This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Minutes of Board Meetings'.

 
Item 4 
 
 
Environmental Protection 

Authority Board and             
Ngā Kaihautū Tikanga Taiao 
Meeting Minutes 
Held at 9:00AM, Friday 2 December 2022 
HELD IN MEETING ROOM 10.2, LEVEL 10 

EPA OFFICES, 215 LAMBTON QUAY, WELLINGTON 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Present 
Board Members 
Rob Campbell 
Chair  
Tipene Wilson 
Deputy Chair  
Prof. Jeroen Douwes 
Board member 
Dr Greg Ryder 
Board member 
Dr Andrea Byrom 
Board member 
Paul Connell 
Board member  
Mary-Anne Macleod 
Board member 
 
Ngā Kaihautū Tikanga Taiao 
Rick Witana 
Ngā Kaihautū member 
Lorraine Toki 
Ngā Kaihautū member 
 
In Attendance 
Dr Al an Freeth 
Chief Executive 
Diane de Rochester 
Board Governance Advisor 
Natasha Szeto 
Acting GM Regulatory Systems & Legal, and GC – Item 14 
Mary Ryan 
Executive Assistant to the Chief Executive 
 
Part Attendance 
Paula Knaap 
GM, Engagement – Item 13 
Sarah Watson 
GM, Finance & Systems - Items 9,10 & 17 
Gayle Holmes 
GM, Compliance, Monitoring & Enforcement – Items 7,15 &16 
Michelle Ward 
GM, Climate, Land & Oceans – Items 7 & 11 
Chris Hill 
GM, Hazardous Substances & New Organisms – Items 8 & 12 
Kellie Houlton 
GM, People & Capability – Items 000 & 18 
Ross Perrin 
Head of Finance & Planning – Items 9, 10 & 17 
Liz Drummond 
Manager, Finance & Systems – Item 10 
Sarah Clark 
Principal Advisor, Health, Safety and Wellbeing - Item 18 
Evelyn Cole  
Principal Advisor, Engagement – Item 13 
Avalon Adams 
Advisor – Item 13 
Myregel Carambas 
Principal Solicitor, Regulatory Systems & Legal – Items 1&14 
Michael Allan 
Principal Solicitor, Regulatory Systems & Legal – Items 1&14 
Celia Haden 
Principal Solicitor, Regulatory Systems & Legal – Items 1&14 
Oliver Peacock 
Senior Solicitor, Regulatory Systems & Legal – Item 7   
Alex Dekker 
Senior Advisor,  
Ashleigh Grenfell 
Solicitor, Regulatory Systems & Legal – Item 1 
Terry Calmeyer 
Principal Advisor, Climate, Land & Oceans – Item 11 
 
External Attendees 
None 
 
Apologies 
Mavis Mullins  
Tumuaki, Ngā Kaihautū 
Dr Daniel Hikuroa 
Tumaki Tuarua 
Troy Brockbank 
Ngā Kaihautū 
Erica Gregory 
Manahautū, Kaupapa Kura Taiao 
2 December 2022 

1  Apologies and Attendance 
 
The Chair opened the meeting by welcoming everyone. A karakia was performed by Tipene 
Wilson and Rick Witana, and apologies noted for the meeting. 
 
•  Michael Allan, Celia Haden and Ashleigh Grenfell joined the meeting for the Judge over 
your shoulder presentation. This was to highlight the importance of natural justice and 
good decision-making. 
 
•  EPA has put in place resources to ensure the fairness of processes. Courses are run for 
the decision makers and those supporting the decision makers. 
 
•  Ashleigh Grenfell and Michael Al an went through the objectives of this process and its 
possible effect on the EPA. 
 
•  There were questions around the aspects of conflicts of interest. The overriding advice 
was that there needed to be an open and transparent indication of any possible conflicts 
of interest. This includes occasions in the past which could re-emerge i.e., via social 
media. 
 
•  There was a discussion around the influence of Tikanga in upholding natural justice and 
the need to consider this within the actions of EPA. 
 
