Job description  
Haere mai  
This job description is your go-to place for all the ins 
and outs of this role at the Ministry for Ethnic 
Communities 
 
 
Deputy Chief Executive, Policy and Analytics 
Primary Focus: 
This role is a critical member of the Ministry ‘s Executive Leadership Team, working closely with the 
Minister and Chief Executive to shape and implement a policy agenda that improves outcomes for ethnic 
communities across government.  
1982
It has responsibility for the development of high quality policy and advice and data analytics, building and 
leading a high performing policy group that creates trust and confidence cross agency and with key 
stakeholders. 
Act 
Establishing and implementing a data analysis function that can significantly improve the evidence base for 
government key decision making will be a priority outcome for the policy group. 
As a member of the Executive Leadership Team:  
Your focus is whole of Ministry, with oversight on the present operational matters, but spending much 
more time on the future and across the sector and the wider public service.  As a team we will work 
collaboratively and inclusively across all parts of the Ministry, supporting each other to take a collective 
view. 
Your success in this role depends on: 
Information 
•  A passionate commitment to improving outcomes for ethnic and faith-based communities 
•  Experience of shaping and agreeing a policy work programme with Ministers 
•  A proven track record of successfully delivering cross-agency policy outcomes  
•  Outstanding relationship management skills and experience of influencing policy across government 
•  Significant experience as a strong people leader   
•  Experience in analysis of critical trends in ethnic diversity to influence policy development across the 
public sector. 
Official 
___________________________________________________________________________________ 
What we do matters – our purpose 
the 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase 
social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to 
be themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
under 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and 
the Middle Eastern.  
________________________________________________________________________________
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
Released 
As Internal Affairs is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present 
and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
How we do things around here – our principles and values 
The Ministry is currently undertaking a review of our principles and values to better align with our purpose. 
 
 
 
1982
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Act 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
Information 
Scope of role 
Reporting to 
Chief Executive  
Location 
Wellington 
Business unit functions 
Policy research and analysis, ministerial briefings and advice, advisory to the 
Official 
Minister 
 
Direct reports 
3 
the 
Total staff 
11 
Human Resources and 
Level B 
Financial delegations 
Health and Safety at 
Responsibilities as an Officer of the Ministry 
Work Act 2015  under 
Security clearance level  Secret 
 
Leadership characteristics you will need 
Leadership Success Profile  - Public Services Commission 
Strategic Leadership | Mana Rautaki 
Released 
You will position your team, organisations and sectors to shape, define and respond to the future 
support of ethnic communities. You work effectively with others to figure out what the future should 
look like – and how to get there. 
In practice this will include: 
 
Page 2 of 4 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
•  Leading the way, the Executive Leadership Team connects and engages with our people about our 
strategic direction and ways of working 
•  Leading and facilitating strategic kōrero collectively with the Executive Leadership Team, senior 
leaders, and their people, that stretch and challenge our thinking about how we deliver our policy 
and analytical services to best support the Ministry’s strategy (e.g. Shaping policy for the future, 
infrastructure and the role it plays in future work environments, inclusive and diverse culture) 
•  Leading the mahi and engagement with our people that takes our organisational culture to its next 
level, in a way that keeps us true to our principles and enhances our organisational performance  
1982
•  Adopting an approach that ensures functional strategy development is well connected across the 
public sector and ethnic communities and is informed from a starting point of good internal and 
external intel, and is premised on what we have to deliver, as well as how we deliver in line with our 
Act 
culture and principles 
•  Leading and facilitating the development of frameworks, business models and tools to support the 
operation of a diverse, multi-faceted Ministry 
•  Ensuring we have sound, achievable and living functional strategies in place that resonate well across 
Te Tari Mātāwaka and the sector, and in doing so helps guide how we prioritise and sequence our 
mahi, and achieve outcomes for ethnic communities  
Delivery Management | Te Whakahaere o te Tuki 
Leadership that delivers results. You make sure that things happen by translating strategy into action. 
You focus on getting things done, with and through others – knowing which key decisions you need to 
Information 
make, where to influence, when to collaborate and when to delegate. You create strong teams that 
deliver results. 
In practice this will include: 
•  Leading the development and implementation of a prioritised and sequenced work programme to 
deliver on the business unit’s services, endorsed and adopted by organisational leaders  
Official 
•  Actively working on ensuring each part of the business unit is aligned and joined up in its approach 
and style of delivery in a way that enhances delivery of services and organisation performance, and is 
understood and valued by our external customers (e.g. collating information useful for informing 
the 
insights, reporting in the context of organisation performance measures, customer feedback insights 
on business performance in relation to organisation delivery needs) 
•  Building line of sight through to our organisation’s common purpose and strategy, so that every 
individual in your business unit can tell you what they are doing, why, how and how well 
•  Delivering on central agency performance expectations across the spectrum of functions (e.g. 
under 
inclusion and diversity, gender pay) 
•  Leading a sound financial strategy grounded in organisational strategy and building the financial 
capabilities across the organisation to deliver on that 
•  Leading and championing policy programmes of work, responsibilities and expectations (e.g. health 
and safety, well-being, capability development, financial integrity) 
•  Managing trusted, responsive and pro-active relationships with our Ministers, central agencies, other 
government departments and the sector 
System Leadership | Te Mana o te Tikanga 
Released 
Leadership that builds sustainability, resilience and connections. You ensure capabilities, assets and 
initiatives are built with the future of the State Services system in mind. You know when and how to use 
relationships, ICT, financial, and people levers.  
In practice this will include: 
 
