22 June 2020 
 
 
Ms Van Wey Lovatt 
Email - [email address] 
 
 
Dear Ms Van Wey Lovatt 
 
Official Information Act (OIA) Request IA Y20-568 
MDHB's best practice protocol for archiving, storage, or 
biobanking of human tissue for diagnostic purposes 
 
Your Official Information Act request on 17 June 2020 in response to our 
decision on your request of 22 March 2020 is acknowledged and was 
passed on to me for a response. 
 
You have challenged our decision to refuse your request under section 18 
(e) of the Official Information Act 1982 as the information requested does 
not exist.  In response, I am pleased to provide you with the following 
information: 
 
With respect to your first question, neither MidCentral DHB nor it’s 
contractor MedLab Central Limited have specific best practice protocols 
for archiving, storage, or biobanking of human tissue for diagnostic 
purposes, whether they are formalin fixed, paraffin embedded or 
pathology slides. The laboratories policies around storage of human 
tissues are based on the NPACC guidelines, in particular Table 2: 
https://www1.health.gov.au/internet/main/publishing.nsf/content/B856
2E2C3D131ED8CA257BF00019153C/$File/20180612%20-
%20Final%20-%20Retention.pdf 
 
With respect to your second question, MedLab Central advises that its 
custom and practice is based on best practice and is consistent with ISO 
15189:2012 Medical laboratories – Requirements for quality and 
competence and the NPACC standard, and are accredited by IANZ against 
this Standard. 
 
MidCentral DHB is not aware of the practice at other DHBs and so is 
unable to comment on whether arrangements are typical. 
 
In response to your third question, MedLab Central advise that given 
their laboratory practice of only current specimens being kept on the 
workbench the issue does not arise. MedLab Central and the DHB 
therefore have no comment. 
 
Strategy, Planning & Performance 
MidCentral District Health Board, PO Box 2056, Palmerston North.  Phone:  06 350 8928 
 
 

---

With respect to your fourth question, as previously stated, the laboratory 
services provided by MedLab Central are accredited by IANZ. 
 
You have the right to seek an investigation and review of our decision by 
the Ombudsman. The Ombudsman’s Office can be contacted on 0800 
802 602 or on-line at http://www.ombudsman.parlaiment.nz/ 
 
Please note that this response, or an edited version of this response, may 
be published on the MidCentral DHB website ten working days after your 
receipt of this response. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Craig Johnston 
General Manager Strategy, Planning and Performance 

---