National Headquarters 
Level 12 
80 The Terrace  
PO Box 2133 
Wel ington 
New Zealand  
Phone +64 4 496 3600 
 
 
 
4 February 2021 
 
 
Alan Thompson 
By email: [FYI request #14323 email] 
 
 
Dear Alan 
 
Information Request – Whakaari/White Island 
 
I refer to your information request dated 17 December 2020 asking for: 
 
1.  As one of the emergency services involved in the response, please advise who was the Lead 
Agency that was responsible for the overall management of the incident and assigned and 
managed the tasks that Fire and Emergency NZ undertook? 
Note: multi-agency responses in NZ are mandated to be managed using the Coordinated 
Incident Management System (CIMS) which requires a Lead Agency to be assigned. 
2.  Please identify what functional roles FENZ personnel were assigned to in the Lead Agency's 
Incident Management Team (IMT) that was established to manage the response to the 
Whakaari disaster and specifically to the rescue/recovery operations that fol owed the first 
day of the incident (the 9th Dec).   
3.  FENZ’s own Command and Control procedures specify that FENZ wil  complete an Incident 
Action Plan (IAP) which it then gives to the Lead Agency’s IC to be included in the overall 
IAP for the incident (ref Two levels of Planning 2.5.3 and 2.5.4).  Please provide copies of 
the IAPs that FENZ produced for Whakaari and which were included in the Lead Agency’s 
daily IAPs. 
4.  Please provide copies of the daily Whakaari IAPs that identify the tasks as assigned to FENZ 
resources by the Lead Agency’s Incident Management Team (IMT) and as signed off by the 
Incident Control er (IC). 
 
Your request is being assessed in accordance with the provisions of the Official Information Act 
1982.  This requires us to advise you of our decision no later than 20 working days after the date 
received.  Unfortunately, it will not be possible to meet that time limit.  We are therefore writing 
to notify you of an extension of the time to make our decision, to 8 March 2021.  The reason for 
the extension is that consultations necessary to make a decision are such that a proper response 
cannot reasonably be made within the original time limit. This extension of time also applies to the 
time limit for transferring all or part of your request to other agencies, should that become 
necessary. 
 
We will respond to your request at the earliest opportunity. 
 

---

 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
 
Yours sincerely 
 
Lucy Cotterill 
Chief Advisor, Deputy Chief Executive, Office of the Chief Executive 
 
 

---