Page 3 of 4 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
•  Using organisation performance metrics to gauge the internal health of the organisation, and provide 
insights about how improvements could be made 
•  Continuing to re-imagine the business units service delivery approach and best way to engage people 
in the mahi (e.g. reframing the relationship with our external customers and building a culture 
around this, delivering services that enable Te Tari Mātāwaka to ‘plug and unplug’ as the 
organisation changes, balancing the need for common and tailored services) 
•  Being transparent about the costs, choices and trade-offs that need to be made in relation to service 
offerings (e.g. prioritising service delivery) 
1982
•  Leading the development and implementation of investment in infrastructure, thinking of whole of 
government common capability offerings 
•  Keeping a keen eye on what’s happening within the organisation, identifying potential risks and 
Act 
working collectively with the leadership team to address them in an early, constructive and 
pragmatic way while providing assurance to the Chief Executive (e.g. ensuring we deliver on our 
State Sector Act good employer obligations) 
•  Working with the Executive Leadership Team to ensure our Te Tari Mātāwaka profile is preserved 
and enhanced in relation to our role in the system of core policy services 
•  Actively connecting with networks (functional leaders and Heads of Profession) across the sector, 
public service and with central agencies, shared across the leadership team, to convey a joined up 
and informed organisation 
Talent Management | Te Whakahaere ā Parapara 
Information 
Leadership that builds people capability. You attract, retain and develop individuals with the attitude, 
skills and potential to deliver results – for today and tomorrow. You create positive work environments 
and figure out what people need to deliver results and how to get the best out of them. 
In practice this will include: 
•  Leading our mahi to frame and manage Policy & Analytics talent management and our reputation as 
Official 
a great place to work for everyone 
•  Developing your team and services that can pivot quickly in line with changing circumstances (e.g. 
working with them to ensure the right balance of capacity and capability, streamlining ways of 
the 
working to focus critically on what makes the biggest difference) 
•  Taking a coaching-based talent management approach to your people’s performance and 
development 
•  Helping to build critical capability in a way that becomes second nature and takes our organisation to 
the next level of performance (e.g. ensuring that Te Aka Mātāwaka and a Māori lens is consistently 
under 
applied to our work from the get go, enhancing our ability to provide joined up strategic thinking, 
advice and information) 
•  Helping set the tone of our organisation and using the strengths of our internal culture to achieve 
our goals 
•  Mobilising our senior leaders to own the management of the work, enabling the executive to focus 
more externally and into the future 
 
Released 
 
Page 4 of 4 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Executive Assistant 
1982
Ministry for Ethnic Communities 
This role is a key support to the Deputy Chief Executive and provides a professional, effective and efficient support 
service. This role will add value by ensuring the Deputy Chief Executive is well prepared for stakeholder 
Act 
engagements, presentations and meetings. The role will provide focused diary management, process and system 
development. The role requires excellent communication, interpersonal, and relationship management skills.  
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive 
•  Location:  
Wellington 
•  Family:  
Corporate F 
•  Salary: 
Salary range of $57,217 - $77,410 
What we do matters – our purpose 
Information 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, ethnic 
diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help increase social 
cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued and empowered to be 
themselves. We also provide services and support directly to our communities.  
Official 
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin American and the 
Middle Eastern.  
the 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
under 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Released 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. Te Aka 
Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important to 
everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s past, present and 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work effectively with Māori, 
stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and responsibility of holding and protecting 
the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, hei ngā rā ki 
tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna hononga ki a ngāi Māori i 
raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. Ka whakakotahingia mātou e te 
1982
wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā mātāpono me ngā tikanga matua o te 
ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders now and in the 
Act 
future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships with Māori under the Treaty of 
Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by a spirit of service to our communities and 
guided by the core principles and values of the public service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic communities 
on the agenda of Government and the relevant agencies.  Information 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, evidence-based 
insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships inside and 
outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the policy development 
process. 
Official 
•  We want to support communities to be more empowered - we will do this by facilitating and 
supporting development of community programmes that help to grow a more inclusive Aotearoa New 
Zealand. 
the 
 
 
 
 
under 
 
Released 
 
Page 2 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Deputy Chief Executive Support  
•  The Deputy Chief Executive 
•  Provide personal and confidential support to the 
is able to focus on being 
Deputy Chief Executive with effective diary 
effective and efficient in 
management and the prioritisation of commitments  
their core roles  
•  Prepare draft contracts and other documentation as 
•  The Deputy Chief Executive’s 
required  
needs are anticipated, and 
•  Support the Deputy Chief Executive’s workflow 
their diary is accurate and 
up-to-date  
requirements and ensure that relevant papers are 
1982
•
ready ahead of meetings and there is time in the diary 
 
The Deputy Chief Executive 
is provided with the correct 
for review  
•
meeting papers and feels 
  Monitor and follow up on due dates for 
well prepared for meetings  
Act 
correspondence, report-backs and other 
•  Deadlines for papers and 
commitments  
correspondence are met  
•  Manage Deputy Chief Executive’s travel requirements 
•  The Deputy Chief Executive’s 
as required  
time is used effectively  
•  Prepare agenda and meeting papers for the 
•  Leadership teams are well 
Leadership Team meetings  
organised and efficient, with 
•  Produce and disseminate minutes to meeting 
clear action points recorded 
participants in a timely fashion and monitor 
and monitored  
completion of action points  
•
Information 
  Schedule and organise team events  
•  Ensure effective lines of communication to CE, 
managers and other staff are in place  
 
Organisation and Management Support  
•  Effective, timely and proactive 
•  Facilitate the prompt and timely dissemination of 
organisational support is 
critical information to MEC staff and stakeholders 
provided to the Executive 
as required  
Director and the Leadership 
Official 
•  Provide professional liaison with Minister’s office as 
Team  
required  
•  An effective relationship with 
•  Build and maintain effective relationships with the 
the Minister’s Office  
the 
team, department staff and key stakeholders  
•  A well organised office  
•  continuous improvement of workflow systems and 
• 
There are efficient and effective 
processes to support the effective use of staff time  
administrative systems and 
•  Maintain both paper based and electronic filing 
processes  
systems  
•  Effective working relationships 
under 
 
with all key stakeholders  
 
 
 
