21 February 2022 
 
 
John Trafalgar 
 
By email: [FYI request #18287 email] 
 
 
Tēnā koe John 
 
Official information request regarding ethnic Chinese employees 
 
I refer to your request for information under the Official Information Act 1982 (the Act) 
dated 22 January 2022: 
 
1. 
Please advise the current number of employees and contractors who 
identified themselves as ethnic Chinese and was borned outside New 
Zealand. Please break down the number into employees vs contractors, 
full-time vs part-time, and academic vs non-academic. 
 
2. 
Please provide any policy, internal procedural and/or operational 
guidance documents on how the Victoria University of Wellington assesses 
the risks of espionage, intellectual property theft, and inflitration by the 
evil regime of Communist China in the Victoria University of Wellington 
before making any recruitment decision. 
 
3. 
Please provide any policy, internal procedural and/or operational 
guidance documents on how the Victoria University of Wellington 
monitors the risks of espionage, intellectual property theft, and inflitration 
by the evil regime of Communist China in the Victoria University of 
Wellington by and/or in relation to current employees and contractors on 
a continuous basis. 
 
1. 
Please advise the current number of employees and contractors who 
identified themselves as ethnic Chinese and was borned outside New 
Zealand. Please break down the number into employees vs 
contractors, full-time vs part-time, and academic vs non-academic. 
 
The University does not specifically collect information regarding staff members 
birthplaces. To provide this information would require a substantial amount of collation 
and research analysing a number of different metrics (e.g. citizenship, passport, work 
permit, visa etc.) to identify staff born outside of New Zealand. This would have a 
significant and unreasonable impact on the University’s ability to carry out its other 
operations. As such, your request is refused under s18(f) of the Act. 
 
 
 
 

---

2.  Please provide any policy, internal procedural and/or operational 
guidance documents on how the Victoria University of Wellington 
assesses the risks of espionage, intellectual property theft, and 
inflitration by the evil regime of Communist China in the Victoria 
University of Wellington before making any recruitment decision. 
 
Offers of employment at the University are conditional upon an individual providing 
evidence of having a legal entitlement to work for the University in the role offered (and 
maintaining that entitlement). In addition, roles at the University are conditional upon a 
range of security and background checks being completed that are satisfactory to the 
University. The University does not have any specific policies, procedural internal 
procedural or operational guidance documents to assess the risk of espionage, intellectual 
property theft, and infiltration by foreign states in relation to recruitment decisions. 
Therefore this aspect of your request is refused in accordance with s18(e) of the Act as the 
information does not exist. 
 
3.  Please provide any policy, internal procedural and/or operational 
guidance documents on how the Victoria University of Wellington 
monitors the risks of espionage, intellectual property theft, and 
inflitration by the evil regime of Communist China in the Victoria 
University of Wellington by and/or in relation to current employees 
and contractors on a continuous basis. 
 
There are a number of University policies that govern security and the management of 
information at the University. These include: 
 
• 
Intellectual property policy 
• 
Information and Records Management and Security Policy 
• 
Cyber Security Procedures 
• 
Acceptable Use of Information Systems Statute 
• 
Management of External Research, Consultancy and Related Contracts Policy 
• 
Academic Agreements Policy 
• 
Security Policy 
• 
Staff Conduct Policy 
• 
Student Conduct Statute 
 
Further policies that may be of interest to you are available on our policies page. 
 
In addition to these policies, the University works with a range of government 
departments to ensure and maintain the integrity of our organisation, systems and 
research. For example, the University recently assisted Te Pōkai Tara—Universities New 
Zealand (UNZ) in working with the Government’s Protective Security Requirements team 
and Science New Zealand to produce the Trusted Research: Guidance for Institutions and 
Researchers. 
 
The University also uses a range of tools and techniques to monitor and prevent 
inappropriate access or use of our systems and data. Further information regarding these 
is withheld in accordance with s6(c) of the Act in order to avoid prejudice to the 
maintenance of the law, including the prevention, investigation, and detection of 
offences, and the right to a fair trial; and s9(2)(k) of the Act to prevent the disclosure or 
use of official information that may be used for improper gain or improper advantage. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of the 
decisions made regarding this request. Information about how to make a complaint is 
available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 

---

 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact me at 
[VUW request email]. 
 
 
Ngā mihi nui 
 
 
Blair Doherty 
Senior Advisor, Official Information and Privacy 
Legal Services 
Te Herenga Waka—Victoria University of Wellington 

---