CORPORATE OFFICE 
 
Level 1  
32 Oxford Terrace 
Telephone:  0064 3 364 4160 
Christchurch Central 
 
 
 
 
 
 
Fax:  0064 3 364 4165 
CHRISTCHURCH 8011   
 
 
 
 
      [email address] 
 
 
7 April 2020 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
 
Email: [FYI request #12429 email];  
 
Dear Ms Van Wey Lovatt 
 
RE Official information request CDHB 10287 and WCDHB 9405 
 
We refer to your email dated 11 March 2020 requesting the following information under the Official 
Information Act from Canterbury DHB and West Coast DHB regarding Best practice: Archiving, Storage, 
Biobanking of Human Tissue for Diagnostic Purposes. Specifically:  
    
1.  I am writing to request a copy of the CDHB/WCDHB best practice protocol for the archiving, 
storage, or biobanking of human tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, 
paraffin embedded or pathology slides, and the standards, legislation or scientific evidence which 
provides the basis for the CDHB/WCDHB protocol. 
2.  Is the CDHB/WCDHB best practice protocol for the archiving, storage, or biobanking of human 
tissue for diagnostic purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or pathology 
slides, is a standard which is universally adopted by all NZ DHB's and medical laboratories, or does 
each DHB or medical laboratory determine their own best practice? 
3.  Please explain the potential hazards of leaving formalin fixed, paraffin embedded or pathology 
slides in an unsecure, non-temperature regulated environment (say a on an employee's desk 
outside of the laboratory) for 2 months. 
4.  Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides oversight 
for medical laboratories in NZ. 
 
Please note that at this unprecedented time, Canterbury DHB and West Coast DHB have diverted 
significant resources from across the organisations to support the COVID-19 response.  
 
It is therefore necessary to extend the time required to make a decision on your request for information 
in accordance with section 15A of the Official Information Act.  
 
This is because the information cannot reasonably be identified by the necessary people within 20 
working days without interfering with our operations and also the consultations necessary to make a 
decision on your request are such that a response cannot be provided within the original timeframe.  
 
As such, we expect that a decision will be made on your request and communicated to you by 30 May 
2020.  
 

---

If you do not agree with our decision to extend the response time on your request, you may, under 
section 28(3) of the Official Information Act, seek a review of our decision by the Ombudsman.  
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz; or 
Freephone 0800 802 602. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Carolyn Gullery 
Executive Director 
Planning, Funding & Decision Support 
 

---