Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Research New Zealand'.

 
 
 
 Matthew Chipping 
 
[FYI request #16374 email] 
 
 Tēnā koe Matthew 
 
Thank you for your request of 10 August 2021 to the Ministry of Education requesting the 
following information:  
 
1.  Has your agency contracted work to Research New Zealand in the last five years? 
2.  If so, did you provide private information or data on individuals to Research New 
Zealand? 
3.  If so, what agreements did you make with Research New Zealand regarding privacy 
and data retention? 
4.  Have you been notified of any data breaches, security issues, or privacy issues with 
Research New Zealand? 
 
Your request has been considered under the Of icial Information Act 1982 (the Act). 
 
Question One 
 
In the last five years, the Ministry of Education has contracted Research New Zealand (RNZ) 
to conduct surveys on its behalf on five occasions. As shown in the below table, only one 
contract is ongoing. 
 
  Contract Title 
Start Date 
End Date 
1  NCEA Review – Employers Survey 
29/10/2018 
30/11/2018 
2  NCEA Review Learner Survey 
8/04/2019 
24/06/2019 
3  Māori Medium NCEA Learner Survey  
1/07/2019 
30/08/2019 
4  NCEA Learner Survey 2020  
1/01/2020 
25/07/2021 
5  Provision of Connectivity and Devices Evaluation 
Survey 
23/07/2021 
30/11/2021 
 
NCEA Contracts (1 to 4) 
The surveys undertaken by RNZ on behalf of the Ministry were relating to a range of topics 
around NCEA including workloads, satisfaction with the qualification, and subject availability. 
Responses collected were used in conjunction with other sector consultation to support the 
development of the NCEA change package. 
 
Connectivity and Devices Evaluation Contract (5) 
Research New Zealand were engaged to survey the recipients of devices and connectivity, 
including learners and whānau, to evaluate the efficiency of the Ministry’s response to COVID-
OIA:  1268635 
National Of ice, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
PO Box 1666, Wel ington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001 
education.govt.nz 
 
 
19 and the need to improve the ability of the sector to educate students through distance-
learning. 
 
Question Two 
 
To allow Research New Zealand (RNZ) to conduct surveys on the Ministry’s behalf, 
information which was collected by the Ministry was shared with them. As part of the process 
to collect the relevant information, the individuals who were providing information were 
informed that it could be used for research purposes. The information that the Ministry shared 
with RNZ varied between agreements and we have provided further details regarding these 
agreements below. 
 
Question Three 
 
The Ministry engaged Research New Zealand (RNZ)  under the Ministry of Business 
Innovation and Employment’s Al  of Government Consultancy Services Panel using the 
standardised Consultancy Services Order. 
 
The consultancy services order contains two clauses related to privacy. As allowable under 
section 16(1)(e) of the Act, below I have provided an extract of the privacy-related clauses 
within the Order. 
  1.  In addition to its other obligations under this Consultancy Services Order, 
the Provider will: 
  •  in performing Services for the Participating Agency under this 
Consultancy Services Order comply with all privacy and other policies 
and guidelines issued by the Participating Agency and notified or made 
available to the Provider; 
 
•  comply with all Laws at all times during the Term in so far as they relate 
to the provision of the Services, including the Privacy Act 1993 [Privacy 
Act 2020] and all applicable consumer laws; 
 
•  ensure that it and its Personnel providing the Services do not access 
the Participating Agency’s information or systems except to the extent 
necessary to provide the Services and for no other purpose; 
 
2.  After expiry or termination of this Consultancy Services Order for any 
reason, each party wil , within five Business Days of receiving notice from 
the other party, return all Documentation, Confidential Information or other 
property belonging to the other party (or destroy such Confidential 
Information, if requested), except if such Documentation, Confidential 
Information or other property is required to be retained by any Law. 
 
The clauses extracted above are included in all agreements between the Ministry and 
Research New Zealand. 
 
Further information about the Consultancy Services Order can be found in the following link: 
Consultancy services | New Zealand Government Procurement and Property 
 
Additional clauses are added to contracts on an individual basis as deemed necessary by the 
Ministry. As allowable under section 16(1)(e) of the Act, I am providing you with a summary of 
the additional clauses relating to privacy in each contract. These are shown in the table below: 
 
education.govt.nz 
 

 
 
Contract Title 
Clauses additional to Consultancy Service Order 
1  NCEA 
Review 
–  Additional clauses were not considered necessary for this 
Employers Survey 
contract. 
2  NCEA Review Learner The Survey will be hosted on a secure designated server 
Survey 
by a government approved provider. The online survey is 
to be encrypted with an industry standard certificate. 
3  Māori  Medium  NCEA  The Survey is to be hosted on a secure designated server 
Learner Survey 
by a government approved provider. 
4  NCEA Learner Survey Al  published survey data, results and qualitative comment 
2020 
wil  be anonymised to protect respondents’ privacy. 
5 
Al  samples and data are saved and stored securely, with 
a government approved provider. 
Provision of Connectivity 
and Devices Evaluation In accordance with Research New Zealand’s Code of 
Survey 
Practice, all samples (originals and copies) are destroyed 
at the completion of projects and the client formally 
advised of this fact. 
 
Question Four 
 
The Ministry has not been notified of any data breaches, security issues, or privacy issues 
with Research New Zealand. 
 
If the  Ministry  were  to receive a notification of an information breach, we  would  act in 
accordance with the  provisions within the Privacy Act 2020 and within the context of the 
breach. Part of our response to a potential breach could, where appropriate, include actions 
such as notifying affected individuals, advising the public, or  contacting  the Office of the 
Privacy Commissioner for further advice where needed. 
 
Please note, the Ministry now proactively publishes OIA responses on our website. As such, 
we may publish this response on our website after five working days. Your name and contact 
details will be removed. 
 
Thank you again for your email. You have the right to ask an Ombudsman to review this 
decision. You can do this by writing to [email address]  or Office of the 
Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
Aditi Cook 
Chief Procurement Officer 
Business Enablement and Support 
 
education.govt.nz 
 

Document Outline