Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Deputy Chief Executive  
1982
System Capability and Programmes 
Primary Focus: 
Act 
The Deputy Chief Executive, System Capability and Programmes role spans strategy, organisational 
capability, organisational infrastructure, system leadership and investment.  This role is 
accountable for robust and innovative delivery of all corporate services and intercultural capability 
programmes and resources including the Ethnic Communities Development Fund (ECDF), Ethnic 
Graduate Programme and governance of the Talent and Nomination programmes.  
The DCE System Capability and Programmes is also accountable for communications, human 
resources, learning and organisational development and the Ministry’s Whāinga Amorangi plan 
and programmes. It is also responsible for compliance, risk, reporting, evaluation, planning and 
governance requirements.  
Information 
The Deputy Chief Executive, System Capability and Programmes liaises regularly with and delivers 
to the Minister across several of MEC’s strategic priorities.  
As a member of the Executive Leadership Team:  
Your focus is whole of the Ministry, keeping an eye on the present and the future. Establish and 
Official 
drive the Ministry’s strategic direction and purpose with a focus on organisational development 
and unified support systems. Be an effective and collaborative member of the Ministry’s Executive 
Leadership Team by: 
the 
•  Proactively lead and embed change.  
•  Foster a culture of innovation and creativity. 
•  Individual Leadership. 
•  Model excellent leadership behaviour and desired workforce culture.  
•  Be an example of public service values and ethics.  
under 
•  Take accountability for own performance and development of direct reports. 
Your portfolio extends to: 
•  Business planning: Lead the development of the Ministries strategic objectives, priorities, 
ensuring annual business plans are put in place each and that they align with the Ministries 
strategic priorities and objectives.  
•  Management, leadership and accountability of the Ethnic Communities Development Fund 
(ECDF) – 4.2 million annual fund. 
Released 
•  Financial management: Have overall accountability for the financial performance of the 
Ministry, oversee all budgets within defined parameters and ensure efficient and effective 
use of financial resources. 
•  Human resource capability and organisational development: Have overall accountability for 
the successful management of all employees within the Ministry; develop and maintain 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 11 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
positive employee relations; establish and lead a high performing team through coaching 
and mentoring; operate the Ministries performance management system effectively; meet 
the Ministries effectiveness for Māori and equal employment opportunities goals and 
objectives, including our Whāinga Amorangi programme.  
•  Capability building: Ensure the Ministry has the financial, human, technical and service 
delivery capabilities to perform its range of functions to a high standard.  
•  Effective Communication: Ensure external communication strategies are fit for purpose 
and are maintained and enhanced through the effective use of the media, public relations, 
and stakeholder communications strategies and plans. 
1982
•  Risk management: Effectively identify and manage risk to the Ministries reputation or the 
achievement of its programmes. 
• 
Act 
To lead the development and implementation of innovative programmes and strategies 
designed to enhance the service delivery capability of the Ministry. 
•  Leading the organisation to support New Zealand’s diverse communities to be resilient in 
the face of significant national emergencies or natural disasters. 
•  Ensuring the implementation of key departmental policies and processes, including, risk 
management and assurance, health and safety and people management. 
Your success in this role depends on: 
•  A deep understanding of the importance of culture in the development of strategy and 
Information 
organisational performance and a record of engaging people well in culture and strategy. 
•  The ability to enhance corporate services which are credible, valuable and foundational for 
an organisation’s strong performance delivery, achieving a nuanced balance of 
standardised and personalised services. 
•  Sophisticated collaboration and relationship management skills. 
• 
Official 
Experience in delivering for government. 
What we do matters – our purpose 
 
the 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
under 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and  Middle Eastern.  
Released 
 
Page 2 of 11 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 3 of 11 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
e 
 
 
at
 
ce 
 
 to
e 
or
b
 
en
m
age/
 
vis
h
d
Who you will work with to get the job done 
olla
it
flu
for
an
eliver
Ad
C
w
In
In
M
lea
D
1982
Chief Executive 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC ELT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
Act 
MEC SLT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
MEC staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Minister for Ethnic Communities  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
 
 
 
 
 
of Parliament 
Ethnic community leaders, organisations, and   
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
community members 
External 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
relevant to ethnic communities 
Information 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
work of MEC 
 
Official 
Scope of role 
Reporting to 
Chief Executive Ministry for Ethnic 
Communities 
the 
Location 
Wellington 
Business Unit functions 
Ethnic Communities Development Fund 
(ECDF), Talent and Governance, Graduate 
Programme, Communications, Finance, 
under 
Human Resources, Organisational 
Development, Learning and Development, 
Information, Security and Safety and Property 
Direct reports 
4 
Total staff 
Indirect reports x 10 (35+ Graduates) 
Human Resources and financial delegations 
Level B 
Health and Safety at Work Act 2015 
Responsibilities as an Office of the agency 
Released 
Security clearance level 
Top Secret 
 
 
Page 4 of 11 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
1982
Strategic Leadership:  Where are we going and how do we get there? 
You will position teams, organisations and sectors to shape, define and respond to the future. You work effectively with others to figure out what the future 
Act 
should look like – and how to get there. 
Leading strategically 
•  Think strategically at a sector level (i.e. see sector issues through a range of lenses and stakeholder 
Think, plan, and act strategically; to engage 
perspectives; recognise broader implications and connections between sector issues; show the 
others in the vision, and position teams, 
conceptual thinking skills required to navigate high levels of complexity and ambiguity) 
organisations, and sectors to meet customer and 
•  Progress current sector thinking (i.e. challenge the sector's status quo; progress strategic thinking 
future needs. 
across the wider sector) 
 
•  Develop and implement sector and/or organisational strategy (i.e. engage senior leaders and staff in 
developing robust long-term strategies which have a significant impact on government priorities; align 
sector and/or organisational initiatives with strategic objectives; translate strategy into organisation 
and sector-wide action in planned, disciplined, and agile ways) 
Information 
•  Engage people in the organisation and sector vision (i.e. conceptualise and articulate a clear and 
compelling vision for the organisation and sector’s future over the next 5+ years; engage senior 
leaders and staff in the vision) 
• 
Leading with influence 
Lead with purpose across the sector and organisation (i.e. drive initiatives which chart a clear 
Lead and communicate in a clear, persuasive, 
direction for the organisation and which are associated with high levels of visibility, contentiousness, 
Official 
impactful, and inspiring way; to convince others 
and initial resistance) 
to embrace change and take action 
•  Persuade and inspire across the sector and organisation (i.e. gain active participation and/or support 
for initiatives, from senior leaders, staff, and other relevant senior stakeholders) 
the 
•  Communicate clearly across the sector (i.e. tailor messages so that they resonate with a very wide 
range of audiences, such as community stakeholders, organisation senior leaders, senior external 
stakeholders, and staff) 
•  Demonstrate senior leadership impact and gravitas (i.e. convey energy, urgency, confidence, and a 
sense of ease in taking a senior leadership role in a broad range of challenging situations) 
under 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 5 of 11 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
 
1982
System Leadership:  How do we together build for a better New Zealand? 
Leadership that builds sustainability, resilience and connections. You ensure capabilities, assets and initiatives are built with the future of the State Services 
Act 
system in mind. You know when and how to use relationships, ICT, financial, supply market and people levers. Managing the tension between the ‘and, and’ 
you make decisions for the good of the system for the long term. 
• 
Enhancing organisational performance 
Strengthen group and/or organisational performance (i.e. lead large scale improvements to group 
Drive innovation and continuous improvement; 
and/or organisation processes and systems to achieve gains in effectiveness and efficiency) 
to sustainably strengthen long-term 
•  Foster a continuous improvement culture across a large group and/or organisation (i.e. so that 
organisational performance and improve 
people across multiple and/or all business units are encouraged and empowered to identify and seize 
outcomes for customers. 
opportunities to enhance business performance) 
•  Lead innovation across a large group and/or organisation (i.e. encourage and implement innovative 
solutions across a large group and/or the organisation) 
Information 
• 
Enhancing system performance 
Provide cross-organisational leadership (i.e. contribute to the senior leadership team; lead 
Work collectively across boundaries; to deliver 
collaboration across the organisation; encourage your staff to adopt an organisation-wide view) 
sustainable and long-term improvements to 
•  Provide sector leadership (i.e. lever strong relationships with a range of senior leaders across the 
system and customer outcomes. 
public, private, and/or not-for-profit sectors to deliver sector and customer  outcomes; take a systems 
approach to issues [i.e. where agencies work in concert to deliver outcomes for customers and New 
Zealand]) 
Official 
• 
Leading at the political interface 
Establish self as a trusted senior advisor to political representatives (i.e. show a deep understanding 
of government structures, political processes, and your role in these; shape effective relationships with 
Bridge the interface between Government and 
political representatives; interpret and represent your organisation’s view on issues) 
the 
the Public Sector; to engage political 
• 
representatives and shape and implement the 
Influence political representatives (i.e. proactively inform, advise, and provide frank advice to political 
Government's policy priorities. 
representatives across diverse and politically sensitive government priorities) 
•  Navigate diverse political issues (i.e. proactively anticipate Government concerns regarding 
organisational priorities; guide other staff on how to navigate ambiguous political situations) 
 
 
under 
 
Page 6 of 11 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
Talent Management:  How am I building talent for the future – for my agency and others? 
1982
Leadership that builds people capability. You attract, retain and develop individuals with the attitude, skills and potential to deliver results – for today and 
tomorrow. You create positive work environments and figure out what people need to deliver results and how to get the best out of them. 
• 
Act 
Enhancing people performance 
Set clear expectations for group managers and/or senior leaders (i.e. communicate the outcomes and 
Manage people performance and bring out the 
performance standards required in their areas of responsibility and/or functional areas, including 
best in managers and staff; to deliver high quality 
areas and/or functions beyond your own technical expertise; role-model expected standards of 
results for customers. 
behaviour) 
•  Support and reinforce high performance of managers and/or senior leaders (i.e. actively encourage 
and reinforce high performance; encourage your direct reports to set ambitious stretch goals and push 
themselves outside their comfort zones) 
•  Manage senior leadership performance (i.e. provide timely, clear and constructive feedback about 
areas for improvement; work alongside direct reports to uncover and resolve barriers to performing at 
Information 
a high level, even when issues are complex and ambiguous) 
• 
Identifying and Developing talent 
Coach and mentor group managers and/or senior leaders (i.e. coach to build self-awareness and to 
Coach and develop diverse talent; to build the 
take action on their development insights and enhance the capabilities required in their current roles 
people capability required to deliver outcomes. 
and/or the roles they aspire to) 
•  Develop group manager and/or senior leadership capability (i.e. take a purposeful and proactive 
approach to developing your direct reports; encourage them to participate in a broad range of fit for 
Official 
purpose and/or tailored development activities) 
•  Develop group and/or organisational capability (i.e. take a purposeful and/or systematic approach to 
succession planning and building diverse group capability and/or people capability across the 
the 
organisation) 
• 
Enhancing team performance 
Set clear management and/or senior management team objectives and expectations (i.e. clearly 
communicate your management team’s objectives; work with the team to define team roles and 
Build cohesive and high performing teams; to 
responsibilities and the team environment you aspire to,  if a senior management team is being led: so 
deliver collective results that are more than the 
under 
sum of individual efforts. 
your direct reports are crystal clear about their expected contribution to the senior management 
team; work with the team to define the organisational leadership requirements of their roles) 
•  Monitor management and/or senior management team cohesion and performance (i.e. understand 
the strengths and weaknesses of how your team works together to achieve outcomes) 
 
Page 7 of 11 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
•  Strengthen management and/or senior management team performance (i.e. focus your direct 
1982
reports on achieving shared objectives; strengthen your team’s ability to work collaboratively and 
cohesively to drive and/or achieve outcomes); 
Delivery Management:  How will we turn what we know into what we do? 
Act 
Leadership that delivers results. You make sure that things happen by translating strategy into action. You focus on getting things done, with and through 
others – knowing which key decisions you need to make, where to influence, when to collaborate and when to delegate. You create strong teams that deliver 
results. 
Managing work priorities 
 
Plan, prioritise, and organise work; to deliver on 
•  Manage and deliver on diverse and/or very diverse work priorities (i.e. use sound and/or 
short and long-term objectives across the 
sophisticated work management systems and practices to manage broad ranging work priorities; 
breadth of their role. 
maintain an overview of diverse and/or very diverse short and long term work commitments so that 
you effectively allocate time and resources to deliver on work) 
Information 
•  Be purposeful about where you invest your time (i.e. spend time on the activities where you can 
make the greatest contribution to achieving short and longer term objectives; regularly review where 
you invest time across diverse priorities) 
 
Achieving through others 
• 
Effectively delegate and maintain oversight of 
Delegate through senior leaders (i.e. empower and support your direct reports to effectively manage 
work responsibilities; to leverage the capability of 
their areas of responsibilities (including functional responsibilities if applicable) and deliver customer 
Official 
direct reports and staff to deliver outcomes for 
outcomes) 
customers. 
•  Maintain oversight through multiple organisational layers and/or strategic oversight (i.e. lever 
robust and/or sophisticated systems and metrics to monitor the performance of your group; adjust 
the 
your level of oversight to reflect the needs of the situation; swiftly pick up on emerging issues; keep in 
touch with the ‘reality at the frontline’) 
 
 
 
under 
 
Page 8 of 11 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
 
1982
Management of MEC resources 
• 
Ensure sound management of MEC’s financial and business system 
As a result we will see: 
Act 
resources and assets 
• 
Good decision-making that consider both your business unit and MEC 
impact   
 
Whāinga Amorangi 
• 
Demonstrate commitment to leading and implementing Whāinga 
As a result we will see: 
Amorangi (our Māori Crown Relationship) 
•  Whāinga Amorangi principles are woven into the way we work at MEC 
 
Information 
Health and Safety (for leaders) 
• 
Inform, train and equip staff to carry out their work safely 
As a result we will see: 
• 
Ensure prompt and accurate reporting and investigation of all workplace 
•  A safe and healthy workplace for all people using our sites as a place of 
incidents and injuries 
work. 
• 
Assess all hazards promptly and ensure they are managed 
•  All requirements of DIA’s Health and Safety policy and procedures are 
met. 
Official 
 
 
 
the 
under 
 
Page 9 of 11 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
 
1982
Leadership characteristics you will need 
Engaging others 
Act 
Connect with people; to build trust and become a leader that people want to work and for. 
Achieving ambitious goals 
Demonstrate achievement drive, ambition, and optimism and delivery focus; to make things happen and achieve ambitious outcomes. 
Curious 
Show curiosity, flexibility, and openness in analysing and integrating ideas, information, and differing perspectives; to make fit-for-purpose decisions. 
Honest and courageous 
Deliver the hard messages and make unpopular decisions in a timely manner; to advance the longer-term best interests of customers and New Zealand. 
Resilient 
Show composure, grit, and a sense of perspective when the going gets tough; to help others maintain optimism and focus. 
Information 
Self-aware and agile 
Leverage self-awareness to improve skills and adapt approach; to strengthen personal capability over time and optimise effectiveness with different situations 
& people. 
 
 
 
Official 
the 
under 
 
Page 10 of 11 
Released 

---

Ministry for Ethnic Communities 
Te Tari Mātāwaka 
 
1982
What you will bring to the role 
Experience:  
Act 
• 
Strategic leadership in a diverse organisation  
• 
Public sector management at an executive level  
• 
Determining and implementing organisational vision and strategy  
Knowledge: 
• 
In depth understanding of the political process and the role and place of public service agencies  
• 
A commitment to the overall goals and objectives of the New Zealand public services, including partnership with Māori in the context of the Treaty of 
Waitangi 
Skills: 
• 
Proven ability to build, manage and navigate effective relationships in a complex environment  
Information 
Other requirements: 
Able to obtain and maintain a Top Secret security clearance 
 
 
Official 
 
the 
under 
 
Page 11 of 11 
Released 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Personal Assistant/Human Resources 
Administrator 
1982
Ministry for Ethnic Communities 
Act 
The PA-HR Administrator provides personal assistant support to the Deputy Chief Executive Corporate 
Services. Along with PA support the role requires support with HR Administration e.g. Recruitment forms & 
authorisation, along with managing new employee inductions, access cards and new employee setup and 
system access. 
 
•  Reporting to: 
DCE Corporate Services 
•  Location: 
 
Wellington 
•  Salary range: 
Corporate E 
Information 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society. 
Official 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities. 
the 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern. 
How we do things around here –Working effectively with Māori 
under 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Released 
 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi. 
In the public service we work col ectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
How we work 
1982
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we wil  do this by getting the key issues for ethnic communities 
Act 
on the agenda of Government and the relevant agencies. 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we wil  do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating and 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
Zealand. 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 2 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
What you will do to contribute 
As a result we wil  see 
Services delivery and support, development and 
•  The PA/HR Administrator is a 
advice 
trusted and valued MEC team 
•  Provide advice on HR related matters, including 
member 
employment contracts, training and development 
•  MEC’s services run smoothly 
and induction for new staff 
within current service 
•  Works with the managers to arrange administration 
parameters 
in relation to recruitment 
•  MEC’s HR Administration 
1982
•  Working with Ask HR in DIA around HR 
functions are maintained in 
Cadministration 
accordance with MEC’s corporate 
•  Provide support and advice around health & safety 
plan, and people policies and 
Act 
for MEC staff and leadership, ensuring that our 
practices 
HS&W obligations are applied and delivered as 
•  Relationships with service 
appropriate 
partners and other stakeholders 
•  Is involved in the MEC COVID-19 Incident 
are positive and support efficient 
Management team and assists as and when 
delivery and impact of MEC 
required in this space 
services 
•  Provide back up support as required for other PA’s 
•  Customers receiving MEC’s 
in MEC 
services report high levels of 
 
satisfaction 
Information 
Services development and service improvements 
•  MEC embraces a continuous 
•  Identify service improvements, and work with the 
improvement approach 
DCE Corporate Services to enhance improvements 
•  Service improvements are 
around HR administration and practices 
actively identified, developed, 
•  Deliver service improvement initiatives 
and implemented 
Official 
•  Identify and manage relationships with key 
•  Relationships with service 
stakeholders in MEC, DIA, across the public sector, 
partners and other stakeholders 
and in the diversity services sector that wil  support 
are positive and support 
the 
MEC service improvement 
improved delivery and impact of 
MEC services 
Health and safety (for self) 
•  A safe and healthy workplace for 
•  Work safely and take responsibility for keeping self 
all people using our sites as a 
and colleagues free from harm 
place of work. 
under 
•  Report all incidents and hazards promptly 
•  Health and safety guidelines are 
•  Know what to do in the event of an emergency 
followed 
•  Cooperate in implementing return to work plans 
 
 
 
te 
o 
ora
 
e/ 
rm
ag  
Released 
ith 
an ad
Who you wil  work with to get the job done 
Advise 
Collab w
Influence 
Info
M le
Deliver t
DCE Corporate Services 
 
 
 
 
 
 
Internal  All Corporate staff 
 
 
 
 
 
 
MEC team members   
 
 
 
 
 
 
 
Page 3 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
te 
o 
ora
 
e/ 
rm
ag  
ith 
an ad
Who you wil  work with to get the job done 
Advise 
Collab w
Influence 
Info
M le
Deliver t
Other DIA business groups, particularly 
 