Documentation  
• 
Documentation is prepared to 
• 
Provide word processing and document 
agreed standards in an 
preparation support to the Deputy Chief Executive 
accurate and timely manner  
• 
Prepare and format documents, presentations, 
• 
All documents filed correctly 
spreadsheets, briefings and Ministerial 
and can be readily accessed 
correspondence to agreed standard as required  
when required  
Released 
• 
Ensure documentation is filed appropriately and in 
• 
The Office looks to you for 
accordance with departmental standards in the 
expert advice and support on 
department’s document management system  
the management of, and 
access to, MEC documents  
 
 
Page 3 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Financial Administration  
• 
Payments are processed 
• 
Process all invoices for the Deputy Chief Executive, 
according to Departmental 
by checking invoices, coding and arranging for 
process, delegations and policy 
appropriate signoff.  
Invoices are received by Finance 
•
within agreed timeframes and 
 
Reconcile P-Card  
•
suppliers are paid on time  
 
Forward invoices to Finance within agreed 
timeframes  
• 
The Office looks to you to 
1982
•
provide expert advice and 
 
Complete monthly accruals  
support in financial 
• 
Compile reimbursement claims for Deputy Chief 
administration  
Executive  
 
Act 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
for all people using our sites as 
and colleagues free from harm 
a place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed 
 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Co-operate in implementing rehabilitation plan 
 
 
Information 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Z 
Direct reports 
0 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Official 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrated experience in providing 
the 
the behaviours and skills needed to be 
efficient and effective personal assistance 
successful. The core success profile for this 
at Deputy Chief Executive or Senior 
role is Valued Contributor. 
Management level 
 
• 
Experience in office management, 
Keys to Success: 
technology and systems. 
under 
• 
Customer Focus 
• 
Demonstrated experience working across 
• 
Continuous improvement 
diverse teams in multiple locations 
• 
Teamwork and peer relationships 
Knowledge: 
• 
Action oriented 
• 
Understanding of government systems 
• 
Self-development and learning 
and processes 
• 
Functional and technical skills 
• 
Basic knowledge of planning and reporting 
 
processes. 
Released 
• 
Proficiency in working with financial 
systems and information 
Skills: 
• 
Strong interpersonal skills with initiative, 
flexibility and the ability to be proactive 
 
Page 4 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
A commitment to customer service and a 
positive ‘can do’ attitude 
• 
Judgement, tact, confidentiality and 
integrity 
 
• 
Is resilient and able to work effectively 
under pressure 
• 
An innovative approach and a 
1982
commitment to improve systems and 
processes 
• 
Ability to prioritise workloads, negotiate 
Act 
deadlines in the face of competing 
demands, and to work independently 
• 
Detail and quality focused with the ability 
to anticipate risks and the consequences 
of decisions and commitments 
• 
Confidence in using the suite of Microsoft 
Office applications 
• 
Proficiency in working with financial 
management systems and information 
Information 
• 
IT acumen in the use of all forms of office 
technology 
Other requirements: 
• 
Business Administration Diploma (or 
similar) is desirable 
• 
Understanding of matters relating to 
Official diversity, inclusion and social cohesion. 
 
the 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Private Secretary 
1982
Ministry for Ethnic Communities  
The role of the Private Secretary in a Minister’s Office is to provide support to the Minister in their 
role.  This is a key role for the Ministry as the Private Secretary also supports the relationship 
Act 
between the Minister and the Chief Executive and ensure a seamless flow of information between 
the Minister and the Ministry. 
The Private Secretary’s primary responsibility is to the Minister; however, the incumbent should 
also be aware of the Ministry’s needs and issues. 
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive Policy and Analytics 
•  Location:  
 
Wellington 
What we do matters – our purpose 
Information 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
Official 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern. 
the 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
under 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Released 
 

---

 
 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 1982
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
the 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
under 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
Released 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Relationship Management 
 
• 
Ensure that effective and efficient communication 
• 
Timely and effective 
channels are maintained between the Ministry and 
communication and resolution of 
the Minister. 
issues between the Minister’s 
• 
Ensure that the Ministry is made aware of current 
Office and the Ministry. 
issues in front of the Minister and that the Minister 
• 
A strong, positive and open 
1982
is kept informed of the Ministry’s activities. 
relationship between the Minister’s 
• 
Assist in fostering/facilitating the relationship 
Office and the Ministry.  
between the CE and the Minister as well as between  •  The Ministry and the Minister’s 
Act 
Officials and the Minister’s staff. 
office have a clear understanding of 
• 
Establish and/or maintain a significant network of 
priorities and requirements. 
relationships within the Ministry, other government 
agencies and stakeholder organisations 
• 
Ensure Ministry officials are aware of deadlines, 
schedules, conflicts and that the Minister’s priorities 
are clearly understood. 
Issues and Risk Management 
 
• 
Provide high quality, balanced analysis and advice 
• 
Good analysis is completed within 
Information 
on a range of specialist issues and/or issues of 
agreed timeframes. 
considerable complexity within specified 
• 
Opportunities and risks are 
timeframes. 
identified and managed. 
• 
Identify, evaluate and manage opportunities and 
• 
High level of advice provided to the 
risks. 
Ministry. 
• 
Liaise regularly with the Ministry and provide high 
Official 
quality and/or confidential advice to the CE and 
senior Ministry staff as required. 
Policy Knowledge/Policy Advice 
 
the 
• 
Add value to policy advice, briefings, Ministerials 
• 
Improved quality of advice from the 
and other information provided to the Minister by 
Ministry to the Minister. 
way of checking for accuracy and undertaking 
quality assurance and assessment processes, and 
under 
summarising where appropriate. 
• 
Ensure the Ministry’s written and oral advice is 
conveyed promptly and appropriately. 
Administrative and Support Services 
 