Action: Distribute the presentation and speaking notes for the Judge over your 
shoulder presentation to the Board today, 2 December 2022 – Natasha Szeto 
 
•  The Board and Ngā Kaihautū went In-Committee to discuss a confidential paper. Al  
other participants left the meeting, with the exception of Kellie Houlton who remained to 
speak to the paper and take notes. 

•  A presentation was scheduled to be given by Simon Upton – Parliamentary 
Commissioner for the Environment, on the topic of: Knowing what’s out there – 
regulating the Environmental Fate of Chemicals. Mr Upton emailed to apologise for not 
coming into the meeting, his diary had been inadvertently double booked. He wil  rebook 
for another date. 
 

Conflicts of Interest Registers 
 
When Board members had considered individual interests, they should refer to the Public 
Service Commission, Conflict of Interest Guidelines.  
 
•  The Chair called for any interests to be declared. Further updates were raised and added 
to the register. 
 
3  Other Business 
 
3a  Board Chair’s Update (Verbal) - Rob Campbell 
 
The Board Chair declared there was nothing further to update other than those included in 
the agenda. 
2 December 2022 

 
3b 
Acting Tumuaki, Ngā Kaihautū update (Verbal) – Rick Witana, standing in for Dr Dan 
Hikuroa 
 
The Acting Tumuaki advised: 
 
•  NKTT has not met as often as would like to, as Mavis Mullins is currently on special 
leave and Daniel Hikuroa and Troy Brockbank have been tied to work commitments. 
 
•  Al an drafted a letter from the Chair and Mavis Mullins to Debbie Ngarewa-Packer and 
invited her to a meeting to explain the EPA role. NKTT is very supportive of this and 
would appreciate updates. 
 
•  NKTT would like to receive updates on the meetings with Minister Parker. 
 
•  Following up on the Curious Minds funding which was received for the eDNA project. 
NKTT have invited people to join but wil  need more information.  
 
•  Planned activities with Te Herenga and whether the commitment to resources was 
happening. Requested a follow-up on the strategic reporting related to Item 13 on the 
agenda. 
 
•  Queried whether there are any further updates on the NKTT appointments. Noted that Dr 
Dan Hikuroa is due for retirement from the EPA mid next year. 
 
•  The CE responded to the queries from the Acting Tumuaki: 
 
o  The CE was not sure where the decision-making currently sits with Curious Minds 
but wil  follow up and come back to NKTT. 
  o  Te Herenga - EPA are looking at get ing a dedicated resource for this. Wil go back to 
NKTT once there is more information. 
 
o  The appointment of members for NKTT is on the plan for 2023. 
 
•  The Board Chair raised a further issue regarding the media reporting on EPA around the 
Fast Track process. This is a concern because it is a misrepresentation. Perhaps look at 
approaching an of icial press body. 
 
Actions: Management to fol ow-up on the following updates requested by the Acting 
Tumuaki of NKTT and report back: 
 
•  The meeting with EPA and Debbie Ngarewa-Packer 
•  Meetings with Minister Parker 
•  Curious Minds decision. 
2 December 2022 

 
3c  Hazardous Substances and New Organisms (HSNO) Committee Chair update (Verbal) - 
Dr Andrea Byrom 
 
The Committee Chair advised: 
 
•  HSNO meeting was held yesterday, 1 December 2022. 
 
•  The HSNO meeting went very well and there is a lot of work coming through the pipeline. 
The Committee keeps abreast of key processes; and is very committed to best practice 
and carried out an intense study of the processes. These processes extended to the 
Mātaranga Māori decision-making framework, and the Committee Chair commented that 
it is good to see this applied in action. The meeting was quite truncated as there were 
also visits to four sites: 
 
o  Invertebrate containment facility Mānakiwhenua 
o  The Biotrom centre at Lincoln University 
o  Herbicide trial in wheat run by Fieldtech near Lincoln 
o  Storage warehouse near the airport 
 
These visits were put together by Chris Hill and Tracey Seta in the HSNO team and were 
very worthwhile. 
 
