 
part takes 
Services or 
parts from 
place in an 
chaplain if 
theatre and 
appropriate 
patient / whanau / 
bring to ward 
setting
family requests 
or collection 
support.
point.
Proof of identity is shown .  
Patient information brochure is 
Patient / whanau or other 
provided.  Return of Body part/
authorised person 
tissue section of form is signed 
collects body part  and 
and returned to Health 
removes it from hospital.
Records for filing.  Staff to 
ensure body parts are returned 
in a sensitive  manner.
Issue Date: 
Nov 2019 
Page 6 of 6 
NOTE: The electronic version of 
Review Date:   
Nov 2022 
Version No:  5 
this document is the most current.  
Any printed copy cannot be 
Protocol Steward:   Nurse Educator, 
Authorised by:  Medical Director 
assumed to be the current version. 
Perioperative