• 
Be able to undertake a significant workload, 
• 
All administrative support services 
effectively manage a range of tasks and recognise 
meet the needs of the Minister and 
degrees of urgency and importance and prioritise 
reflect well on the Ministry. 
work accordingly. 
• 
Timeframes for correspondence are 
Released 
• 
Ensure prompt handling of Ministerial 
met. 
correspondence to enable the Ministry to meet set 
timeframes and requirements. 
• 
Ensure appropriate systems are in place and 
maintained for Ministerial correspondence, 
 
Page 3 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Parliamentary questions, and Official Information 
Act requests. 
• 
Ensure the Minister is well supported for meetings 
including for appropriate officials to attend, 
ensuring the Minister is well briefed and any actions 
are completed. 
• 
Manage the development and submission of 
portfolio related Cabinet and Cabinet Committee 
1982
papers. 
Health and safety (for self) 
 
Act 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
• 
A safe and healthy workplace for all 
and colleagues free from harm 
people using our sites as a place of 
• 
Report all incidents and hazards promptly 
work. 
• 
Know what to do in the event of an emergency 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed. 
 
Cooperate in implementing return to work plans 
 
 
te
 
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Information 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Chief Executive 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Internal 
Senior Leadership Team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Senior Ministry Officials 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
 
 
Minister 
✓ 
 
 
✓ 
 
✓ 
Official 
External 
Ministerial Office staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other appropriate Parliamentary staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
the 
 
 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Z 
Direct reports 
Nil 
under 
 
 
 
 
Released 
 
Page 4 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Some experience in a Policy environment 
the behaviours and skills needed to be 
or Policy role. 
successful. The core success profile for this 
• 
Have worked for/within a government 
role is Specialist. 
department, agency or crown entity. 
 
Knowledge: 
Keys to Success: 
• 
A good understanding of the machinery of 
•
1982
 
Problem solving 
government and political nous. 
• 
Critical thinking 
Skills: 
• 
Interpersonal savvy 
• 
Excellent oral and written communication 
Act 
• 
Navigating complexity 
skills. 
• 
Communicating with influence 
• 
Strong relationship management skills 
• 
Technical and specialist learning 
with the ability to work with senior 
managers across the Ministry and with 
other Minister’s Offices. 
• 
Ability to work well under pressure, 
prioritise work and demonstrate sound 
judgement. 
Other Requirements: 
Information 
• 
The ability to obtain and maintain a 
Confidential National Security Clearance.  
Some roles will require Secret or Top 
Secret. 
May be required to: 
•
Official 
 
Be available for working outside normal 
working hours. 
• 
Be available to travel with the Minister.  
the  •  Drive a Ministry vehicle, rented vehicle or 
private vehicle while on Ministry business.  
A current driver licence is essential in 
these circumstances. 
 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Director of Analytics, Monitoring and Evaluation 
1982
Policy and Analytics 
The Director of Analytics, Monitoring and Evaluation is a newly established senior management 
and leadership position within the Ministry for Ethnic Communities. It will form part of a high-
Act 
performing and supportive leadership team.    
The Director will be accountable for building, managing and leading the Ministry’s Analytics, 
Monitoring and Evaluation Team. This role is responsible for delivering on Ministry’s data and 
analytics products, which provides the basis for the delivery of high-quality policy advice to 
support government decision-making.   
The aim of the Team is to either develop or work closely with others to build and significantly 
improve the evidence base to better understand current wellbeing of ethnic communities and 
what works to improve outcomes. Over time, the team will help monitor and evaluate the impact 
Information 
and effectiveness of government policies and interventions that affect ethnic communities and 
their wellbeing. This will help to build long-term changes to support ethnic communities and for 
improved policies, initiatives and practices. This function is a first of its kind for the Ministry. The 
Director has the opportunity to make their mark and shape the work programme as they see fit.  
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive, Policy and Analytics 
•  Location:  
N/A  
Official 
•  Family: 
Policy L  
•  Salary: 
Salary range of $141,719 - $191,738 
the 
What we do matters – our purpose 
 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
under 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern. 
Released 
Page 1 of 6 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
Information 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
Official 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
under 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
Released 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
What you will do to contribute 
In practice 
Systems Leadership 
• 
Provide strategic leadership, vision and direction 
• 
You will position your team and the 
to develop and implement a prioritised, 
Ministry to shape, define and 
integrated and sequenced work programme to  1982
respond to the future needs of 
deliver on the Ministry’s strategic priorities for 
ethnic communities. 
the analytics function. 
 
• 
Identify emerging imperatives and broader 
Act 
implications and supply requisite evidence in a 
timely manner to support advice. 
• 
Provide high level strategic advice to the DCE, 
ELT and Ministers to support decision-making. 
Influential Leadership 
• 
Ensure regular, effective and robust engagement 
• 
You know when to effect change 
with public sector agencies with similar work 
through your work programme and 
programmes or ability to be suppliers of data.  
when to seek to influence others to 
• 
Proactively look for opportunities to drive or 
deliver outcomes. 
collaborate with senior colleagues on initiatives 
Information 
 