•  ‘Take away’ from the meeting day is the way the community reacts to the work of HSNO 
and EPA. The Commit ee is fully supportive and appreciative of the professional work 
and guidance of EPA staff to deal with the top applications only. There is a deep 
commitment to providing good data to the processes and clear evidence, as in the 
herbicide trial.  The Committee Chair thanked the CE for joining the meeting and 
acknowledged all the work that went in behind it. 
 
Tipene Wilson commented that he appreciated the site visits as they highlighted the 
effort that potential applicants went into testing and proving the viability of an organism or 
hazardous substance prior to submit ing any application 
 
3d  Audit and Risk Committee Chair update (Verbal) – Paul Connell 
 
The Committee Chair advised: 
 
•  EPA is going to market on for internal audit services. The Commit ee Chair is to sit on 
the panel with Sarah Watson, Anusha Perera and Helen Troke-Thomas. 
 
3e  
People, Remuneration and Culture Committee Chair update (Verbal) 
 
The Committee Chair advised: 
 
She had nothing to update, however, Kellie Houlton spoke to the engagement survey. 
 
•  The survey focused on pay levels and this was a key element brought up in the survey. 
They are very pleased to advise that they lifted engagement by a further 3%, to 70%. 
 
•  The verbatim analysis considered 60 comments. People continued to comment on 
workload concerns and also raised step-based pay and transparency in the 
2 December 2022 

remuneration system. The work done to date has addressed most of the issues. Some 
out of these are out of the EPA’s control but they are looking into benefits as part of the 
action plan. Additional duties currently do not incur an additional duties allowance, so 
this is currently being investigated and wil  be discussed with ELT. 
•  Cross-government settlement with the Public Service pay adjustment. It is unclear now 
what is happening at this stage. They are progressing core public centre agencies first, 
so not yet ready to deal with Crown Entities.  
 
3g 
Chief Executive update (Verbal) – Dr Al an Freeth 
 
The Chief Executive advised: 
 
•  That he recommended the Board write a letter to Ministers Parker and Shaw regarding 
the emissions trading register and the pressure on the system. The CE spoke to Minister 
Shaw about the system at Fieldays and possible Board communication. 
 
•  The Board Chair agreed that a letter should go to government about the ETR System. 
 
•  The Audit Report is still not available, and EPA does not want to sign off on it unseen. 
Audit NZ have indicated that it is clean and wil  be available on Tuesday 6 December. 
s 9(2)(g)(i) OIA – this information is withheld to maintain the effective conduct of 
public affairs through the free and frank expression of opinions
•  There is nothing to report on the meeting with Minister Parker. Minister Twyford is 
primarily focussed on CME. 
 
•  Regarding windfarms in the Exclusive Economic Zone, there may be some applications 
for wind turbines off the Taranaki coast. 
 
•  M-Pox vaccine is under application and classed as a medicine. 
 
•  The Board Chair commented that he was primarily concerned about the funding of EPA. 
There is not enough funding to support the work and there is a huge disparity between 
what is needed and what has been allocated. This wil  be a real issue in the future, and 
he is concerned about the organisation. The CE agreed, and though not particularly 
optimistic, the EPA wil  just need to get on with the work as best they can. 
 
s 9(2)(g)(i) OIA – this information is withheld to maintain the effective conduct of 
public affairs through the free and frank expression of opinions
 
•  A Cabinet paper has been reviewed requesting a funding reassignment from Jobs for 
Nature to EPA for the Sediment Project. EPA do not have visibility of this process. 
 
•  The Board raised the point that there is currently surplus cash. The CE explained that 
this was due to project delays. 
 
Action: Management to send a letter to Ministers Parker and Twyford concerning the 
systemic issue of the pressures on the current Datacom IT system.    
                                 
 
 
2 December 2022 

3g  
Agendas – Ministers and Ministry for the Environment 
 
The following agendas were noted
 
•  Minister Parker – 10 November 2022 
•  Minister Twyford – 17 November 2022. 
 

Confirmation of Minutes from Previous Meeting 
 
The Board resolved to approve the minutes from the meeting held on 17 October 2022 as 
a true and correct record, with no further amendments. 
 

