Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Deputy Chief Executive  
1982
Strategic Engagement and Partnerships 
Primary Focus: 
Act 
The Deputy Chief Executive Strategic Engagement and Partnerships leads and manages the 
Strategic Engagement and Partnerships business unit of the Ministry for Ethnic Communities on 
behalf of the Chief Executive, building and maintaining high performing teams and growing 
capability within the Ministry and across the wider public sector in working with ethnic 
communities.  
Operationally the role works to support the Chief Executive of the Ministry for Ethnic Communities 
(the Ministry) to build partnerships, manage engagement expectations and deliver advice to 
improve outcomes for ethnic communities in New Zealand including strengthening their inclusion 
and participation in the wider community.   
Information 
The Deputy Chief Executive Strategic Engagement and Partnerships will work with complexities 
and understands systems within how ethnic communities operate on the ground.  The role will be 
accountable for translating insights gleaned to inform better policy making, outcomes and service 
delivery. 
The Deputy Chief Executive Strategic Engagement and Partnerships will work alongside  the DCE 
Official 
Policy and Analytics – these two business units will work together to improve the wellbeing of 
ethnic communities turning valuable community intel into policy advice.  
the 
 
Your portfolio extends to: 
•  Operationalising the Ministry’s strategy and ensuring the Ministry has the skills, experience 
and knowledge to maximise its impact across the state sector and New Zealand 
communities. 
under 
•  Building strong relationships with, and gaining the trust and confidence of, ethnic 
community leaders and ethnic communities across New Zealand at both a strategic and  
operational level. 
•  Demonstrating strategic leadership by assisting the Chief Executive in supporting the public 
sector to respond effectively to the needs and aspirations of ethnic communities. 
•  Supporting the Chief Executive to ensure the Ministry gains the confidence of Ministers 
through the effective establishment and delivery of strategic objectives and priorities for 
the ethnic communities’ portfolio. 
Released 
•  Working with the Chief Executive in championing and promoting the value of diversity and 
social inclusion and developing partnerships with other organisations, Iwi and community 
groups. 
•  Managing the required functions such as finance, risks, people and resources in accordance 
to the Department of Internal Affairs Departmental Agreement (as Host Agency to the 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 12 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
Ministry) in order to ensure that the Ministry and DIA both meet all obligations and 
commitments in the host agency agreement. 
The Ministry’s environment is complex and dynamic.  The Deputy Chief Executive Strategic 
Engagement and Partnerships needs to be a skilled and experienced senior leader who has 
experience in strategic and operational management with, strong relationship building and 
stakeholder management skills.  
What we do matters – our purpose 
 
1982
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
Act 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and Middle Eastern.  
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
Information 
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
Official 
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
the 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
under 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Released 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
 
Page 2 of 12 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
1982
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Act 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
Information 
 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 3 of 12 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Operational Leadership 
• 
A leader who is well regarded 
• 
Design, develop and implement a robust 
and well known in the 
engagement strategy for MEC. 
community. 
• 
Work in tandem with the Chief Executive to ensure 
• 
A leader who maintains the 
a clear direction for MEC’s engagement strategy. 
confidence of, and is viewed 
• 
Provide leadership to the Ministry’s operational 
credibly, by the Chief Executive 
functions that enhances the relationship with the 
and Ministers Offices. 
1982
Minister for Ethnic Communities. 
• 
Substantive engagement 
• 
Work in tandem with the Chief Executive to engage 
between government, ethnic 
and build strong connections with, and between, 
communities Iwi, and the wider 
Act 
ethnic leaders and their communities to build trust 
New Zealand on strengthening 
and confidence. 
social inclusion. 
• 
Work closely with senior public leaders on behalf of  •  Clear lines of communication 
the Chief Executive to promote a diversity lens and 
between ethnic communities and 
facilitate effective engagement between 
government on key issues.  
government agencies and ethnic communities 
• 
Policy advice to government 
where applicable. 
considering the implications for 
• 
Support the Chief Executive in leading and 
ethnic communities. 
facilitating dialogue between central government 
• 
A “no surprises” approach is 
and leaders from the ethnic communities and with 
evident. 
Information 
Iwi, and the wider New Zealand community, to 
• 
Ethnic communities are well 
achieve better outcomes for ethnic communities; 
supported in significant 
increase social inclusion and realise the benefits of 
emergency situations. 
diversity for New Zealand. 
 
• 
Take a broad system view to determine where 
 
Official 
government interventions are best positioned and 
delivered and maintain system level oversight and 
provide recommendations to the Chief Executive. 
the 
• 
Manage key risks/issues arising within the ethnic 
communities’ portfolio. 
Delivery Management 
• 
Information and insights inform 
priorities and interventions to 
• 
Ensure the Ministry has the necessary skills, 
improve diversity and social 
under 
expertise, systems, processes and structures to 
inclusion. 
deliver on its mandate. 
• 
Grant funding is available and 
• 
Building a trusted relationship with the host agency 
well targeted to achieve desired 
to ensure that the Ministry and DIA both meet all 
outcomes.  Funded initiatives can 
obligations and commitments in the host agency 
demonstrate the difference 
agreement. 
made. 
• 
Support Northern and Southern Directors to build 
•
and maintain strong working relationships with 
 
Trusted relationship built with 
Released 
ethnic communities’ key stakeholders, and foster 
host agency. 
new relationships, collaborating to achieve positive  •  The Ministry is working in areas 
results. 
of the greatest importance and 
•
impact to improving outcomes. 
 
Maintain an overview of the composition of ethnic 
communities in New Zealand.  
• 
Ethnic communities, government 
• 
Provide high quality advice, informed by 
agencies and other key 
 
Page 4 of 12 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
operational insights to the Chief Executive for 
stakeholders understand the role 
discussion and reporting to the Minister. 
of MEC and work together to 
• 
Assist the Chief Executive to support New Zealand’s 
advance desired outcomes. 
diverse ethnic  communities to be resilient in the 
• 
Risk and assurance processes are 
face of significant national emergencies or natural 
visible, well managed.  
disasters. 
• 
A safe and healthy workplace.  
• 
Ensure the implementation of key departmental 
• 
Staff are well managed, 
policies and processes, including, risk management 
1982
developed and receive 
and assurance, health and safety and people 
recognition. 
management. 
Act 
System Leadership 
• 
Public sector agencies working 
together to increase 
• 
Develop policy objectives to give effect to the 
responsiveness to ethnic 
desired outcomes for the ethnic communities’ 
communities. 
portfolio. 
• 
The public sector is a more 
• 
Build strong relationships with other senior public-
ethnically diverse workforce. 
sector leaders to support MECs strategic direction 
• 
The Ministry is recognised as the 
and desired outcomes. 
system leader in relation to 
• 
Provide advice and guidance to public sector 
issues related valuing diversity 
agencies on how best to apply an ethnic 
and increasing social inclusion. 
Information 
communities lens to their work and delivery. 
• 
Others seek the Ministry’s advice 
• 
Support  the  Chief  Executive  to  increase  diversity 
on how best to respond/engage 
across the public-sector workforce. 
with ethnic communities. 
• 
Promote  the  value  of  ethnic  diversity  and  the 
 
importance  of  social  inclusion  within  Government 
and more widely. 
Official 
Talent Management 
• 
Staff have a clear line of sight 
• 
Lead, develop, and retain leaders with a mix of skills 
between their work and the 
the 
and experience who are able to work across ethnic 
direction of the team and the 
communities,  the  public  sector,  local  government 
wider Ministry. 
and community organisations. 
• 
High performing and high 
• 
Take  a  coach-based  talent  leadership  approach  to 
potential staff are effectively 
your people’s performance and development. 
recruited, developed, supported 
under 
•
and retained. 
 
Grow capability in working with ethnic communities 
across the Ministry and wider public sector through  •  The public sector is a more 
encouraging others to increase the diversity of their 
ethnically diverse workforce. 
workforce and develop their talent. 
• 
Regular culture and engagement 
•
activities are undertaken and 
 
Ensure  that  the  organisational  culture  within  the 
Ministry  engenders  the  Ministry’s  values  and 
owned by the team. 
principles. 
• 
The performance and 
development of direct reports is 
Released 
appropriately planned and 
managed. 
Health and safety (for team) 
 
• 
Inform, train and equip staff to carry out their work 
safely. 
 
