Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'OIA request: What has happened to the 16.4 million promised as part of 3 waters in July 2021'.


 
9 August 2022 
FYI Requests  
Email [FYI request #19937 email] 
 
 
 
Dear Sir/Madam 
 
OFFICIAL INFORMATION REQUEST FOR DETAILS OF THE THREE WATERS BETTER OFF 
FUNDING 
 
I refer to your official information request dated 17 July 2022 for: 
•  A  list  of  all  community  engagements,  meetings,  and  communications,  if  any,  planned  or 
completed by Council to inform the community of the $16 million of three water funds from central 
government, since this money was confirmed. 
•  All written communications from Council regarding the $16m three waters government funding 
including  (but  not  limited  to)  planned  media/online  advertising,  public  notices,  and  other 
information to inform the public of the $16m.  
•  All  written  communication  between  Council  Staff  members  and  between  staff  members  and 
Councillors regarding the $16m. 
•  Any written communication regarding the ability to use the $16m if the Council opposes the Three 
waters reforms. 
•  Any written communications on the mitigations Council has in place to fill in the funding hole if 
this money needs to be returned to Government?  
•  The number of times have the 3 Waters funds been discussed by Council in confidence or in 
workshop without public oversight since July 2021? 
•  Please provide the agreed reason for these Council meetings excluding the public and media. 
•  All and any communications, emails and other correspondence discussing the use of the 16.4 
million for debt servicing 
 
We have decided to grant your request in part, and set out the information below: 
 
1.  A  list  of  all  community  engagements,  meetings,  and  communications,  if  any,  planned  or 
completed by Council to inform the community of the $16 million of three water funds from central 
government, since this money was confirmed. 
There have been no community engagements or meetings planned or completed by Council 
to  inform  the  public  of  the  $16.4m.  On  15  July  2021,  Council  issued  a  media  release 
welcoming the $16.4m in Government support for Ruapehu. Funding in support of 3 waters 
reform welcomed - Ruapehu District Council (ruapehudc.govt.nz).  Council officers are taking 
a recommended engagement plan to the August Council meeting for engagement on tranche 
1 of the funding. 
2.  All written communications from Council regarding the $16m three waters government funding 
including  (but  not  limited  to)  planned  media/online  advertising,  public  notices,  and  other 
information to inform the public of the $16m. 
 
Page 2 
 
There has been no public consultation on the $16.4m 
 
3.  Any written communication regarding the ability to use the $16m if the Council opposes the Three 
waters reforms. 
There has been no written communication from Council regarding the ability to use the $16M 
if Council opposes the three waters reforms.  
4.  Any written communications on the mitigations Council has in place to fill in the funding hole if 
this money needs to be returned to Government?  
There has been no written communications from Council on the mitigations Council has in 
place to fill in the funding hole if this money needs to be returned to Government. 
 
 
5.  The number of times have the 3 Waters funds been discussed by Council in confidence or in 
workshop without public oversight since July 2021? 
o  On 25 May 2022, Members were presented with a Memo detailing Government’s Better Off 
Funding in the Public Excluded Order of Business. Council’s Chief Executive recommended 
a workshop might be the best forum to determine which projects are put forward for funding. 
o  The  workshop  was  held  29  June  2022  to  identify  projects  which  might  be  suitable for  the 
better off funding and provide direction to officers to explore fully before returning to Council 
for decision making. 
 
6.  Please provide the agreed reason for these Council meetings excluding the public and media. 
o  The memo was presented as part of the Chief Executive’s confidential briefing under s48(1) 
of the Local Government Official Information and Meetings Act 1987, under grounds  s7(2)(a), 
s7(2)(c), s7(2)(f)  
o   Workshops provide opportunities for members to discuss particular matters without making 
decisions.  Public  notice  of  a  workshop  is  not  required  and  Council  workshops  are  public 
excluded. 
 
7.  All and any communications, emails and other correspondence discussing the use of the 16.4 
million for debt servicing 
There have been no written communications discussing the use of the 16.4 million for debt 
servicing and debt servicing is outside of the funding criteria. 
 
Given  the  amount  of  resource  required  to  process  your  request,  we  have  decided  to  charge  for 
making part of the requested information available, namely: 
•  All written communication between Council Staff members and between staff members and 
Councillors regarding the $16m. 
 
We estimate that the maximum charge will be $300. Any unused component of this charge will be 
refunded to you. For details of how this charge has been calculated refer to the table below. 
 
 
Quantity 
Price 
Totals 
Labour 
6 hours 
$30/half hour, with 
$300 
the first hour free 
Total cost  $300 
 
Before we proceed further with your request, please confirm your agreement to the charge.  We will 
then invoice you.  We will send you the information within three weeks of your payment.  
You  have  the  right  to  seek  an  investigation  and  review  by  the  Ombudsman  of  this  decision. 
Information  about  how  to  make  a  complaint  is  available  at  www.ombudsman.parliament.nz  or 
freephone 0800 802 602. 
 

Page 3 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Sarah Matthews 
EXECUTIVE MANAGER FINANCE STRATEGY AND GOVERNANCE