Community Operations, and Corporate 
 
 
 
 
 
 
groups 
Other government agencies with an interest 
External  or stake in MEC’s services 
 
 
 
 
 
  1982
Externally contracted service providers 
 
 
 
 
 
 
 
Ethnic community members, stakeholders, 
and organisations 
 
 
 
 
 
 
Act 
 
 
Your delegations 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience: 
Framework to help guide our people towards  •  Experience providing services delivery 
Information 
the behaviours and skil s needed to be 
and/ or services advice in a public sector 
successful. The core success profile for this 
context 
role is Valued Contributor. 
•  Experience managing multiple projects 
 
and prioritising time to deliver results 
Keys to Success: 
•  Proven experience developing and 
Official 
•  Customer Focus 
managing relationships with business 
•  Continuous improvement 
partners or stakeholders to achieve 
•  Teamwork and peer relationships 
outcomes 
the 
•  Action oriented 
•  Demonstrated experience in minute taking 
•  Self-development and learning 
Knowledge: 
•  Functional and technical skills 
•  A good understanding of Administration 
processes 
•  Be able to demonstrate the ability to 
under 
understand and review processes , by 
taking a wider view, recommend and 
implement changes 
•  An understanding of the political process, 
the role of public servants, and the 
machinery of government 
•  An understanding of service delivery as a 
lever to achieve government goals, and 
Released 
the importance of the government drive 
to deliver better public services 
•  Knowledge of, or interest in developing 
knowledge of, diversity and inclusion, and 
social cohesion matters 
 
Page 4 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Skills: 
•  Good business analysis, planning and 
organisation skills 
•  Operational services and service delivery 
skills and experience 
•  Good communication skills 
•  Excellent relationship management skills, 
including an ability to work effectively 
1982
with diverse stakeholders, and achieve 
outcomes 
Act 
•  Competence across Microsoft Office 
programmes at an intermediate level 
Other requirements: 
•  Administration qualification desired 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Principal Advisor Strategy, Planning and Reporting 
System Capability and Programmes 
1982
The Principal Advisor Strategy, Planning and Reporting is a Tier 3 Senior Leadership Team (SLT) role 
within the Ministry and is the champion for excellence in strategic planning, performance and 
reporting and developing and implementing these disciplines across the Ministry.  This role is also 
Act 
responsible for compliance and risk elements to ensure that the Ministry is fit for purpose in these 
disciplines. This role is the Ministries liaison point on these functions with the Department.  
The Principal Advisor will ensure that the MEC’s strategic plan is measured and monitored and 
provides regular progress reports on its deliverables.  
The role also acts as a trusted partner for the Executive Leadership Team, leading Ministry wide 
initiatives and overseeing strategy & performance issues.  They advise and provide assurance to 
the Deputy Chief Executive, System Capability and Programmes, the Chief Executive, the Executive 
Leadership Team and other Tier 3 leaders across the Ministry.   
Information 
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive, System Capability and Programmes 
•  Location:  
N/A 
•  Family: 
Corporate K 
•  Salary: 
Salary range of $131,321 - $177,670 
Official 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
the 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
under 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
 
Released 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Strategy, Planning and Reporting 
• 
The Principal Advisor is a valued 
• 
Develop, implement and oversee effective 
source of advice and expertise by 
Governance practices for MEC including providing 
the MEC leadership team and 
coaching to key governance forums.  
team members.  
1982
• 
Lead MEC accountability processes in accordance 
• 
MEC meets all planning, 
with the Strategic and Policy framework outlined in 
performance and reporting 
the Departmental Host Agency agreement (these 
obligations and uses these 
Act 
include Annual Report, Annual Review, Select 
accountability process to support 
Committee, Estimates questions and hearing, 
business transparency, best 
Strategic Intentions). 
practice and development. 
• 
Develop, implement and oversee an Enterprise risk 
• 
Productive relationships across 
framework for MEC (utilising DIA subject matter 
MEC and with DIA Corporate 
expertise and risk reporting tools). 
colleagues that support high 
•
quality planning, performance 
 
Implement and oversee MEC’s internal reporting 
framework, including the people report etc. 
and reporting deliverables and 
•
processes. 
 
Implement and oversee MEC’s external reporting 
Information 
framework including Ministerial reporting and non-  •  Timely and robust management 
financial performance measures. 
support information for the MEC 
•
leadership team. 
 
Review and develop MEC non-financial 
performance measures using an appropriate 
• 
MEC ELT and staff have a clear 
methodology, (e.g. PuMP) in conjunction with 
understanding of their 
developing an Outcomes framework for the MEC 
accountabilities to support the 
Official 
Strategic Plan. 
Planning, Performance and 
•
Reporting deliverables.  
 
Review MEC funding programmes as required. 
the 
• 
Develop and oversee strategic planning processes 
to monitor progress against strategic plan and 
priorities. 
• 
Provide advice to the DCE System Capability and 
Programmes and to the ELT on opportunities to 
under 
improve MEC’s Performance, Planning and 
Reporting systems. 
Business leadership and process improvement 
• 
The Director is a valued source of 
• 
In conjunction with the DCE System Capability and 
advice on business process, and 
Programmes, identify opportunities and provide 
improvements and has strong 
input into the effective functioning of the 
corporate networks that 
Departmental Host Agency Agreement. 
reinforce this view. 
• 
Identify and implement improvements to Strategic 
• 
MEC embraces a continuous 
Released 
Planning, Performance and Reporting systems and 
improvement approach. 
processes to deliver improved outcomes and 
efficiencies across the Ministry. 
 
Page 3 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Be the liaison point and maintain strong 
• 
MEC has access to DIA tools and 
relationships with key stakeholders in DIA to ensure 
methodologies to support 
continuity of service and implementation of 
business excellence and uses 
improvements. 
these as a matter of course. 
• 
Provide thought leadership for ELT and the Ministry   
across Strategy, Planning, Performance and 
Reporting disciplines. 
1982
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
Act 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
Information 
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
DCE System Capability and Programmes 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC ELT  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
MEC team members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
 
Business Advisors in Policy Group 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
Official 
 
PRC BDS team 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
 
DIA Strategy, Risk & Governance branch 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
the 
Counterparts in other government agencies 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
as and if required 
 
Any external experts engaged from time to 
time to support MEC in business process 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
methodologies or improvement 
under 
 
 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level C 
Direct reports 
0 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Released 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Expertise in strategy, planning, 
the behaviours and skills needed to be 
performance and reporting within the 
successful. The core success profile for this 
public and private sector. 
role is Senior Leader. 
• 
Expertise and understanding of the 
machinery of government and working 
 
Page 4 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
 
with government accountability 
Keys to Success: 
requirements and processes. 
• 
Problem solving 
• 
Demonstrated success leading 
• 
Critical thinking 
collaboratively across functionally diverse 
•
teams toward shared goals. 
 
Interpersonal savvy 
•
•
 
Navigating complexity 
 
People leadership experience 
•
•
 
Leadership 
 
Experience advising or working with 
1982
•
management teams. 
 
Communicating with influence 
•
Knowledge: 
 
Technical and specialist learning 
• 
Excellent understanding of strategic 
Act 
planning, performance and reporting 
frameworks to effectively synthesise and 
communicate information from multiple 
information sources.   
• 
Proven understanding of government 
accountability arrangements and 
processes. 
• 
Knowledge of business processes, and a 
commitment to business process 
Information 
improvement. 
• 
Knowledge of, or interest in developing 
knowledge of, diversity and inclusion, and 
social cohesion matters. 
Skills: 
• 
Previous management experience 
Official managing a team. 
• 
Strong organisation, analysis and planning 
skills. 
the  •  High quality, concise writing skills. 
• 
Good analytical skills and understanding of 
key business tools e.g. excel, Visio and 
PowerPoint. 
•
under 
 
Good communication and relationship 
management skills. 
• 
Comfortable dealing with ambiguity, 
uncertainty and incomplete information. 
• 
Innovation and creative thinking skills.  
• 
Focus on outcomes and drive for results. 
Other requirements: 
• 
5+ years’ working at a Principal level or 
Released 
similar 
• 
University Degree – Finance, Economics or 
similar preferred. 
 
 
Page 5 of 5 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Talent and Capability Director 
System Capability and Programmes 
1982
The Talent and Capability Director is a newly established senior management and leadership 
position within the Ministry for Ethnic Communities. It will form part of a high-performing and 
Act 
supportive leadership team.    
The Talent and Capability Director will lead the Capability team as part of the System Capability 
and Programmes business unit. Reporting to the Deputy Chief Executive, System Capability and 
Programmes, this role will lead a team of direct reports to deliver key capability and talent 
programmes for ethnic communities and in doing so, improve ethnic representation in the public 
service, Boards, and governance programmes.  The outcome being to lift overall cultural 
competence across all sectors, including ensuring that our ethnic talent has appropriate 
professional development for which to prepare them for future positions. 
The Director is responsible for managing relationships with key agency hosts and partners, 
Information 
monitoring performance of capability and talent initiatives and providing strategic leadership 
aligned with Ministry outcomes to create and improve development and career opportunities for 
ethnic communities. Key to this role is the link to Papa Pounamu, a programme which was 
established in 2017 within the PSC.  It is aimed to bring together diversity and inclusion practices 
across the Public Service and to support Public Sector chief executives to meet their diversity and 
inclusion obligations and goals so we can consistently grow our diversity and inclusion 
Official 
capability.  This includes growing cultural competence, addressing bias and ensuring that 
leadership across the public sector is inclusive.  This role plays a pivotal part ensuring this is 
delivered. 
the 
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive, System Capability and Programmes 
•  Location:  
N/A 
•  Family: 
Corporate L 
•  Salary: 
Salary range of $152,475 - $206,290 
under 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
Released 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Strategic leadership of Capability and Talent 
•  The Ministry will have a 
programmes for the Ministry 
programme of initiatives which 
•  Provide strategic leadership in the development 
meet the needs of both the 
1982
and delivery of the Ministry’s Capability and 
ethnic community participants 
Talent programmes. 
and the host/partnering 
•  Lead the direction of the Capability and Talent 
agencies. 
Act 
programmes, monitoring performance and 
•  The Ministry has sustainable 
reporting through the appropriate governance 
and fit-for-purpose 
mechanisms. 
programmes which provide 
•  Manage the Capability and Talent Programmes 
increased capability and 
effectively through all stages, including planning, 
development opportunities for 
risk management, budget management, and 
participants. 
monitoring performance. 
•  Capability and Talent 
•  Actively promote the capability and talent 
programmes achieve agreed 
programmes externally to create a positive 
outcomes and KPI’s. 
Information 
narrative of the capability of ethnic community 
•  Senior and governance roles 
members to deliver quality leadership and 
within the public sector are 
governance careers within the public service and 
held by ethnic community 
beyond.  
members who feel 
•  Development of capability tools and resources to 
supported, equal and 
support effective delivery of programmes and lift 
included by their 
Official 
capability within participating agencies. This will 
professional cohorts. 
also require working closely with other Ministry 
 
teams such as HR to develop fit-for-purpose 
the 
training and development and recruitment 
resources.  
•  Escalation point for issue management within 
programmes or between participants and 
agencies and other external parties who may be 
under 
required to be involved. 
People leadership and capability development 
• 
Behaviour in line with MEC 
(internal) 
values and performance 
• 
Lead and inspire by working with direct reports to 
expectations. 
set clear and positive team objectives and line of 
• 
Staff have a clear line of sight 
sight for each staff member for the achievement 
between their work and the 
of those objectives 
direction of the team and the 
Released 
• 
Oversight of and overall accountability for the 
wider Ministry. 
graduate participants’ pastoral care. Undertake 
• 
High performing and high 
semi-regular check-ins/’skip’ meetings/surveys to 
potential staff are effectively 
ensure the wellbeing of all participants and 
recruited, developed, 
effective performance management within the 
supported, and retained. 
programme. 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Attract and retain top talent by positioning and 
• 
Regular culture and engagement 
developing people effectively within teams and 
activities are undertaken and 
wider Ministry as appropriate. 
owned by the team. 
• 
Continue to build the capability and performance 
• 
The performance and 
of the team, using a strengths-based approach and 
development of direct reports is 
leading staff engagement efforts. 
appropriately planned and 
• 
Promote, recognise, and reward innovation, 
managed in accordance with 
diversity of thinking, flexibility, and adaptability 
MEC processes and business 
1982
within the team. 
needs. 
• 
Demonstrate leadership support for all Ministry 
initiatives and organisational development, 
Act 
activities, modelling expected behaviours to direct 
reports to create a desired workplace culture. 
• 
Manage the performance, development, and 
engagement of direct reports in accordance with 
MEC processes and the needs and priorities of the 
team. 
• 
Coach and mentor team members and any other 
MEC individuals to support development and 
engagement and to contribute to organisational 
Information 
culture. 
• 
Effectively manage resources against work 
programmes and within budget and financial 
allocations. 
Relationship management with key stakeholders 
• 
Agencies and other 
Official 
• 
Develop and build a network of public service 
participating public sector 
agencies and other organisations to collaborate 
organisations see the 
and work with, positively influencing the Ministry’s 
Ministry’s programmes as 
the 
reputation for delivering meaningful programmes 
leading the way for capability 
for both participants and hosts.  
development of ethnic 
• 
Build and maintain inter-agency and key 
community participants and 
stakeholder relationships to ensure effective 
improved cultural 
integration and co-ordination of activities and 
competence within the 
under 
promote opportunities for MEC capability and 
agency/sector. 
talent programmes. 
• 
Stakeholders have a clear 
• 
Develop positive reputation within ethnic 
and positive perception of 
communities’ key stakeholder groups for the 
the services and 
provision of career development, training, and 
programmes delivered by 
support for ethnic communities in the public 
the Ministry. 
sector and beyond. 
• 
Productive relationships 
• 
Ensure effective and timely communication is 
and networks are built 
Released 
delivered to appropriate audiences and in an 
and maintained both 
accessible way. 
internally and externally. 
• 
Report back to MEC executive leadership on 
 
outcomes of capability and talent programmes on 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
a regular basis to ensure MEC visibility and 
alignment of external relationships. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
for all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others 
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
1982
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation 
and unsafe conditions. 
to wellbeing, health, safety, and 
Act 
emergency management. 
Health and Safety (for team) 
• 
There is clear visibility, strong 
support and connection to DIA 
• 
Keep our people healthy, safe and well. 
policy and procedures. 
• 
Demonstrate and be accountable for an active 
• 
My approach to health and 
commitment and visible behaviours that are 
safety and well-being is leader-
aligned with our vision. 
led. 
• 
Implement wellbeing, health and safety policy and 
• 
Improved key performance 
practices to manage risks and provide 
indicators, employee 
participation opportunities. 
Information 
satisfaction and retention. 
• 
Create and maintain safe and healthy work 
environments. 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
Official  vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Programme participants/hosts/partners 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
the 
DCE, System Capability and Programmes 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC Leadership Team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
Human Resources 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
MEC Communications advisors 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
under 
Graduate Programme Lead 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
Participating agencies 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other parts of government overseeing 
External 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
progress – link to Papa Pounamu - PSC 
L&D / training suppliers 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
 
 
Your delegations as a manager 
Released 
Human Resources and financial delegations 
Level C 
Direct reports 
3 
Indirect reports 
35+ graduates 
 
 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Proven experience leading and influencing 
the behaviours and skills needed to be 
a range of stakeholders. 
successful. The core success profile for this 
• 
Strategic leadership and ability to operate 
role is Senior Leader. 
across all levels within an organisation. 
 
• 
Experience in managing cross-agency 
Keys to Success: 
projects. 
•
1982
 
Adaptive leadership 
• 
Experience developing and implementing 
• 
Driving innovation and transformation 
communications plans. 
• 
Strategic agility 
• 
Experienced commissioning solutions and 
Act 
• 
Political savvy 
managing vendors against results. 
• 
Empowering people for success 
Knowledge: 
• 
Inspiring others through vision and 
• 
Well-developed understanding of ethnic 
purpose 
communities, job capabilities, workforce 
issues and dynamics and career pathways. 
• 
Current and in-depth understanding of 
competency, career development and 
performance management frameworks. 
• 
Understanding of public sector 
Information 
organisations and of effective HR practices 
and policies in that context. 
Skills: 
• 
Project management skills. 
• 
Personal and professional credibility to 
build effective relationships with senior 
Official managers and HR professionals across 
participating agencies. 
the  •  Highly developed communication skills, 
particularly presentation skills and 
interaction with large groups. 
• 
Well-developed coaching and mentoring 
skills, ability to provide personal guidance 
under 
and support. 
Other requirements: 
• 
University degree desirable. 
 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
 
Talent and Governance Lead 
System Capability and Programmes 
1982
The Ministry for Ethnic Communities (MEC) is the chief advisor to the Government on ethnic 
diversity and inclusion of ethnic communities in wider society.  We seek to support the needs and 
Act 
aspirations of ethnically diverse communities throughout Aotearoa New Zealand and, play a key 
role in ensuring their views are represented in the development of policy and operational 
initiatives across the public sector.  
The Talent and Governance Lead provides strategic advice and guidance for ethnic communities 
who are interested in developing their talents for boards and governance.  
The Government wants public sector boards to represent the diversity and demographic make-up 
of New Zealand. This includes ethnicity, gender, age and geographic location.  
This programme manages the nominations database for the Ministry, supports candidate 
readiness for engagement in governance roles and creates networks for qualified candidates from 
Information 
ethnic communities to be recognised for public sector board and committee opportunities. The 
Ethnic Communities Talent and Governance programme for boards and governance aims to 
improve ethnic representation on boards, supporting equitable provision of, and access to 
government services for ethnic communities.  
Reporting to the Talent and Capability Director, the Talent and Governance Lead will develop and 
Official 
deliver specialist governance advice and resources and capability tools to ethnic people interested 
in board appointments. They will proactively use the nominations data base to engage with 
potential candidates. This role is also responsible for collaboration with other agencies who run 
the 
similar programmes to ensure a sector wide view of opportunities for nominations from ethnic 
communities. 
•  Reporting to:  
Talent and Capability Director  
•  Location:  
N/A 
•
under 
 
Family: 
Corporate I 
•  Salary: 
Salary range of $93,166 - $126,047 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
Released 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
 
 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Management of the Talent and Governance 
•  Participating nominees 
programme 
understand the programme 
• 
Execute the Ministry for Ethnic Communities’ 
and their role in it. 
1982
responsibilities in managing the Talent and 
•  Participating agencies consider 
governance programme. 
nominees from ethnic 
• 
Management of the nominations data base, 
communities for suitable 
including; 
Act 
governance roles. 
o  attraction of candidates and registration into 
•  The database is effectively 
database. 
and proactively managed, 
o  Manage the manual search and CV matching 
monitored, including 
function linking suitable candidates to the 
governance overview. 
appropriate opportunity. 
o
•
  Provide suitable nomination data to 
 
Resources and tools are fit for 
purpose and available to target 
government agency’s when roles available. 
talent. 
• 
Work with the office of the appointing agencies or 
organisation through the nomination and 
• 
Ethnic communities can see a 
Information 
appointment process. 
credible career pathway within 
the public service. 
• 
Manage engagement processes with participating 
and potential candidates to ensure expectations 
• 
Regular reporting provided to 
are met. 
ELT and/or Minister on uptake 
of the programme, 
• 
Develop tools and resources to support candidates 
appointment results and further 
or connect candidates to externally available tools, 
Official  development that nominees 
aligning with their career goals and plans (this may 
may require 
be over an extended time frame depending on 
their career pathway). 
 