Page 5 of 12 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Ensure prompt and accurate reporting and 
investigation of all workplace incidents and injuries. 
• 
Assess all hazards promptly and ensure they are 
managed 
 
 
e 
 
 
at
 
ce 
 
 to
1982
e 
or
b
 
en
m
age/
 
vis
h
d
Who you will work with to get the job done 
olla
it
flu
for
an
eliver
Ad
C
w
In
In
M
lea
D
Act 
Chief Executive of the Ministry 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
Ministry’s Strategic Leadership team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
at the 
Ministry 
Wider Ministry Management cohort 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
Ministry staff 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
At DIA as  Deputy Chief Executives SDO, OCS and OSP 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Host 
Other key relationship owners within SDO, 
✓
Agency 
 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
OCS and OSP 
Minister for Ethnic Communities (and their 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
office) 
Information 
Colleagues within other Departmental and 
 
✓ 
✓ 
 
 
 
Population Agencies 
External 
Senior staff from other Government agencies  ✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Key leaders within Ethnic Communities 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other potential partners (e.g. Iwi, NGOs, 
Official  ✓  ✓  ✓  ✓     
Local Government and the Business sector) 
 
the 
Scope of role 
Reporting to 
Chief Executive Ministry for Ethnic 
Communities 
Location 
Wellington 
under 
Business Unit functions 
Engagement, community events, stakeholder 
engagement 
Direct reports 
3 
Total staff 
Indirect reports x 21 
Human Resources and financial delegations 
Level B 
Health and Safety at Work Act 2015 
Responsibilities as an Office of the agency 
Released 
Security clearance level 
Top Secret 
 
 
Page 6 of 12 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Strategic Leadership:  Where are we going and how do we get there? 
1982
You will position teams, organisations and sectors to shape, define and respond to the future. You work effectively with others to figure out what the future 
should look like – and how to get there. 
Act 
Leading strategically 
•  Think strategically at a sector level (i.e. see sector issues through a range of lenses and stakeholder 
Think, plan, and act strategically; to engage 
perspectives; recognise broader implications and connections between sector issues; show the 
others in the vision, and position teams, 
conceptual thinking skills required to navigate high levels of complexity and ambiguity) 
organisations, and sectors to meet customer and 
•  Progress current sector thinking (i.e. challenge the sector's status quo; progress strategic thinking 
future needs. 
across the wider sector) 
 
•  Develop and implement sector and/or organisational strategy (i.e. engage senior leaders and staff in 
developing robust long-term strategies which have a significant impact on government priorities; align 
sector and/or organisational initiatives with strategic objectives; translate strategy into organisation 
and sector-wide action in planned, disciplined, and agile ways) 
•  Engage people in the organisation and sector vision (i.e. conceptualise and articulate a clear and 
Information 
compelling vision for the organisation and sector’s future over the next 5+ years; engage senior 
leaders and staff in the vision) 
• 
Leading with influence 
Lead with purpose across the sector and organisation (i.e. drive initiatives which chart a clear 
Lead and communicate in a clear, persuasive, 
direction for the organisation and which are associated with high levels of visibility, contentiousness, 
impactful, and inspiring way; to convince others 
and initial resistance) 
to embrace change and take action 
•  Persuade and inspire across the sector and organisation (i.e. gain active participation and/or support 
Official 
for initiatives, from senior leaders, staff, and other relevant senior stakeholders) 
•  Communicate clearly across the sector (i.e. tailor messages so that they resonate with a very wide 
the 
range of audiences, such as community stakeholders, organisation senior leaders, senior external 
stakeholders, and staff) 
•  Demonstrate senior leadership impact and gravitas (i.e. convey energy, urgency, confidence, and a 
sense of ease in taking a senior leadership role in a broad range of challenging situations) 
 
 
under 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 7 of 12 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
System Leadership:  How do we together build for a better New Zealand? 
1982
Leadership that builds sustainability, resilience and connections. You ensure capabilities, assets and initiatives are built with the future of the State Services 
system in mind. You know when and how to use relationships, ICT, financial, supply market and people levers. Managing the tension between the ‘and, and’ 
you make decisions for the good of the system for the long term. 
Act 
• 
Enhancing organisational performance 
Strengthen group and/or organisational performance (i.e. lead large scale improvements to group 
Drive innovation and continuous improvement; 
and/or organisation processes and systems to achieve gains in effectiveness and efficiency) 
to sustainably strengthen long-term 
•  Foster a continuous improvement culture across a large group and/or organisation (i.e. so that 
organisational performance and improve 
people across multiple and/or all business units are encouraged and empowered to identify and seize 
outcomes for customers. 
opportunities to enhance business performance) 
•  Lead innovation across a large group and/or organisation (i.e. encourage and implement innovative 
solutions across a large group and/or the organisation) 
• 
Enhancing system performance 
Provide cross-organisational leadership (i.e. contribute to the senior leadership team; lead 
Information 
Work collectively across boundaries; to deliver 
collaboration across the organisation; encourage your staff to adopt an organisation-wide view) 
sustainable and long-term improvements to 
•  Provide sector leadership (i.e. lever strong relationships with a range of senior leaders across the 
system and customer outcomes. 
public, private, and/or not-for-profit sectors to deliver sector and customer  outcomes; take a systems 
approach to issues [i.e. where agencies work in concert to deliver outcomes for customers and New 
Zealand]) 
• 
Leading at the political interface 
Establish self as a trusted senior advisor to political representatives (i.e. show a deep understanding 
Official 
of government structures, political processes, and your role in these; shape effective relationships with 
Bridge the interface between Government and 
political representatives; interpret and represent your organisation’s view on issues) 
the Public Sector; to engage political 
• 
representatives and shape and implement the 
Influence political representatives (i.e. proactively inform, advise, and provide frank advice to political 
the 
Government's policy priorities. 
representatives across diverse and politically sensitive government priorities) 
•  Navigate diverse political issues (i.e. proactively anticipate Government concerns regarding 
organisational priorities; guide other staff on how to navigate ambiguous political situations) 
 
 
under 
 
Page 8 of 12 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
Talent Management:  How am I building talent for the future – for my agency and others? 
1982
Leadership that builds people capability. You attract, retain and develop individuals with the attitude, skills and potential to deliver results – for today and 
tomorrow. You create positive work environments and figure out what people need to deliver results and how to get the best out of them. 
• 
Act 
Enhancing people performance 
Set clear expectations for group managers and/or senior leaders (i.e. communicate the outcomes and 
Manage people performance and bring out the 
performance standards required in their areas of responsibility and/or functional areas, including 
best in managers and staff; to deliver high quality 
areas and/or functions beyond your own technical expertise; role-model expected standards of 
results for customers. 
behaviour) 
•  Support and reinforce high performance of managers and/or senior leaders (i.e. actively encourage 
and reinforce high performance; encourage your direct reports to set ambitious stretch goals and push 
themselves outside their comfort zones) 
•  Manage senior leadership performance (i.e. provide timely, clear and constructive feedback about 
areas for improvement; work alongside direct reports to uncover and resolve barriers to performing at 
Information 
a high level, even when issues are complex and ambiguous) 
• 
Identifying and Developing talent 
Coach and mentor group managers and/or senior leaders (i.e. coach to build self-awareness and to 
Coach and develop diverse talent; to build the 
take action on their development insights and enhance the capabilities required in their current roles 
people capability required to deliver outcomes. 
and/or the roles they aspire to) 
•  Develop group manager and/or senior leadership capability (i.e. take a purposeful and proactive 
approach to developing your direct reports; encourage them to participate in a broad range of fit for 
Official 
purpose and/or tailored development activities) 
•  Develop group and/or organisational capability (i.e. take a purposeful and/or systematic approach to 
succession planning and building diverse group capability and/or people capability across the 
the 
organisation) 
• 
Enhancing team performance 
Set clear management and/or senior management team objectives and expectations (i.e. clearly 
communicate your management team’s objectives; work with the team to define team roles and 
Build cohesive and high performing teams; to 
responsibilities and the team environment you aspire to,  if a senior management team is being led: so 
deliver collective results that are more than the 
under 
sum of individual efforts. 
your direct reports are crystal clear about their expected contribution to the senior management 
team; work with the team to define the organisational leadership requirements of their roles) 
•  Monitor management and/or senior management team cohesion and performance (i.e. understand 
the strengths and weaknesses of how your team works together to achieve outcomes) 
 
Page 9 of 12 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
•  Strengthen management and/or senior management team performance (i.e. focus your direct 
1982
reports on achieving shared objectives; strengthen your team’s ability to work collaboratively and 
cohesively to drive and/or achieve outcomes); 
Delivery Management:  How will we turn what we know into what we do? 
Act 
Leadership that delivers results. You make sure that things happen by translating strategy into action. You focus on getting things done, with and through 
others – knowing which key decisions you need to make, where to influence, when to collaborate and when to delegate. You create strong teams that deliver 
results. 
• 
Managing work priorities 
Manage and deliver on diverse and/or very diverse work priorities (i.e. use sound and/or 
Plan, prioritise, and organise work; to deliver on 
sophisticated work management systems and practices to manage broad ranging work priorities; 
short and long-term objectives across the 
maintain an overview of diverse and/or very diverse short and long term work commitments so that 
breadth of their role. 
you effectively allocate time and resources to deliver on work) 
•  Be purposeful about where you invest your time (i.e. spend time on the activities where you can 
Information 
make the greatest contribution to achieving short and longer term objectives; regularly review where 
you invest time across diverse priorities) 
• 
Achieving through others 
Delegate through senior leaders (i.e. empower and support your direct reports to effectively manage 
Effectively delegate and maintain oversight of 
their areas of responsibilities (including functional responsibilities if applicable) and deliver customer 
work responsibilities; to leverage the capability of 
outcomes) 
direct reports and staff to deliver outcomes for 
•  Maintain oversight through multiple organisational layers and/or strategic oversight (i.e. lever 
Official 
customers. 
robust and/or sophisticated systems and metrics to monitor the performance of your group; adjust 
your level of oversight to reflect the needs of the situation; swiftly pick up on emerging issues; keep in 
touch with the ‘reality at the frontline’) 
the 
 
Management of MEC resources 
• 
Ensure sound management of MEC’s financial and business system 
As a result we will see: 
under 
resources and assets 
• 
Good decision-making that consider both your business unit and MEC 
impact   
 
 
Page 10 of 12 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
Whāinga Amorangi 
1982
• 
Demonstrate commitment to leading and implementing Whāinga 
As a result we will see: 
Amorangi (our Māori Crown Relationship) 
•  Whāinga Amorangi principles are woven into the way we work at MEC 
Act 
 
Health and Safety (for leaders) 
• 
Inform, train and equip staff to carry out their work safely 
As a result we will see: 
• 
Ensure prompt and accurate reporting and investigation of all workplace 
•  A safe and healthy workplace for all people using our sites as a place of 
incidents and injuries 
work. 
• 
Assess all hazards promptly and ensure they are managed 
•  All requirements of DIA’s Health and Safety policy and procedures are 
met. 
 
