Our Reference: A1708527 
 
11 October 2022 
 
Via Email: [FYI request #20645 email] 
 
Dear JS 
 
Request under the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 (LGOIMA) 
 
We refer to your information request received 6 October 2022. A copy of your request is set out 
below: 
“In lieu of that, can you please provide any correspondence (including electronic mail) between 
the contractors and Otago Regional Council staff between 1 June 2022 and 1 October 2022?  
 
If  the  scope  of  that  request  is  too  large  then  please  reduce  the  scope  to  only  include 
correspondence  that  references  'drivers',  'staff',  'staff  shortages',  'recruitment',  'schedule(s)', 
'service reductions'.” 
 
A search of ORC’s email database has been undertaken with the following parameters: 
•  Date Range: 1 June 2022 and 1 October 2022 
•  Participants: ORC staff and Gobus and Ritchies staff 
•  Containing  key  words:  'drivers',  'staff',  'staff  shortages',  'recruitment',  'schedule(s)', 
'service reductions' 
The search has identified 1,648 emails as within scope. 
 
Your request as currently framed will be very difficult to meet without substantial collation or 
research.  The 1,648 emails need to be  reviewed  and collated, which may take more than  20 
hours of staff resources. You may wish to consider narrowing the scope of correspondence.   
 
Please let us know before Friday, 14th October whether you are prepared to amend or clarify 
your request and, if so, how.  
 
Unless your request is amended, we may need to consider charging or even to refuse it under 
section 17(f) of the LGOIMA, which applies where the information cannot be made available 
without substantial collation or research. 
 
If  you  have  any  queries  concerning  the  above,  please  do  not  hesitate  to  contact  the  ORC  at 
[email address] 
 
Yours sincerely 
 
 
Official Information Team 
Otago Regional Council 
 

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