the 
• 
Work with MEC HR team to develop training 
programmes or link with existing development 
resources available externally. 
• 
Promotion of the Talent programme to ethnic 
communities/candidates and potential 
under 
candidates/ appointing organisations/supporting 
networks. 
• 
Ensure services are proactively promoted across 
various targeted channels, using available MEC 
and external resources as required. 
• 
Provide reporting on the programme as part of a 
regular schedule of monitoring and review to the 
Talent and Capability Director, ELT and/or Minister 
Released 
as agreed. 
• 
Develop and maintain an evaluation process for 
the Talent and Governance programme. 
• 
Link with other MEC capability programmes to 
contribute to the development of a pathway for 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
career progression linking entry level through to 
board readiness to inform and create improved 
awareness of opportunity for ethnic community 
members. 
Relationship Management 
•  Strong relationships are 
• 
Networking with other organisations such as 
managed and maintained with 
Leadership NZ, the Institute of Directors, Super 
external agencies. 
Diversity Institute, Women on Boards and etc to 
1982
 
build initiatives which expose more public-sector 
board opportunities for ethnic community 
nominees. 
Act 
• 
Involvement in working groups and regular 
discussions with Public Service Commission.  
• 
Networking with other organisations such as 
Leadership NZ, the Institute of Directors, Super 
Diversity Institute, Women on Boards and state 
sector chairs to support delivery of specialist 
governance advice to candidates on database to 
enhance their opportunity for selection. 
• 
Influencing appointing agencies to promote 
Information 
candidates from the Ministry’s Talent and 
Governance programme. 
• 
Proactively engaging with members of ethnic 
communities to promote the programme and to 
attract suitable talent for the database. 
Governance 
• 
Potential candidates have an 
Official 
• 
Develop specialist governance advice for ethnic 
awareness of the Talent and 
people interested in board appointments. 
governance programme and have 
• 
Deliver advice through appropriate channels and 
all the information they need to 
the 
audiences. 
participate effectively and 
•
equitably in public sector 
 
Prompt response and high-quality feedback 
provided to candidates and appointing agencies to 
governance opportunities. 
ensure optimal opportunities for nominations.  
Track progress of candidates’ journey through the 
under 
Programme. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
Released 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Health and Safety (for team) 
• 
There is clear visibility, strong 
support and connection to DIA 
• 
Keep our people healthy, safe and well 
policy and procedures. 
• 
Demonstrate and be accountable for an active 
• 
My approach to health and 
commitment and visible behaviours that are 
safety and well-being is leader-
aligned with our vision 
led. 
• 
Implement wellbeing, health and safety policy and  •  Improved key performance 
practices to manage risks and provide 
1982
indicators, employee satisfaction 
participation opportunities 
and retention. 
• 
Create and maintain safe and healthy work 
environments. 
Act 
 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Talent and Capability Director 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC Staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Other DIA business groups, such as Finance 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Information 
Other government agencies and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
organisations 
Externally contracted service 
External 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
providers/partners 
Ethnic community members, stakeholders, 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
and organisations    
Official 
Talent programme nominees/candidates and 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
agency’s 
U 
the 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level D 
Direct reports 
One  
 
under 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrated experience in successful 
the behaviours and skills needed to be 
services delivery for diverse customers 
successful. The core success profile for this 
and stakeholders. 
role is People Leader. 
• 
Successful experience collecting and co-
 
ordinating information from a variety of 
Released 
Keys to Success: 
sources and influencing people outside 
• 
Setting expectations 
immediate team, including senior 
• 
Encouraging innovation 
managers. 
• 
Building effective teams 
• 
Identifying talent and developing others 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Motivating others to achieve results 
• 
Demonstrated success in service 
• 
Developing business acumen 
improvement, or a strong commitment to 
•
building service improvement expertise. 
 
Problem solving 
•
•
 
Critical thinking 
 
People Leadership. 
•
•
 
Navigating complexity 
 
Mentoring less experienced staff. 
•
Knowledge: 
 
Communicating with influence 
•
•
 
Customer Focus 
 
Good understanding of public sector 
1982
•
machinery of government, including 
 
Continuous improvement 
service delivery, planning, reporting and 
• 
Action oriented 
performance management in the public 
• 
Functional and technical skills 
Act 
sector. 
• 
Good understanding of the value of 
diversity and the importance of 
participation and social inclusion.  
Skills: 
• 
Strong analysis, planning, and organisation 
skills. 
• 
Well-developed problem-solving skills and 
ability to work with complexity. 
Information 
• 
Ability to manage ambiguity confidently 
and use initiative to proactively seek 
solutions and resolutions when facing 
issues. 
• 
Responsive to customers by taking a 
customer-centric view. 
Official 
• 
Excellent communication skills (written 
and oral). 
• 
Ability to prepare information that is fit for 
the 
purpose and tailored to the audience. 
• 
Excellent relationship management skills, 
including the ability to influence and work 
through others.  
•
under 
 
Ability to gain the confidence of diverse 
stakeholders. 
• 
Good judgement. 
• 
Focus on outcomes and drive for results. 
 
 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
 
Principal Advisor Inter Cultural Capability 
and Language 
1982
System Capability and Programmes 
Act 
The Ministry for Ethnic Communities (MEC) is the chief advisor to the Government on ethnic 
diversity and inclusion of ethnic communities in wider society.  We seek to support the needs and 
aspirations of ethnically diverse communities throughout Aotearoa New Zealand and, play a key 
role in ensuring their views are represented in the development of policy and operational 
initiatives across the public sector.  
The Principal Advisor Inter Cultural Capability and Language role provides strategic advice and is 
accountable for establishing and then implementing an Inter-cultural function for the Ministry 
which provides cultural capability and language advice for government agencies and other key 
stakeholders. 
Information 
Working with other teams across the Ministry, this role will also contribute to strategic initiatives 
within the Ministry’s work programme that are aimed at improving overall cultural intelligence 
across key functions in government agencies. 
Reporting to the Talent and Capability Director, the Principal Advisor Inter Cultural Capability and 
Language will develop and deliver specialist intercultural advice including multilingual advice, 
Official 
resources and capability tools to enable employers both public and private sectors to better 
manage intercultural interactions and communication at their workplaces. This role will build and 
maintain key strategic relationships with leaders and employers both from private and public 
the 
sector leaders. This role is also responsible for collaboration with other agencies who run similar 
programmes to ensure a sector wide view of opportunities to value inclusion and ethnic diversity 
within the system. 
•  Reporting to:  
Talent and Capability Director 
•  Location:  
National 
under 
•  Family: 
Corporate K 
•  Salary: 
Salary range of $131,321 - $177,670 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
Released 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities. 
 
Page 1 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
1982
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
Information 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Official 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
the 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
under 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
Released 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
 
Page 2 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand 
 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
1982
Establishing an Inter-cultural function for the Ministry  •  Cultural capability and language 
• 
Develop a sustainable programme plan and an 
advice for government agencies 
associated programme of activity/resource 
and other key stakeholders is 
Act 
development/engagement and promotional activity 
delivered and meets the needs of 
for the delivery of the new Inter-cultural function 
all participants. 
for the Ministry.  
• 
Targets are clear for participants 
• 
Contribute and support the Executive and Senior 
and the steps required to achieve 
Leadership within the Ministry to achieve outcomes 
them. 
as part of the Strategic Plan 2022-2025. 
• 
Progress towards achieving 
• 
Develop clear immediate, medium- and long-term 
cultural capability goals can be 
targets for industry to achieve diverse and inclusive 
seen and reported against across 
workplaces and to obtain the buy-in of 
the sector. 
Information 
organisations to those targets  
 
Implementing Inter-cultural programmes 
• 
MEC is seen as a trusted advisor 
• 
Project managing the development and delivery of 
within the sector and for the 
updated tools and resources, where appropriate 
delivery of diversity and inclusion 
•
programmes, guidance, and 
 
Lead the collaboration within the Ministry and 
Official 
partnering organisations to deliver an impactful 
resources. 
communications and marketing plan for building 
• 
A range of intercultural 
the profile and growing membership of the 
programmes and associated 
the 
programme 
resources are designed and 
•
delivered which meet the needs 
 
Establishing agreements or memorandums of 
understanding with other key diversity and 
of participating members and 
inclusion initiatives across the sector to ensure 
positively promote ongoing and 
alignment and coordination across these initiatives 
new engagement. 
under 
to the benefit of the whole sector 
• 
Engagement across all partners to ensure a 
constructive and collaborative culture to deliver on 
its objectives 
• 
Tracking and monitoring member and stakeholder 
engagement, and making recommendations for 
improvement  
• 
Provide specialist advice on the utility and provision 
Released 
of multilingual or specific language by relevant 
government services where appropriate 
• 
Build a network of support to appropriately utilise 
required translation or interpretation services 
where required. 
 
Page 3 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Strategic advisory and relationships 
• 
Diversity and inclusion 
• 
Develop and maintain strategic relationships with 
programmes are strong and 
key stakeholders delivering diversity and inclusion 
aligned within the overall sector. 
programmes within our sector, to ensure alignment  •  Trusted advice and guidance is 
to strengthen the overall sector  
provided both internally and 
 
externally across diversity and 
inclusion issues. 
1982
• 
Staying up to date on issues affecting diversity 
 
inclusion and the sector and identifying 
opportunities to strengthen and grow the reach of 
Act 
the programme.  
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
Information 
emergency management. 
 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Official 
MEC Executive team and senior leaders 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Internal 
Ministry wide team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
the 
Partnering organisations within public and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
External 
private sector. 
Government agencies and leaders 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Programme developers/vendors and resource 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
developers/contributors 
under 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Released 
Framework to help guide our people towards 
• 
You are a hands-on change maker. 
the behaviours and skills needed to be 
• 
A deep understanding, passion and at 
successful. The core success profile for this 
least 5 years’ experience in diversity and 
role is Specialist. 
inclusion programme design. 
 
Page 4 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
 
• 
Experience in business and product 
Keys to Success: 
development, and /or change 
• 
Problem solving 
management. 
• 
Critical thinking 
• 
 At least 5 years working experience in 
•
central government agencies. 
 
Interpersonal savvy 
•
Knowledge: 
 
Navigating complexity 
•
•
 
Communicating with influence 
 
An understanding of Te Tiriti o Waitangi  1982
•
and an appreciation of tikanga Māori. 
 
Technical and specialist learning 
Skills: 
• 
Strategic thinking and the ability to lead 
Act 
and deliver the Inter-cultural capability 
programme.  
• 
Ability to provide specialist advice on the 
utility and provision of multi-lingual or 
specific language. 
• 
Flexibility, resilience, and a drive to 
influence and succeed. 
Other requirements: 
• 
Relevant University Degree required and 
Information 
desirable in the field of intercultural 
communication and/or programme 
design. 
• 
Above all you are a person who brings 
their full self to the role. 
• 
You are a person who loves connecting 
Official people and purpose. 
• 
You thrive in an organisation and a 
kaupapa that you can lean in with your 
the 
passion for diverse views, diverse 
outcomes and change. 
 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Graduate Programme Lead 
System Capability and Programmes 
1982
The Ministry for Ethnic Communities (MEC) is the chief advisor to the Government on ethnic 
diversity and inclusion of ethnic communities in wider society.  We seek to support the needs and 
Act 
aspirations of ethnically diverse communities throughout Aotearoa New Zealand and, play a key 
role in ensuring their views are represented in the development of policy and operational 
initiatives across the public sector.  
The Graduate Programme Lead provides leadership of the implementation and continual 
improvement of the Ethnic Communities Graduate Programme across the public sector, for the 
Ministry. This Programme places talented graduates into the Public Service for an 18-month 
period, with the aim of breaking down barriers that exist for people from ethnic communities to 
enter and progress within the Public Service and improving diversity and inclusion in the sector. 
Reporting to the Talent and Capability Director, the Graduate Programme Lead will provide 
Information 
pastoral care to the graduate cohort, manage relationships with host agencies and support 
development and training for participants. The Graduate Programme Lead will also be responsible 
for recruitment activities and resource development for the programme.  
•  Reporting to:  
Talent and Capability Director  
•  Location:  
N/A  
•
Official 
 
Family: 
Corporate I  
•  Salary: 
Salary range of $93,166 - $126,047 
the 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
under 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
Released 
 
 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Graduate programme management 
•  Participating agencies, users and 
• 
Execute the Ministry for Ethnic Communities’ 
stakeholders provide timely 
responsibilities in managing the Graduate 
feedback and understand how  1982
Programme for Ethnic Communities. 
their input has been considered. 
• 
Provide reporting on the programme as part of a 
•  Participating agencies 
regular schedule of monitoring and review to the 
understand objectives, actions 
Director of Capability Programmes. 
Act 
and what is required of them. 
• 
Draw on the learning and best practice from other 
•  Progress is monitored and 
government services and programmes in other 
reported on. Action is taken to 
parts of the Public Service, participant and 
resolve any issues. 
stakeholder feedback to evolve and further 
•
develop services. 
 
Services are managed, 
monitored, and decision-making 
• 
Ensure the work programme for services is 
structures, including 
sustainable by building in resilience through 
governance overview, is in 
engagement and ownership across and through 
place. 
other agencies. 
Information 
•
•
 
Graduate programme processes and resources are 
 
Service Delivery cycles are 
developed, documented and maintained to allow 
completed on time and are 
for business continuity. 
within budget. 
•
•
 
Risks are mitigated, and 
 
Develop and maintain an evaluation process for all 
opportunities are identified. 
services and programmes. 
Official 
Graduate recruitment and onboarding 
• 
Service users and participants 
• 
Ensure services are proactively promoted across 
meet the criteria for acceptance. 
various targeted channels, using available MEC 
• 
Service users and/or participants 
the 
and external resources as required. 
are clear on objectives, service 
• 
Manage any changes or developments to criteria 
offerings and what is required of 
for entry and assessment processes. 
them. 
• 
Escalation point with participating stakeholders 
• 
Positive feedback from 
(such as agencies) and service users (such as 
participating agencies and 
under 
nominees). 
community members. 
• 
Monitor overall progress and uptake of 
programmes and services. 
Released 
 
Page 3 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Engagement with host agencies  
• 
Strong and efficient working 
• 
Manage engagement processes with participating 
relationships with participating 
(and potential participant) agencies to ensure 
agencies. 
expectations of both/all parties understood. 
• 
Relationships are formalised with 
• 
Ensure effective integration and co-ordination of 
the most appropriate agreement. 
activities and promote opportunities with agencies.  •  The Director of Capability 
• 
Communicate needs, plans, progress and outcomes 
Programmes is well advised on  1982
of work programme in an accessible way to a range 
issues arising. 
of audiences. 
• 
Manage owners for the Programme in each 
Act 
participating agency. 
• 
Maintain and administer appropriate 
documentation with participating agencies which 
clearly outlines roles and expectations including 
MOUs and secondment agreements. 
Pastoral care and development for graduates 
• 
We have a schedule of regular 
• 
Provide ‘pastoral care’ to candidates and graduates 
training and information sessions 
through the coordination and/or delivery of regular 
and workshops available to our 
individual and/or group sessions. 
candidates. 
Information 
• 
Support agencies in mentoring and coaching 
• 
Candidates are aware of their 
candidates, focusing on both performance and 
career options, and development 
capability development. 
opportunities. 
• 
Develop tools and resources to support graduate 
• 
Candidates will form informed 
programme delivery, working closely with MEC HR 
and supported. 
for support with development and delivery. 
• 
The Graduate Programme Lead is 
Official 
• 
Undertake performance management that will 
a trusted source of information. 
meet the needs of participants. This includes 
leading the annual performance review cycle in 
the 
conjunction with the host agency manager and 
programme participant. 
under 
Released 
 
Page 4 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
People leadership and capability development 
• 
Behaviour in line with MEC 
(internal)  
values and performance 
• 
Lead and inspire by working with direct reports to 
expectations. 
set clear and positive team objectives and line of 
• 
Staff have a clear line of sight 
sight for each staff member for the achievement 
between their work and the 
of those objectives. 
direction of the team and the 
• 
Attract and retain top talent by positioning and 
wider Ministry. 
developing people effectively within teams and 
1982
• 
High performing and high 
wider Ministry as appropriate. 
potential staff are effectively 
• 
Continue to build the capability and performance 
recruited, developed, supported 
of the team, using a strengths-based approach and 
and retained. 
Act 
leading staff engagement efforts. 
• 
Regular culture and 
• 
Promote, recognise and reward innovation, 
engagement activities are 
diversity of thinking, flexibility and adaptability 
undertaken and owned by the 
within the team. 
team. 
• 
Demonstrate leadership support for all Ministry 
• 
The performance and 
initiatives and organisational development 
development of direct reports is 
activities, modelling expected behaviours to direct 
appropriately planned and 
reports to create a desired workplace culture. 
managed in accordance with 
•
Information 
 
Manage the performance, development and 
MEC processes and business 
engagement of direct reports in accordance with 
needs. 
MEC processes and the needs and priorities of the 
team. 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
• 
A safe and healthy workplace 
take reasonable care not to adversely affect the 
for all people using our sites as a 
Official 
health and safety of others.  
place of work. 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
• 
Health and safety guidelines are 
and procedures (incl. emergency). 
followed. 
the 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
• 
All staff understand their roles 
and unsafe conditions. 
and responsibilities in relation 
to wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
Health and Safety (for team) 
• 
There is clear visibility, strong 
under 
support and connection to DIA 
• 
Keep our people healthy, safe and well. 
policy and procedures. 
• 
Demonstrate and be accountable for an active 
• 
My approach to health and 
commitment and visible behaviours that are aligned 
safety and well-being is leader-
with our vision. 
led. 
• 
Implement wellbeing, health and safety policy and 
• 
Improved key performance 
practices to manage risks and provide participation 
indicators, employee 
opportunities. 
satisfaction and retention. 
Released 
• 
Create and maintain safe and healthy work 
environments. 
 
 
 
Page 5 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Talent and Capability Director 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC Staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Other DIA business groups, such as Finance 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other government agencies on diversity and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
inclusion – host managers 
1982
Externally contracted service 
External 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
providers/partners 
Act 
Ethnic community members, stakeholders, 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
and organisations 
Graduate programme candidates and 
 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
participants 
U 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level Z  
Direct reports 
One (direct) 
Information 
Graduates (x38 – indirect) 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrated experience in successful 
the behaviours and skills needed to be 
services delivery for diverse customers 
Official 
successful. The core success profile for this 
and stakeholders. 
role is People Leader. 
• 
Successful experience collecting and co-
 
ordinating information from a variety of 
the 
Keys to Success: 
sources and influencing people outside 
• 
Setting expectations 
immediate team, including senior 
• 
Encouraging innovation 
managers. 
• 
Building effective teams 
• 
Demonstrated success in service 
under 
• 
Identifying talent and developing others 
improvement, or a strong commitment to 
•
building service improvement expertise. 
 