Information 
Leadership characteristics you will need 
Engaging others 
Connect with people; to build trust and become a leader that people want to work and for. 
Achieving ambitious goals 
Demonstrate achievement drive, ambition, and optimism and delivery focus; to make things happen and achieve ambitious outcomes. 
Official 
Curious 
Show curiosity, flexibility, and openness in analysing and integrating ideas, information, and differing perspectives; to make fit-for-purpose decisions. 
Honest and courageous 
the 
Deliver the hard messages and make unpopular decisions in a timely manner; to advance the longer-term best interests of customers and New Zealand. 
Resilient 
Show composure, grit, and a sense of perspective when the going gets tough; to help others maintain optimism and focus. 
Self-aware and agile 
Leverage self-awareness to improve skills and adapt approach; to strengthen personal capability over time and optimise effectiveness with different situations 
under 
& people. 
 
 
Page 11 of 12 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
What you will bring to the role 
1982
Experience:  
• 
Strategic leadership in a diverse organisation  
Act 
• 
Public sector management at an executive level  
• 
Determining and implementing organisational vision and strategy  
Knowledge: 
• 
In depth understanding of the political process and the role and place of public service agencies  
• 
A commitment to the overall goals and objectives of the New Zealand public services, including partnership with Māori in the context of the Treaty of 
Waitangi 
Skills: 
• 
Proven ability to build, manage and navigate effective relationships in a complex environment  
Other requirements: 
Information 
Able to obtain and maintain a Top Secret security clearance 
 
Official 
the 
under 
 
Page 12 of 12 
Released 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Executive Assistant 
1982
Ministry for Ethnic Communities 
This role is a key support to the Deputy Chief Executive and provides a professional, effective and efficient support 
service. This role will add value by ensuring the Deputy Chief Executive is well prepared for stakeholder 
Act 
engagements, presentations and meetings. The role will provide focused diary management, process and system 
development. The role requires excellent communication, interpersonal, and relationship management skills.  
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive 
•  Location:  
Wellington 
•  Family:  
Corporate F 
•  Salary: 
Salary range of $57,217 - $77,410 
What we do matters – our purpose 
Information 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
Official 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern.  
the 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
under 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Released 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
1982
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
Act 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic communities 
on the agenda of Government and the relevant agencies.  Information 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
Official 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating and 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
Zealand. 
the 
 
 
 
 
under 
 
Released 
 
Page 2 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Deputy Chief Executive Support  
•  The Deputy Chief Executive 
•  Provide personal and confidential support to the 
is able to focus on being 
Deputy Chief Executive with effective diary 
effective and efficient in 
management and the prioritisation of commitments  
their core roles  
•  Prepare draft contracts and other documentation as 
•  The Deputy Chief Executive’s 
required  
needs are anticipated, and 
•  Support the Deputy Chief Executive’s workflow 
their diary is accurate and 
up-to-date  
requirements and ensure that relevant papers are 
1982
•
ready ahead of meetings and there is time in the diary 
 
The Deputy Chief Executive 
is provided with the correct 
for review  
•
meeting papers and feels 
  Monitor and follow up on due dates for 
well prepared for meetings  
Act 
correspondence, report-backs and other 
•  Deadlines for papers and 
commitments  
correspondence are met  
•  Manage Deputy Chief Executive’s travel requirements 
•  The Deputy Chief Executive’s 
as required  
time is used effectively  
•  Prepare agenda and meeting papers for the 
•  Leadership teams are well 
Leadership Team meetings  
organised and efficient, with 
•  Produce and disseminate minutes to meeting 
clear action points recorded 
participants in a timely fashion and monitor 
and monitored  
completion of action points  
•
Information 
  Schedule and organise team events  
•  Ensure effective lines of communication to CE, 
managers and other staff are in place  
 
Organisation and Management Support  
•  Effective, timely and proactive 
•  Facilitate the prompt and timely dissemination of 
organisational support is 
critical information to MEC staff and stakeholders 
provided to the Executive 
as required  
Director and the Leadership 
Official 
•  Provide professional liaison with Minister’s office as 
Team  
required  
•  An effective relationship with 
•  Build and maintain effective relationships with the 
the Minister’s Office  
the 
team, department staff and key stakeholders  
•  A well organised office  
•  continuous improvement of workflow systems and 
• 
There are efficient and effective 
processes to support the effective use of staff time  
administrative systems and 
•  Maintain both paper based and electronic filing 
processes  
systems  
•  Effective working relationships 
under 
 
with all key stakeholders  
 
 
 
Documentation  
• 
Documentation is prepared to 
• 
Provide word processing and document 
agreed standards in an 
preparation support to the Deputy Chief Executive 
accurate and timely manner  
• 
Prepare and format documents, presentations, 
• 
All documents filed correctly 
spreadsheets, briefings and Ministerial 
and can be readily accessed 
correspondence to agreed standard as required  
when required  
Released 
• 
Ensure documentation is filed appropriately and in 
• 
The Office looks to you for 
accordance with departmental standards in the 
expert advice and support on 
department’s document management system  
the management of, and 
access to, MEC documents  
 
 
Page 3 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Financial Administration  
• 
Payments are processed 
• 
Process all invoices for the Deputy Chief Executive, 
according to Departmental 
by checking invoices, coding and arranging for 
process, delegations and policy 
appropriate signoff.  
Invoices are received by Finance 
•
within agreed timeframes and 
 
Reconcile P-Card  
•
suppliers are paid on time  
 
Forward invoices to Finance within agreed 
timeframes  
• 
The Office looks to you to 
1982
•
provide expert advice and 
 
Complete monthly accruals  
support in financial 
• 
Compile reimbursement claims for Deputy Chief 
administration  
Executive  
 
Act 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
for all people using our sites as 
and colleagues free from harm 
a place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed 
 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Co-operate in implementing rehabilitation plan 
 
 
Information 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Z 
Direct reports 
0 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Official 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrated experience in providing 
the 
the behaviours and skills needed to be 
efficient and effective personal assistance 
successful. The core success profile for this 
at Deputy Chief Executive or Senior 
role is Valued Contributor. 
Management level 
 
• 
Experience in office management, 
Keys to Success: 
technology and systems. 
under 
• 
Customer Focus 
• 
Demonstrated experience working across 
• 
Continuous improvement 
diverse teams in multiple locations 
• 
Teamwork and peer relationships 
Knowledge: 
• 
Action oriented 
• 
Understanding of government systems 
• 
Self-development and learning 
and processes 
• 
Functional and technical skills 
• 
Basic knowledge of planning and reporting 
 
processes. 
Released 
• 
Proficiency in working with financial 
systems and information 
Skills: 
• 
Strong interpersonal skills with initiative, 
flexibility and the ability to be proactive 
 
Page 4 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
A commitment to customer service and a 
positive ‘can do’ attitude 
• 
Judgement, tact, confidentiality and 
integrity 
 
• 
Is resilient and able to work effectively 
under pressure 
• 
An innovative approach and a 
1982
commitment to improve systems and 
processes 
• 
Ability to prioritise workloads, negotiate 
Act 
deadlines in the face of competing 
demands, and to work independently 
• 
Detail and quality focused with the ability 
to anticipate risks and the consequences 
of decisions and commitments 
• 
Confidence in using the suite of Microsoft 
Office applications 
• 
Proficiency in working with financial 
management systems and information 
Information 
• 
IT acumen in the use of all forms of office 
technology 
Other requirements: 
• 
Business Administration Diploma (or 
similar) is desirable 
• 
Understanding of matters relating to 
Official diversity, inclusion and social cohesion. 
 
the 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Principal Strategic Engagements and Partnerships 1982
Advisor 
Act 
Strategic Engagement and Partnerships  
The Principal Strategic Engagement and Partnerships Advisor provides strategic support to the Deputy Chief 
Executive Strategic Engagement and Partnerships and the Director of Engagement and Partnerships (Southern 
& Central) and Director of Engagement and Partnerships (Northern).  The Principal Strategic Engagement and 
Partnerships Advisor is the ‘engagement practice leader’ for the Ministry, supporting and mentoring other 
advisors.  The Principal Strategic Engagement and Partnerships Advisor is the steward of MEC’s community 
engagement strategy on behalf of the Deputy Chief Executive Strategic Engagement and Partnerships, and will 
assist the Deputy Chief Executive in building, strengthening and managing key stakeholder relationships. 
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive Strategic Engagement and Partnerships 
Information 
•  Location: 
National 
•  Family:  
Delivery J   
•  Salary: 
Salary range of $103,338 - $139,809 
What we do matters – our purpose Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
the 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern.  
under 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
Released 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori,  1982
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Information 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic communities 
on the agenda of Government and the relevant agencies.  
the 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
under 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating and 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
Zealand. 
 
