Our Ref: 21-0029 
 
Dear Mr Thompson 
 
Decision on Your Official information Request 
 
We refer to your 9 March 2021 request for information under the Local Government Official Information and 
Meeting Request Act 1987 (LGOIMA) regarding the Lead Agency Whakaari Eruption Response.  Your request was 
transferred from Whakatāne District Council to Emergency Management Bay Of Plenty and received on 17 March 
2021.  Reponses to your particular requests are set out below. 
 
1. Confirmation of the advice from NZ Police that they were operating under the overal  command and control 
of the IMT as established by BOP CDEM Group and that the IMT planned, assigned and managed the daily Police 
taskings in accordance with the Coordinated Incident Management System (Version 2) 
 
The Bay Of Plenty CDEM Group was the lead agency and provided control.  NZ Police was the operational lead 
agency for  coordinating recovery and reconciliation  as  set out in section 41  of the  National  Civil  Defence 
Emergency Management Plan Order 2015.  New Zealand Police had command authority to supervise and organise 
its personnel, resources, and taskings.   
 
This is supported by the IAPs (available here http://www.bopcivildefence.govt.nz/documents/?filter=Whakaari). 
Each IAP, under “Section 4: Intent” states “The NZ Police are coordinating recovery and reconciliation”.  In Action 
Plan 1 (9 December 2019), “Section 5: Designated Tasks” includes the statement “POLICE [independent response]: 
Lead agency for rescue and reconciliation functions”. 
 
2. The written instructions (eg Tasking, etc) as signed off by the IC that was appointed by Bay Of Plenty CDEM 
Group if they were not part of the IAPs previously provided. 
 
There are no written instructions or taskings that were not part of the IAPs.  We therefore refuse this request 
under section 17(e) of LGOIMA on the basis that this information does not exist. 
 
3. Advice as to what roles were assigned to New Zealand Police personnel in the CIMS IMT structure Bay Of 
Plenty CDEM Group established at the Whakatāne EOC.  Of particular interest are the roles they fil ed in the 
Planning Section and the Operations Section of the IMT 
 
New Zealand Police as the lead for the rescue operation were involved in the IMT providing specialist input but 
New Zealand Police personnel were not assigned roles within the CIMS IMT structure the Bay Of Plenty CDEM 
Group established at the Whakatane EOC.  New Zeland Police ran their own IMT with the corresponding functions 
communicating where required. 
 
We hope the information provided in response to your request, coupled with the links to the additional resources 
provided above, meet your requirements. If you are not satisfied with this reply, you have the right to lodge a 
complaint with the Ombudsman under section 27(3) of the Act. The Ombudsman’s Office can be contacted by 
calling 0800 802 602, emailing [email address] or online at www.ombudsman.parliament.nz. 
 
If you contact the Council about this request, please quote the reference number provided at the top of this letter. 
 
Yours faithfully 
Clinton Naude CEM 
Director Emergency Management Bay of Plenty 
 

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