Motivating others to achieve results 
•
•
 
Developing business acumen 
 
People Leadership. 
•
•
 
Problem solving 
 
Mentoring less experienced staff. 
•
Knowledge: 
 
Critical thinking 
•
•
 
Navigating complexity 
 
Good understanding of public sector 
•
machinery of government, including 
 
Communicating with influence 
service delivery, planning, reporting and 
Released 
• 
Customer Focus 
performance management in the public 
• 
Continuous improvement 
sector. 
• 
Action oriented 
• 
Good understanding of the value of 
• 
Functional and technical skills 
diversity and the importance of 
participation and social inclusion. 
 
Page 6 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Skills: 
• 
Strong analysis, planning, and organisation 
skills. 
• 
Well-developed problem-solving skills and 
ability to work with complexity. 
• 
Ability to manage ambiguity and 
confidently and use initiative. 
1982
• 
Excellent communication skills (written 
and oral). 
• 
Ability to prepare information that is fit for 
Act 
purpose and tailored to the audience. 
• 
Excellent relationship management skills, 
including the ability to influence and work 
through others. 
• 
Ability to gain the confidence of diverse 
stakeholders. 
• 
Good judgement. 
• 
Focus on outcomes and drive for results. 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 7 of 7 

---

 
 
  Job descriptions 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins 
and outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
1982
Host Agency: New Zealand Intelligence Community 
The New Zealand Intelligence Community (NZIC) recognises that our success requires us to have a 
Act 
workforce that reflects the community we serve and diversity in its widest context – where 
people, regardless of difference, are valued and respected. This is why we are proud to be 
involved with the Ethnic Communities Graduate Programme to offer a targeted pathway into the 
public service and intelligence community. 
Through this programme we aim to build your skills and knowledge through on-the-job learning, 
and personal and professional development opportunities to help you launch your career within 
the public sector.  
Graduates will be placed in either Government Communications Security Bureau (GCSB) or New 
Information 
Zealand Security Intelligence Service (NZSIS) and complete three 6-month rotations in one of three 
streams. 
•  Reporting to:  
ECGP Coordinator 
•  Location:  
 
Wellington 
•  Salary:  
 
Corporate/E - $61,440. 
Official 
Host Agency Purpose  the 
New Zealand Security Intelligence Service (NZSIS) 
Ko te whāinga  matua o Te Pā Whakamarumaru ko te tiaki, ko te haumaru I a Aotearoa,  me te 
motu whānui hoki. E puma ana ā mātou tāngata ki to whāinga mātua, ā, ka whakatinana I o mātou 
tikanga ia rā: Māhi Tahi, Tu Māia, Ngākaupai, Uruhi me to Aro-whairo. 
under 
NZSIS’s mission is to keep New Zealand and New Zealanders safe and secure. Our people are 
dedicated to our mission and live our values, everyday: Collaborative, Courageous, Positive, Drive 
and Self-aware. 
Government Communications Security Bureau 
Ko te whāinga matua o Te Tira Tiaki ko te tiaki, ko te whakarei ake I te haumaru, me te orange o 
Aotearoa. He nui ngā tāpaetanga ahumahi ahurei, wewero hoki I ngā momo wāhi whānui, engari 
Released 
ko te āahuatanga whakakotahi I ā mātou tikanga: Whakaute, Pumautanga, Ngākau Pono me te 
Māiatanga. 
The GCSB’s mission is to protect and enhance New Zealand’s security and wellbeing. We offer 
many unique and challenging careers in a variety of areas, but the one thing all our people share is 
a commitment to our values: Respect, Commitment, Integrity and Courage. 
 
Page 8 of 44 

---

 
Host Agency Values 
1982
Act 
 
Role and Responsibilities 
As a graduate in the NZIC you will have the opportunity to rotate through various teams over the 
18-month programme, exposing you to a diverse range of people and work. 
Information 
We are looking for Graduates in three streams: Corporate, Technical and Analyst. 
Corporate 
•  As a graduate in our corporate stream, you will be contributing to the enablement of our 
staff both here and overseas. You will develop an understanding of the complex nature our 
agencies work within, and through this make a meaningful contribution to New Zealand’s 
Official 
national security. 
•  Roles that fall within the scope of our corporate stream include HR service delivery, policy 
the 
development and analysis, compliance and risk, commercial services, learning and 
development, project coordination and management, programme advisor, business 
architecture, business improvement, information and knowledge management and 
customer service. 
•  Tertiary qualifications relevant to this stream include, but are not limited to: Law, Business, 
under 
Psychology, Sociology, Finance, Public Policy, Education, and Strategic Studies. 
Technical 
•  As a graduate in our technical stream, you will be able to utilise the IT skills you have 
gained throughout your studies in interesting and unique ways. You will apply critical 
thinking, research, analysis and technical skills to contribute to project planning, 
requirements analysis, solution design and system implementation. 
•  The types of roles you may rotate through include systems, infrastructure or network 
Released 
engineer, software developer, software engineer, technical analyst, cyber security, data 
scientist project management, information and knowledge management and policy 
advisor.  
 
Page 9 of 44 

---

 
•  Tertiary qualifications relevant to this stream include, but are not limited to, 
Computer/Engineering technology (i.e. Computer Science, Information Systems, 
Engineering Technology), Mathematics and Statistics. 
Analyst  
•  As a graduate in our analyst stream, you will gain experience across a variety of roles 
within our operationally-focused teams. These roles require the application of critical 
thinking, research and analysis skills. 
•  The types of roles you may rotate through include intelligence analyst, strategic analyst, 
data analyst, business analyst, and intelligence customer representative. 
1982
•  Tertiary qualifications relevant to this stream include, but are not limited to, qualifications 
listed under the Corporate and Technical streams.   
Act 
 
 
What you will bring specifically 
To be successful in this program we are looking for applicants with the following skills: 
•  Strong interpersonal and communication skills 
•  Strong analytical and research skills 
•  Interest in, and enthusiasm for computer/engineering technology (technical stream) 
•  Experience with operating systems (Windows and Linux), network configuration, 
software engineering and/or software programming (technical stream) 
Information 
•  Fluency in other languages (desirable) 
•  Ability to build and maintain effective relationships 
•  Effective organisational and self-management skills with a strong attention to detail 
•  Confidence, flexibility and resilience 
•  High levels of integrity and ethnics 
Official 
•  Good team player 
Other requirements: 
the 
•  Ability to obtain and maintain a Top Secret Special (TSS) security clearance 
•  An undergraduate or post graduate university degree which has been completed in the 
last two years. 
 
Eligibility for working with the NZIC 
under 
You must meet certain citizenship and security criteria before you can apply to work for us. 
Don’t discount yourself from applying for a role with us before you’ve checked your eligibility. 
Even if you think you may not be able to work for us, you may be surprised. Go on, give it a try! 
Use the link below to check whether you’re eligible for a TSS security clearance. It’ll take about 
5 minutes. The results are not part of the formal security clearance process. They just give an 
Released 
indication of whether you can apply for a job with us. 
Check your eligibility for Top Secret Special security clearance  
 
 
 
Page 10 of 44 

---

 
Eligibility for working with the NZIC 
 
Citizenship Requirements 
Ideally you will have been a New Zealand Citizen for 10 years. If you don’t meet this 
requirement, then you must: 
•  hold New Zealand Permanent Residency or a current New Zealand Residence Class Visa, 
and 
•  have been a citizen of the UK, USA, Canada or Australia for at least 10 years. 
We will occasionally consider applicants who have been a citizen of NZ, UK, USA, Canada or 
1982
Australia for less than 10 years. 
 
A 15-year checkable background 
Act 
To get the TSS level of clearance, usually you need a 15-year checkable background, or a 
background that can be checked back to the age of 18. This means you have lived in countries 
where NZSIS Vetting can make checks that are meaningful and reliable. 
 
Find out more about getting a national security clearance 
 
 
Before you apply! 
You’ll need to make sure that you are: 
•
Information 
  eligible to apply (see above) 
•  sure of the stream your skills and experience are most relevant to 
•  willing to undergo checks to gain and maintain a Top Secret Special security clearance  
•  comfortable not talking to friends and family about where you work or your daily (work) 
activities 
Official 
•  not openly sharing your application with the NZIC to anybody, other than MEC, at this 
stage. 
 
 
the 
under 
Released 
 
Page 11 of 44 

---

 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins 
and outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
Host Agency: Te Kawa Mataaho - Workforce, Employment Relationand Equity 
1982
Te Kawa Mataaho Public Service Commission (the Commission) leads the public sector to make a 
positive difference for New Zealand and New Zealanders. Our agency, which houses the Office of 
Act 
the Head of the Public Service, sets the course, role models what good looks like, and leads the 
system to deliver the results and services that matter to New Zealanders. 
Workforce, Employment Relations and Equity 
The Workforce Mobility Hub, housed within the Workforce Strategy and Mobility team, facilitates 
moving people across the Public Service to address crises, government priorities and development 
needs. In this role, you will work within the Workforce Strategy and Mobility team, directly 
supporting members of the team and the delivery of the work programme. 
This role supports other team members to progress and deliver projects and initiatives in the 
Information 
Workforce Strategy and Mobility team. You will have an interest in building a sustainable Public 
Service Workforce to deliver exceptional service to New Zealanders. 
•  Reporting to:  
 
Director Workforce Strategy and Mobility 
•  Location:  
 
 
Wellington 
•  Family/salary:  
 
Corporate/E - $61,440. 
Official 
Host Agency Purpose  the 
The public service works collectively to make a meaningful difference for New Zealanders.  The 
Public Service Act states that the purpose of the public service is to support constitutional and 
democratic government, enable both the current Government and successive governments to 
develop and implement their policies, deliver high-quality and efficient public services, support the 
Government to pursue the long-term public interest, facilitate active citizenship and act in 
under 
accordance with the law.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi and te Tiriti o Waitangi.  Whilst there are many diverse 
roles, all public servants are unified by a spirit of service to the community, and guided by the core 
principles and values of the public service in our work. 
Our purpose is to lead the State services while protecting and enhancing the standards of integrity 
and conduct that are at the heart of what we do. Working with us is about being part of a small 
agile team, with a big ambition. Our ambition means we enable our people to push the boundaries 
Released 
and strive for better, while encouraging our colleagues across other agencies to do the same. 
We look for people who are talented in many ways and can influence and inspire those around 
them. We are after people who embody the spirit of service and can deliver for the communities 
we work so hard for. We offer exciting career opportunities to gain breadth of expertise through 
work that reaches across the sector. 
 
Page 12 of 44 

---

 
Host Agency Values 
Te Kawa Mataaho Kawa - How we do things  
1982
Act   
Role Duties and Responsibilities 
Responsibilities  
Outcomes 
Project support and coordination 
•  Team supported to deliver projects and 
•  Support other team members to progress 
initiatives 
and deliver projects and initiatives in the 
•  Understanding of the drivers, issues and 
Information 
Workforce Strategy and Mobility team 
•
workforce challenges facing Public 
  Support the response to Workforce 
Service agencies and of the strategy for 
Deployment requests 
Workforce Strategy and Mobility in the 
 
Public Service 
Stakeholder engagement 
•  Network developed within Te Kawa 
Official 
•  Create and maintain positive relationships 
Mataaho and across agencies, such as 
with key stakeholders 
with key administrators, graduates or 
•  Assist with meetings, forum and workshop 
advisors, to help the team progress its 
the 
organisation and preparation, including 
work 
arranging invitations, meeting room set-up 
•  Stakeholders receive high quality, timely 
and coordinating document distribution  
advice and products for meetings and 
 
workshops 
 
under 
Team 
•  Active participation in team activities and 
•  Positive contribution to team culture and 
initiatives  
environment 
•  Contribution to cross-Commission 
projects and initiatives 
•  Proactive in seeking assistance and 
supporting others   
Released 
 
Page 13 of 44 

---

 
Responsibilities  
Outcomes 
Health and safety (for self) 
•  A safe and healthy workplace for all 
•  Work safely and take responsibility for 
people using our sites as a place of work. 
keeping self and colleagues free from harm 
•  Health and safety guidelines are followed 
•  Report all incidents and hazards promptly 
•  Know what to do in the event of an 
emergency 
•  Cooperate in implementing return to work 
plans 
1982
 
Delegations  
Act 
Nil 
 
What you will bring specifically 
Experience:  
•  Ability to think conceptually and think through problems analytically 
•  Experience in using qualitative and quantitative information sources to draw conclusions 
•  Able to summarise and bring together information from different sources to draw sound 
conclusions 
Information 
•  Working cooperatively and collaboratively to achieve team goals 
•  Curious and motivated to learn new things   
Knowledge: 
•  Knowledge of te ao Māori, tikanga and kawa and/or be open to developing a sound 
understanding of the implications of Te Tiriti on today’s society and public service 
Official 
•  Understanding and a commitment to supporting diversity and inclusion in the workplace  
Skills: 
the 
•  Sound interpersonal skills and relationship building skills 
•  Strong focus on quality and accuracy 
•  Sound communication skills, both written and verbal 
•  Self-motivated, proactive and organised 
under 
•  Microsoft Office skills to an intermediate level 
Other requirements: 
•  An undergraduate or postgraduate university degree which has been completed in the 
last two years 
•  A commitment to supporting diversity and inclusion in the workplace. 
 
 
 
Released 
 
Page 14 of 44 

---

 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
Host Agency: Te Kawa Mataaho - Strategy and Policy 
1982
Te Kawa Mataaho Public Service Commission (the Commission) leads the public sector to make a 
positive difference for New Zealand and New Zealanders. Our agency, which houses the Office of 
Act 
the Head of the Public Service, sets the course, role models what good looks like, and leads the 
system to deliver the results and services that matter to New Zealanders. 
We look for people who are talented in many ways and can influence and inspire those around 
them. We are after people who embody the spirit of service and can deliver for the communities 
we work so hard for. We offer exciting career opportunities to gain breadth of expertise through 
work that reaches across the sector. 
Strategy and Policy 
This role sits in the Commission’s Strategic Information team, within the Strategy and Policy group. 
The Strategy and Policy group is tasked with designing and driving the Public Service of the future. 
Information 
Development of excellent public policy, strategy, research and data analytic skills, a rich 
understanding of the machinery of government and development of innovative, data and 
evidence driven approaches contribute to enhancing the future performance of public services. 
•  Reporting to:    
Chief Data Officer 
•  Location:  
 
Wellington 
Official 
•  Family/salary:   
Corporate/E - $61,440. 
the 
Host Agency Purpose 
The public service works collectively to make a meaningful difference for New Zealanders.  The 
Public Service Act states that the purpose of the public service is to support constitutional and 
democratic government, enable both the current Government and successive governments to 
under 
develop and implement their policies, deliver high-quality and efficient public services, support the 
Government to pursue the long-term public interest, facilitate active citizenship and act in 
accordance with the law.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi and te Tiriti o Waitangi.  Whilst there are many diverse 
roles, all public servants are unified by a spirit of service to the community and guided by the core 
principles and values of the public service in our work. 
Our purpose is to lead the State services while protecting and enhancing the standards of integrity 
and conduct that are at the heart of what we do. Working with us is about being part of a small 
Released 
agile team, with a big ambition. Our ambition means we enable our people to push the boundaries 
and strive for better, while encouraging our colleagues across other agencies to do the same. 
 
 
 
Page 15 of 44 

---

 
Host Agency Values 
Te Kawa Mataaho Kawa - How we do things  
1982
Act   
Role Duties and Responsibilities 
 
 
Responsibilities 
Outcomes 
Data & Insights 
• 
Undertake analysis and provide insights, 
• 
Support our data and insights 
working with colleagues from across the 
programme through quality research 
Commission 
Information 
and analysis  
• 
Write up and communicate analysis and 
insights  
• 
Undertaking data queries  
• 
Creating data visualisations 
Project Coordination  
• 
Help co-ordinate activities within projects 
• 
Provide project coordination  
•
Official 
 
Provide administrative support for Te 
 
Taunaki | Public Service Census 
• 
Project manage regular data collections  
the 
Team  
• 
Active participation in team activities and 
• 
Positive contribution to team culture 
initiatives  
and environment   
• 
Build and maintain effective relationships 
• 
Proactive in seeking assistance and 
supporting others   
under 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all people 
• 
Work safely and take responsibility 
using our sites as a place of work. 
for keeping self and colleagues free 
• 
Health and safety guidelines are followed 
from harm 
• 
Report all incidents and hazards 
promptly 
• 
Know what to do in the event of an 
Released 
emergency 
• 
Cooperate in implementing return to 
work plans 
 
 
Page 16 of 44 

---

 
Delegations  
Nil 
 
What you will bring specifically 
Experience:  
•  Experience or study with quantitative data or information/data management.  
•  Experience in managing research projects. 
Knowledge: 
•  Knowledge and/or interest in workforce/employee research, diversity, or public 
1982
administration.   
•  Knowledge of te ao Māori, tikanga and kawa and/or be open to developing a sound 
understanding of the implications of Te Tiriti on today’s society and public service. 
Act 
Skills: 
•  Some combination of the following would be an advantage: 
o  Skills in statistical software: Our environment uses Tableau and R, however 
experience in other software such as SPSS or SAS is useful  
o  Database administration and development, including an understanding of SQL, 
or an aptitude for learning these skills.  
o  Strong Microsoft Excel skills.  
o  Understanding of project management software and processes. 
Information 
•  Competent communication skills, both written and oral 
•  Competent presenting skills, adept at conveying complex information clearly and 
simply 
•  Good organisation and administrative skills 
Official 
Other requirements: 
•  A commitment to supporting diversity and inclusion in the workplace 
•  An undergraduate or postgraduate university degree which has been completed in 
the 
the last two years. 
 
 
 
 
 
under 
Released 
 
Page 17 of 44 

---

 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
Host Agency: Inland Revenue - Enterprise Services 
1982
Te Tari Taake Inland Revenue (IR) plays a critical role in improving the economic and social 
wellbeing of Aotearoa New Zealand. We do this by collecting and distributing money - we collect 
Act 
80% of the Crown’s revenue and distribute social support payments. 
As a graduate at Inland Revenue, you will have the opportunity to rotate through three teams in 
our Enterprise Services business group. Enterprise Services supports our people to operate 
efficiently, effectively and safely, by providing seamless, integrated end-to-end services. The three 
teams are Learning and Development, Health and Safety, and Marketing and Communications. 
•  Reporting to (on rotation): 
o  Domain Lead – Marketing and Domain Lead – Internal Communications 
o  Technical Lead – Tax Technical Learning & Development 
o  Domain Lead – Organisational Resilience  
Information 
•  Location:  
 
 
Wellington, Freyberg Building 
•  Family/salary:  
 
Corporate/E - $61,440. 
Host Agency Purpose 
At Te Tari Taake Inland Revenue, we’re passionate about Aotearoa New Zealand being a great 
Official 
place to live and work.  We’re making it simpler for everyone to pay tax that pays for the things 
they value, like health care, education and protecting the environment.  
the 
For almost 150 years we’ve protected the integrity of the tax system, so New Zealanders can trust 
that everyone is contributing what they are meant to. We support people and businesses with 
initiatives such as tax credits for working families, child support payments, student loan 
repayment, and support for businesses impacted by COVID-19.  
We are learning to weave te Tiriti o Waitangi principles and te ao Māori through everything we do. 
under 
We recognise that New Zealand and its communities are diverse, so we are listening to these 
communities and working to provide a tax system that works for everyone. 
We know most New Zealanders believe paying their tax is a good thing. They know we’re here to 
help them. They also know that when people choose not to meet their obligations, we’ll take 
action.       
We think paying taxes and getting what you’re entitled to shouldn’t take a lot of work, which is 
why we’ve been changing every part of how we do things. We’re using data and analysis in new 
Released 
ways to make it easier for people to get things right and harder to get them wrong. 
We’re proud to work at Inland Revenue, knowing we help to make Aotearoa New Zealand a great 
place to live and work, now and in the future. 
 