that have potential to deliver positive outcomes 
for ethnic communities. 
• 
Take a systems approach to building the work 
programme, working collaboratively with other 
agencies to deliver evidence and develop an 
understanding of what it will take to improve the 
Official 
experience of end users. 
• 
Ability to persuade and gain active participation 
the  of others (such as other subject matter experts 
across the Ministry, senior stakeholders and 
staff). 
Organisational Leadership  
• 
Provide leadership for your team, across the 
• 
You will drive innovation and 
business unit and the Ministry to deliver joined-
under 
continuous improvement and to 
up advice to Ministers. 
strengthen whole-of organisational 
• 
Contribute to Senior Leadership cohort.   
performance. 
• 
Support collaboration and encourage others to 
 
come with Ministry wide view. 
• 
Foster a continuous improved culture and work 
across the organisation to strengthen 
organisational and business unit performance to 
achieve gains in effectiveness and efficiency. 
Released 
• 
Demonstrate leadership support for all Ministry 
initiatives and organisational development 
activities, modelling expected behaviours to 
create a desired workplace culture. 
• 
Delivering on the business unit and team goals, 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
measuring and evaluating work programme 
performance, and identifying issues or risks and 
implementing mitigation strategies or escalating 
when appropriate. 
People Leadership 
• 
The team has the requisite tools and support to 
• 
You are a people leader responsible 
be a high performing team (i.e. processes and 
for leading high performing teams 
frameworks to ensure quality is embedded, and 
through strength-based coaching. 
workload appropriately managed) and ensure 
1982
 
people’s wellbeing is a primary focus. 
• 
Create and retain a high performing team by 
coaching the team to continue their 
Act 
development and challenge them to think 
critically about how the function can address 
current and future needs. 
• 
Set clear expectations for individuals (i.e. 
communicates and role-models the behaviours 
required to achieve expectations). 
• 
Support, reinforce and manage individual high 
performance, development and engagement of 
direct reports. 
Information 
• 
Challenging thinking to foster innovation in 
people leadership and represent ideas to be 
included for SLT and ELT discussion. 
• 
Develop team capability (i.e. encourages diverse 
talent and addresses capability gaps across their 
Official 
team as a whole). 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all people using 
• 
Ensure my own wellbeing, health 
our sites as a place of work. 
the 
and safety and take reasonable care  •  Health and safety guidelines are followed.  
not to adversely affect the health 
• 
All staff understand their roles and 
and safety of others.  
responsibilities in relation to wellbeing, health, 
• 
Co-operate with DIA’s health and 
safety and emergency management. 
safety policies and procedures (incl. 
under 
emergency). 
• 
Report all near misses, hazards, 
unsafe behaviours and unsafe 
conditions. 
Health and safety (for team) 
  
• 
Keep our people healthy, safe and 
• 
There is clear visibility, strong support and 
well. 
connection to the Ministry’s policy and 
Released 
• 
Demonstrate and be accountable 
procedures. 
for an active commitment and 
• 
Appropriate resources and processes are 
visible behaviours that are aligned 
available to manage risk and participate. 
with our vision. 
• 
Improved key performance indicators, employee 
• 
Holding management to account for 
satisfaction and retention. 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
meeting policy, key performance 
indicators, and vision. 
• 
Leadership through effective 
planning, setting clear direction in 
the wellbeing, health and safety 
strategy. 
 
e 
 
1982
 
at
 
ce 
 
 to
e 
or
b
 
en
m
age/
 
vis
h
d
Who you will work with to get the job done 
olla
it
flu
for
an
eliver
Ad
C
w
In
In
M
lea
D
Act 
MEC ELT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC DCE, Policy and Analytics 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC managers  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
MEC staff  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
Minister for Ethnic Communities  
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
 
 
 
 
 
of Parliament 
Ethnic community leaders, organisations, and Information 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
community members 
External 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
relevant to ethnic communities 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Official 
work of MEC 
 
the 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level C 
Direct reports 
3 
 
under 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrate extensive experience in the 
the behaviours and skills needed to be 
New Zealand public sector or similar 
successful. The core success profile for this 
overseas context in delivering analytics 
role is Senior Leader. 
projects, including experience in managing 
 
teams for 5+ years. 
Released 
Keys to Success: 
• 
Experience in building and leading teams 
• 
Adaptive leadership 
who can collaborate, communicate, 
• 
Driving innovation and transformation 
interpret technical information, provide 
• 
Strategic agility 
advice and insight from data and present 
•
interactive dashboards and slides. 
 
Political savvy 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Empowering people for success 
Knowledge: 
• 
Inspiring others through vision and 
• 
Maximising the value of data from existing 
purpose 
data sets and undertaking deep dives in 
response to analytical question and 
developing findings. 
• 
Ability to harness mixed method skills to 
develop a robust evident base, highlight 
knowledge gaps and find innovative ways  1982
to address gaps. 
Skills: 
•
Act 
 
Inquisitive and insightful, with the ability 
to create a paradigm shift and support the 
uplift of research, statistical analysis, and 
insights development capability maturity 
across the organisation. 
• 
Understanding of Ministry and central 
government agencies needs and shape the 
Ministry function and influence other 
agencies’ functions to meet future needs. 
• 
Ability to form constructive working 
Information 
relationships with diverse stakeholders, 
both non-technical and technical. 
• 
Ability to lead, develop and inspire people- 
fostering to a high level of functional 
expertise.  
Official 
 
the 
under 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Principal Analyst – Analytics, Monitoring & Evaluation 
Policy and Analytics 
1982
The Principal Analyst is a thought leadership position at the Ministry. The role provides high 
quality analytics support to build the evidence base to better understand current wellbeing of 
Act 
ethnic communities and what works to improve outcomes. The role will be responsible for 
collaborating with other members of the team, colleagues across the Ministry and other suppliers 
of data sets to share complex data into clear, meaningful, and easy to understand evidence.  
This is a role established within the newly formed Analytics, Monitoring and Evaluation Team. 
Responsibility for the role is expected to evolve over time. Ultimately, the role will deliver 
analytical outputs to positively influence and inform policy analysis primarily undertaken by the 
Ministry’s Policy and Analytics business unit. It will also inform policy development undertaken by 
other public sector agencies.  
•
Information 
 
Reporting to:  
Director of Analytics, Monitoring and Evaluation 
•  Location:  
N/A 
•  Family: 
Policy K  
•  Salary: 
Salary range of $129,315 - $174,596 
What we do matters – our purpose 
Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
the 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
under 
American and the Middle Eastern.  
 
