21 July 2022 
Wayne Scott 
 
Sent via email to [FYI request #19047 email] 
Dear  Wayne, 
 
REQUEST FOR OFFICIAL INFORMATION – RELEASE OF INFORMATION  
 
We refer to your official information request dated 22 June 2022. You requested the following 
information from the Queenstown Lakes District Council (QLDC): 
 
 
•  Please provide copies of all correspondence, including recollections of telephone calls or other 
like conversations, pertaining to Wayne Scott’s official information request in relation to the 
pigeon island hut. 
 
 
QLDC response 
 
Decision to partially release information requested 
 
QLDC has decided to grant your request for information in part.   
 
 
To address your request, we have searched our archive system in relation to the official information 
request we received from you on 4 April 2022. This search has produced 68 emails, after removing the 
duplicates  this  left  us  with  49  emails  to  review.  Out  of  these  17  emails  included  the  emails  we 
exchanged with you and the rest 33 were exchanged between the staff for collecting and preparing 
response for your request. 
 
Below is a summary of the email archive searches we conducted. 
•  Date range: 4 April 2022 to 22 June 2022, AND 
•  The subject line of the email had to include all the following “LGOIMA”,” Pigeon Island Hut” 
 
We have made a couple of minor redactions in two emails that we have shared in our response, under 
section 7(2)(f)(i) of the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 (LGOIMA). Our 
rationale for the same has been explained in our response later.  
 
Please see the below link for these emails here: 
 
•  Emails 
 
 
We trust this response satisfactorily answers your request.  

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Decision to withhold remaining information requested 
 
 
Free and frank expression of opinion  
 
We  have  made  a  couple  of  minor  redactions  in  two  emails  shared  in  the  response,  under  section 
7(2)(f)(i)  of  the  Local  Government  Official  Information  and  Meetings  Act  1987  (LGOIMA).  Section 
7(2)(f)(i) of the LGOIMA provides that good reason for withholding official information exists if the 
withholding of the information is necessary to ‘maintain the effective conduct of public affairs through 
the free and frank expression of opinions by or between or to members or officers or employees of 
any local authority’. In this case, the emails include comments and expressions of our internal teams. 
If released, the future exchange of free and frank opinions when making a decision, could be inhibited 
and that inhibition would prejudice the effective conduct of public affairs at QLDC.  
 
 
Right to review the above decision 
 
 
Note that you have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about this process is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 
602. 
 
 
If  you  wish  to  discuss  this  decision  with  us,  please  contact  [email address] 
(Governance & Stakeholder Services Manager).  
 
 
Kind regards, 
 
 
 
 
Poonam Sethi  
Governance and official Information Advisor  
 
 
2 
 

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