 
Page 18 of 44 

---

 
Host Agency Values 
Te Pou o Te Tangata – How we do things at IR 
At IR, everything we do starts and ends with people. We demonstrate whanaungatanga, 
manaakitanga and mahi tika, so IR can continue to make Aotearoa New Zealand an even better 
place to live and work. 
Whanaungatanga  At IR we work together as a whānau.  
We take the time to make connections. We listen in a way that makes people 
feel heard. We value the experiences of others. 
1982
Manaakitanga 
At IR we seek to lift the mana of others.  
We’re generous with our knowledge and how we support people. We see true 
value in diversity. We care for those around us.  
Act 
Mahi tika 
At IR we always seek to do the right thing.  
We’re open about the decisions we make and the actions we take. We do what 
we say we’re going to do. We’re flexible and learn as we go.   
Our people work in teams from different parts of the organisation, combining skills and knowledge 
to do a great job. Being agile, resilient and curious means we’re able to help New Zealanders get 
things right, even when times are challenging. 
Every day we work with our colleagues across the public service, the tax community, and 
organisations throughout New Zealand, to continually improve the tax system for New 
Information 
Zealanders.  
Role Duties and Responsibilities 
As a graduate at Inland Revenue, you will have the opportunity to rotate through three teams in 
the Enterprise Services business group. The teams are Learning and Development, Health and 
Official 
Safety, and Marketing and Communications. 
Learning and Development (L&D) 
the 
This role is about supporting and coordinating across our technical and organisational learning 
functions to deliver on our L&D strategy. 
At IR, we recognise that learning happens all the time in formal (classroom or online), informal 
(on-the-job) and social (with each other) situations. 
under 
We support our culture of learning by having:  
•  A joined up and connected learning system that delivers learning in a timely and accessible 
way and enables individual learners’ autonomy  
•  Diverse learning environments that are accessible for everyone.  All levels of 
the organisation are involved in learning, and we measure the impact that learning has on 
our organisational performance.  
Released 
We only design learning for things that are unique to us.  For example, Tax Technical and Social 
policy learning and learning about our behaviours and how we work at IR.  All other learning is 
outsourced – recognising that the majority of our learning needs are common to other 
organisations.
 
Page 19 of 44 

---

 
Responsibilities 
Outcomes 
Coordination 
• 
Learning opportunities are visible and 
•  Support the Technical Lead, Technical L&D 
easy to engage with for people at IR  
team, and the Organisational Development 
• 
Planning tasks are completed 
team to deliver learning to the 
accurately and contribute to the 
organisation.  This includes:  
overall coordination of the work 
○ 
Marketing and coordinating interest 
programme  
from our people in development 
• 
IR people experience a seamless 
opportunities offered from external 
service across technical and 
1982
agencies  
organisational learning  
○ 
Managing common queries from across 
• 
Build and maintain an understanding 
IR and ensuring they are directed to the 
of IR and customers to deliver services 
Act 
right people for response  
to meet needs.  
○ 
Building and managing relationships with 
key stakeholders to enable information 
flows between business need and work 
priorities  
○ 
Administration tasks as required to 
support the work programme  
Data and information  
• 
Data and Information provided is 
•  Produce and use data (and other 
accurate  
Information 
information) as requested to advise the 
• 
Information helps to inform decision 
Technical Lead and OD team and inform 
making  
decision-making  
Reporting  
• 
IR has visibility on the uptake and 
•  Gather and present information for 
value of different learning options 
different audiences   
Official 
Health and Safety 
the 
Responsibilities  
  Outcomes 
• 
Assist in the analysis of our health and 
• 
Informed actions/controls to apply 
safety reporting data, as well as contribute 
following data analysis  
to our work to improve our reporting 
under 
behaviour as an organisation  
• 
Assist in IR’s approach to ACC and injury 
• 
Looking to embed any learnings that 
management, supporting early return to 
result from our injury data. 
work and workplace rehabilitation, working 
to get great outcomes for our employees 
as well as for IR an employer. 
• 
Assist to set up and take part in workshops 
• 
Improvement in the number of critical 
to review business processes and in 
business processes reviewed and 
Released 
particular strategies for managing 
updated  
disruption. They could then assist with 
updating Maestro 
 
Page 20 of 44 

---

 
Responsibilities  
  Outcomes 
• 
Contribute to IR’s work to continually 
• 
Improving health & wellbeing 
mature our approach to psychosocial 
outcomes for staff 
safety in the organisation, including 
Mentally Healthy Work, as well as 
improving health and wellbeing outcomes 
for staff 
Marketing and Communications 
1982
Join a high performing marketing and communications team and use your social media and writing 
expertise to educate and engage. 
Inland Revenue’s Marketing and Communications is made up of four teams: Corporate narrative, 
Act 
Internal communications, Information for customers, and Marketing for customer behaviour 
change. 
Reporting to both the Domain Lead for Marketing and the Domain Lead for Internal 
Communications you will actively contribute to the work of both teams. 
For marketing, your role will focus on our creating and managing customer engagement across our 
social media channels. You will be encouraged to share your ideas and expertise in social media 
ensuring we reach, educate, and communicate clearly with our customers. 
For internal communications, you’ll build great relationships, create communications products, 
Information 
write content for our internal channels, load content to our intranet and work with people to 
ensure their organisation-wide communications are clear. 
Responsibilities  
Outcomes 
Responsibility within Marketing 
• 
Informed and engaged customers on 
• 
In this varied role you will:   
social media 
Official 
○ 
Lead the creation of in-house social 
• 
High performing social media campaigns. 
media  
○ 
Respond to customer comments on 
the 
social media   
○ 
Escalate any concerns raised by 
customers on social media   
○ 
Measure and reporting on campaign 
activity.  under 
Responsibility within Internal 
• 
Your work contributes to a positive 
Communications 
culture at IR through the stories you tell  
• 
Write stories for IR’s intranet and load 
• 
IR people have critical information they 
them to the CMS  
need to do their jobs 
• 
Support with communicating internal 
• 
You’ll contribute to IR’s internal channels 
campaigns to IR people 
being highly effective. 
• 
Help to maintain and continuously 
Released 
improve our internal communications 
channels 
 
Delegations  
Nil 
 
Page 21 of 44 

---

   
s 
 
n
 
 
ent
 
d
g and
icatio
g and
m
p
n
in
o
tin
u
y 
m
What you will bring specifically 
evel
ealth an
fet
arke
m
Learn
D
H
Sa
M
Co
Customer service and/or service design  
✓ 
 
 
Event and/or project coordination 
✓ 
 
 
Data gathering and simple analysis  
✓ 
 
 
Monitoring and reporting (ideal) 
✓ 
 
 
 
ce
Digital literacy – experience working with different technology platforms 
✓ 
 
 
1982
Working with Sharepoint as platform to market and share learning 
erien
✓ 
 
 
information (ideal) 
Exp
Enjoy building relationships and collaborating with people to get things done 
 
 
✓ 
Act 
Writing papers, researching and incorporating insights from research into 
 
✓ 
 
their approach with an organisation 
Engagement with key stakeholders to improve project/initiative outcomes 
 
✓ 
 
Prefer working at pace to effectively support the needs of the team 
 
 
✓ 
Understanding of the role learning and development plays in an 
✓ 
 
 
 
organisation  
ge
Awareness of how NZ government works, ideally in a human resources 
led
✓ 
 
 
context  
ow
n
Awareness of government Diversity, Equity and Inclusion objectives  
 
 
 
Information 
K
Understanding of Health & Safety at Work Act 2015, or an awareness 
 
✓ 
 
Awareness of Business Continuity Practices  
 
✓ 
 
Planning, organising and prioritisation skills  
✓ 
 
 
Relationship building and stakeholder engagement skills  
✓ 
 
 
Listening skills and empathy  
✓ 
 
 
ls 
Official 
Strong communication skills (written and verbal) and can adapt tone to 
✓ 
 
✓ 
Skil
reflect the audience  
Have an eye for continuous improvement and innovative engagement 
 
 
✓ 
the 
Be savvy on social media  
 
 
✓ 
Microsoft Office skills, in particular Power Point, Word, Excel, Outlook 
✓ 
✓ 
 
er 
An undergraduate or postgraduate university degree which has been 
✓ 
✓ 
✓ 
th
completed in the last two years. 
O
A relevant marketing qualification is desirable. 
 
 
✓ 
under 
 
Please note: 
•  You don’t have to have specific experience of learning to be successful in this role.  If you 
have an interest in people experience, organisational development, diversity equity and 
inclusion and learning and development, you will have broad exposure to all of these areas 
of work.  
•  We would love to hear from you if you’re passionate about the power of communications 
Released 
and comfortable providing excellent advice and have the confidence and curiosity to ask 
the right questions. 
 
 
 
Page 22 of 44 

---

 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
Host Agency: New Zealand Police - Iwi & Communities 
1982
New Zealand Police delivers services that ensure communities are safe and feel secure, with less 
crime, road trauma and fewer victims. Police operates 24 hours a day in a complex environment 
Act 
actively preventing crime and crashes. With around 14,000 staff, we work from community-based 
police stations and large policing hubs, operate on land, sea and in the air, and respond to over 
860,000 emergency calls every year. 
Iwi & Communities 
This role will support the Iwi & Communities group to deliver its outcomes and meet business 
requirements through the provision of financial, logistical and/or administrative support. The 
purpose this role is to deliver or enable others to deliver ‘Our Business’. 
•  Reporting to:  
Principal Partnerships Advisor – Ethnic (Direct Line Manager TBC) 
Information 
•  Location:  
 
Wellington (Police National Headquarters) 
•  Family/salary:  
Corporate/E - $61,440. 
Host Agency Purpose 
Our vision is to be the safest country.  Our purpose is to ensure everybody can be safe and feel 
Official 
safe. 
the 
Host Agency Values 
Our values provide a guide to the way New Zealand Police work, operate and make decisions, and 
reflect what is important to us and the communities we serve. 
Professionalism 
We take pride in representing New Zealand Police and making 
under 
Look the Part, be the part 
a difference in the communities we serve. 
Respect 
We treat everyone with dignity, uphold their individual rights 
Treat others as they would 
and honour their freedoms. 
want to be treated 
Integrity 
We are honest and upholding excellent ethical standards. 
Actions say it all 
Commitment to  
We act in good faith of, and respect the principles of Te Tiriti O 
Māori & The Treaty 
Waitangi – partnership, protection and participation. 
Released 
Stand together 
Empathy 
We seek understanding of and consider the experience and 
Walk in their shoes 
perspective of those we serve. 
Valuing Diversity 
We recognise the value different perspectives and experiences 
Many views, one purpose. 
bring to making us better at what we do. 
 
Page 23 of 44 

---

 
Role Duties and Responsibilities 
Accountabilities 
Service Delivery 
Provides a comprehensive administration service that supports the efficient and effective 
functioning of the Group, including: 
•  Provides secretarial support to senior managers and group activities as applicable. 
•  Maintains all records, resources and databases, and ensures they are kept up to date, 
easily accessible and managed in accordance with national policy 
1982
•  Co-ordinates information and routine administration data for group performance 
reporting processes 
•
Act 
  Provides general administrative support for the group (including liaison with applicable 
parties to organise travel, accommodation, venue bookings and/or messing 
arrangements as required) 
•  Assists with induction of new staff, etc as required 
•  Coordinates meetings, interviews and workshops as required; providing logistical 
support as appropriate 
•  Ensures all requisitions and procurement for the Group are processed efficiently and 
that the group has adequate office resources including stationery and computer 
supplies 
Information 
•  Collates financial coding of all payment and staff expense claims as applicable to the 
role 
•  Manages and processes petty cash as applicable to the role 
•  Maintains close liaison with Business Services Group and keeps manager advised on 
general budget matters; including trends in spending, increased costs in respect of 
Official 
standard line items and any other relevant costs 
•  Assists with the update, design and publication of internal resources, and provides 
Quality Assurance on documents as required 
the 
•  Receives and screens visitors, where required; replies to queries received by phone, 
mail and/or email or redirects to the appropriate person 
•  Receives, sorts, distributes and sends incoming and outgoing communications/mail 
•  Liaises with external contractors, service providers, other Police staff and members of 
under 
the public on behalf of the group 
•  Provides other logistical and/or administrative support to the group as required. 
General Operating 
•  Ensures all instruction and use of equipment is in accordance with standards outlined in 
policy and procedure guidelines in relation to Occupational Safety and Health (OSH) 
•  Contributes to the identification of OSH issues within the workplace and ensures they 
Released 
are dealt with appropriately 
•  Ensures the diversity of the customer base is respected in all undertakings 
•  Communicates effectively and professionally with colleagues, staff, service providers 
and other customers 
 
Page 24 of 44 

---

 
Accountabilities 
•  Ensures all service requests and complaints are met with a professional, customer-
friendly, accurate and timely response 
•  Participates in problem identification including symptoms, causes and effects 
•  Continually monitors and assesses customer satisfaction, identifies issues, develops and 
implements appropriate strategies 
•  Uses discretion in an appropriate manner in dealing with problems 
•  Maintains liaison and communication with persons and organisations impacting upon  1982
their position 
•  Contributes to a safe environment by integrating safety and health into all aspects of 
work practices and places of work. 
Act 
Teamwork 
•  Supports the development of a high performing team 
•  Works effectively as a member of the group and wider police organisation 
•  Contributes in a positive manner to the setting and achievement of team goals and 
standards 
•  Uses interpersonal skills effectively in group or individual situations 
•  Actively participates in and encourages a team approach throughout the Group 
•
Information 
  Manages time effectively and works with others to achieve optimum resource use and 
"best results" for the organisation, and to ensure consistency of approach. 
Relationship Management 
•  Proactively develops and maintains strong partnerships and relationships across the NZ 
Police organisation and externally, continually working to exceed customer expectation 
•
Official 
  Develops an understanding of roles and responsibilities with key relationships 
•  Takes a constructive approach to group activities. 
•  All employees of New Zealand Police are expected to: 
the 
•  Adhere to New Zealand Police standards of integrity and conduct 
•  Comply with legislative and statutory requirements within area of expertise, including 
employment and privacy legislation 
•  Model the New Zealand Police Values – Professionalism, Respect, Integrity, 
under 
Commitment to Māori and The Treaty, Empathy and Valuing Diversity 
•  Respect diversity and demonstrate inclusiveness 
•  Understand the hazards in their work area and eliminate or minimise the associated 
risk 
•  Report all accidents, incidents and near misses in MyPolice in a timely fashion 
•  Actively participate in Wellness and Safety initiatives and training 
•
Released 
  Perform other duties and participate in projects as required. 
 
Delegations  
Nil Financial Delegated Authority 
Nil Direct Reports 
 
 
Page 25 of 44 

---

 
Position specific competencies 
To be successful in this role you will: 
Skills: 
•  Influence and engage teams, partners and community 
•  Solve problems and lead sound decision making under pressure 
•  Plan and prioritise team responsibilities 
•  Manage team resources and administrative requirements 
•  Deliver operational media briefings. 
1982
Knowledge: 
•  Know the key strategies within Our Business (Prevention First, Te Huringa o Te Tai, Safer 
Journeys and Wellness and Safety) 
Act 
•  Know the evidence-based activities that contribute to achieving our targets 
•  Know our key responsibilities under our employment agreements, the Health and 
Safety at Work Act and our people focused policies 
•  Know how to proactively manage or escalate identified risks 
•  Know how to lead engagement with our diverse communities 
•  Know how to monitor and manage team health, waiora (well-being) and cultural safety. 
Experience: 
Information 
•  Have the experience to lead collaborative engagement with partners and stakeholders 
•  Have experience in, or engaging with, a range of roles within Police 
•  Have the experience to foster and encourage innovative and diverse approaches 
•  Have the experience to coach people and teams 
•  Have the experience to identify and manage unconscious biases in teams 
Official 
•  Educate and grow our people to deliver the best service.  
Other: 
the 
•  An undergraduate or postgraduate university degree which has been completed in the 
last two years. 
 
 
 
 
under 
Released 
 
Page 26 of 44 

---

 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
Host Agency: New Zealand Police - Intelligence 
1982
New Zealand Police delivers services that ensure communities are safe and feel secure, with less 
crime, road trauma and fewer victims. Police operates 24 hours a day in a complex environment 
Act 
actively preventing crime and crashes. With around 14,000 staff, we work from community-based 
police stations and large policing hubs, operate on land, sea and in the air, and respond to over 
860,000 emergency calls every year. 
Intelligence – Business Support 
The Business Support Officer contributes to the prevention of crime and road trauma and 
disruption of criminal activity through the provision of specialist support to the intelligence unit, 
including collection, collation, storage, retrieval, and dissemination of information for intelligence 
purposes. The purpose of this role is to deliver (or enable others to deliver) ‘Our Business’. 
Information 
•  Reporting to:  
Principal Partnerships Advisor – Ethnic (Direct Line Manager TBC) 
•  Location:  
 
Wellington (Police National Headquarters) 
•  Family/salary:  
Corporate/E - $61,440. 
Host Agency Purpose 
Official 
Our vision is to be the safest country. Our purpose is to ensure everybody can be safe and feel 
safe. 
the 
Host Agency Values 
Our values provide a guide to the way New Zealand Police work, operate and make decisions, and 
reflect what is important to us and the communities we serve. 
under 
Professionalism 
We take pride in representing New Zealand Police and making 
Look the Part, be the part 
a difference in the communities we serve. 
Respect 
We treat everyone with dignity, uphold their individual rights 
Treat others as they would 
and honour their freedoms. 
want to be treated 
Integrity 
We are honest and upholding excellent ethical standards. 
Actions say it all 
Commitment to  
We act in good faith of, and respect the principles of Te Tiriti O 
Released 
Māori & The Treaty 
Waitangi – partnership, protection and participation. 
Stand together 
Empathy 
We seek understanding of and consider the experience and 
Walk in their shoes 
perspective of those we serve. 
Valuing Diversity 
We recognise the value different perspectives and experiences 
Many views, one purpose 
bring to making us better at what we do. 
 