Actions Arising from the Previous Minutes 
 
The Board and Ngā Kaihautū reviewed the actions from previous meetings. No updates 
were requested. 
 

EPA Abbreviations and Glossary - Māori ingoa and kupu 
 
The Board and Ngā Kaihautū noted there were no updates to the abbreviations and glossary 
for this meeting. 
 
Decisions 
 

Delegation of ETS Functions to Chief Executive of MPI 
 
Gayle Holmes, Michelle Ward and Oliver Peacock joined the meeting to speak to this paper. 
 
The Board and NKTT’s approval was sought to revoke the current delegation of the Chief 
Executive of the Ministry for Primary Industries (MPI) and replace it with an updated 
delegation that includes forestry functions coming into force on 1 January 2023. 
 
•  The Board support the paper but wanted to make sure the appropriate legal work has 
been done and would like this noted in the recommendations. 
 
•  There was a query on whether there wil  there be a verbal update on quality assurance 
processes. Gayle Holmes advised that they are reviewing the best way to undertake this 
work. 
 
 

 
2 December 2022 

The Board: 
 
a.  Noted that the General Counsel is satisfied that the delegations are within the Board’s power. 
Noted that the General Counsel gave assurances that the instrument of delegations properly al ows for the 
b.  delegations of functions and powers, is in proper form, is authorised by empowering provisions of the Act 
and Crown Entities Act 2004 and does not make any unusual or unexpected use of powers. 
c. 
Considered and Approved by way of signature the proposed instrument of delegation. 
 

HSNO Committee Terms of Reference 
 
Chris Hill joined the meeting to speak to this paper. 
 
This paper was presented to seek the EPA Board’s approval of the proposed updated HSNO 
Commit ee Terms of Reference, and the proposed updated policy A04 Decision-making 
Commit ees. 
 
•  There was a query about the deletion of Clause 10 (Conflict of Interest) and there was a 
suggestion it should be kept, as it is a critical part of the decision-making process. Chris 
Hil  responded that the advice to delete the clause came from HSNO staf  and the legal 
team. However, the clause could be reinstated if required by the Board. 
 
•  The Board questioned whether the test for conflict of interest in Decision-making 
Commit ees is higher than under the Crown Entities Act, e.g., there was a recent 
criticism of the testing by the Ministry of Health procurement process of Covid testing.  
 
•  It was agreed that the guidelines may have more bearing than the Terms of Reference. 
 
•  When the guidelines are redrafted, they wil  come back to the Board, for information. 
 
Actions: 
 
•  Reinsert Clause 10 unless there is a valid reason not to. 
•  The General Counsel is to investigate the query around previous employment. 
 
The Board and Ngā Kaihautū: 
  a.  Noted the contents of this Board paper. 
 
The Board: 
  b.  Approved the updated HSNO Committee Terms of Reference included as Appendix One. 
c. 
Approved the updated policy A04 Decision-making Committees included as Appendix Three. 
 
 

2 December 2022 


A01 Framework for EPA Policies 
 
Sarah Watson and Ross Perrin joined the meeting to speak to this paper. 
 
This paper was presented to highlight the changes that need to be made to the EPA Policy 
Framework and request approval of these changes. 
 
•  This framework is up for its standard review. 
 
•  This version has expanded the scope to include operational policies as well as 
organisational. 
 
The Board and Ngā Kaihautū: 
  a.  Received and Noted the contents of this Board paper. 
 
 
10 

Approval to sub-delegate Programme of Work Funding Drawdown 
Requests to the Chief Executive 
 
Sarah Watson and Liz Drummond joined the meeting to speak to this paper. 
 
This memorandum is seeking sub-delegation from the EPA Board to the EPA Chief 
Executive for approval of all funding drawdown requests for projects which receive specific 
budget bid funding via the Treasury process in Budget 2022 and which have governance 
oversight from the Investment Commit ee through their inclusion in the Programme of Work. 
 
•  There was a query around the rationale for these projects.  Sarah Watson advised that 
Management felt this was more appropriate for the projects, as it allows the EPA to avoid 
operational delays, but wil  stil  report regularly to the Board on these projects.  
 
