OIA REQUEST 
 
Received: 
 
28 February 2022 
Due:   
 
28 March 2022 
Response Date: 
11 March 2022 
Subject: 
 
Disclosure of Third Party Medical Information 
 
 
 
 
In response to your request under the Official Information Act, please find our response below: 
 
 
Request 
Patients are being advised by BOPDHB that they cannot access information in their medical 
histories from third-party sources.  This doesn't align well with the Code of Health and 
Disability Services Consumers' Rights.  
 
1. 
Who are these third-party sources? 
2. 
How much has been paid to them? 
 
Response 
The Bay of Plenty District Health Board's Health Record -  Access to Person Information 
protocol 2.5.2 P3 (available on our website Policies and protocols (control ed documents) | 
Bay of Plenty District Health Board | Hauora a Toi | BOPDHB, is based on the Privacy Act 
2020, Health Information Privacy Code 2020. 
 
2. 
Refusing to Give Information that: 
 
2.1  Information can be withheld: 
a) 
When disclosure would involve the unwarranted disclosure of the affairs of another 
individual or of a deceased individual; 
b) 
Where a child is under 16 years and disclosure would be contrary to their interests; 
c) 
Where disclosure would breach legal professional privilege; 
d) 
Where information is not readily retrievable; 
e) 
When disclosure of the information would be likely to prejudice the physical or 
mental health of the individual (this must be backed by factual information in 
consultation with the medical practitioner, Chief Medical Advisor and Privacy 
Officer). 
f)  
When the requests is deemed frivolous or the information requested is deemed to 
be trivial. 
g) 
When a partner abuse record is requested by anybody other than the client, or a 
staff member who is working directly with the client. 
2.2   The decision to withhold information wil  be made by the Privacy Officer in consultation 
with the clinician. 
2.3   BOPDHB must tell the patient why the information is not being released and advise they 
have a right of appeal to the Privacy Commissioner. 
 
Unless BOPDHB seeks a formal clinical review of a patient's health record as a second opinion 
from a Clinician outside of the BOPDHB and contracts with that Clinician requiring invoicing 
and payment,  BOPDHB does not pay for information that it collects/creates and does not 
reimburse any person who seeks payment after the fact for providing information. 
 

---

Bay of Plenty DHB supports the open disclosure of information to assist the public 
understanding of how we are delivering publicly funded healthcare.  This includes the 
proactive publication of anonymised Of icial Information Act responses on our website.  Please 
note this response may be published on our website.  Official Information Act | Bay of Plenty 
District Health Board | Hauora a Toi | BOPDHB 
 
You have the right to request the Ombudsman investigate and review our  response.  
www.ombudsman.parliament.nz or 0800 802 602. 
 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
DEBBIE BROWN 
Senior Advisor Governance and Quality 
 

---