Page 27 of 44 

---

 
Role Duties and Responsibilities 
Accountabilities 
Be safe and feel safe 
•  Understand the hazards in your work area and eliminate or minimise the associated risk 
•  Report all accidents, incidents and near misses in MyPolice in a timely fashion 
•  Actively participate in Wellness and Safety initiatives and training 
Service Delivery 
1982
•  Contributes to the preparation of core intelligence and analytical products  
•  Assists the team members of the unit as required with document preparation support  
Act 
•  Uses specialist technical software to collate data, conduct basic statistical and graphic 
analyses to prepare information ready for analysis 
•  Conducts research as required by supervisors 
•  Maintains records management systems in accordance with national policy  
•  Develops and maintains an understanding of the NZ Police (NZP) intelligence model 
•  Develops and maintains a thorough knowledge of NZP information management policies 
and their responsibilities for compliance 
•  Maintains knowledge of the current crime priorities, control strategies and intelligence 
Information 
priorities of the intelligence unit.  
Teamwork 
•  Contributes to the effective daily operation of the intelligence unit 
•  Co-operates and works with other members of the intelligence unit to achieve team 
goals 
Official 
•  Encourages, creates and supports open, honest and constructive relationships with 
colleagues 
•
the 
  Works effectively as a member of a team 
•  Contributes in a positive manner to the setting of goals/standards for the unit. 
Customer Service 
•  Provides a prompt and timely response to requests for information and assistance  
under 
•  Ensures that all service requests and complaints are in with a professional, customer-
friendly and timely manner 
•  Uses discretion in dealing with problems  
•  Shows initiative when faced with new or unfamiliar tasks and persistence when faced 
with difficult or time-consuming tasks. 
Relationship Management 
•  Establishes and maintains effective professional relationships with people and 
Released 
organisations with whom the job requires regular contact 
•  Establishes and maintains appropriate internal and external relationships 
•  Shares information appropriately and in accordance with legislation and NZP guidelines 
and policies. 
 
 
Page 28 of 44 

---

 
Accountabilities 
All employees of New Zealand Police are expected to: 
•  Adhere to New Zealand Police standards of integrity and conduct 
•  Comply with legislative and statutory requirements within area of expertise, including 
employment and privacy legislation 
•  Model the New Zealand Police Values – Professionalism, Respect, Integrity, Commitment 
to Māori and The Treaty, Empathy and Valuing Diversity 
•  Respect diversity and demonstrate inclusiveness 
1982
•  Understand the hazards in their work area and eliminate or minimise the associated risk 
•  Report all accidents, incidents and near misses in MyPolice in a timely fashion  Act 
•  Actively participate in Wellness and Safety initiatives and training 
•  Perform other duties and participate in projects as required. 
 
Delegations  
Nil Financial Delegated Authority 
Nil Direct Reports 
 
Position specific competencies 
Information 
To be successful in this role you will: 
Skills: 
•  Influence and engage teams, partners and community 
•  Solve problems and lead sound decision making under pressure 
•  Plan and prioritise individual responsibilities. 
Official 
Knowledge: 
•  Know the key strategies within Our Business (Prevention First, Te Huringa o Te Tai, Safer 
the 
Journeys and Wellness and Safety) 
•  Know the evidence-based activities that contribute to achieving our targets 
•  Know our key responsibilities under our employment agreements, the Health and 
Safety at Work Act and our people focused policies 
under 
•  Know how to proactively escalate identified risks 
•  Know how to engage with our diverse communities 
•  Know how to monitor and manage your health, waiora (well-being) and cultural safety. 
Experience: 
•  Have the experience to engage collaboratively with partners and stakeholder. 
•  Have experience in, or engaging with, a range of roles within Police 
•
Released 
  Have the experience to foster and encourage innovative and diverse approaches 
•  Have the experience to identify and manage unconscious biases. 
Other: 
•  An undergraduate or postgraduate university degree which has been completed in the 
last two years. 
 
Page 29 of 44 

---

 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
1982
Host Agency: New Zealand Customs Service - People and Capability 
The New Zealand Customs Service provides essential services to protect New Zealand’s border, 
manage the risks and opportunities associated with the movement of people and goods, and 
Act 
promote New Zealand across borders. 
We promote New Zealand’s international trade, collect Crown revenue, and enforce the law by 
identifying and seizing prohibited imports and exports. We also make sure that lawful travellers 
and items can move across our border as smoothly and efficiently as possible  
People and Capability 
The People and Capability (P&C) group includes several key functions that together, lead the 
development and implementation of strategies to ensure Customs can deliver on its outcomes 
Information 
through its people. 
Graduate role - People and Capability 
Graduates in Customs will help and assist the Human Resources Service Delivery team to ensure 
the effective and efficient delivery of HR support, services and processes. You will have the 
opportunity to interpret HR policies and employment agreements, support recruitment and 
Official 
selection services, and assist with HR reporting; prepare letters, offers of employment and provide 
advisory services. 
the 
•  Reporting to:   People and Capability Business Partner 
•  Location:  
Auckland 
•  Family/salary:   Corporate/E - $61,440. 
under 
Host Agency Purpose 
The purpose of the New Zealand Customs Service is to protect New Zealand’s border using world 
class tools, world class people and innovative approaches. We promote New Zealand by 
facilitating trade and welcoming visitors. 
Our Māori name - Te Mana Ārai o Aotearoa - translates as "the authority that screens and protects 
New Zealand".  We have around 1,200 staff across the country, as well as offices offshore. 
Released 
 
 
Page 30 of 44 

---

 
 
Host Agency Values 
Whangonga Pono – Our Values underpin all that we do at Customs 
•  Te Ara Tika – We do what’s right 
We are fair and just and always act with respect for the law and the rights of others 
•  Kaitiakitanga – We are guardians 
We protect our past, our present and our future 
•  He Tāngata – We value people 
1982
We act together to create and value a multicultural and diverse Customs 
•  Pae Tawhiti – We look forward 
We foster innovation, agility and continuous improvement 
Act 
Role Duties and Responsibilities 
Accountabilities  
 
Outcomes 
HR Advisory 
• 
The HR Inbox is maintained, and 
• 
Respond and resolve general 
responses are within the agreed 
queries across HR activities 
SLA timeframes 
• 
Triage requests from the business 
• 
Documentation is accurate and 
Information 
• 
Escalate requests for advice 
prepared on time 
• 
Prepare HR documentation 
• 
Advisory team are well 
• 
Support the HR Advisory Team with case work 
supported as/when required 
(research, investigations, letters and 
communications) 
Projects 
• 
Ceremonies run smoothly 
Official 
• 
Award Ceremonies 
• 
Projects are well supported and 
• 
Improving Performance Programme 
timeframes are met 
•
the 
 
Ad-hoc projects 
Recruitment 
• 
Assessment centres run 
• 
Assist with the assessment centres and 
according to the plan 
associated administration 
• 
Admin is prepared ahead of 
• 
Support the Senior Recruitment Advisor with the 
assessment centres 
under 
end to end corporate recruitment campaigns  
• 
All candidates have a good 
experience during recruitment 
Stakeholder Relationships 
• 
Positive feedback from all 
• 
Constructively managing working relationships 
stakeholders and colleagues 
with colleagues and external stakeholders  
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Work safely and take responsibility for keeping 
all people using our sites as a 
Released 
self and colleagues free from harm 
place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed 
 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Cooperate in implementing return to work plans 
 
 
Page 31 of 44 

---

 
 
Delegations  
Nil 
 
Relationships 
This position involves relationship management and representational requirement, both 
internally and externally of Customs; across the interface of the public service. However, 
when it does occur it is necessary that it remain positive. Principal stakeholders, with whom 
the Graduate People and Capability must build and sustain excellent relationships include: 
Internal 
External 
1982
• 
Staff and managers of the P&C Group 
• 
Union partners (PSA, ETU, COA) 
• 
Corporate managers 
• 
Lawyers 
Act 
• 
Operational senior managers and staff 
• 
New Zealand government agencies 
• 
Customs staff 
• 
People and Capability Leadership Team 
• 
Business Partners 
 
What you will bring specifically 
To be successful as a Graduate, the appointee requires the following knowledge, experience, 
Information 
skills and personal attributes, or a willingness to quickly upskill in these areas: 
•  Excellent written and oral communication skills, particularly the ability to communicate 
clearly, concisely, and in plain language 
•  Proven ability to apply reasoned, practical thinking to problems and to present thinking 
in an easily understood and logical manner 
Official 
•  Knowledge of employment legislation, privacy act and HR best practice and awareness of 
the requirements of working in the public sector  
•  Demonstrated analytical capability and experience using a range of analytical 
the 
frameworks 
•  A friendly, approachable, and open operating style linked to a “can do” attitude and the 
ability to work well with others 
•  A team player 
under 
•  To understand the HR and P&C processes that underpin the operations of Customs, 
including policy development 
•  Well-developed computer skills with particular strength in Microsoft Word, Outlook, 
Excel and PowerPoint 
•  An understanding of Customs and border management philosophy and practice and how 
it applies in an international context 
•  The ability to obtain and retain an appropriate security clearance 
Released 
•  A relevant tertiary level degree in Human Resources, Psychology, Law, Business, or a 
related discipline 
•  Adhere to Customs’ Code of Conduct 
 
 
Page 32 of 44 

---

 
 
Additional information  
People and Capability group 
Includes several key functions that together lead the development and implementation of 
strategies to ensure Customs can deliver on its outcomes through its people. 
Human Resources (HR) Service Delivery 
Provides leadership and support across operational and strategic HR management, including HR 
advisory services, recruitment and selection management, HR information and reporting, and 
1982
Payroll systems and processes.  Acts as the ‘touch-point’ for the People function at a strategic level 
through the P&C Business Partners and for all staff and manager queries via online and contact 
centre shared services. 
Act 
Learning and Organisational Development 
Develops people capability initiatives across Customs that grow talent and build leadership across 
the organisation, and build a positive workplace culture aligned with Customs’ strategic aims. 
Design and deliver learning and development frameworks, high quality operational training, 
training needs analysis and instructional training design, and the use of adult learning 
methodology. 
Kaupapa Māori  
Develop initiatives to enhance Customs’ relationships with relevant iwi and hapu, ensure Customs 
Information 
operates in a way that is consistent with the Treaty of Waitangi, and build Maori cultural 
competence among staff and leaders.  
Employment Relations and Remuneration  
Manage all strategic employment relations matters including collective bargaining and 
engagement with Customs union partners.  Designs and oversees remuneration structures and 
Official 
policy and ensures that these are consistently applied. 
Workforce Strategy and Planning 
Leads the development of workforce strategy for Customs in conjunction with the wider 
the 
organisation and ensures workforce planning is, undertaken across the organisation.   
Health, safety and wellbeing 
Produce, lead and implement initiatives that drive a health, safety and wellbeing culture focused 
on; team engagement and awareness, monitoring and reviewing, and compliance with relevant 
under 
legislation.  Provide support for the Customs’ Executive Board in its Health, Safety and Wellbeing 
governance role. 
Join our team 
•  Join our team - New Zealand Customs Service Careers 
 
Released 
 
Page 33 of 44 

---

 
 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
Host Agency: New Zealand Customs Service - International and Governance Group 
1982
The New Zealand Customs Service provides essential services to protect New Zealand’s border, 
manage the risks and opportunities associated with the movement of people and goods, and 
Act 
promote New Zealand across borders. 
International and Governance Group 
The International & Governance Group (I&G) enables Customs to meet its strategic objectives 
through leading stakeholder engagement internationally and domestically as well as supporting 
Customs governance arrangements so that risks and opportunities can be acted upon at the 
earliest opportunity. The Group is responsible for providing international policy advice and driving 
engagement through Customs staff posted offshore as well supporting domestic and internal 
stakeholder engagement through a dedicated Stakeholder Communications function that includes 
media engagement. The Group is also responsible for Ministerial Servicing and ensuring that 
Information 
Official Information Act requests and other similar queries are responded to in an appropriate and 
timely manner. I&G has responsibility for providing independent assurance to the Comptroller on 
Customs processes, controls and management of risk, and supporting the organisation across a 
range of security and integrity matters.  
Graduate role - International Policy 
Official 
Graduates in Customs will help and assist Policy Analysts to provide advice on the strategic 
direction for Customs and its interface with partner border agencies, and lead Customs’ input into 
responsive policy and/or second opinion advice on proposals from within and outside of Customs. 
the 
With the guidance or supervision of the Policy Analysts, they also help Customs interpret 
legislation, regulation and develop policy positions so that it can be applied in an international 
context. 
•  Reporting to:    
Regional Manager, International 
•  Location:  
 
Wellington 
under 
•  Family/salary:    
Corporate/E - $61,440. 
Host Agency Purpose 
The purpose of the New Zealand Customs Service is to protect New Zealand’s border using world 
class tools, world class people and innovative approaches. We promote New Zealand by 
facilitating trade and welcoming visitors. 
Released 
Our Māori name - Te Mana Ārai o Aotearoa - translates as "the authority that screens and protects 
New Zealand".  We have around 1,200 staff across the country, as well as offices offshore. 
 
Page 34 of 44 

---

 
 
Host Agency Values 
Whangonga Pono – Our Values underpin all that we do at Customs 
•  Te Ara Tika – We do what’s right 
We are fair and just and always act with respect for the law and the rights of others 
•  Kaitiakitanga – We are guardians 
We protect our past, our present and our future 
1982
•  He Tāngata – We value people 
We act together to create and value a multicultural and diverse Customs 
•  Pae Tawhiti – We look forward 
Act 
We foster innovation, agility and continuous improvement 
Role Duties and Responsibilities 
Accountabilities  
Outcomes 
International Policy Trends and Policy 
•  Understand the various international 
Advice 
institutions that Customs engages with (e.g. 
•  Monitor, research, analyse and evaluate 
WCO, WTO, APEC, UN) and how these 
trends and developments in the 
institutions play a part in our international 
Information 
international policy subject area 
engagement plan.  
•  Identify policy issues and develop 
•  Ensure Customs is aware of its obligations 
solutions in collaboration with internal 
towards each of these institutions whether it 
and external stakeholders 
is attendance at meetings, provision of 
•  Provide high quality policy advice to the 
advice or responding to requests 
Official 
Minister, the Comptroller of Customs 
•  Provide advice advocating New Zealand’s 
and senior managers 
position to delegates attending these 
forums. 
the 
Projects 
•  You routinely accept challenges, drive 
•  Completing assigned task contributing 
actions and deliver results 
to the completion of projects and 
•  You take the initiative in dealing with 
processes 
roadblocks and potential issues. 
Administration 
•
under 
  Analysis and advice is accurate, supported 
•  Development of policy positions, taking 
by the use of evidence and data and all 
notes, agenda preparation, circulating 
options are identified and considered. 
papers, arranging meetings, reports, 
•  Your written advice is drafted such that it is 
printing and copying, document 
logical, free of error and does not require 
formatting 
significant amendment. 
•  Effectively identify and outline problem 
definitions for moderately complex issues 
Released 
and work largely independently to develop 
analytically robust and credible solutions on 
such issues. 
 
Page 35 of 44 

---

 
 
Accountabilities  
Outcomes 
Stakeholder Relationships 
•  You work in partnership or collaborate with 
•  Constructively managing working 
others in Customs, across NZ Inc and 
relationships with colleagues and 
International partners to progress your work. 
external stakeholders (domestically and  •  Your work demonstrates that you 
internationally) 
understand different perspectives and take 
an NZ Inc, Customer and whole of 
government approach, rather than just a 
Customs-centric approach. 
1982
Health and safety (for self) 
•  A safe and healthy workplace for all people 
•  Work safely and take responsibility for 
using our sites as a place of work. 
keeping self and colleagues free from 
•  Health and safety guidelines are followed 
Act 
harm 
•  Report all incidents and hazards 
promptly 
•  Know what to do in the event of an 
emergency 
•  Cooperate in implementing return to 
work plans 
 
Delegations  
Information 
Nil 
 
Relationships 
This position involves relationship management and representational requirement, both 
Official 
internally and externally of Customs; across the interface of the public service. However, when 
it does occur it is necessary that it remain positive. Principal stakeholders, with whom the 
Graduate Policy Analyst must build and sustain excellent relationships include: 
the 
Internal 
External 
• 
Staff and managers of the I&G Group 
• 
Policy staff in other government agencies 
• 
Legal 
• 
Other Customs agencies and international 
under 
• 
Operational senior managers and staff 
bodies 
• 
Customs staff 
• 
Relevant industry groups and key 
•
stakeholders 
 
Customs Senior Leadership Team 
 
What you will bring specifically 
To be successful as a Graduate, the appointee requires the following knowledge, experience, 
Released 
skills and personal attributes, or a willingness to quickly upskill in these areas: 
• 
Policy analysis, development and evaluation skills and experience 
• 
Demonstrated analytical capability and experience using a range of analytical 
frameworks 
 
Page 36 of 44 

---

 
 
What you will bring specifically 
• 
Excellent written and oral communication skills, particularly the ability to communicate 
clearly, concisely, and in plain language 
• 
A friendly, approachable, and open operating style linked to a “can do” attitude and the 
ability to work well with others 
• 
A team player 
• 
To understand the processes that underpin the operations of the public sector 
environment, including policy development, Cabinet and parliamentary processes 
1982
• 
Well-developed computer skills with particular strength in Microsoft Word, Outlook, 
Excel and PowerPoint 
• 
The ability to obtain and retain an appropriate security clearance 
Act 
• 
An understanding of Customs and border management philosophy and practice and 
how it applies in an international context 
• 
A relevant tertiary level degree in public policy, economics, law or a related discipline 
• 
Adhere to Customs’ Code of Conduct. 
Additional information  
•  Join our team - New Zealand Customs Service Careers 
Information 
 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 37 of 44 

---

 
 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
1982
Host Agency: New Zealand Customs Service - International and Governance Group 
The New Zealand Customs Service provides essential services to protect New Zealand’s border, 
Act 
manage the risks and opportunities associated with the movement of people and goods, and 
promote New Zealand across borders. 
International and Governance Group 
The International & Governance Group (I&G) enables Customs to meet its strategic objectives 
through leading stakeholder engagement internationally and domestically as well as supporting 
Customs governance arrangements so that risks and opportunities can be acted upon at the 
earliest opportunity. The Group is responsible for providing international policy advice and driving 
engagement through Customs staff posted offshore as well supporting domestic and internal 
Information 
stakeholder engagement through a dedicated Stakeholder Communications function that includes 
media engagement. The Group is also responsible for Ministerial Servicing and ensuring that 
Official Information Act requests and other queries are responded to appropriately. I&G has 
responsibility for providing independent assurance to the executive on Customs management of 
risk, and supports the organisation across a range of security and integrity matters.   
Official 
Graduate role - Stakeholder Communications 
Graduates in Customs will work in the Stakeholder Communications team. This will involve 
providing support to the organisation in the areas of ministerial servicing, stakeholder 
the 
engagement and communications, and responses to official correspondence. 
The position will get exposure to a broad range of topics and information spanning international 
policy and engagement, law enforcement and regulatory systems and responses, and legislation 
and machinery of government processes. 
under 
•  Reporting to:  
Correspondence Reviews & Ministerial Services Manager (I&G) 
•  Location:  
Wellington 
•  Family/salary:  
Corporate/E - $61,440. 
Host Agency Purpose 
The purpose of the New Zealand Customs Service is to protect New Zealand’s border using world 
Released 
class tools, world class people and innovative approaches. We promote New Zealand by 
facilitating trade and welcoming visitors. 
Our Māori name - Te Mana Ārai o Aotearoa - translates as "the authority that screens and protects 
New Zealand".  We have around 1200 staff across the country, as well as offices offshore. 
 