Paul Connell will talk to Sarah Watson offline concerning the project reporting. 
 
The Board and Ngā Kaihautū: 
  a.  Noted the contents of this paper. 
 
The Board: 
 
b.  Approved sub-delegation of the Board’s Delegated Financial Authority to the CE for initiatives that are 
included in the POW, where funding was obtained through the Treasury’s Budget 2022 process. 
 
11 
Appointment of a Decision-Making Committee for the reconsideration of 
Trans-Tasman Resources Limited’s marine consent applications 
 
Michelle Ward and Terry Calmeyer joined the meeting to speak to this paper. 
 
This paper sought the appointment of a Decision-Making Commit ee to reconsider Trans-
Tasman Resources Limited’s applications for a marine consent and marine discharge 
consent. 
 
Andrea Byrom abstained from the decision-making for the membership of the TTRL 
committee, as she is the Board nominee / Member
2 December 2022 



The Board: 
  a.  Received and noted the contents of this paper. 
Considered the potential candidates identified in this paper for a Decision-making Commit ee to 
b. 
reconsider Trans-Tasman Resource Limited’s applications for a marine consent and marine discharge 
consent in accordance with the directions of the High Court. 
c. 
Appointed a DMC comprising a Board member and four other members, including a retired judge as 
chairperson. 
Agreed that the DMC wil  be delegated the functions and powers of the EPA related to reconsidering 
d. 
processing and deciding TTRL’s applications for marine consent and marine discharge consent in 
accordance with the terms set out in the draft record of appointment and delegation. 
 
 
Strategic Reporting  

 
12 
Hazardous Substance assessment and decision-making in the context 
of global practice 
                                  
Chris Hill and Gayle Holmes re-joined the meeting to speak to this paper. 
 
This paper summarises the processes used by the EPA to maintain independence in 
Hazardous Substance assessment and decision-making in the context of global practice and 
discusses the EPA’s approach to managing conflicts of interest and good statutory decision-
making. This was divided into two parts: 
 
Part A – Data considered in the risk assessment of an application 
Part B – Managing conflicts of interest at the EPA 
 
•  Concerns were raised around the management of conflicts of interest and bias, and the 
processes used to deal with this. Management responded clearly that the processes 
used, and the thoroughness of the work of the commit ee and staff, was of the highest 
integrity. 
 
The Chair Moved that the information provided be Noted and the Board Affirm its 
confidence in the process of the EPA 
 
Seconded: Andrea Byrom/ Tipene Wilson 
Abstained: Jeroen Douwes 
Motion Carried 
 
The Board and Ngā Kaihautū: 

  a.  Noted the information provided. 
 
 
13 
Developing the EPA and Te Herenga relationship 
 
Paula Knaap, (standing in for Erica Gregory), Evelyn Cole and Avalon Adams joined the 
meeting to speak to this paper. 
 
This document reported back on Te Herenga and EPA engagement planned for the next six 
months and tentatively the following 12 months. 
 
2 December 2022 

•  Paula advised that there were two priority recommendations: 
  o  The National Te Herenga Hui 
o  Reviewing the Terms of Reference. 
 
•  Paula advised that focussing on these key areas was intended to strengthen the 
relationship between EPA and Te Herenga moving forward. 
 
•  Avalon Adams acknowledged both Troy and Lorraine for the mahi put into this paper. 
Avalon advised that the paper discusses the development of the EPA and Te Herenga 
relationship and the ongoing engagement. There have been several meetings with the 
reference group, and from these discussions three key points have been made. The top 
priority is the Te Herenga hui, which at this stage is likely to be April 2023. Ngai Tahū 
has agreed to jointly lead this hui with EPA. 
 
•  The second priority is updating the Terms of Reference for Te Herenga. This wil  be one 
of the main items on the agenda at the hui. 
 
•  An action plan for future engagement going forward needs to be discussed between the 
EPA and Te Herenga, and this wil  also be addressed at the hui. 
 
•  Hemi Akuhata has recently joined the Kaupapa Kura Taiao team as a Senior Advisor, 
and part of his role is to develop that relationship with Te Herenga. 
 