 
 Released 
 
 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Community Engagement and Practice Leadership 
• 
The Deputy Chief Executive 
• 
Maintain a strategic view of MEC’s community 
Strategic Engagement and 
engagement strategy, and play a key leadership 
Partnerships is well supported 
role supporting the Director of Engagement and 
with excellent strategic advice 
Partnerships (Southern & Central) and Director of 
and community engagement 
Engagement and Partnerships (Northern) in 
practice leadership. 
implementing the engagement programme. 
• 
Community engagement that 
1982
• 
Model and champion best practice community 
supports MEC’s operating model, 
engagement approaches in line with MEC’s 
the focus areas, and work 
strategy, professional best practice, the Ministry’s 
programme, and reflects best 
Kia Tutahi Relationship Accord and Te Aka 
practice.  
Act 
Taiwhenua. 
• 
Growing credibility of MEC’s 
• 
Provide project leadership on key engagement 
community engagement 
initiatives. 
function, with community 
•
stakeholders, and with public 
 
Working with other Engagement and Partnerships 
advisors, deliver targeted community engagement 
sector and other diversity 
in line with strategy and MEC priorities. 
partners. 
•
•
 
Support the Deputy Chief Executive with business 
 
Projects delivered in line with 
planning review, evaluation and re-setting of the 
MEC project methodology and 
work programme at relevant cycles. 
disciplines. 
Information 
•
•
 
Demonstrate leadership and commitment to the 
 
A community engagement 
professional practice of community engagement 
programme that is relevant and 
and proactively maintain and develop expertise. 
actively monitored, reviewed and 
•
adjusted to ensure alignment 
 
Act as a mentor and/or coach for other advisors 
and assist in building capability across the team and 
with the operating model, our 
Official 
with embedding consistent engagement practice 
focus areas. 
approaches. 
• 
Professional engagement 
•
practice leadership with the 
 
Maintain environmental awareness, and regularly 
the 
advise the Deputy Chief Executive on any emerging 
Strategic Engagement and 
risks or opportunities for MEC. 
Partnerships team and across the 
Ministry. 
• 
Other advisors are supported and 
mentored in building capability. 
under 
Relationship Management 
• 
Positive and productive 
• 
Identify, build, maintain and develop relationships 
relationships with ethnic 
with key stakeholders, community leaders, 
communities and other identified 
community members and groups in line with MEC 
stakeholders. 
strategies and plans. 
• 
The Deputy Chief Executive 
• 
Support the Deputy Chief Executive & Directors in 
Strategic Engagement and 
key stakeholder relationship management and 
Partnerships is well supported 
represent the Ministry as required at a variety of 
with key relationship 
Released 
events or forums. 
management. 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
all people using our sites as a 
and colleagues free from harm. 
place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly. 
• 
All requirements of DIA’s Health 
•
and Safety policy and procedures 
 
Know what to do in the event of an emergency. 
•
are met. 
 
Cooperate in implementing return to work plans. 
 
 
 
1982
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Act 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
ELT MEC 
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Deputy Chief Executive Strategic Engagement  ✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
and Partnerships 
Director of Engagement and Partnerships 
(Southern & Central) and Director of 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
Engagement and Partnerships (Northern) 
MEC Strategic Engagement and Partnerships 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
business unit 
Information 
MEC Team Members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
System Capability and Programmes and MEC 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
 
Communications team 
Minister for Ethnic Communities and the 
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
 
Office of the Minister for Ethnic Communities 
Official 
Ethnic community leaders, organisations, and  ✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
community members 
Government agencies (central and local) 
the 
working directly with ethnic communities, or 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
External 
who have an interest in ethnic diversity 
Non-government organisations working 
directly with ethnic communities, or who 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
have an interest in ethnic diversity 
under 
Community engagement practitioners and 
 
✓ 
✓ 
 
 
 
other professional colleagues 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Z 
Direct reports 
0 
 
 
Released 
 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Proven experience providing high quality 
the behaviours and skills needed to be 
strategic advice to managers and other 
successful.  The core success profile for this 
senior leaders. 
role is Specialist. 
• 
Successful track record of forming 
 
partnerships of value and effective 
Keys to Success: 
working relationships with others, 
1982
• 
Problem solving 
including those with diverse cultures, 
• 
Critical thinking 
values or priorities. 
• 
Interpersonal savvy 
• 
Demonstrated experience working 
Act 
• 
Navigating complexity 
constructively at the interface between 
•
community and government through 
 
Communicating with influence 
•
community engagement. 
 
Technical and specialist learning 
• 
Proven success in capability building, 
including through mentoring and coaching.  
• 
Demonstrated ability to credibly represent 
MEC in a range of external forums. 
Knowledge: 
• 
Excellent understanding of community 
Information 
engagement principles and best practice 
models, and a strong commitment to the 
professional discipline of community 
engagement. 
• 
Significant understanding of the New 
Zealand ethnic community sector, and 
Official ideally established networks and 
credibility. 
• 
Strong understanding of the political 
the 
process, the role of the public service, the 
machinery of government, and the 
interaction between community 
engagement and policy processes. 
•
under 
 
Knowledge of diversity and inclusion and 
social cohesion matters. 
• 
Understanding of project management 
disciplines and methodologies is desirable.  
Skills: 
• 
Community engagement practice 
expertise. 
• 
Well-developed strategic thinking skills. 
Released 
• 
Ability to balance risk management with 
innovative thinking. 
• 
Advanced ability to relate to and gain the 
confidence of diverse stakeholders – 
including government agencies, ethnic 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
communities, businesses and non-
government organisations. 
• 
Strong self-management and organisation 
skills and ability to prioritise workload 
according to strategic priority and likely 
impact. 
Other requirements: 
1982
• 
University Degree. 
  
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

 
 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Director of Engagement and Partnerships  1982
(Southern and Central) or (Northern) 
Strategic Engagement and Partnerships 
Act 
The Director of Engagement and Partnerships is a newly established senior management and 
leadership position within the Ministry for Ethnic Communities. It will form part of a high-
performing and supportive leadership team.    
The Director will be accountable for leading and managing the Ministry’s high performing 
Community and Partnerships team and shaping the direction of this team. Operating as a public 
sector systems leader, the Director will partner with tier 3 leaders across the Ministry and 
government to influence systems change to improve outcomes for ethnic communities. 
The Director is responsible for providing strategic thought leadership and direction for maximising 
Information 
efforts with existing partners and securing new partnership opportunities to deliver on the 
Ministry’s strategy. 
Reporting to the Deputy Chief Executive, Strategic Engagement & Partnerships, the Director will 
develop and lead the national engagement and partnership strategy, reflecting the clear focus that 
“community engagement and partnership is at the heart of Ministry” with ethnic communities. 
The role will also ensure the delivery of insights and analysis based on that engagement, so as to 
Official 
maintain ongoing engagement with the diverse ethnic communities in Aotearoa New Zealand. Key 
themes and findings across portfolios will be captured and utilised to inform MEC policy advice. 
This will support the Ministry to ensure a cohesive, national view of ethnic community 
the 
perspectives and outcomes are able to be represented back to the Minister, government agencies 
and other key stakeholders.    
• 
Reporting to:  
Deputy Chief Executive, Strategic Engagement and Partnerships 
• 
Location:  
Auckland 
under 
• 
Family: 
Delivery L 
• 
Salary: 
Salary range of $141, 803 to $191,850 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
Released 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
 
Page 1 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
  
Act 
Working effectively with Māori 
 
 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
In practice 
System Leadership 
• 
Provide strategic leadership, 
• 
You will position your team and the Ministry to 
vision and direction to develop 
shape, define and respond to the future needs of 
and implement a prioritised and 
ethnic communities. 
sequenced Community and 
1982
 
Partnership work programme to 
 
deliver on the Ministry’s strategic 
priorities. 
Act 
• 
Identify emerging issues and 
imperatives and lead the 
development of immediate 
actions and long-term strategies 
to improve outcomes. 
• 
See policy issues through a range 
of perspectives, recognising 
broader implications and show 
leadership to navigate high levels 
Information 
of complexity and ambiguity in 
collaboration with other senior 
leaders. 
• 
Provide high level strategic 
advice to the DCE, ELT and 
Ministers to align government 
Official  priorities, organisational 
objectives and stakeholder 
aspirations. 
the 
Influential Leadership 
• 
Continue growing influence and 
• 
You know when to affect change through your work 
contribution from the Ministry in 
programme and when to seek to influence others 
the regions. 
to deliver outcomes. 
• 
Maintain regular, effective and 
under 
robust engagement with ethnic 
communities and public sector 
agencies with similar work 
programmes. 
• 
Proactively look for opportunities 
to drive or collaborate with 
senior colleagues on initiatives 
that have potential to deliver 
Released 
positive outcomes for ethnic 
communities. 
 
