7 February 2023 
Wayne Scott 
 
Sent via email to [email address] 
Dear  Wayne, 
 
REQUEST FOR OFFICIAL INFORMATION – RELEASE OF INFORMATION  
 
We refer to your official information request dated 4 December 2022. You requested the following 
information from the Queenstown Lakes District Council (QLDC): 
 
•  Copy of all correspondence relating to the privately occupied hut on Pigeon Island since 1 
August  2022. This  includes  all  email attachments  and  any meeting/telephone  recollections 
 
QLDC response 
Decision to partially release information requested 
QLDC has decided to grant your request for information in part.  The information requested is provided 
below. 
 
To address your above request, we conducted an email archive search using some of the key words 
you provided in your request. The searches were conducted  in a way that ensured the number of 
emails produced for our review were at a manageable number (e.g. fewer than 200 emails). In each 
search we also excluded all emails that included the [email address] email address.  
Below is a summary of the email archive searches we conducted for your request: 
•  Date range – 1 August 2022 to 4 December 2022 
•  The subject line of the email had to include the following “Pigeon Island” 
•  Emails produced – 500 
 
 
The above search produced 500 emails. Out of these our system capture around 326 emails which 
were in relation to the bookings that were made by the members of public. We considered these out 
of scope and therefore we have not included these in our response.  
 
After removing duplicate emails, any out of office emails and emails that were related to your previous 
requests, this left us with 29 emails. These emails were then checked as to whether any of the Local 
Government  Official  Information  and  Meetings  Act  1987  (LGOIMA)  withholding  grounds  applied. 
Some withholding grounds did apply to some emails. Our findings from the review of all emails are 
addressed below.  
 
We  have  decided  to  withhold  8  emails  under  legal  privilege.  Our  rationale  for  these  withholding 
grounds has been provided later in this response. In addition, this left us with 21 emails to release. 
 

---

 
 
The below links contains 21 emails & attachments that covers your request: 
 
•  Emails 
 
 
We trust this response satisfactorily answers your request.  
 
 
Decision to withhold remaining information requested 
 
Legal privilege  
We have decided to withhold 8 legally privileged emails in its entirety under section 7(2)(g) of the 
Local  Government  Official  Information  and  Meetings  Act  1987  (LGOIMA).  Section  7(2)(g)  of  the 
LGOIMA provides that information can be withheld if the withholding of the information is necessary 
to maintain legal professional privilege. In this case, the emails we withheld contained information 
that included general legal advice from our internal and external legal teams and therefore we have 
decided that these emails should be entirely withheld. 
 
 
Public interest considerations  
 
We  have  considered  the  interests  of  the  public  when  making  decisions  to  withhold  information, 
including  considerations  in  favour  of  release,  whether  the  disclosure  of  the  information  would 
promote those considerations, and whether those considerations outweigh the need to withhold the 
information. 
 
 
Promoting the accountability and transparency of local authority members and officials is in the public 
interest,  as  is  the  general public  interest  in “good  government”.  However,  we  consider that  these 
public interest considerations favouring disclosure do not outweigh the withholding grounds in this 
case. 
 
We  have  considered  the  interests  of  the  public  when  making  the  decision  to  withhold  the  legally 
privileged correspondence. We have determined that it is important that QLDC is able to seek legal 
advice, to ensure that QLDC is acting in accordance with the law, without risk of disclosure. Doing so 
promotes accountability.  Consequently, we do not consider that the public interest in the release of 
these emails outweighs the considerations in favour of withholding the information. 
 
 
Right to review the above decision 
 
Note that you have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about this process is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 
602. 
 
2 
 

---

 
If  you  wish  to  discuss  this  decision  with  us,  please  contact  [email address] 
(Governance & Stakeholder Services Manager).  
 
 
Kind regards, 
 
 
 
 
Poonam Sethi  
Governance and official Information Advisor  
 
 
3 
 

---