Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Request for specific Police policy chapters'.
Notebooks and Job Sheets
link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 11 Table of Contents
Table of Contents
2
Policy statement and principles
3
What
3
Why
3
How
3
Notebooks
4
Purpose of notebooks
4
Ownership, possession and production of notebooks
4
Guidelines for making notebook entries
4
Retention and disposal of notebooks
4
Employee responsibilities during employment
5
Responsibilities of exiting employee
5
Responsibilities of exiting employee’s supervisor
5
Related information
5
Completing the notebook
6
Shift details
6
Record of activities
6
Example of notebook entries
6
Form of notebook
7
Job sheets
9
Introduction
9
Locating 'Job Sheet' (POL29)
9
Documenting investigative activities
9
Job sheet form and content
9
What to include in a job sheet
9
Example of Job Sheet
11
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Notebooks and Job Sheets
Policy statement and principles
What
Constabulary and some other Police employees in roles where a daily record of activities is maintained, use notebooks.
Employees are responsible for the safe and secure retention, storage and destruction of their notebooks.
Notebooks are the property of Police.
The minimum retention period for Police notebooks under the Police Retention and Disposal Schedule (DA648) is 2 years
after the notebook is completed.
Employees exiting Police must deliver all notebooks in their possession to their supervisor prior to termination of
employment.
Job sheets should be completed daily, when action is completed, or an observation is made, but not:
relied on as a contemporaneous document to refresh memory while giving evidence in chief at Court
used to record interviews.
Why
The Police notebook is an essential investigative tool,  a diary of times, dates, places, people and events. It records duties,
who was spoken to, observations, sketch plans, action taken, decisions made and initial interview notes and to review and
compare notes to:
aid an investigation
refresh the employee’s memory when giving evidence in Court.
Job sheets are useful to compile supporting investigation information for the Police file, but not for recording evidence.
How
Police employees will:
record significant events and correspondence accurately in their notebook
carry a notebook at all times when on duty
produce their notebook for inspection when required
retain possession for at least 2 years after the date of the last entry and keep notebooks indefinitely while in the
employment of Police, if they contain information about important cases or ongoing enquiries
unless a notebook is to be kept indefinitely, it should be destroyed 2 years after the last record in the notebook
(note, a note book will be kept indefinitely, if it is required for a homicide or serious crime investigation, ongoing
inquiries or evidence at Court)
ensure retained notebooks are stored and secured on Police premises only
deliver notebooks to the File Management Centre for destruction when disposal criteria are met.
3/12
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 4 Notebooks and Job Sheets
Notebooks
Purpose of notebooks
The Police notebook is an essential tool of trade for a Police constable. It is, in effect, a diary of times, dates, places,
people and events. It records duties, who was spoken to, observations, sketch plans, action taken, decisions made and
initial interview notes.
It is used as:
an investigative tool, where notes can be reviewed and compared, thus aiding an investigation
the basis for giving evidence in Court, and can be referred to when giving evidence to refresh the officer’s memory
a record of correspondence, as notes will be used to compile a Police file
a record of significant events
a reference point for interviews and statements.
Ownership, possession and production of notebooks
Be aware that:
notebooks are, and at all times remain, the property of Police.
Police employees, particularly constables and authorised officers, in roles where a daily record of activities needs to
be maintained, must use and carry their notebook while on duty
employees using notebooks must produce their notebook/s for review, when required
once a notebook is completed employees must:
retain possession of it for at least 2 years from the date of completion (see ‘Retention and disposal of
notebooks’)
ensure it is stored and secured on Police premises only.
Guidelines for making notebook entries
Police employees making notebook entries must ensure:
Accuracy Record information accurately, e.g. times, things said, observations, actions taken.
Relevance Provide details necessary to support investigation or other Police action.
TimelinessMake your notes at the time, or as soon as practicable afterwards, so that the Court can be satisfied the matter
was still fresh in your mind when you made the notes.
Clarity
Ensure:
entries are clear, legible and consistent
the margin is used only for date and time entries.
Integrity All entries should be transparent (i.e. it is clear when any alteration, deletion or addition is made):
Never remove an entry by obliteration, erasure or overwriting
Do not tear pages out, unless an endorsement is made with the reason, e.g. to issue a receipt
Use the pages in your notebook consecutively, never leave a page blank
Write only on the line, not in between lines on the lined page
Where you need to change an entry, delete the entry by putting a single line through it so that the original
entry can still be read, then make the change on the next available line. Include any necessary
explanation of the change in brackets.
Retention and disposal of notebooks
The retention period for Police notebooks under the Police Retention and Disposal Schedule (DA648) is 2 years after the
4/12
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 4 Notebooks and Job Sheets
notebook is completed. However, notebooks can be retained longer where there is a business need to do so.
Employee responsibilities during employment
Police employees, particularly constables and authorised officers, in roles where a daily record of activities needs to be
maintained, are to:
label the front cover of every notebook with:
their name, QID and rank/designation
The date range between the first and last entries in notebook
if to be held for longer than 2 years, then record the expiry date and brief reason
after 2 years from the date of the last entry, decide whether the notebook needs to be held for a longer period. For
example, if any of its content is, or is likely to be, required for a homicide or serious crime investigation, for ongoing
enquiries, or for evidence at Court:
If it does need to be held longer, add the expiry date of the extended retention period, along with a brief
reason, to the label on the front cover. Then retain the notebook safely and securely, while still employed, for
the extended retention period. (For exiting employees, see ‘Responsibility of exiting employee’)
If it does not need to be held longer, obtain the supervisor’s authorisation to destroy the notebook and arrange
destruction with the File Management Centre (FMC).
Note: Arrange bring-ups for the expiry dates of notebooks being retained for extended periods.
Responsibilities of exiting employee
An exiting Police employee must deliver all notebooks (whether partially or fully completed) in their possession to their
supervisor on or before their last day of duty.
Note: Police employees exiting NZ Police will receive an emailed payroll exit package generated through MyPolice. The
package includes an instruction to deliver all notebooks in their possession to their supervisor prior to termination of
employment.
Responsibilities of exiting employee’s supervisor
A supervisor of an exiting Police employee is to:
ensure the employee:
delivers all notebooks in that employee’s possession to them prior to the employee’s termination of
employment
labels the front cover of notebooks (see ‘Retention and disposal of notebooks’ for content of label)
package, label and secure those notebooks that need to be held:
with homicide or serious crime file, if they contain evidential material of a homicide or serious crime
with the exhibit store in relation to an identified prosecution file, if they are required for giving evidence at
Court
with the File Management Centre:
for storage, if they are less than 2 years old from the date of the last entry and will not need to be held for
an extended retention period.
for destruction, if they are older than 2 years from the date of the last entry and do not need to be held
for an extended retention period.
Related information
For further information, see:
‘Retention and disposal of Police records’ chapter
‘NZ Police Retention and Disposal Schedule’.
5/12
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Notebooks and Job Sheets
Completing the notebook
This section contains the following topics:
Shift details
Record of activities
Example of notebook entries
Form of notebook
Alternative forms of making notes or recording information
Shift details
Head up the notebook at the start of each working day with:
date
supervisor's name
partner's name
type of duty, e.g. late shift 1800-0200
fall in time
unit call sign.
Record of activities
Record details of times/dates/places/events and:
persons present
descriptions of people
observations
actions taken
notes of interview
sketches of scene
scene descriptions
instructions/information received at briefings.
Leave a blank space between each incident. At the end of each shift, rule off after the last entry.
Example of notebook entries
6/12
link to page 2 Notebooks and Job Sheets
15.03.12Early shift 0645-1700. PCG, O/C Sgt MOLLOY
Partner Constable GREEN
 