Page 3 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
 
• 
Take a systems approach to 
building the work programme, 
working collaboratively with 
other agencies to deliver 
evidence and develop an 
understanding of what it will take 
to improve the experience of end 
users. 
1982
• 
Have the ability to persuade and 
gain active participation of others 
(such as other subject matter 
Act 
experts across the Ministry, 
senior stakeholders and staff). 
Organisational Leadership 
• 
Develop, implement and manage 
• 
You will develop and lead a high-performing 
a strategic engagement and 
Community & Partnerships team to gather 
partnership strategy and 
community intelligence and insight, connected with 
programme that reflects 
a national perspective and Ministry-wide strategy 
engagement best practice and 
and programme of work. 
links clearly to MEC’s operating 
model, priorities and work 
Information 
programme. 
• 
Delivery of key themes and 
insights as a result of 
engagement that the policy team 
can use to inform robust and 
targeted advice. 
Official •  Lead and manage team of high 
performing, culturally 
competent, engagement 
the 
advisors. 
• 
Contribute to Senior Leadership 
cohort.   
• 
Support collaboration and 
under 
encourage others to come with 
Ministry wide view. 
• 
Foster a continuous improved 
culture and work across the 
organisation to strengthen 
organisational and business unit 
performance to achieve gains in 
effectiveness and efficiency. 
Released 
 
Page 4 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
 
• 
Delivering on the business unit 
and team goals, measuring and 
evaluating work programme 
performance, and identifying 
issues/risks and implementing 
mitigation strategies or 
escalating when appropriate. 
•
1982
 
Develop effective leadership 
presence and communication 
with Ministers, members of 
Minister’s office and the Act 
Ministry’s senior leaders. 
People Leadership  
• 
Lead, develop and manage a 
• 
You are a people leader responsible for leading high 
Community & Partnerships team 
performing teams through strength-based 
that works closely with the Policy 
coaching. 
& Analytics and System 
Capability and Programmes 
teams to achieve the Ministry’s 
priorities. 
• 
Role model and demonstrate 
Information 
behaviours in line with the 
People Leader profile of the 
Ministry’s Capability Framework. 
• 
Lead and inspire by working with 
direct reports to set clear 
objectives so that staff have a 
Official  clear line of sight between their 
work and the direction of the 
team and the wider Ministry. 
the 
• 
Attract, recruit, support and 
retain top talent by positioning 
and developing people 
effectively within teams and 
under 
wider MEC as appropriate. 
• 
Continue to build the capability 
and performance of the team, 
using a strengths-based approach 
and leading staff engagement 
efforts. 
• 
Demonstrate leadership support 
for all MEC initiatives and 
Released 
organisational development 
activities, modelling expected 
behaviours to direct reports to 
create a desired workplace 
culture. 
 
Page 5 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
 
• 
The performance and 
development of direct reports is 
appropriately planned and 
managed in accordance with 
MEC processes and business 
needs. 
Strategic Engagement 
• 
Deliver targeted national, 
1982
• 
You will develop and drive the Ministry’s strategic 
portfolio driven community 
engagement and partnership strategy, reflecting 
engagement initiatives that align 
the clear focus that “community engagement and 
with MEC’s strategic engagement 
Act 
partnership is at the heart of MEC”. 
and partnership strategy and 
 
work programme. 
• 
Develop and maintain strategic 
stakeholder relationship and 
management plans with ethnic 
community and agency leaders 
to improve accessibility for 
ethnic communities to seek and 
gather information and services, 
and which inform the 
Information 
development of policy and 
services directed at the needs of 
ethnic communities across wider 
Government. 
• 
Identify and stay abreast of 
critical community issues and 
Official  trends and proactively distil 
feedback as community insight 
that can inform policy advice and 
the 
the Executive Leadership team. 
• 
Develop and lead initiatives 
which enable ethnically diverse 
and inter-faith communities to 
engage with the Ministry and the 
under 
system. Increase the capability of 
the Community and Partnerships 
team as strategic brokers in 
these relationships. 
• 
Provide support for Parliament, 
or other portfolio priority events 
as required. 
Released 
• 
Lead the effective and 
appropriate response to support 
diverse communities in a 
significant emergency or national 
event. 
 
Page 6 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
 
 
• 
Develop a Ministry’s community 
engagement strategy and work 
programme that reflects best 
practice; is nationally 
coordinated; and advice is sought 
after by policy makers and 
service designers across wider 
Government.  
1982
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
Act 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
Health and safety (for team) 
• 
There is clear visibility, strong 
• 
Keep our people healthy, safe and well. 
support and connection to DIA 
Information 
•
policy and procedures. 
 
Demonstrate and be accountable for an active 
commitment and visible behaviours that are aligned  •  Appropriate resources and 
with our vision. 
processes are available to 
•
manage risk and participate. 
 
Holding management to account for meeting policy, 
key performance indicators, and vision. 
• 
Improved key performance 
•
indicators, employee satisfaction 
 
Leadership through effective planning, setting clear 
Official 
direction in the wellbeing, health and safety 
and retention. 
strategy. 
 
the 
 
 
under 
Released 
 
Page 7 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Chief Executive, Ministry for Ethnic 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Communities 
Deputy CE, Policy and Analytics, MEC 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Deputy CE, System Capability and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Programmes, MEC 
1982
Internal 
MEC Strategic Engagement and Partnerships 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
team members 
Other MEC staff members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Act 
MEC business units, especially Community 
and Partnerships, Policy and Analytics, and 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
 
Communications  
Minister for Ethnic Communities and the 
 
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Office of the Minister for Ethnic Communities 
Stakeholders from ethnically diverse and 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
inter-faith communities 
Managers or other senior staff from 
Information 
Government agencies working directly with 
External 
ethnically diverse and inter-faith 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
communities, or who have an interest in 
ethnic diversity and inter-faith issues 
Non-government organisations working 
directly with ethnically diverse and inter-faith 
Official 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
communities, or who have an interest in 
ethnic diversity and inter-faith issues 
Managers or other staff from local 
the 
government working directly with ethnically 
 
diverse and inter-faith communities, or who 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
have an interest in ethnic diversity and inter-
faith issues 
Local authorities and agencies, Crown entities 
under 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
and agencies as relevant to MEC 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level C 
Direct reports 
10 
 
 
 
 
Released 
 
Page 8 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Proven success in people and team 
the behaviours and skills needed to be 
leadership skills, including motivating and 
successful. The core success profile for this 
inspiring others. 
role is Senior Leader. 
• 
Extensive and successful track record of 
forming partnerships of value and 
Keys to Success: 
effective working relationships with 
•
1982
 
Adaptive leadership 
others, including those with diverse 
• 
Driving innovation and transformation 
cultures, values or priorities. 
• 
Strategic agility 
• 
Demonstrated significant experience 
Act 
• 
Political savvy 
working constructively at the interface 
•
between community and government. 
 
Empowering people for success 
•
• 
Demonstrated political nous, strategic risk 
 
Inspiring others through vision and 
purpose 
awareness and understanding of core 
machinery of government processes and 
practice. 
Knowledge: 
• 
Excellent understanding of community 
engagement principles and best practice 
Information 
models. 
• 
Deep understanding of, and established 
credibility within New Zealand’s ethnically 
diverse and inter-faith communities or 
demonstrated capacity to establish this 
credibility. 
Official 
• 
Excellent understanding of the political 
process, the role of the public service, the 
machinery of government, and the 
the 
interaction between community 
engagement and policy and information 
and service delivery processes. 
• 
Understands the process of public policy 
development, including influence and 
under 
advice giving. 
• 
Knowledge of diversity and inclusion and 
social cohesion principles. 
Skills: 
• 
Capability in understanding qualitative 
research or data analysis to develop 
systems for insight capture and delivery. 
•
Released 
 
Advanced ability to transfer knowledge of 
community information into policy 
awareness and information and service 
design and delivery. 
• 
Advanced ability to relate to and gain the 
confidence of diverse stakeholders – 
 
Page 9 of 10 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
including within government agencies, 
ethnically diverse and inter-faith 
communities, businesses and non-
government organisations. 
• 
Excellent political savvy, relationship 
management, communication and 
influencing skills. 
•
1982
 
Leadership skills – demonstrated ability to 
lead and develop a high performing team. 
• 
Strategic skills – ability to see the big 
picture, and link day to day team activities 
Act 
to the overall strategic direction of the 
Ministry. 
• 
Strong problem solving and creative 
thinking skills. 
• 
Focus on outcomes and drive for results. 
Other requirements: 
• 
10+ years’ experience as a Senior Leader 
within government or the private sector. 
Information 
• 
A robust understanding of the machinery 
of Government and the functioning of the 
public service. 
• 
Advanced University Degree relevant to 
this role. 
 