Page 38 of 44 

---

 
 
Host Agency Values 
Whangonga Pono – Our Values underpin all that we do at Customs 
•  Te Ara Tika – We do what’s right 
We are fair and just and always act with respect for the law and the rights of others 
•  Kaitiakitanga – We are guardians 
We protect our past, our present and our future 
1982
•  He Tāngata – We value people 
We act together to create and value a multicultural and diverse Customs 
•
Act 
  Pae Tawhiti – We look forward 
We foster innovation, agility and continuous improvement 
Role Duties and Responsibilities 
Accountabilities  
Outcomes 
Stakeholder Communications  
• 
Advice and feedback to Customs 
• 
Investigate, analyse, report on findings, 
contains contextual information so 
recommend courses of action and prepare 
that the message is clearly 
Information 
responses to complaints, ministerials, and other 
understood. 
correspondence. 
• 
Advice reflects an understanding 
• 
Gather and collate information and prepare 
of Ministerial and organisational 
responses to Parliamentary Questions, 
priorities, the views of key 
interagency requests, OIA requests and Privacy 
stakeholders and is based on 
Act requests. 
sound analytical reasoning. 
Official 
• 
Support staff and managers to understand and 
• 
Feedback from decision makers 
meet expectations for ministerial servicing and 
that your advice, is relevant, 
other official correspondence 
the 
targeted, and identifies areas 
• 
Support ongoing process and system 
decision makers consider relevant 
improvements  
• 
You routinely identify and work to 
• 
Contribute to the planning and delivery of 
resolve issues proactively 
stakeholder engagement events and 
 
under 
communications 
Relationship Management 
• 
You are successfully managing and 
• 
Build and maintain an excellent working 
sustaining relationships  
relationship with the Private Secretary to the 
• 
Internal and external stakeholders 
Minister, the Comptroller’s office, the 
are comfortable dealing with you 
Stakeholder Communications team, and other 
and seek your advice and input. 
Customs staff and managers 
• 
Builds positive working relationships with other 
Released 
agencies to support the flow of information, 
specifically the early release of information. 
 
 
Page 39 of 44 

---

 
 
Accountabilities  
Outcomes 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Work safely and take responsibility for keeping 
all people using our sites as a place 
self and colleagues free from harm 
of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed 
 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Cooperate in implementing return to work plans 
1982
 
 
Delegations  
Act 
Nil 
 
Relationships 
This position involves relationship management and representational requirement, both 
internally and externally of Customs; across the interface of the public service. Principal 
stakeholders, with whom the Graduate must build and sustain excellent relationships 
include: 
Internal 
External  Information 
•  Staff and managers of the I&G Group 
•  Staff in other government agencies 
•
•
  The Customs Legal team 
  Relevant industry groups and key 
•
stakeholders as applicable 
  Operational managers and staff 
•  Customs executive leadership team 
 
Official 
What you will bring specifically 
the 
To be successful as a Graduate, the appointee requires the following knowledge, 
experience, skills and personal attributes, or a willingness to quickly upskill in these areas: 
•  A knowledge of a wide range of legislation applicable to the Customs environment – in 
particular the Customs and Excise Act 1996, the Official Information Act and the Privacy 
Act 
under 
•  Excellent written and oral communication skills, particularly the ability to communicate 
clearly, concisely, and in plain language 
•  The ability to apply legislation correctly, and communicate legislative requirements to 
clients and colleagues using non-technical language 
•  The ability to gather, analyse and manage information to make meaningful decisions, and 
take a broad perspective and examine the implications of a particular situation in terms of 
its wider contextual ramifications on Customs and external organisations 
Released 
•  Well-developed computer skills with strength in Microsoft Word, Outlook, and Excel. 
•  A team player with a friendly, approachable, and open operating style linked to a “can do” 
attitude and the ability to work well with others 
•  The ability to obtain and retain an appropriate security clearance 
 
Page 40 of 44 

---

 
 
What you will bring specifically 
•  A relevant tertiary level degree in public policy, economics, law or a related discipline – 
would consider Communications and Media 
•  Adhere to Customs’ Code of Conduct 
 
Additional information  
1982
•  Join our team - New Zealand Customs Service Careers 
 
 
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 41 of 44 

---

 
 
 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins 
and outs of the Graduate role as a part of the Ethnic 
Communities Graduate Programme 
Graduate 
1982
Host Agency: Ministry of Transport 
The Ministry of Transport is the Government’s system lead on transport. Our purpose is to enable 
Act 
New Zealanders to flourish, reflecting transport’s role in shaping our society, economy and 
environment. 
The Policy Adviser role is part of our Strategy & Investment Group or the Regulatory & Data 
Group. The Strategy & Investment Group maintains an overview of transport strategy for New 
Zealand. They provide high level strategic design and quality, timely and effective policy advice 
and support for the Ministry and the transport sector. The Regulatory & Data Group is the centre 
of excellence for quality, timely and effective regulatory policy, and evidence based analysis for 
the Ministry and the transport sector. 
The role of the Policy Adviser is to provide and contribute to high quality, well-researched and 
Information 
reasoned policy advice on transport issues, support the team in the development of the Ministry’s 
strategies and provide high-quality written responses to, and advice about, official 
correspondence. 
•  Reporting to:    
Policy Manager 
•  Location:  
 
Wellington 
Official 
•  Family/salary:   
Corporate Band/E - $61,440 
 
 
the 
Host Agency Purpose - Te Aronga o te Ratonga Tūmatanui  
 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future. We have an important role in supporting the Crown in its relationships with 
Māori under the Treaty of Waitangi. We support democratic government. We are unified by a 
under 
spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work. 
Our purpose statement goes beyond describing what our organisation does. It succinctly and 
powerfully captures the value that we will deliver to New Zealanders. 
•  Flourish: A living organism flourishes when it grows or develops in a healthy or vigorous way, 
especially as the result of a particularly congenial environment. We think that’s what 
transport should do for New Zealanders.  
Released 
•  New Zealanders: New Zealanders are central to what we do. This includes New Zealand Inc, 
the business sector, and our international connections, but at the heart of all of its people.  
•  Enabling: We are here to help create the transport ecosystem that will enable society and 
businesses to flourish, and grow. 
 
Page 42 of 44 

---

 
 
Host Agency Values 
KEI ROTO MĀTAU | INVESTED  
 
We are committed and responsible 
HE MĀIA | BOLD  
 
 
 
We are courageous, shaping our place in the world 
MAHI NGĀTAHI | COLLABORATIVE  
We are connected and journey with others 
Role Duties and Responsibilities 
1982
The duties and responsibilities in this document are not exhaustive.  The incumbent may be 
required to perform other work which is consistent with the nature of the role. You will enjoy 
Act 
building relationships and collaborating with people to get things done. 
 
Responsibilities  
 
Policy Participation 
•  Develop and maintain a good understanding of the principles and practices relating to 
transport policy. 
•  Prepare policy advice on transport issues including Cabinet papers and briefs for the 
relevant Ministers, and comment on papers prepared by other agencies. 
•  Conduct research relevant to transport. 
Information 
•  Prepare or contribute to ministerial speeches, media statements and responses to 
parliamentary questions, and draft replies to ministerial and department 
correspondence. 
•  Identify and analyse issues and trends, opportunities and problems relating to transport. 
•  Develop policy advice, as far as possible, from conceptual stage through to Cabinet 
decision and legislation and implementation. 
Official 
•  Support the passage of new legislation and its introduction in association with the Legal 
team. 
the 
Project Participation 
•  Contribute to team and Ministry planning processes, and to the development of 
strategies and work programmes to enhance the overall effectiveness of the team and 
hence the professional standing of the Ministry of Transport. 
Representing the Ministry 
under 
•  Attend Cabinet Committees and Select Committees as required. 
•  Represent the Ministry of Transport in a wide range of situations, including government 
agencies, transport sector and community groups. 
General  
•  Meet the objectives and performance measures agreed to with the Manager. 
•  Ensure records are created and maintained in accordance with the Public Records Act 
2005 (specific recordkeeping responsibilities are located in the Ministry’s Information 
Released 
Management Policy under “Information ownership, roles and responsibilities”. 
 
Page 43 of 44 

---

 
 
Responsibilities  
 
Health, Safety and Wellbeing 
At the Ministry we expect all employees to: 
•  Work safely and take responsibility for keeping self and colleagues free from harm 
•  Report incidents and hazards promptly 
•  Know what to do in the event of an emergency 
•  Ensure personal health and safety standards are adhered to when at work or offsite when 1982
working. 
 
Delegations  
Act 
Nil 
 
Relationships  
Internal 
External 
•  Policy teams and managers 
•  Minister and Associate Minister and their 
•  Finance 
office 
•  Legal 
•  Transport sector entities 
Information 
•  Engagement & Communication 
•  Government agencies and their organisations 
•  Business Support teams 
•  External providers/Consultants 
•  All managers and staff 
 
 
What you will bring specifically 
Official 
Knowledge: 
•  Public sector processes would be an advantage 
the 
Skills: 
•  Excellent writing skills 
•  Strong numerical ability 
What you will gain/Experience:  
under 
•  Policy development 
•  Provision of briefing papers 
•  Project management 
•  Writing ministerial correspondence and briefings 
•  Interpreting legislation would be an advantage 
Other requirements: 
•  A commitment to supporting diversity and inclusion in the workplace 
Released 
•  An undergraduate or postgraduate university degree in a relevant field, which has been 
completed in the last two years. 
 
 
 
Page 44 of 44 

---

Job description 
 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Director of People and Support Services 
1982
System Capability and Programmes 
Reporting to the Deputy CE System Capability and Programmes, the Director of People and 
Act 
Support Services is responsible for contributing to the planning, reporting and overall leadership of 
the Ministry’s Human Resources (HR) function and ensures that the Ministry has the necessary 
strategy, policies and operational processes in place to recruit, retain and effectively manage its 
people whilst ensuring that practices meet the requirements of the Administrating Agency (DIA) 
and are exemplars of best practice. The Director of People is part of the MEC leadership team who 
will work with colleagues to provide strategic and operational leadership. 
The Director of People is also responsible for the delivery and management of Security, Health, 
Safety and employee wellbeing services for the Ministry. 
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive System Capability and Programmes 
Information 
•  Location:  
Wellington 
•  Family:  
Corporate L 
•  Salary: 
Salary range of $152,475 - $206,290 
What we do matters – our purpose 
 
Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
the 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
under 
American and the Middle Eastern.  
Released 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
HR Advice, policy and operations 
• 
MEC’s direct services are delivered 
• 
Ensuring that the Ministry is supported and advised in all 
efficiently and achieve identified 
areas of people leadership, performance management, 
outcomes 
1982
recruitment, induction, legislation and policy 
• 
High levels of commitment to 
requirements, training and development, remuneration, 
continuous improvement in service 
job evaluation, change management, employee 
delivery 
Act 
assistance programme, professional supervision and 
• 
Satisfied customers and positive 
employment relations, including the management of 
feedback 
associated risks 
• 
Fit for purpose communications 
• 
Ensuring that payroll information is provided to DIA as 
using a range of channels for 
required 
different audiences 
• 
Ensuring that HR policies, practices and processes meet 
• 
Timely delivery of high quality, 
statutory compliance obligations, DIA requirements, 
evidenced based advice 
state sector guidance and the Ministry’s needs 
• 
Key areas of government policy and 
• 
Ensuring compliance with employment, Health and 
service delivery are accessible, and 
Safety legislation 
responsive to ethnic communities’ 
Information 
• 
Providing strategic and operational leadership of the 
aspirations and needs 
Ministry’s Human Resources (HR) function and ensures 
• 
Advice consistently reflects the 
that the Ministry has the necessary strategy, policies and 
outcomes of sound engagement 
operational processes in place to recruit, retain and 
with key stakeholders and 
effectively manage its people whilst ensuring that 
communities 
practices meet the requirements of the Administrating 
• 
Increased inclusion and 
Agency (DIA) and are exemplars of best practice 
Official  participation of NZ’s ethnic 
• 
Actively work with the Deputy CE System Capability and 
communities and recognition that 
Programmes to contribute to the planning, reporting 
diversity is a key feature of our 
and overall leadership of the Ministry 
national identity 
the 
• 
Delivers Health, Safety and employee wellbeing services 
for the Ministry 
• 
Lead a programme of work to ensure that staff, 
members of the public and the government retains the 
highest level of confidence in the Ministry’s ability to 
under 
safeguard the personal information we hold. The 
programme will be focused on lifting the Ministry’s 
privacy maturity capability and creating a privacy aware 
culture 
HR Strategy and organisational development 
• 
Behaviour in line with the People 
• 
Providing strategic, proactive and timely HR advice to 
Leader profile of the DIA Capability 
support MEC people leaders  
Framework 
• 
Developing and implementing an HR strategy and plans 
• 
Staff have a clear line of sight 
Released 
to meet the Ministry’s resourcing needs, including 
between their work and the 
workforce planning, culture, training and development; 
direction of the team and the 
induction and onboarding 
Ministry 
• 
Developing organisational development programmes – 
• 
High performing and high potential 
such as evolving our values and our Whāinga Amorangi 
staff are effectively recruited, 
plan for MEC staff 
developed, supported and retained 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Developing and implementing strategies to promote and  • 
Regular culture and engagement 
enhance the capabilities of the Ministry’s leadership 
activities are undertaken and owned 
team, ensuring up-to-date understanding of HR issues, 
by the team 
risks and obligations through advice, communication 
• 
The performance and development 
and training 
of direct reports is appropriately 
• 
Developing and implementing operational plans for the 
planned and managed in 
HR team and managing outputs and performance to 
accordance with MEC processes and 
ensure agreed outcomes are met 
business needs 
1982
• 
Accountable for overseeing the successful conclusion of 
complex employee relations issues and cases within the 
business unit 
Act 
Stakeholder and relationship management 
• 
The performance and development 
• 
Proactively coach people leaders and their teams to 
of direct reports is appropriately 
drive the people agenda  
planned and managed in 
•
accordance with Ministry processes 
 
Provide collective updates to the Deputy CE System 
Capability and Programmes regarding any issues 
and needs 
requiring discussion/resolution 
• 
Satisfied customers and positive 
•
feedback 
 
Demonstrate an understanding of key business issues 
and effectively influence and coach managers in relation  • 
Regular culture and engagement 
to people initiatives 
activities are undertaken and owned 
•
by the team 
 
Build strong relationships with people leaders to better 
Information 
understand the issues and pressures they face in their 
• 
Relationships with DIA and other 
day-to-day environment 
stakeholders are positive and 
•
support improved delivery and 
 
Demonstrate strong knowledge and understanding of 
the business to support people leaders 
impact of MEC services 
• 
Ensure that the relationship with DIA is appropriately 
managed 
Official 
Security 
• 
Trusted physical security advice that 
• 
Contribute to the development of a strong and 
aligns with Protective Security 
sustainable security culture with an emphasis on 
Requirements and MEC business 
the 
needs  
physical security across MEC 
•
•
 
MEC’s physical security policies are 
 
Provide advice to the Property Group and DIA 
kept up-to-date  
projects on physical security including moves, new 
• 
An uplift in MEC’s business maturity 
offices or changing business requirements 
with respect to workplace physical 
• 
Work effectively with MEC managers to provide 
under 
security 
advice and guidance on physical security 
Services 
• 
MEC’s direct services are delivered 
• 
Overseeing the provision of Security and Health, Safety 
efficiently and achieve identified 
and Wellbeing services including the development of 
outcomes 
policies, processes and practices 
• 
High levels of commitment to 
continuous improvement in service 
delivery 
• 
Satisfied customers and positive 
Released 
feedback 
• 
Fit for purpose communications 
using a range of channels for 
different audiences 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self and 
people using our sites as a place of 
colleagues free from harm 
work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
All requirements of The Ministry’s 
• 
Know what to do in the event of an emergency 
Health and Safety policy and 
•
procedures are met. 
 
Cooperate in implementing return to work plans 
Health and safety (for team) 
• 
A safe and healthy workplace for all 
• 
Inform, train and equip staff to carry out their work 
people using our sites as a place of 
safely 
work. 
1982
• 
Ensure prompt and accurate reporting and investigation 
• 
All requirements of The Ministry’s 
of all workplace incidents and injuries 
Health and Safety policy and 
•
procedures are met. 
 
Assess all hazards promptly and ensure they are 
Act 
managed 
 
 
te 
 
 
 
 
ra
ce
 
to
e
o
 
en
rm
age/
 
vis
n
ith
flu
fo
ad
liver 
Who you will work with to get the job done 
Ad
Collab
w
In
In
Ma
le
De
Chief Executive Ministry for Ethnic Communities 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Deputy CE System Capability and Programmes  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC Leadership team  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Information 
MEC staff 
 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
DIA’s DCEs, senior managers  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Minister for Ethnic Communities and the Ministry 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
✓ 
for the Minister for Ethnic Communities 
Cabinet Committees and Select Committees of 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Parliament 
Official 
Ethnic community leaders, organisations, and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
community members 
External 
the 
Other government agencies whose work is 
relevant to ethnic communities (DPMC, PSC and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
Te Arawhiti) 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the work of 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
MEC 
under 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
 
Direct reports 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Released 
At the Ministry, we have a Capability Framework 
Experience:  
to help guide our people towards the behaviours 
• 
Proven success in people and team leadership 
and skills needed to be successful. The core 
skills, including motivating and inspiring others 
success profile for this role is People Leader. 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
 
• 
Significant experience in building people 
Keys to Success: 
capability that is conceptually robust and well 
• 
Setting expectations 
evidenced 
• 
Encouraging innovation 
• 
Advanced ability to gain the confidence of 
•
diverse stakeholders, including Ministers and 
 
Building effective teams 
•
Ministers’ offices, senior executives, and 
 
Identifying talent and developing others 
others working in the diversity and 
• 
Motivating others to achieve results 
inclusion/social cohesion field 
• 
Developing business acumen 
1982
• 
Experience at Senior Leadership level; 
• 
Strong technical expertise and proven 
experience in a senior HR leadership role; 
Act 
Knowledge: 
• 
Excellent understanding of the political 
process, the role of the public service, and of 
the machinery of government 
• 
Knowledge of diversity and inclusion and 
social cohesion matters 
Skills: 
• 
Advanced communication and influencing 
skills 
• 
Excellent political savvy, relationship 
Information 
management, communication and influencing 
skills 
• 
Leadership skills – demonstrated ability to 
lead and develop a high performing team 
• 
Strong strategic skills – ability to see the big 
picture, and link day to day team activities to 
Official the operating model and overall strategic 
direction of the Ministry 
• 
Strong problem solving and creative thinking 
the 
skills 
• 
Focus on outcomes and drive for results 
Other requirements: 
• 
A tertiary qualification in a relevant area or 
equivalent experience; 
under 
• 
Cultural sensitivity and an understanding of 
Māori Tikanga; 
• 
Able to obtain and maintain an appropriate 
security clearance if required 
 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Senior Communications Advisor 
1982
System Capability and Programmes 
The Senior Communications Advisor will expertly work across the Ministry to lead, connect, 
inspire, identify and coordinate communications opportunities. They will provide insight to ensure 
Act 
Te Manu Karere (Communications) best supports the Ministry’s outcomes and priorities.  
The role will also act as a trusted partner for the Ministry and work collaboratively across the 
organisation and with external stakeholders.  
The Senior Communications Advisor is also responsible for the creation and delivery of effective 
communication content across all Ministry channels, in support of our overall strategic 
communications plan. This role will have a particular focus on social media, email newsletters and 
website content management. 
•  Reporting to:  
Director of People and Support Services 
Information 
•  Location:  
National 
•  Family: 
Corporate I 
•  Salary: 
Salary range of $93,166 - $126,047 
What we do matters – our purpose 
Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
the 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
under 
American and the Middle Eastern.  
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
Released 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work  1982
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
the 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
under 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
Released 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Communications planning, content production 
• 
Development and delivery of 
including digital content and content management 
business-aligned communications 
• 
Develop and maintain a deep understanding of the 
plans that support achievement of 
business of the Ministry in order to develop and 
strategic business objectives and 
deliver business-aligned communications plans, 
outcomes.  
programmes and activities.  
• 
Communications activity that is well 
• 
Develop communications plans that clearly identify 
planned, measurable and informed 
1982
and outline objectives, risks, mitigants, key 
by business and audience needs.  
messages, and plans for engaging with both internal  •  A consistent and coherent 
and external audiences. 
approach to communications 
Act 
• 
Maintain an overview of, and actively contribute to, 
planning and activity for functional 
an integrated approach to communications for the 
areas. 
Ministry. 
• 
Well managed digital content, 
• 
Communications planning and delivery to support 
which delivers effective 
BAU and key internal change initiatives. 
communication to targeted 
•
audiences. 
 