•  There were comments from the Board and NKTT supporting the belief that it is 
worthwhile to rebuild the relationship but that the outcomes are what is important.  There 
is a concern that EPA does not want to agree to build up an expectation for anything that 
they cannot deliver. 
 
•  A comment was made that kaitiaki are very important in this relationship and there is a 
need to understand how they fit into the fabric of the Te Herenga and EPA relationship. 
 
•  The Chair commented that this work wil  be challenging and believes this is the best way 
to go about the discussions, because that acknowledges its importance. 
 
The Board and Ngā Kaihautū: 

 
a. 
Noted there wil  be two major areas of Te Herenga and EPA engagement over the next six months; a 
national hui jointly led by Ngāi Tahu and EPA; and a review of the terms of reference for Te Herenga. 
Noted key items for discussion at the Te Herenga national hui wil  be the review of the terms of reference 
b. 
for Te Herenga, and the proposed Te Herenga and EPA engagement for the fol owing 12 months (see 
Appendix 1). 
 
 
14 
Vertebrate Toxic Agents (VTA) System Review Report 
 
Natasha Szeto, Myregel Carambas, Michael Al an and Celia Haden joined the meeting to 
speak to this paper. 
 
A copy of the report commissioned by EPA management regarding the framework for 
issuing VTA permissions was presented. 
 
The Chair declared an interest as being the Chair of Te Whatu Ora, which has connections 
with this topic. He remained as the Chair but abstained from the discussion. 
 
2 December 2022 

s 9(2)(g)(i) OIA – this information is withheld to maintain the effective conduct of public 
affairs through the free and frank expression of opinions
The Board and Ngā Kaihautū: 
 
Noted the contents of the report by Kristy McDonald ONZM KC entitled “Review of Permissions 
a. 
Framework under the Hazardous Substance and New Organisms Act 1996 for the use of Vertebrate Toxic 
Agent in Pest Control Operations. 
b. 
Noted the contents of this Board paper. 
 
 
15 
Q1 CME Activities Report – 1 July 2022 – 30 September 2022 
 
Gayle Holmes joined the meeting to speak to this paper. 
 
This paper presented the FY22/23 Q1 CME Activities report, covering the period 1 July 2022 
to 30 September 2022. This paper is for the Board’s information. 
 
•  It was advised that there were 105 PHU permissions reviewed by EPA compliance team 
in Q1, plus the compliance check. 
 
•  It was further advised that we are now heading into the EEZ inspection season, with staff 
on offshore oil rig inspection. 
 
•  The Board congratulated the team on the paper. They felt it was easy to follow and 
understand. 
 
•  There was a query around the change of levels of interventions and reporting, and 
whether there was a reason for this or just business as usual. The response was that it 
could be due to less complex enquires coming in, or the advice and education provided 
2 December 2022 

in previous years may be having an impact, because people are complying. This is a 
trend which EPA wil  keep an eye on. 
 
•  There was a question concerning the Figure 2 table Active Enquiries by Act looking at 
the dif erence between open and closed. It was advised that the open and closed is 
within the quarter. 
 
•  The report indicates that there were seven hazardous substance spills in this quarter, 
and it was queried whether this is unusual or high. It was advised that it has not been 
signalled as unusually high; there is nothing major and there have been no major spil s. 
Most spil s reported are low risk, e.g., production water – so primarily water with limited 
oil particulates.  
 
•  It was raised that there is consideration being given to changing the frequency of the 
report from quarterly to six monthly. The Board considered this and agreed that the 
reporting can be moved to six monthly. It was suggested that a few bullet points on 
updates and changes would be beneficial in the interim period. 
 
Action:  Move the reporting of the CME Activities Report to six-monthly 
 
The Board: 

 a.  Noted the contents of the 202/21 Q1 CME Activities Report. 
b. 
Provided feedback on format. 
c. 
Approved the reporting schedule for 2021/22. 
 
16 
2021 Annual Aerial 1080 Operations 
 
Gayle Holmes remained in the meeting to speak to this paper. 
 