Official 
 
the 
under 
Released 
 
Page 10 of 10 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Senior Engagement and Partnerships Advisor  1982
Strategic Engagement and Partnerships 
The  Senior  Advisors  are  MEC’s  diversity  experts  and  on  the  ground  community  engagement 
specialists.  The Senior Advisors play a lead role in implementing MEC’s community engagement 
Act 
strategy and programme which underpin and support the operating model and all four focus areas 
of  our  Ministerial  priorities.    Senior  Advisors  contribute  community  intelligence  and  insights  to 
MEC’s policy development and service delivery and are an important conduit for engagement and 
consultation with communities on policy and services matters.   
•  Reporting to:  
Director of Engagement and Partnerships 
•  Location:  
Northern / Southern and Central 
•  Family: 
Delivery H 
•  Salary: 
Salary range of $75,044 - $101,531 
Information 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
Official 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
the 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
How we do things around here – our values 
under 
   
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Released 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work  1982
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
the 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
under 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
 
 
Released 
 

---

 
The Department of Internal Affairs 
 
Te Tari Taiwhenua 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Community engagement and advice 
• 
MEC’s Community and 
• 
Play a lead role in giving effect to the MEC 
Partnership strategy and 
Community & Partnership strategy. 
programme are implemented 
•
consistently across New Zealand, 
 
Apply MEC’s community engagement best practices 
principles and methodologies to all engagements. 
underpin, and support 
•
achievement of the operating 
 
Build and maintain up to date expert knowledge of 
ethnic community groups in your region and 
model intent and four focus areas 
1982
nationally, with your knowledge reflecting 
of our Ministerial priorities. 
community and demographic change. 
• 
MEC’s Senior Advisors can clearly 
•
articulate the community 
 
Proactively maintain up to date awareness of the 
Act 
political, economic and social impacts and 
engagement model and principles 
opportunities relating to ethnic diversity in New 
they are using in their work, and 
Zealand. 
support other staff in best 
practice engagement. 
• 
Identify the needs and issues of ethnic communities 
•
in your region and provide advice to the Director of 
 
Senior Advisors are a recognised 
Engagement and Partnerships on how, and by whom 
source of up to date expertise on 
these needs could best be met. 
New Zealand’s ethnic 
communities and related risks and 
• 
Identify emerging critical issues related to ethnic 
opportunities for New Zealand. 
diversity and social cohesion by listening and 
•
Information 
interpreting needs from stakeholders – and advise 
 
Senior Advisors are a coherent 
the Director of Engagement and Partnerships on 
group nationwide, providing 
associated risks and opportunities for MEC. 
strong expert support and advice 
to the Principal Advisor, Directors 
• 
Coach and mentor Engagement and Partnerships 
and leadership and mentoring to 
Advisors. 
Advisors. 
• 
Work with the Principal Strategic, Engagement and 
• 
MEC is targeting its community 
Official 
Partnerships Advisor and your Senior Engagement 
engagement in a disciplined 
and Partnerships Advisors peers across MEC’s 
manner, and influencing others to 
network to build a strong cohort of engagement 
respond where MEC is not best 
the 
leadership practice and expertise. 
placed to engage on a particular 
• 
Advise MEC and other government colleagues on the 
matter or with a particular 
cultural protocols for ethnic communities in your 
community. 
region, as required. 
• 
The Minister is well supported 
• 
Attend Ministerial events in the community, as 
and satisfied with MEC’s ‘on the 
under 
required. 
ground’ support for community 
events. 
Released 
 
Page 3 of 7 

---

 
The Department of Internal Affairs 
 
Te Tari Taiwhenua 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Informing, advising and consulting on Policy and 
• 
MEC’s policy development and 
Services 
policy advice are richly informed 
• 
Work closely with your Policy & Analytics colleagues 
by community intelligence and 
to ensure that MEC policy advice draws off a strong 
perspectives. 
community evidence base. 
• 
MEC’s services development and 
• 
Ensure that the intelligence from all community 
delivery are informed by 
engagement activity is recorded/captured and 
community intelligence and 
1982
available to inform policy advice or other MEC 
perspectives. 
activity. 
• 
MEC has consistent systems and 
• 
Provide information on the needs, views and issues 
approaches for capturing and 
Act 
of ethnic communities for the purposes of informing 
reflecting community views into 
policy advice or Ministerial briefings. 
policy and services. 
• 
Engage and consult with ethnic communities and 
• 
Ethnic communities are provided 
ethnic community leaders on policy issues and 
meaningful opportunities to 
proposals. 
engage with policy issues and 
•
contribute views. 
 
Maintain an awareness of, and take an active interest 
in, the policy advice being provided by MEC. 
• 
Senior Advisors are a valued 
•
resource and link into 
 
Work closely with Senior Advisor colleagues to 
provide expert advice and community input and 
communities for MEC and for 
Information 
views into current or possible future MEC services. 
other policy practitioners. 
•
•
 
Provide the ‘on the ground’ link and expertise for any 
 
MEC’s engagement and 
community engagement or consultation relating to 
communications with ethnic 
MEC current or future services. 
communities and stakeholders 
•
are targeted, appropriate and 
 
Work with MEC’s Stakeholder Engagement Advisors 
to identify the best mechanisms and channels for 
impactful. 
Official 
engaging with ethnic communities or other key 
stakeholders in your region. 
Relationship Management 
• 
Strong relationships that support 
the 
• 
Developing an extensive range of networks and 
the credibility and impact of 
relationships both internally and externally and 
MEC’s community & capability 
across a multiple sector. 
function. 
• 
Utilise inter and cross-cultural expertise to develop 
• 
Strong relationships that provide 
and maintain strong strategic relationships with 
a robust platform for community 
under 
ethnic leaders, community representatives and 
engagement. 
organisations, including ethnic media. 
• 
Strong relationships that enable 
• 
Build strong and effective relationships with key 
Senior Advisors to take a lead role 
government agencies in your region. 
in dealing with sensitive situations 
•
or resolving complex issues if they 
 
Represent MEC in key cross sector working groups 
and seek opportunities for collaboration where 
arise. 
appropriate. 
• 
Strong relationships that enable 
Released 
•
MEC to continually add value to 
 
Respond to emerging issues and mitigate risks to 
social cohesion through leveraging substantial 
the quality of advice to 
relationships. 
government and to public 
services. 
 
Page 4 of 7 

---

 
The Department of Internal Affairs 
 
Te Tari Taiwhenua 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Project Management 
• 
MEC projects are well led, with 
• 
Lead complex or large projects that deliver on MEC’s 
clear accountabilities and roles, 
strategic priorities and community engagement 
and inbuilt review and evaluation 
programme. 
mechanisms. 
• 
Ensure projects have approvals, scopes, reporting 
• 
MEC continues to strengthen and 
and evaluation in line with MEC methodology. 
refine its project approaches and 
•
methodologies in response to 
 
Work with the Principal Advisor to ensure project 
1982
disciplines are applied and followed. 
learning. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
all people using our sites as a 
Act 
and colleagues free from harm. 
place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly. 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed 
 
Know what to do in the event of an emergency. 
• 
Cooperate in implementing return to work plans. 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Information 
Director of Engagement and Partnerships 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
(Southern and Central) or (Northern)  
Principal Strategic, Engagement and 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Partnerships Advisor  
MEC Strategic Engagement and Partnerships 
Internal 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
team members 
Official 
MEC team members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
DIA Business Groups, especially Community 
the 
Operations , Policy Group and 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
Communications 
Office of the Minister for Ethnic Communities  ✓ 
 
 
✓ 
 
 
Ethnic community leaders, organisations, and  ✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
community members 
under 
Government agencies (central and local) 
working directly with ethnic communities, or 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
External 
who have an interest in ethnic diversity 
Non-government organisations working 
directly with ethnic communities, or who 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
have an interest in ethnic diversity 
Community engagement practitioners and 
 
✓ 
✓ 
 
 
 
other professional colleagues 
Released 
 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
Page 5 of 7 

---

 
The Department of Internal Affairs 
 
Te Tari Taiwhenua 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Proven experience working with ethnic 
the behaviours and skills needed to be 
communities. 
successful. The core success profile for this role  •  Successful track record of forming 
is Specialist. 
partnerships of value and effective working 
 
relationships with others, including those 
Keys to Success: 
with diverse cultures, values or priorities.  1982
• 
Problem solving 
• 
Experience in influencing ethnic groups, 
• 
Critical thinking 
government agencies and/or private sector 
• 
Interpersonal savvy 
organisations. 
Act 
• 
Navigating complexity 
• 
Demonstrated experience working 
• 
Communicating with influence 
constructively at the interface between 
•
community and government through 
 
Technical and specialist learning 
community engagement. 
• 
Experience in capability building, including 
through mentoring and coaching others. 
• 
Established credibility in the ethnic 
community and ability to represent MEC in 
a range of external forums. 
Information 
Knowledge: 
• 
Robust understanding of community 
engagement principles and best practice 
models, and a strong commitment to the 
professional discipline of community 
engagement. 
Official 
• 
A strong knowledge base relating to 
diversity and inclusion, and social cohesion 
matters generally and a good knowledge of 
the 
the specific issues confronting ethnic 
community groups in New Zealand. 
• 
Very good understanding of the political 
process and the role of public service 
agencies. 
under 
• 
A commitment to the overall goals and 
objectives of the New Zealand public 
service, including partnership with Maori in 
the context of the Treaty of Waitangi. 
• 
A good understanding of the policy 
development process particularly 
community or population-based advice. 
Released 
• 
Understanding of project management 
disciplines and methodologies is desirable. 
 
