23 March 2020 
 
Amy S Van Wey Lovatt 
Via FYI.org.nz 
 
Email: [FYI request #12431 email] 
 
 
Dear Ms Van Wey Lovatt 
 
 
Official Information Act (1982) Request  
 
I write in response to your Official Information Act request, received by us on 11 March 2020.  You 
requested the following information. 
 
Request 1: 
•  I am writing to request a copy of the CMDHB best practice protocol for the archiving, storage, 
or  biobanking  of  human  tissue  for  diagnostic  purposes,  whether  they  are  formalin  fixed, 
paraffin embedded or pathology slides, and the standards, legislation or scientific evidence 
which provides the basis for the CMDHB protocol. 
Request 2: 
•  Is  the  CMDHB  best  practice  protocol  for  the  archiving,  storage,  or  biobanking  of  human 
tissue  for  diagnostic  purposes,  whether  they  are  formalin  fixed,  paraffin  embedded  or 
pathology  slides,  is  a  standard  which  is  universally  adopted  by  all  NZ  DHB's  and  medical 
laboratories, or does each DHB or medical laboratory determine their own best practice? 
Request 3: 
•  Please  explain  the  potential  hazards  of  leaving  formalin  fixed,  paraffin  embedded  or 
pathology  slides  in  an  unsecure,  non-temperature  regulated  environment  (say  a  on  an 
employee's desk outside of the laboratory) for 2 months. 
Request 4: 
•  Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides 
oversight for medical laboratories in NZ. 
 
Thank you for your assistance in this matter.  
Please note, this request is for my information and is not a reflection upon the practices at CMDHB, but 
to ascertain if there is a universal standard within NZ. I will be making this same request to every DHB 
in NZ. 
 
As  context,  Counties  Manukau  Health  (CM  Health)  provides  health  and  support  services  to  people 
living in the Counties Manukau region (approx. 569,400 people). Our services are delivered via hospital, 
outpatient/ ambulatory and community-based models of care. We provide regional and supra-regional 
specialist  services  (for  orthopaedics,  plastics,  burns  and  spinal  services).  There  are  also  several 
 
Counties Manukau District Health Board 
Private Bag 93311, Otahuhu, Auckland  
T: 09 276 0000 | cmdhb.org.nz 
 
 
 

---

specialist  services  provided  for  our  community  via  other  metro  Auckland  DHBs,  including  tertiary 
surgical/ medical services, some mental health and addiction services.  
 
Our responses to each of your questions are below. 
 
Request 1: 
•  I am writing to request a copy of the CMDHB best practice protocol for the archiving, storage, 
or  biobanking  of  human  tissue  for  diagnostic  purposes,  whether  they  are  formalin  fixed, 
paraffin embedded or pathology slides, and the standards, legislation or scientific evidence 
which provides the basis for the CMDHB protocol. 
 
Retention of specimens/ blocks/ slides after diagnostic testing by CM Health Histology Laboratory is in 
accordance with the National Pathology Accreditation Advisory Council (NPAAC) Seventh Edition 2018 
(attached).  That  publication  defines  the  minimum  retention  times,  and  is  used  in  Laboratories 
throughout New Zealand and Australia.  
 
CM Health Laboratory: documented retention requirements: 
 
 
 
The CM Health Laboratory onsite storage is secure and within the Laboratory facilities. Off-site storage 
is at a secure facility.  
Page 2 
 

---

 
Request 2: 
•  Is  the  CMDHB  best  practice  protocol  for  the  archiving,  storage,  or  biobanking  of  human 
tissue  for  diagnostic  purposes,  whether  they  are  formalin  fixed,  paraffin  embedded  or 
pathology  slides,  is  a  standard  which  is  universally  adopted  by  all  NZ  DHB's  and  medical 
laboratories, or does each DHB or medical laboratory determine their own best practice? 
 
The NPAAC requirements for the retention of diagnostic material noted above are used throughout 
New Zealand and Australia.  
 
 
Request 3: 
•  Please  explain  the  potential  hazards  of  leaving  formalin  fixed,  paraffin  embedded  or 
pathology  slides  in  an  unsecure,  non-temperature  regulated  environment  (say  a  on  an 
employee's desk outside of the laboratory) for 2 months.  
 
At the CM Health Laboratory, no employee in Histopathology has a work-desk outside of the secure 
purpose-built Laboratory facility.  Paraffin blocks and slides are stable, and do not pose a hazard. 
 
 
Request 4: 
•  Please provide me with the name of the independent agency or agencies which provides 
oversight for medical laboratories in NZ. 
 
International  Accreditation  New  Zealand  (IANZ)  assesses  all  NZ  Medical  Laboratories  against  the 
International  Standard:  Medical  laboratories  –  Requirements  for  quality  and  competence,  ISO 
15189:2012. 
 
I trust this information satisfactorily answers your query. If you are not satisfied with this response you 
are entitled to seek a review of the response by the Ombudsman under section 28(3) of the Official 
Information Act. 
 
Please note that this response or an edited version of this may be published on the Counties Manukau 
DHB website.  
 
 
Yours sincerely, 
 
 
Fepulea’i Margie Apa 
Chief Executive Officer 
Counties Manukau Health 
Page 3 
 

---