Fall in.
0645
Directed patrol
 
Peak traffic SHW1 0700-0815
Theft ex cars/Railway Stn parks 0900-1500
 
Missing person - didn't come home last night
REID/Melissa/Anne
 
21 Conclusion St
 
PORIRUA
Ph 237 4125
 
Cell phone: nil
 
DOB: 20/06/96 15 yrs
Student Aotea
 
Slim, Cau, red shoulder length hair, last seen wearing Aotea uniform. Has National Bank cashflow card. 165cm tall
 
frequents Time Zone, City Centre
Associates with Victor HAPEETA and Rochelle SMYTHE
 
No fears for safety
 
3W SHW1 Tawa interchange. Peak flow.
 
Comms directs 4Q for Levin Police at 10 Victory Cres, Tawa. Speak to registered owner of black Audi AGP786.
0730
AMBURN/Walter/Myron. Levin Police have stopped a pursuit due to dangerous speed of the car. Nil desc of driver.
Pursuit stopped 0730 SHW1 Manakau.
0750
10/2
 
10/7
4Q 10 Victory Cres. Speak to occupant
 
AMBURN/Walter/Myron
0800
10 Victory Cres
TAWA
 
Ph 237 6959
 
Cell ph 021 3424534
Occ: Architect
 
Self emp from home
DOB: 14.09.55
 
Descr. Male Cau 180cm , med build, grey short hair, black glasses. ID confirmed with driver's licence
 
States: My son Eugene Myron AMBURN borrowed my car yesterday. He was going to Palmerston North to visit his
girlfriend. I expect him home later this morning as he has lectures at Victoria University this afternoon.
 
I explain circumstances to AMBURN. Obtain full written statement.
 