Skills: 
• 
Excellent relationship management skills, 
 
Page 6 of 7 

---

 
The Department of Internal Affairs 
 
Te Tari Taiwhenua 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
including the ability to relate to and gain 
the confidence of diverse stakeholders (e.g. 
ethnic community members and 
organisations as well as local and central 
government agencies, and others working 
in the diversity and inclusion field). 
• 
Excellent inter-cultural communication 
skills, oral and written. 
1982
• 
Ability to identify trends, discern key 
messages and communicate diverse 
viewpoints in a way that is usable and 
Act 
useful in multiple contexts (e.g. in a policy 
context, as well as in community 
engagement contexts). 
• 
Strong self-management and organisation 
skills, including ability to prioritise workload 
according to strategic priority and likely 
impact. 
• 
Good mentoring skills – able to mentor and 
develop more junior staff. 
Information 
 
Other requirements: 
• 
University degree, or equivalent experience 
relevant to this role. 
 
Official 
 
 
 
 
 
 
the 
under 
Released 
 
Page 7 of 7 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Engagement and Partnerships Advisor 
1982
Strategic Engagement and Partnerships 
The Engagement and Partnerships Advisors are diversity experts and on the ground community 
engagement specialists.  The Advisors implement MEC’s Community & Partnership strategy and 
Act 
programme, which underpin and support the operating model.  Advisors contribute community 
intelligence to MEC’s policy development and service delivery and are an important conduit for 
engagement and consultation with communities on policy and services matters. 
•  Reporting to:  
Director of Engagement and Partnerships  
•  Location:  
Northern or Southern and Central  
•  Family: 
Delivery G 
•  Salary: 
Salary range of $68,060 - $92,081 
Information 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
Official 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
the 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
under 
Released 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
Official 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
the 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
under 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•
Released 
  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
 
 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 3 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Community engagement and advice 
• 
MEC’s community & partnership 
• 
Give effect to the MEC Community & Partnership 
strategy and programme are 
strategy and programme.  
implemented consistently across 
•
New Zealand, underpin and 
 
Apply MEC’s community & partnerships best 
practice principles and methodologies to all 
support achievement of the 
engagements. 
operating model intent. 
•
•
 
Build and maintain up to date expert knowledge of 
 
Advisors can clearly articulate the 1982
ethnic community groups in your region and 
community & partnerships model 
nationally, with your knowledge reflecting 
and principles they are using in 
community and demographic change. 
their work. 
Act 
•
•
 
Proactively maintain up to date awareness of the 
 
Advisors are a recognised source 
political, economic and social impacts and 
of up to date expertise on New 
opportunities relating to ethnic diversity in New 
Zealand’s ethnic communities, 
Zealand. 
and prioritise continuous 
•
learning. 
 
Identify the needs and issues of ethnic communities 
in your region and provide advice to the Regional 
• 
MEC is targeting its community 
Manager Community & Partnerships on these 
engagement in a disciplined 
needs and potential responses. 
manner, and works with others 
•
to achieve outcomes. 
 
Identify emerging critical issues related to ethnic 
Information 
diversity and social cohesion by listening and 
• 
The Minister is well supported 
interpreting needs from stakeholders – and advise 
and satisfied with MEC’s ‘on the 
the Regional Manager Community & Partnerships 
ground’ support for community 
on associated risks and opportunities for MEC. 
events. 
• 
Advise MEC and other government colleagues on 
the cultural protocols for ethnic communities in 
Official 
your region, as required. 
Attend Ministerial events in the community, as 
required. 
the 
Informing, advising and consulting on Policy and 
• 
MEC’s policy development and 
Services 
policy advice are richly informed 
• 
Work closely with Senior Engagement and 
by community intelligence and 
Partnerships Advisors, Strategic Engagement and 
perspectives. 
Partnerships, Policy & Analytics colleagues to 
• 
MEC’s services development and 
under 
ensure that MEC policy advice draws off a strong 
delivery are informed by 
community evidence base. 
community intelligence and 
• 
Ensure that the intelligence from all community 
perspectives. 
engagement activity is recorded/captured and 
• 
MEC has consistent systems and 
available to inform policy advice or other MEC 
approaches for capturing and 
activity. 
reflecting community views into 
• 
Provide information on the needs, views and issues 
policy and services. 
of ethnic communities for the purposes of 
•
Released 
 
Ethnic communities are provided 
informing policy advice or Ministerial briefings. 
meaningful opportunities to 
• 
Support engagement and consultation with ethnic 
engage with policy issues and 
communities and ethnic community leaders on 
contribute views. 
policy issues and proposals. 
• 
Advisors are a valued resource 
and link into communities for 
 
Page 4 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Maintain an awareness of, and take an active 
MEC and for other policy 
interest in, the policy advice being provided by 
practitioners. 
MEC.  
• 
MEC’s engagement and 
• 
Work closely with Senior Engagement and 
communications with ethnic 
Partnerships Advisors and Senior Advisor colleagues 
communities and stakeholders 
to provide expert advice and community input and 
are targeted, appropriate and 
views into current or possible future MEC services. 
impactful. 
•
1982
 
Contribute to the ‘on the ground’ expertise for any 
community engagement or consultation relating to 
MEC current or future services. 
•
Act 
 
Work with MEC’s Principal Strategic Engagement 
and Partnerships Advisor to identify the best 
mechanisms and channels for engaging with ethnic 
communities or other key stakeholders in your 
region. 
Relationship Management 
• 
Strong relationships that support 
• 
Developing an extensive range of networks and 
the credibility and impact of 
relationships both internally and externally and 
MEC’s community engagement 
across multiple sectors. 
function. 
Information 
• 
Utilise inter and cross-cultural expertise to develop 
• 
Strong relationships that provide 
and maintain strong strategic relationships with 
a robust platform for community 
ethnic leaders, community representatives and 
engagement. 
organisations, including ethnic media. 
• 
Strong relationships that enable 
• 
Build strong and effective relationships with key 
MEC to continually add value to 
government agencies in your region. 
the quality of advice to 
Official 
•
government and to public 
 
Participate in key cross sector working groups and 
seek opportunities for collaboration where 
services. 
appropriate. 
the 
• 
Respond to emerging issues and mitigate risks to 
social cohesion through leveraging relationships. 
Project Management 
• 
MEC projects are delivered 
• 
Contribute to complex or large projects.  
successfully in line with MEC 
under 
•
project methodology. 
 
Lead smaller or less complex projects that 
deliver on MEC’s strategic priorities and 
• 
MEC continues to strengthen and 
community engagement programme. 
refine its project approaches and 
•
methodologies in response to 
 
Ensure projects have approvals, scopes, 
reporting and evaluation in line with MEC 
learning. 
methodology, and seek advice from the Senior 
Planning and Reporting Advisor as required. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
Released 
• 
Work safely and take responsibility for keeping 
all people using our sites as a 
self and colleagues free from harm. 
place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly. 
• 
All requirements of DIA’s Health 
•
and Safety policy and procedures 
 
Know what to do in the event of an emergency. 
 
are met. 
 
Page 5 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Cooperate in implementing return to work 
 
plans. 
 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Directors of Engagement and Partnerships 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 1982
Senior Engagement and Partnerships Advisors   ✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Internal 
MEC team members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Act 
DIA Business Groups Community Operations  
 
✓ 
 
✓ 
 
 
Policy and Communications 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
 
Office of the Minister for Ethnic Communities  ✓ 
 
 
✓ 
 
 
Ethnic community leaders, organisations, and 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
community members 
Government agencies (central and local) 
External 
working directly with ethnic communities, or 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
who have an interest in ethnic diversity 
Information 
Non-government organisations working 
 
directly with ethnic communities, or who 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
have an interest in ethnic diversity 
Community engagement practitioners and 
 
 
✓ 
✓ 
 
 
 
other professional colleagues 
 
 
Official 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Z 
the 
Direct reports 
0 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
•
under 
  Successful track record of forming 
the behaviours and skills needed to be 
partnerships of value and effective 
successful. The core success profile for this 
working relationships with others, 
role is Specialist. 
including those with diverse cultures, 
 
values or priorities. 
Keys to Success: 
•  Experience in influencing ethnic groups, 
• 
Problem solving 
government agencies and/or private 
• 
Critical thinking 
sector organisations. 
Released 
• 
Interpersonal savvy 
•  Experience working in a government 
• 
Navigating complexity 
context and with community groups. 
• 
Communicating with influence 
•  Established credibility in the ethnic 
• 
Technical and specialist learning 
community, and/or and ability to build this 
credibility. 
 