The 2007 reassessment of 1080 imposed additional controls on the substance as part of a 
new overall management regime. One element of the new regime was a requirement for all 
information on aerial 1080 operations to be provided to the Authority (EPA). The EPA reports 
annually on the outcome of aerial 1080 operations. 
 
•  There was a query around Figure 3 Number of operations compared with total area 
treated, 2021, as the total area treated looks like a trending line. It was agreed that this 
would be dot-pointed in the future. This has now been actioned and the graph replaced. 
 
•  There was a query on whether there are more wallaby and rabbit operations than in the 
past. The team wil  come back with a response regarding the numbers. 
 
Actions:   
 
•  Replace the graph (Figure 3, page 298) with bullet points instead of what appears 
to be a trending line 
•  Advise Board of the numbers of wal aby and rabbit operations. 
 
 
 
2 December 2022 

The Board: 
 a.  Noted the contents of this report. 
 
Organisational Reporting 

 
17 
Finance Report and Programme of Work for the period ended 31 October 
2022 
 
Sarah Watson joined the meeting to speak to this paper. 
 
This report provided an update of the fiscal position of the EPA and provided a management 
commentary on performance against budget. 
 
•  The year-end audit is essentially complete and a report wil  come through next week 
from Audit New Zealand. 
 
•  Regarding the increase with EEZ fees for cost recovery, this is now at the consultation 
stage of the process which MfE is running. The process began yesterday and 
submissions close late January when Cabinet approval wil  be sought for the fee 
increase. It is expected that this fee increase wil  come into effect by 1 July 2023, which 
wil  go a small way to help with revenue if current budgeted levels of activity remain 
consistent. The Chair queried whether the EPA Board signs off on the consultation and 
whether it comes back to the Board to confirm the fee increase. Sarah Watson advised 
that this is an MfE-led process. 
 
•  There was some discussion around this year’s budget bid and the actions to be taken if 
the EPA was unsuccessful. 
 
Action:  Sarah Watson to come back to the Board with clarification around the 
process for the EEZ fees increase. 
 
The Board & Ngā Kaihautū: 

 a.  Received and Noted the contents of this paper. 
 
 
18 

Health & Safety Update 
 
Kellie Houlton joined the meeting to speak to this paper. 
 
The supporting paper provides an overview of the Health, Safety and Wellbeing (HS&W) 
activities for period 20 September to 11 November 2022 and ensures the Board is kept up to 
date on any critical events requiring investment, or decisions. The Health and Safety update 
also demonstrates health and safety in action within the organisation. 
 
•  The review of the Health and Safety policy is well underway. The updated policy is a 
significant shift from the current policy which is very compliance-orientated, with a lot of 
procedure in it.  
 
•  There was a query around who the codesign was with. Kellie advised that this was 
probably better titled as engagement. This was with Health & Safety representatives, 
ELT finance and systems, facilities and IT. 
2 December 2022 

 
Action:  Change of term from “Codesign” to “Engagement” 
 
The Board & Ngā Kaihautū: 
 a.  Received and Noted the contents of this paper. 
 
19 
Correspondence 
 
The Board and Ngā Kaihautū noted the correspondence: 
  i.  18 November 2022 from Rolph Payet and Rémi Nono Womdim of Basel, Rotterdam 
and Stockholm Conventions, to Dr Peter Dawson 
 
ii.  23 November 2022 from Hon David Parker, Minister for the Environment to Rob 
Campbell regarding the Stockholm Convention. 
 
Item 19 (i) – The Board Noted the letter to Dr Peter Dawson and acknowledged and 
appreciated the recognition of the outstanding work of a staf  member. 
 
Item 19 (i ) – Management advised that this work is now underway and wil  be finalised well 
in advance of June 2023.  
 
20.  Confirmation of the Date of the Next Meeting 
 
The next Board and Ngā Kaihautū meeting is scheduled via Teams on Wednesday 8 
February 2023
 
The meeting concluded at 2:00pm with Rick Witana, Acting Tumuaki, Ngā Kaihautū 
performing the karakia. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Rob Campbell 
 
Date  
Chair 
 
2 December 2022