 
 
Released 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
1982
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Working effectively with Māori 
Act 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Information 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
Official 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
the 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
under 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
Released 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
Page 2 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
What you will do to contribute 
In practice 
Thought leadership 
• 
Support the Director to uplift 
• 
You are a subject leader for the Ministry and 
research, statistical analysis and 
recognised as a thought leader in your field. You 
insights development capability 
build the Ministry’s credibility by contributing to the 
maturity across the organisation. 
knowledge base in the public sector, sharing, 
• 
Proactively identify areas for 
synthesising and influencing thinking and forging 
analytics deep dives and 
links with key stakeholders. 
collaborates with cross-disciplinary 
1982
 
teams to provide joined up Ministry 
 
advice. 
•
Act 
 
Promote and ensure use of 
appropriate techniques, 
methodologies and tools to ensure 
robustness. 
• 
Ability to harness mixed methods 
skills to develop a robust evident 
base, highlight knowledge gaps and 
find innovative ways to address 
gaps. 
Project Management 
•Information 
 
Projects and delegated activities 
• 
Effectively manage policy projects or parts of larger 
are delivered in line with 
projects, including the development of key 
Departmental frameworks and 
milestones, timelines, consultation processes, risk 
timeframes. 
analysis and resourcing requirements. 
• 
The Director is kept informed of 
 
progress and any potential risks are 
Official  identified and appropriate 
mitigation strategies developed. 
• 
Strong and efficient working 
the 
relationships with key stakeholders. 
under 
Released 
 
Page 3 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Plan and manage work 
• 
Outputs are delivered on time, 
• 
You are able to work under broad direction from 
within budget and to agreed quality 
the Director, able to proactively self-initiate when 
standards, including sound 
required, plan and manage your work programme.  
engagement practices. 
• 
Lead, scope and develop the 
analytics and monitoring functions 
and contribute to short, medium 
and long terms plans for research, 1982
monitoring and data analysis. 
• 
Lead the development and 
maintenance of data analysis best 
Act 
practice systems, documentation 
and quality assurance processes. 
• 
Work collaboratively to embed and 
activate analytical outputs to 
inform policy, strategy, planning, 
engagement and decision-making 
activities for the Ministry. 
• 
Takes responsibility for 
accessibility, retrievability and 
Information 
security of datasets and assess the 
integrity of data. Ensured 
information handling procedures 
are in places. 
• 
Develop content dashboard, 
presentation and other documents 
Official  that responds to user needs. 
• 
Mentor and coach other 
the 
advisors/analysts, in the application 
of high level analytical and strategic 
thinking skills. 
• 
Contribute to the delivery of 
projects focused on building the 
under 
overall capability of the Ministry to 
deliver high quality policy advice 
and operational services. 
Released 
 
Page 4 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Advice and influence 
• 
Scan the national and international 
• 
Provide advice that is informed by a sound 
environment to identify what can 
understanding of the policy process, rigorous 
inform the Ministry’s analytics 
analysis, effective quality assurance and a wide 
function.  
cross-sectoral focus. 
• 
Influence and advance paradigm 
 
shifts in response to the policy 
environment. 
1982
• 
Your advice is based on fit-for-
purpose analysis. Critically 
synthesises information from a 
wide variety of domains, uses 
Act 
expert knowledge of the policy area 
and applies sound judgement to 
draw conclusions. 
• 
Communication and information 
are accurate and is passed in a 
professional manner. 
Relationship Management 
• 
Effective working relationships with 
• 
You are able to build and maintain effective 
key internal and external 
Information 
relationships with the team, Ministry staff and 
stakeholders. 
external stakeholders – both technical and non-
• 
Trust and confidence in the 
technical. 
Ministry policy outputs by the 
Minister and cross-agency 
stakeholders. 
• 
Cultivate relationships with 
Official  professional bodies, obtaining and 
sharing information to enhance our 
data analysis capability. 
the 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
people using our sites as a place of 
take reasonable care not to adversely affect the 
work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies and 
followed. 
under 
procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles and 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
 
Released 
 
Page 5 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
te
 
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
MEC ELT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC DCE Policy & Analytics  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Director of Analytics, Monitoring and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Evaluation 
1982
Internal 
MEC Policy Team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
 
 
Customers of the Ministry’s policy advice 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Act 
MEC Principal Analysts 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Other MEC staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
 
 
 
 
 
of Parliament 
The Department of the Prime Minister and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Cabinet and The Treasury 
Ethnic community leaders, organisations,  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
External 
and community members 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Information 
relevant to ethnic communities 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
work of MEC 
 
 
 
 
Official 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
the 
Direct reports 
Nil 
 
 
 
 
under 
Released 
 
Page 6 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
5+ years’ experience in data analysis, 
the behaviours and skills needed to be 
research and/or monitoring and 
successful. The core success profile for this 
evaluation.  
role is Specialist. 
• 
Experience in producing high quality 
 
written work in either a professional or 
Keys to Success: 
academic context. 
•
1982
 