Producing and managing the content across a range 
of online and offline channels – social media 
platforms, intranet, newsletters and publications 
and videos. 
Information 
• 
Provision of additional communication support 
where necessary for Ministers office including 
talking points, high level speech notes and MEC 
press releases. 
• 
Consult with the organisation to provide proactive 
communications support and advice on reputational 
Official 
risks and issues and best practice communications. 
• 
Ensure the Ministry’s website consistently meets 
quality standards and reflects the needs of diverse 
the 
audiences.  
• 
Support the ongoing development of the website. 
• 
Lift the user experience across our digital platforms 
including the website and social channels. 
• 
Support internal capability within the Ministry in the 
under 
use of digital platforms.  
Released 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Advice and delivery 
• 
Business receives timely and quality 
• 
Provide advice on how to best utilise integrated 
advice on how best to use 
communications and communications channels to 
communications to deliver against 
deliver against business objectives.  
its business objectives.  
• 
Provide support for communications initiatives and 
• 
The communications activity of the 
programmes to support delivery of business 
Ministry, including initiatives and 
programmes and outcomes. 
projects are proactively managed  1982
•
and delivered.  
 
Manage and develop communications content that 
contributes to Ministry wide channels.  
• 
The Ministry is effectively 
•
represented in the media.  
 
Provide quality assurance and advice on the 
Act 
development of business content communications. 
• 
Development of high-quality 
•
strategic communications content.  
 
Ensure the Ministry’s communications activity is 
consistent with MEC communication and brand 
 
policies, standards and expectations.  
Stakeholder relationship management 
• 
Senior Communications Advisor is 
• 
Engage effectively with staff and senior leaders 
able to effectively influence key 
across the Ministry and be a strong advisor and 
stakeholders on the best approach 
influencer. 
for communications. 
• 
Give trusted and respected communications advice 
• 
Senior Communications Advisor is 
Information 
and assurance to the Director of People and 
seen as a trusted, credible advisor 
Support Services and provide support on related 
and effective leader of 
communications to the Chief Executive, the 
communications. 
Executive Leadership Team and other leaders. 
• 
Key stakeholders, including Director 
• 
Support and manage effective media engagement 
of People and Support Services, feel 
and proactively identify opportunities to positively 
well-supported on key issues. 
Official 
position the organisation. 
• 
Communications is seen as a 
• 
Develop and maintain strong working relationships 
trusted and valued partner and 
other agencies’ communications teams as required 
advisor to the business.  
the 
to order to deliver integrated multi-agency 
• 
Communications advice is sought 
communications. 
out, taken on board and acted on 
• 
Support proactive internal communications 
by the business.  
opportunities that positively position the Ministry. 
• 
Effective relationships are 
under 
• 
Work effectively and in partnership with production 
established and maintained with 
company’s and service providers to deliver content 
the media that enable MEC to 
or finished products for the Ministry. 
proactively manage its reputation 
in the media.  
• 
MEC Communications is seen as 
responsive and supportive of a 
system-wide approach to 
communications.  
Released 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
people using our sites as a place of 
take reasonable care not to adversely affect the 
work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies and 
followed. 
procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles and 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
responsibilities in relation to 
1982
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
 
Act 
te
 
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Director of People and Support Services 
 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
Systems Capability and Programmes team 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
members 
Internal 
Senior Leadership Team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Executive Leadership Team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Information 
MEC Staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
External production companies and vendors 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
External Media 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
External 
Sector Interest Groups 
 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Ministers’ offices 
 
 
 
✓ 
 
✓ 
Official 
 
 
 
 
 
Your delegations  
the 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
 
 
under 
Released 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
A minimum of 5 years’ experience in 
the behaviours and skills needed to be 
developing and delivering business-aligned 
successful. The core success profile for this 
communications strategies and plans. 
role is Specialist. 
• 
Proven experience in managing and 
 
influencing senior stakeholders, both 
Keys to Success: 
internal and external. 
•
1982
 
Problem solving 
• 
Experience in engaging with media. 
• 
Critical thinking 
• 
Digital media and content production and 
• 
Interpersonal savvy 
management experience 
Act 
• 
Navigating complexity 
Knowledge: 
• 
Communicating with influence 
• 
Strong knowledge of communications 
• 
Technical and specialist learning 
principles and frameworks. 
• 
An understanding of government 
structures and processes. 
Skills: 
• 
The ability to develop a deep 
understanding of the business and its 
operating context. 
Information 
• 
The ability to think critically and 
strategically about issues and develop fit 
for purpose solutions. 
• 
The ability interpret data to understand 
audience needs and tailor the 
communications approach accordingly. 
Official 
• 
The ability to work at all levels of 
organisations and to relate to and gain the 
confidence of stakeholders. 
the  •  Well-developed influencing and 
negotiations skills. 
• 
Strong planning and organisational 
management skills. 
under 
• 
The ability to coach others to 
communicate effectively in public forums 
and with stakeholders. 
• 
Extensive oral and written communication 
skills, with ability to deliver in fast paced 
and deadline driven environments  
Other requirements: 
• 
A relevant tertiary qualification or 
Released 
equivalent professional experience. 
 
 
Page 6 of 6 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Senior HR and Wellbeing Advisor 
System Capability and Programmes 
1982
The Ministry for Ethnic Communities (MEC) is the principal advisor to the Government on ethnic 
diversity related matters.  We seek to support the needs and aspirations of ethnically diverse 
Act 
communities throughout Aotearoa New Zealand and, play a key role in ensuring views are 
represented in the development of policy and operational initiatives across the public sector.  
The Senior HR and Wellbeing Advisor will lead the recruitment function for the Ministry.  This role 
will also design and deliver continuous learning and development opportunities for staff and work 
with our graduate programme team to support their learning and development requirements.   
The Senior HR and Wellbeing Advisor will work with the Director of People and Support Services to 
provide HR advice to support the delivery of the people work programme for MEC.  This role will 
support MEC with performance, remuneration, employment relations and wellbeing advice 
ensuring that MEC managers are supported with all facets of HR. 
Information 
The Senior HR Advisor will also be responsible for the wellbeing programme for employees and 
graduates. 
•  Reporting to:  
Director of People and Support Services 
•  Location:  
N/A 
•  Family: 
Corporate I  Official 
•  Salary: 
Salary range of $93,166 - $126,047 
the 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
under 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
Released 
 
Page 1 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
   
 
Whakakotahitanga   
Ngakau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
1982
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
Official 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
the 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
under 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
Released 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
1982
Recruitment 
• 
Managers are well informed of 
• 
Leads the recruitment function for the Ministry 
DIA OD plan initiatives how these 
(MEC) ensuring robust recruitment processes are 
may impact them and what they 
Act 
undertaken. 
need to do. 
• 
Develop a recruitment strategy for MEC and 
• 
Workplace and workforce trends 
identify where a specific recruitment strategy is 
and business intel are fed into 
required for specific groups or roles.   
the people strategy to inform 
•
timely responses and proactive 
 
Identify and consult on changes to the recruitment 
policy, processes, information and resources, 
planning. 
including resources to assist hiring managers and 
provide support. 
• 
Build recruitment capability by reviewing current 
Information 
and developing new training resources (e.g. 
eLearning).   
• 
Develop resources that support hiring managers 
requirements and move towards recruitment and 
selection approaches that move beyond a ‘replace 
like with like’ approach.  
Official 
• 
Special focus on increasing our diversity. 
• 
Develop options and resources that improve 
advertising and search to increase the diversity of 
the 
applicants, e.g. investigating diverse job boards and 
other recruitment advertising options, how our 
advertising needs to change to encourage ethnic 
groups and non-traditional applicants to apply for 
different jobs. 
under 
• 
Create guidance materials and resources to educate 
employees involved in the recruitment process. 
• 
Focus on increasing the understanding of 
unconscious bias and cultural awareness during the 
recruitment process, with the result that managers 
understand their own bias, the impact bias has in a 
recruitment process and how to eliminate bias. 
Released 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
HR Advisory 
• 
Managers receive timely high- 
• 
Implements the People work programme, including 
quality HR advice that enables 
initiatives (strategies, policies, processes and 
them to make sound HR 
practices) to achieve agreed outcomes. 
decisions. 
• 
Provides best practice HR advice, and policy and 
• 
Managers are well informed on 
procedure implementation across MEC. 
all HR and people initiatives. 
• 
Facilitates business solutions based on sound 
• 
All MEC staff are supported and  1982
problem definition and analysis. 
guided with the people work 
• 
Works with other MEC functions to analyse and 
programme. 
provide relevant information that identifies 
Act 
performance improvement opportunities for the 
branch. 
• 
Works with the business to apply changes that arise 
from issues identified in HR reporting and monitor 
these issues working with the Principal Advisor 
Strategy, Performance and Reporting. 
• 
Delivers on directions, priorities and expectations 
for work programmes, tasks and performance.  
• 
Contributes to and deliver on workforce planning 
Information 
initiatives, with oversight and provision of advice on 
recruitment activity. 
• 
Works with the Director of People and Support 
Services to develop and deliver the development 
work programme. 
Wellbeing 
 
Official 
• 
Provide advice to all staff around wellbeing. 
• 
Work with the Capability team with on wellbeing 
the 
programmes for our ethnic communities. 
• 
Work collaboratively with staff to source wellbeing 
options as required. 
• 
Build and maintain strong relationships with 
external wellbeing providers.  
under 
• 
Primary point of contact for EAP services.  
• 
Source wellbeing offerings for staff that are fit for 
purpose. 
• 
Design and manage the wellbeing calendar and 
opportunities on behalf of the Ministry.  
• 
Support managers with return to work plans for 
staff where required. 
Released 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Learning and Development 
• 
MEC delivers quality, on time 
• 
When necessary, work with third party subject 
L&D initiatives that are well 
matter experts to design, and develop high quality 
received and build capability. 
programmes and across the Ministry. 
• 
Managers identify appropriate 
• 
Create e-learning content for delivery. 
L&D initiatives for their people. 
• 
Design and develop quality learning and 
• 
Managers, learning and 
development materials and resources to support 
development professionals and  1982
development requirements across the Ministry. 
colleagues are clear on their 
•
roles in delivering quality 
 
Facilitate internal learning events and workshops. 
•
learning and development 
 
Support the Director of People and Support 
Act 
Services to build Ministry’s leadership capability by 
advice. 
providing fit for purpose, specialised L&D advice 
 
and coaching to leaders.  
• 
Schedule and organise development activities in a 
way that maximises uptake by the business.  
• 
Support the Director of People and Support 
Services to set a clear L&D strategy for the Ministry.  
• 
Work with the Director of People and Support 
Services to develop specific learning and talent 
Information 
development plans to close key gaps for MEC and 
new staff. 
Relationship Management 
• 
A trusted advisor who has the 
• 
Establishes and maintain sound working 
confidence of the business and 
relationships with managers and employees across 
provides fit for purpose advice 
MEC. 
and services. 
Official 
• 
Coaches and mentor managers to be effective 
• 
Increased 
people managers and leaders. 
management/leadership 
the 
•
capability. 
 
Uses business intelligence to inform the 
development of work programmes.  
• 
Appraises and updates the Director of People and 
Support Services and the Executive Leadership 
Team on critical issues or areas of sensitivity. 
under 
Change management 
• 
Change processes are 
• 
Supports the Director of People and Support 
successfully run and any risks are 
Services with change management projects and 
identified and mitigated. 
culture-shaping for MEC. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
Released 
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed.  
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
MEC Managers and employees 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
DIA HR 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
System Capability and Programmes team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
PSA 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 1982
External 
Graduates 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Legal representatives 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Act 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
nil 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
A proven history of achievement in 
the behaviours and skills needed to be 
delivery of high-quality generalist HR 
Information 
successful. The core success profile for this 
services. 
role is Specialist. 
• 
Significant experience in effectively 
 
managing a wide range of relationships. 
Keys to Success: 
Knowledge: 
• 
Problem solving 
• 
A working understanding of the 
•
Official 
 
Critical thinking 
Employment Relations Act, Privacy Act and 
• 
Interpersonal savvy 
other relevant employment legislation. 
• 
Navigating complexity 
• 
Significant experience and demonstrated 
the 
• 
Communicating with influence 
knowledge of HR systems and processes, 
• 
Technical and specialist learning 
such as job evaluation systems. 
Skills: 
• 
Strong communication skills including the 
ability to persuade and influence at senior 
under 
level to obtain optimal outcomes. 
• 
Sound writing skills and the ability to write 
for specific audiences. 
• 
Confident presentation and/or training 
delivery skills. 
Other requirements: 
• 
A tertiary level qualification – in HR 
Released 
related discipline or equivalent. 
 
 
Page 6 of 6 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
 
People and Support Advisor 
System Capability and Programmes 
1982
The People and Support Advisor provides advice and support on the Ministry for Ethnic 
Communities support services. 
Act 
The People and Support Advisor contributes to the smooth delivery of office management within 
the Wellington office, is the liaison point for health and safety on privacy, property and security 
functions.  This includes at times delivering training to staff on these programmes. 
•  Reporting to:  
Director of People and Support Services 
•  Location:  
Wellington 
•  Family: 
Delivery F 
•  Salary: 
Salary range of $57,561 - $77,876 
Information 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
Official 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
the 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern. 
How we do things around here – our values 
 
under 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
Released 
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
Page 1 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work  1982
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
Information 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
Official 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
the 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
under 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand 
 
 
Released 
 
Page 2 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Health and Safety 
• 
Health and Safety compliance is 
• 
Provide expert advice on Health, Safety and issues 
adhered to at the highest level. 
and best practice in a timely manner and with a 
• 
Health and Safety risks are 
collaborative approach.  
escalated to the Director of 
• 
Provide support to the Risk and Assurance and 
People and Support Services.  
Health and Safety Committees.  
• 
Health & Safety Policies and 
• 
Provide support and advice around health & safety 
processes are fit for purpose and 1982
for MEC staff and leadership, ensuring that our H&S 
up to date. 
obligations are applied and delivered as 
 
appropriate.  
Act 
• 
Work closely with the Senior HR and Wellbeing 
Advisor on the linkage between Health and Safety 
compliance and wellbeing offerings.  
• 
Advise on the interpretation and application of 
Health and Safety legislation in the context of the 
Ministries operations.  
• 
Responsibility for ensuring the Health and Safety 
Policy and other documentation is kept updated.  
• 
Develop and maintain relationships with relevant 
Information 
external agencies, i.e. Work Safe, DIA, ACC and staff 
from other government departments in similar 
roles to facilitate health and safety.  
• 
Organise the health and safety representatives 
training programmes and assist the representatives 
to be effective in their roles, this includes the 
Official 
facilitation of all health and safety monthly 
meetings.  
• 
Provide monthly reporting on health and safety 
the 
matters. 
Support, development and advice 
• 
The People and Support Advisor 
• 
Provide support to the Director of People and 
is a trusted and valued MEC team 
Support Services to deliver to MEC’s obligations 
member.  
around Privacy legislation.  
•
under 
 
Relationships with DIA are 
• 
Develop resources, training and guidance material 
maintained and managed 
on privacy.  
appropriately and any vendors 
•
that MEC may require.  
 
Support the MEC Incident Management team and 
assist as and when required in this space.  
• 
Privacy is included in everything 
•
we do. 
 
Provide support to MEC employees on systems and 
tools to ensure they are fit for purpose.  
• 
Provide support and advice on property and 
Released 
security functions.  
• 
Liaise with staff and managers to ensure 
maintenance issues are dealt with satisfactorily.  
• 
Liaise with contractors and DIA Property on 
maintenance and minor construction matters. 
 
Page 3 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Work with DIA health and safety, property and 
security business units as required. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
1982
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
Act 
emergency management. 
 
 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Deputy Chief Executive System Capability and  ✓ 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
Programmes 
Director of People and Support Services 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Information 
MEC Executive Leadership team 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
✓ 
System Capability and Programmes team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
members 
Internal 
MEC team members 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
DIA health and safety, property and security 
 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Official 
services 
Externally contracted vendors 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
Ethnic community members, stakeholders, 
✓
the 
 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
and organisations 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
under 
Direct reports 
Nil 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Experience providing services delivery 
the behaviours and skills needed to be 
and/or services advice in a public sector 
successful. The core success profile for this 
context.  
role is Valued Contributor. 
Released 
• 
Experience managing multiple projects 
 
and prioritising time to deliver results.  
Keys to Success: 
• 
Proven experience developing and 
• 
Customer Focus  
managing relationships with business 
• 
Continuous improvement  
 
Page 4 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Teamwork and peer relationships  
partners or stakeholders to achieve 
• 
Action oriented  
outcomes. 
• 
Self-development and learning  
Knowledge: 
• 
Functional and technical skills 
• 
An understanding of the political process, 
the role of public servants, and the 
machinery of government.  
• 
An understanding of service delivery as a  1982
lever to achieve government goals, and 
the importance of the government drive 
to deliver better public services.  Act 
• 
Knowledge of, or interest in developing 
knowledge of, diversity and inclusion, and 
social cohesion matters. 
Skills: 
• 
Good business analysis, planning and 
organisation skills.  
• 
Good communication skills.  
• 
Excellent relationship management skills, 
including an ability to work effectively 
with diverse stakeholders, and achieve 
Information 
outcomes.  
• 
Competence across Microsoft Office 
programmes. 
 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

Document Outline

• 11. JD Deputy Chief Executive System Capability and Programmes
• 12. JD Executive Assistant or HR Administrator
  • Personal Assistant/Human Resources Administrator
    • Ministry for Ethnic Communities
    • What we do matters – our purpose
    • How we do things around here –Working effectively with Māori
    • Spirit of service
    • How we work
• 13. JD Principal Advisor Strategy Planning and Reporting
• 14. JD Talent and Capability Director
• 15. JD Talent and Governance Lead
• 16. JD Principal Advisor Inter Cultural Capability and Language
• 17. JD Graduate Programme Lead
• 18. JD Ethnic Communities Graduate Programme - Information Pack 2023
• 19. JD Director of People and Support Services
• 20. JD Senior Communications Advisor
• 21. JD Senior HR and Wellbeing Advisor
• 22. JD People and Support Advisor

---