Our Reference: A1711834 
 
17 October 2022 
 
Via Email: [FYI request #20645 email] 
 
Dear JS 
 
Request under the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 (LGOIMA) 
 
We refer to your information request received 6 October 2022. A copy of your request is set out 
below: 
“In lieu of that, can you please provide any correspondence (including electronic mail) between 
the contractors and Otago Regional Council staff between 1 June 2022 and 1 October 2022?  
 
If  the  scope  of  that  request  is  too  large  then  please  reduce  the  scope  to  only  include 
correspondence  that  references  'drivers',  'staff',  'staff  shortages',  'recruitment',  'schedule(s)', 
'service reductions'.” 
 
We consulted with you by writing to you on 11 October 2022 advising that a search of ORC’s 
email  database  had  been undertaken which  identified  1,648 emails  as  within scope.  As your 
request  was  currently  framed,  it  would  have  been  very  difficult  to  meet  without  substantial 
collation  or  research  and  we  proposed  you  may  wish  to  consider  narrowing  the  scope  of 
correspondence by amending or clarifying your request. 
 
As we did not hear from you by the due date (14 October), we are refusing your request under 
section 17(f) of the LGOIMA, which  applies where the  information cannot be made available 
without substantial collation or research. 
 
You  have  the  right  to  seek  an  investigation  and  review  by  the  Ombudsman  of  this  decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Official Information Team 
Otago Regional Council 
 
 

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