Problem solving 
• 
Experience collaborating with others to 
• 
Critical thinking 
communicate and interpret technical 
• 
Interpersonal savvy 
information to non-technical audiences. 
Act 
• 
Navigating complexity 
• 
Provide findings and advice from data and 
• 
Communicating with influence 
present interactive dashboards and slides. 
• 
Technical and specialist learning 
• 
Bonus – experience working with policy 
advisors. 
Knowledge: 
• 
Awareness and knowledge of the political 
process, the role of public servants, and 
the machinery of government. 
• 
Knowledge of appropriate techniques, 
Information 
methodologies, tools to ensure 
robustness.  
• 
Bonus – knowledge of data, research and 
evaluation methods specific to population 
groups. 
Skills: 
Official 
• 
Ability to undertake routine analytical 
tasks independently and pick up new 
issues and areas with relative ease.   
the  •  Excellent written communication and 
relationship management skills.  
• 
Ability to work under pressure, juggle 
multiple assignments, and deliver to 
deadlines. 
under 
• 
Comfortable working in ambiguous 
environment, can work across teams, 
disciplines. Encourages innovation to lead 
problem solving and assessment of risks 
and issues. 
Other requirements: 
• 
A University Degree. 
Released 
 
 
Page 7 of 7 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Director of Policy  
1982
Policy and Analytics 
The Director of Policy is a newly established senior management and leadership position within 
Act 
the Ministry of Ethnic Communities. It will form part of a high-performing and supportive 
leadership team.  
The Director will be accountable for managing and leading the Ministry’s Policy Team shape and 
implement an ambitious policy agenda. Operating as a public sector systems leader, the Director 
will partner with tier 3 leaders across the Ministry and government to influence systems change to 
improve outcomes for ethnic communities 
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive, Policy and Analytics 
•  Location:  
N/A 
Information 
•  Family: 
Policy L  
•  Salary: 
Salary range of $141,719 – 191,738 
What we do matters – our purpose 
 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
Official 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
the 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
under 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Released 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
1982
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
the 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
under 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
 
Released 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Systems Leadership 
• 
Provide strategic leadership, vision and direction 
• 
You will position your team and the 
to develop and implement a prioritised and 
Ministry to shape, define and 
sequenced work programme to deliver on the 
respond to the future need of 
Ministry’s strategic priorities. 
ethnic communities. 
• 
Identify emerging imperatives and lead the 
 
development of immediate actions and long-
term strategies to improve outcomes. 
•
1982
 
See policy issues through a range of 
perspectives, recognising broader implications 
and show leadership to navigate high levels of 
complexity and ambiguity. 
Act 
• 
Provide high level strategic advice to the DCE, 
ELT and Ministers to align government priorities, 
organisational objectives and stakeholder 
aspirations. 
Influential Leadership 
• 
Ensure regular, effective and robust engagement 
• 
You know when to effect change 
with public sector agencies. Proactively look for 
through your work programme and 
opportunities to drive or collaborate with senior 
when to seek to influence others to 
policy leaders on initiatives that have potential 
deliver outcomes. 
to deliver positive outcomes for ethnic 
Information 
 
communities. 
• 
Takes a systems approach to issues and 
leverages strong relationships with a range of 
senior leaders across the public and community 
sector to deliver sector.  
Official 
• 
Ability to persuade and gain active participation 
of others (such as other subject matter experts 
across the Ministry, senior stakeholders and 
the  staff) on contentious issues. 
• 
Providing accurate advice at critical junctures to 
decision-makers using our political nous to 
continually assess how the system is responding. 
Organisational Leadership  
• 
Provide leadership for the Policy team, across 
under 
• 
You will drive innovation and 
the business unit and the Ministry to deliver 
continuous improvement; to 
joined-up advice to Ministers. 
strengthen whole-of organisational 
• 
Develop effective leadership presence and 
performance.  
communication with Ministers, members of 
 
Minister’s office and the Ministry’s senior 
leaders. 
• 
Contribute to Senior Leadership cohort and 
support collaboration and encourage others to 
Released 
come with Ministry wide view. 
• 
Foster a continuous improved culture and work 
across the organisation to strengthen. 
organisational and business unit performance to 
achieve gains in effectiveness and efficiency. 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
• 
Demonstrate leadership support for all Ministry 
initiatives and organisational development 
activities, modelling expected behaviours to 
create a desired workplace culture. 
• 
Delivering on the business unit and team goals, 
measuring and evaluating work programme 
performance, and identifying issues/risks and 
implementing mitigation strategies or escalating 1982
when appropriate. 
People Leadership 
• 
The team has the requisite tools and support to 
Act 
• 
You are a people leader responsible 
be a high performing policy team (i.e. processes 
for leading high performing teams 
and frameworks to ensure policy quality are 
through strength-based coaching. 
embedded, and workload appropriately 
 
managed) and ensure people’s wellbeing is a 
primary focus. 
• 
Creates and retains a high performing policy 
team by coaching the team to continue their 
development and challenge them to think 
critically about how the policy function can 
address future needs. 
Information 
• 
Sets clear expectations for individuals (i.e. 
communicates and role-models the behaviours 
required to achieve expectations). 
• 
Supports, reinforces and manages individual high 
performance, development and engagement of 
direct reports.  
Official 
• 
Challenging thinking to foster innovation in 
people leadership and represent ideas to be 
the  included for SLT and ELT discussion. 
• 
Develops team capability (i.e. encourages 
diverse talent and addresses capability gaps 
across their team as a whole). 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all people using 
under 
• 
Ensure my own wellbeing, health 
our sites as a place of work. 
and safety and take reasonable care  •  Health and safety guidelines are followed.  
not to adversely affect the health 
• 
All staff understand their roles and 
and safety of others.  
responsibilities in relation to wellbeing, health, 
• 
Co-operate with DIA’s health and 
safety and emergency management. 
safety policies and procedures (incl. 
emergency). 
Report all near misses, hazards, 
Released 
unsafe behaviours and unsafe 
conditions. 
Health and safety (for team) 
• 
There is clear visibility, strong support and 
• 
Keep our people healthy, safe and 
connection to DIA policy and procedures. 
well 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
• 
Demonstrate and be accountable 
• 
Appropriate resources and processes are 
for an active commitment and 
available to manage risk and participate. 
visible behaviours that are aligned 
• 
Improved key performance indicators, employee 
with our vision. 
satisfaction and retention. 
• 
Holding management to account for 
meeting policy, key performance 
indicators, and vision. 
•
1982
 