Page 6 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Knowledge: 
•  Understanding of community engagement 
principles and best practice models, and a 
commitment to ongoing professional 
learning. 
•  A good knowledge base relating to 
diversity and inclusion, and social 
cohesion matters generally and a 
1982
knowledge of the specific issues 
confronting ethnic community groups in 
New Zealand. 
Act 
•  Understanding of the political process and 
the role of public service agencies. 
•  A commitment to the overall goals and 
objectives of the New Zealand public 
service, including partnership with Maori 
in the context of the Treaty of Waitangi. 
•  An understanding of the policy 
development process particularly 
community or population-based advice. 
Information 
•  Understanding of project management 
disciplines and methodologies is desirable. 
Skills: 
•  Strong relationship management skills, 
including the ability to relate to and gain 
Official the confidence of diverse stakeholders 
(e.g. ethnic community members and 
organisations as well as local and central 
the 
government agencies, and others working 
in the diversity and inclusion field). 
•  Very good inter-cultural communication 
skills, oral and written.  
•  Ability to identify trends, discern key 
under 
messages and communicate diverse 
viewpoints in a way that is usable and 
useful in multiple contexts (e.g. in a policy 
context, as well as in community 
engagement contexts). 
•  Good organisation skills, including ability 
to prioritise workload according to 
strategic priority and likely impact. 
Released 
Other requirements: 
•  University degree, or equivalent 
experience relevant to this role. 
 
 
Page 7 of 7 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Office Coordinator 
1982
Strategy Engagement and Partnerships 
The Office Coordinator has responsibility and oversight for all of MEC coordination, administration and 
support services.  They provide direct coordination, administration and support services to a team based in 
Act 
different geographic locations, as well as provide advice to team members on systems, processes and 
activities that support the smooth functioning of MEC.  The Office Coordinator also provides  support for the 
Director of Engagement and Partnerships (Southern and Central) or Director of Engagement and Partnerships 
(Northern) and other MEC managers as required. 
 
•  Reporting to:  
Director of Engagement and Partnerships (Southern and Central) or (Northern) 
•  Location:  
Christchurch or Auckland 
•  Family: 
Corporate E  
•
Information 
 
Salary: 
Salary range of $49,317 - $66,723 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
Official 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
the 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern.  
How we do things around here – our values 
under 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Released 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
1982
Spirit of service 
Act 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
Information 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic communities 
Official 
on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
the 
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating and 
under 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
Zealand. 
 
 
 
 
 Released 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Team Coordination and Administration Support 
• 
A well organised and tidy office. 
• 
Maintain positive collaborative relationships with 
• 
Team members are 
team members based in different geographic 
communicated with effectively. 
locations 
• 
Effective, timely and proactive 
• 
Collaborate efficiently and effectively with the 
administrative support is 
Office Coordinators in the wider team to ensure 
provided to the team. 
outputs are consistent and to maintain MEC’s 
• 
Meeting participants receive 
1982
operational effectiveness 
agendas, minutes and action 
• 
Schedules and organises team events, e.g. meetings 
points in a timely fashion. 
and functions. 
• 
The office is stocked with 
Act 
• 
Support the Director and other team members with 
adequate supplies and all 
planning and delivery of large scale MEC events 
equipment is functional. 
• 
Maintain a full Asset Register of MEC physical 
• 
You take ownership of your own 
assets, including MEC vehicles, IT hardware and 
responsibilities and actions. 
software, P-cards, Taxi cards and Taxi vouchers 
• 
You proactively communicate 
(including understanding and recording any 
progress on tasks and provide 
additional costs associated with these assets; 
updates when there are delays. 
ensuring that these are accounted for in the MEC 
Budget; and discussed with the Manager Planning 
Systems and Services on a quarterly basis). 
Information 
• 
Arrange travel bookings (including flights, vehicles, 
parking arrangements, taxis and accommodation 
for all MEC staff as required). 
• 
Taking minutes of meetings and ensuring the 
allocation of action points. 
Official 
• 
Produce and disseminate minutes to meeting 
participants in a timely fashion, once approved. 
• 
Disseminate incoming information to appropriate 
the 
team members. 
• 
Provide photocopying services. 
• 
Ensure there are adequate supplies of stationery, 
office supplies and equipment for the teams and 
that all equipment is functional. 
under 
• 
Coordinates induction of new staff into team(s). 
Organisation and Management Support  
• 
The Director’s and Advisors’ 
• 
Provide personal and confidential support to the 
needs are anticipated, and they 
Director as well as diary and meeting management. 
are able to focus on being 
• 
Assist Director with the allocation and tracking of 
effective and efficient in their 
tasks to team members.  
core roles. 
• 
Provide timely and appropriate telephone, 
• 
The Director’s diary is accurate, 
Released 
reception, email and mail service. 
and the Director feels well 
• 
Ensure the Director has papers for meetings. 
prepared for meetings. 
• 
Support processes such as performance 
• 
Customers are greeted in a 
assessments, monitoring and reporting. 
professional manner and 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Provide advice and support to other team members 
  requests are actioned within 
on administration systems and processes. 
agreed timeframes which is 
supported by positive feedback 
and minimal complaints. 
Documentation 
• 
Documents, presentations and 
• 
Support document production and workflow 
spreadsheets are prepared and 
requirements. 
filed to agreed standards in an  1982
• 
Maintain effective lines of communication to 
accurate and timely manner. 
Department staff and stakeholders. 
• 
Your team is confident in your 
• 
Produce spreadsheets, PowerPoint presentations 
ability as an SME in this area. 
Act 
and other documents to agreed standards, as 
required. 
• 
Prepare and format documents, presentation and 
spreadsheets to agreed standard as required. 
• 
Maintain document management requirements, 
including the ongoing use and linkages between the 
Document Management System (DMS) and 
Cohesion. 
• 
Co-ordinate consistent systems across the MEC and  Information 
Department. 
Financial Administration 
• 
Payments are processed 
• 
Process all Purchase Orders for the MEC and follow 
according to process, delegations 
up on a monthly basis to code and receipt any costs 
and policy.  
incurred for appropriate sign off and accrue for any 
• 
Invoices are received by Finance 
items in which the goods or services were delivered 
Official  within agreed timeframes and 
in the previous month but have not yet been 
suppliers are paid on time. 
invoiced. Forward invoices to Finance within agreed  •  Your team is confident in your 
timeframes. 
the 
ability as an SME in this area. 
• 
Manage requests for P-Cards and Taxi Cards 
• 
Support staff with Rehutai, the Ministry’s financial 
self-service system.   
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
under 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
Released 
 
 
 
 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
te
 
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Director MEC/Advisors 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other MEC team members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
Strategic, Engagement and Partnerships team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other support staff across MEC 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Office of the Minister for Ethnic 
1982
Communities (as appropriate, and via the 
 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
MEC Policy & Analytics team) 
Act 
Ethnic community groups and organisations 
(as appropriate, and via the MEC Strategic, 
 
✓ 
 
 
 
✓ 
Engagement and Partnerships business unit) 
External 
Other government agencies with an interest 
in the work of MEC (as appropriate, and via 
 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
discussion with the MEC Leadership Team) 
NGOs, private sector providers of ethnic 
diversity services, and other stakeholders (as   
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
appropriate, and via discussion with the MEC 
Leadership Team) 
Information 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Z 
Direct reports 
0 
 
Official 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
the 
Framework to help guide our people towards 
•  Previous successful experience in a fast 
the behaviours and skills needed to be 
paced, high demand team administration 
successful. The core success profile for this 
or coordinator role or PA role. 
role is Valued Contributor. 
•  Demonstrated experience working across 
 
diverse teams in multiple locations. 
under 
Keys to Success: 
•  Demonstrated cultural competency and 
• 
Customer Focus 
respect for different ethnicities and 
• 
Continuous improvement 
cultures. 
• 
Teamwork and peer relationships 
•  Demonstrated experience in empowering 
• 
Action oriented 
colleagues to support themselves. 
• 
Self-development and learning 
Knowledge: 
• 
Functional and technical skills 
•  Displays the personal maturity and 
Released 
integrity to make good judgments about 
people, events and risks. 
•  Understanding of government systems 
and processes, including DIA standard 
systems. 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
•  A commitment to customer service and a 
positive ‘can do’ attitude. 
Skills: 
•  Excellent communication skills. 
•  Demonstrated ability to prioritise 
workloads, and negotiate deadlines in the 
face of competing demands, and to work  1982
independently. 
•  Essential qualities are excellent experience 
and confidence in using the suite of 
Act 
Microsoft applications (e.g. Word, 
Powerpoint, Excel, Visio), email, web-
based document management systems 
and in-house HR and finance systems. 
•  Detailed and quality focused with the 
ability to anticipate risks and the 
consequences of decisions and 
commitments. 
•  An innovative approach and a 
Information 
commitment to improve systems and 
processes. 
•  Basic financial management abilities. 
Other requirements: 
•   A bachelor degree or diploma in a 
relevant discipline is desirable. 
Official 
  
the 
under 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

Document Outline

• 04. JD Deputy Chief Executive Strategic Engagement and Partnerships
• 05. JD Executive Assistant
• 06. JD Principal Strategic Engagement and Partnerships Advisor
• 07. JD Director of Engagement and Partnerships Southern and Central or Northern
• 08. JD Senior Engagement and Partnerships Advisor
• 09. JD Engagement and Partnerships Advisor
• 10. JD Office Coordinator

---