22 November 2022 
 
 
John Luke 
[FYI request #20431 email] 
 
Reference: OIA-2022/23-0319 
Dear John 
 
Official  Information  Act  request  relating  to  the  Ministerial  Advisory  Committee  on 
Emergency Management 
 
Thank  you  for  your  Official  Information  Act  1982  (the  Act)  request  received  on  
1 September 2022. You requested: 
 
“I noted on your website 
https://www.civildefence.govt.nz/resources/news-and-events/news/the-ministerial-
advisory-committee-on-emergency-management/... 
Can you please supply the name of its current committee member, term of their 
appointment, their pay rate and full meeting minutes from since establishment since  
25 May 2021.” 
 
As advised within our acknowledgement of your request, we apologise that your email was 
missed in our systems due to a technical error. Once we were advised of the issues through 
your complaint to the Ombudsman (reference 593417), we have undertaken to respond to 
your request under urgency.  
 
We are working with our technical support providers to ensure that an error like this does not 
occur in future. Open and transparent government is a critical factor in trust and confidence 
in both government and the Public Service. Please be assured that the National Emergency 
Management Agency is committed to ensuring public access to official information and to 
meeting our obligations in respect of the Official Information Act.  
 
In  response  to  the  first  part  of  your  request,  please  see  a  list  of  the  current  committee 
membership below, including their date of appointment. 
 
Committee Member 
Date of appointment 
Robyn Wallace (the Chair) 
29 March 2021 
Christine Kenney 
29 November 2021 
Liana Poutu 
29 November 2021 
Chris Tooley 
29 March 2021 
Kelly Stratford 
29 March 2021 
 
The  pay  rate  for  the  Chair  is  $845  per  meeting  day,  and  the  pay  rate  for  the  remaining 
committee members is $635 per meeting day. The pay rates are consistent with guidance from 
the Cabinet Office. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Level 4, Bowen House, Parliament Buildings | PO Box 5010 | Wellington 6145 | New Zealand 
Tel: +64 4 830 5100 | [email address] | www.civildefence.govt.nz 
 

---

 
 
In  response  to  the  last  part  of  your  request  for  meeting  minutes,  the  Ministerial  Advisory 
Committee does not take formal minutes. I am therefore refusing this part of your request under 
section 18(e) of the Act, as the document alleged to contain the information requested does 
not exist or, despite reasonable efforts to locate it, cannot be found. 
 
The Committee does, however, provide a report to the Minister for Emergency Management 
with  a  summary  of  each  discussion.  The  report  is  based  on  information  which  has  been 
provided on the basis of confidence and therefore if the reports were requested under the Act 
they would likely be withheld due to their nature. 
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision under section 
28(3) of the Act. 
 
We  do  not  intend  to  publish  this  response  on  the  Department  of  the  Prime  Minister  and 
Cabinet’s website.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
Stefan Weir  
Chief of Staff 
National Emergency Management Agency 
4667416 
2 
 

---