Sitrep to Comms.
 
 
0825
Form of notebook
Police notebook (Pol 245) with black cover (Pol 244). Plastic sleeves inside cover are to carry memory aid cards and
useful reference information.
7/12
Notebooks and Job Sheets
CIB, or non-frontline staff, may use a hard cover book, as an alternative form of Police notebook.
8/12
link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2 Notebooks and Job Sheets
Job sheets
Introduction
The function of a job sheet is to record, chronologically:
action taken
information gathered
people spoken to.
Locating 'Job Sheet' (POL29)
The job sheet is an electronic form located in 'Police Forms' > 'Reports' > 'POL 29 - Job Sheet'.
Districts and PNHQ Groups may print the electronic form and store a small supply of hard copies of the form that can be
used in emergencies/disasters or should electricity supply or Police computer systems be unavailable.
Documenting investigative activities
Investigative activity that is likely to be given in evidence in Court should be recorded by way of Formal Statement.
Detailed contemporaneous notes should be recorded in a notebook. Other investigative activity may be recorded in a job
sheet. A job sheet should not be a transcript of a notebook with the addition of further information. A job sheet should be
completed as soon after the investigative activity as possible.
A job sheet should not be relied on as a contemporaneous document to refresh memory while giving evidence in chief at
Court. However, the Court or officers of the Court may refer a Police witness to a job sheet and invite comment.
Do not record interviews on job sheets. See the 'Interviewing' chapter for specific guidance with conducting and recording
interviews of suspects, witnesses, at-risk children and young children.
A job sheet can be used to record a conversation with a witness when:
they have been spoken to and it is established that they do not need to be interviewed on a more substantial basis
a pre-interview has been conducted and the decision is made to refer the matter to a specialist interviewer
they refuse to be formally interviewed but have provided important investigative information (refer to 'Investigative
Interviewing witness guide' - Account: notes and statements).
Job sheet form and content
A job sheet should be printed on yellow paper.
Begin with INTRODUCTION that outlines:
Shift/duties
Name of partner
Nature of enquiry undertaken
Date and time in margin
Use block (capitals) or underlined headings to quickly identify subject matters, e.g., VICTIM, WITNESS, VEHICLE.
What to include in a job sheet
Be detailed and relevant.
Dates and times.
Full details of persons spoken to.
Location where persons spoken to.
Details of tasks assigned.
Details of tasks completed.
Sign and date job sheets.
9/12
Notebooks and Job Sheets
The date of the job sheet will reflect when it is typed, not when it was dictated. Delays in typing dictated job sheets may
lead to the date of the job sheet being different to the date it was dictated. The author may wish to request that the
'Winscribe' date/time stamping (of when it was dictated) is recorded on the job sheet.
10/12
link to page 2 Notebooks and Job Sheets
Example of Job Sheet
Police 29
 
NZ POLICE
JOB SHEET Due . . . . . . . .………
File . . . . . . . .………
 
OFFENCE        ASSAULT
 
 
DATE
First plan your enquiry then set out the action taken, inquiries made, oral statements of persons seen and
and
information gained, etc.
TIME
 
 
01.10.15 INTRODUCTION
0200
While working Porirua Central "I" with Constable WINNIPEG received a radio call from Comms to the effect that
hrs
shouting had been heard at the Pauatahanui rest area next to the Taylor Stace Cottage. Information was received
from the occupants of Gillies' farm on State Highway 58.
0212 hrs Arrive at rest area and find a woman lying injured on the verge of the road. Ambulance called by Comms.
0215 hrs INTERVIEW VICTIM
WELLS / Jane / Elizabeth
24 Dimock Street,
Porirua
Ph. 284 2143
Date of Birth 24.12.98
Cell phone: nil
Email: nil
Service Station Attendant at
Mana Service Centre,
Main Road,
Paremata
Ph. B. 275 3145.
Social Media: Nil
Stated she had been hit by her boyfriend Thomas PARKLAND after an argument over PARKLAND taking all his
mates' home before taking her.
Details of offender and witness also obtained
See attached statement
0220 hrsVICTIM'S INJURIES
Noticed that victim had:
two broken teeth in the front of her mouth
a split upper and lower lip
severe swelling and bruising about the right cheekbone and eyes.
11/12
Notebooks and Job Sheets
A.T. Ellwood
Checked by:
Name: A.T. ELLWOOD
Rank:
Rank: Constable Reg. No. Z999
Date:
Date: 01.10.15
Version number:
4
Owner:
NM: Criminal Investigations
Publication date:
06/07/2018
Last modified:
06/07/2018
Review date:
06/07/2021
Printed on : 04/11/2020 
Printed from : http://tenone.police.govt.nz/pi/notebooks-and-job-sheets
12/12

Document Outline