17 February 2021 
 
 
Katie 
[FYI request #14490 email] 
 
 Reference: OIA-2020/21-0313 
Dear Katie 
 
Official Information Act request relating to OIAs, Mins and PQs staff  
 
Thank  you  for  your  Official  Information  Act  1982  (the  Act)  request  received  on  19  January 
2021. You requested: 
 
I would like to request the following information under the Official Information Act 1982 
(OIA), in relation to staff resourcing dedicated to the response of OIA requests, 
ministerials, and Parliamentary Questions (PQs). 
 
“1.  What  is  the  total  number  of  full-time  equivalent  (FTE)  staff  in  your  agency tasked 
with responding to OIA requests? 
To clarify, I mean the figure relating to staff where one of their core responsibilities is to 
respond  to,  coordinate,  administrate,  review,  assess,  advise  upon,  manage  and/or  in 
any way handle OIA requests. This figure should include team leaders or managers. I 
do  not  mean  every  subject  matter  expert  in  an  agency  who  may  provide  the 
substantive information used in an OIA response. 
2.  Could you  please  break  down the  figure  requested  in  Question  1  according  to role 
title and number of FTE staff under each role title? 
3.  If  not  already  outlined  in  your  answer  to  Question  2,  could  you  please  confirm 
whether  your  agency  has  a  staff  member  devoted  to  administering  OIA  requests 
(separate from responding/collating/reviewing information)? 
4. Could you please confirm the name of the information/workflow management system 
in  place  to  help  coordinate  and  allocate  OIA  requests  to  staff  for  response,  if  one  is 
used? 
… 
 
Please note, I understand that there will likely be some overlap in the figures for each 
of  the  three  data  points  sought  (OIAs  vs  ministerials  vs  PQs).  Any  contextual 
comments are therefore welcome.” 
 
The Department of the Prime Minister and Cabinet (DPMC) has a Ministerial Services team 
located  within  the  Strategy,  Governance  and  Engagement  group,  which  also  supports  the 
National  Emergency  Management  Agency  (NEMA)  and  the  Minister  for  Emergency 
Management.  
 
The Ministerial Services team prepares responses to requests under the Official Information 
Act (including department and ministerial requests) and the Privacy Act, drafts ministerial and 
departmental  correspondence,  coordinates  draft  responses  to  Written  Parliamentary 
Questions and manages the proactive release of Cabinet material for its ministers. The team 
supports the Office of the Prime Minister and other DPMC portfolio Ministers.  
 
 
 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
4337635 
 
  64 4 817 9698  www.dpmc.govt.nz 
 

---

 
 
Role 
FTEs 
 
 
Manager 
1 
 
 
Senior Advisors 
2.6 
 
Advisors 
2 
 
 
Ministerial Coordinator  
1 
 
 
Regarding question four, Moto is the name of the information/workflow management system 
in  place  to  help  coordinate  and  allocate  OIA  requests,  ministerial  correspondence,  and 
parliamentary questions to staff for response. 
 
This response will be published on the DPMC’s website during our regular publication cycle. 
Typically,  information  is  released  monthly,  or  as  otherwise  determined.  Your  personal 
information including name and contact details will be removed for publication.  
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Sarah Corbett 
Manager, Ministerial and Business Services 
 
4337635 
2 
 

---