Leadership through effective 
planning, setting clear direction in 
the wellbeing, health and safety 
strategy. 
Act 
 
e 
 
 
at
 
ce 
 
 to
e 
or
b
 
en
m
age/
 
vis
h
d
Who you will work with to get the job done 
olla
it
flu
for
an
eliver
Ad
C
w
In
In
M
lea
D
MEC ELT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC DCE, Policy and Analytics 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC managers  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Information 
MEC staff  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
Minister for Ethnic Communities  
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
 
 
 
 
 
of Parliament 
Ethnic community leaders, organisations, and  ✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Official 
community members 
External 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
relevant to ethnic communities 
the 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
work of MEC 
 
under 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level C 
Direct reports 
6-10 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Released 
Framework to help guide our people towards 
• 
Demonstrate extensive policy experience 
the behaviours and skills needed to be 
in the New Zealand public sector or similar 
successful. The core success profile for this 
overseas context, including experience in 
role is Senior Leader. 
managing policy teams for 2+ years. 
 
 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Keys to Success: 
• 
Significant experience in building policy 
• 
Adaptive leadership 
capability that is conceptually robust and 
•
well evidenced. 
 
Driving innovation and transformation 
•
•
 
Strategic agility 
 
Detailed experience advising and forming 
•
constructive working relationships with 
 
Political savvy 
Ministers and central government 
• 
Empowering people for success 
agencies. 
• 
Inspiring others through vision and 
Knowledge: 
1982
purpose 
• 
Indepth knowledge of the machinery of 
government, government direction and 
policy priorities. 
Act 
Skills: 
• 
Ability to become a connected influencer 
across government. 
• 
Ability to lead, develop and inspiring 
people- fostering a high level of functional 
expertise (i.e. policy) within the Policy 
team. 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 6 of 6 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Principal Policy Analyst  
1982
Policy and Analytics 
The Principal Analyst is a thought leadership position at the Ministry and is a critical role in the 
Policy team. The role is responsible for working closely with the Director of Policy to drive the 
Act 
strategic agenda of the Policy team and connect across other business units to ensure a whole-of-
Ministry approach is taken. It has a stewardship role for policy capability and is expected to 
function as a trusted advisor to the Directors in the business unit and take a guiding and 
mentoring role for other staff in the business unit. The principal analyst may also lead complex, 
high-profile and/or ambiguous policy issues. 
•  Reporting to:  
Director of Policy 
•  Location:  
National 
•  Family: 
Policy K 
•
Information 
 
Salary: 
Salary range of $129,315 - $174,596 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
Official 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
the 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern. 
under 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
Released (Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
Page 1 of 7 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work  1982
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
the 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
under 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
Released 
Page 2 of 7 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Thought leadership 
• 
You have advanced skills and can 
• 
You are a subject leader for the Ministry and 
lead complex policy issues, lift 
recognised as a thought leader in your field. You 
policy quality and influencing.  
build the Ministry’s credibility by contributing to the  •  Maintain a strategic overview of 
knowledge base in the public sector, sharing, 
what government wants to achieve 
synthesising, and influencing thinking and forging 
and so has the ability to anticipate 
links with key stakeholders. 
the Minister’s and Ministry needs. 1982
 
• 
Agile, innovative, and responsive to 
 
changes in priorities and 
developments in quality policy 
advice and service delivery best 
Act 
practice guidance. 
• 
Intellectual leadership and use 
experience and exercise judgement 
to analyse policy issues and draw 
conclusions, shape the future policy 
agenda and priorities, identify work 
programme gaps, delivery risks and 
other issues and ensure effective 
and timely intervention. 
Information 
Advice and influence 
• 
Scan the national and international 
• 
Provide advice that is informed by a sound 
environment to identify what can 
understanding of evidence base, rigorous analysis, 
inform the Ministry’s policy 
effective quality assurance and a wide cross-
function.  
sectoral focus.  
• 
Influence and advance paradigm 
Official 
 
shift in response to the policy 
environment. 
• 
Your advice is based on fit for 
the 
purpose analysis. Critically 
synthesises information from a 
wide variety of domains, uses 
expert knowledge of the policy area 
and applies sound judgement to 
under 
draw conclusions. 
• 
Communication and information 
are accurate and are passed in a 
professional manner. 
Project Management 
• 
Projects and delegated activities 
• 
Effectively manage policy projects or parts of larger 
are delivered in line with 
projects, including the development of key 
Departmental frameworks and 
milestones, timelines, consultation processes, risk 
timeframes. 
Released 
analysis and resourcing requirements. 
• 
The Director is kept informed of 
 
progress and any potential risks are 
identified and appropriate 
mitigation strategies developed. 
 
Page 3 of 7 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
• 
Strong and efficient working 
relationships with key stakeholders. 
Relationship Management 
• 
Effectively influences, and 
• 
You are able to build and maintain effective 
contributes to an authorising 
relationships with the team, Ministry staff and 
environment, through building and 
external stakeholders. 
maintaining enduring relationships 
with senior stakeholders. 
1982
• 
Play a leadership role in the 
establishment and implementation 
of consultation processes with key 
Act 
stakeholders and communities. 
• 
Builds strategic working 
relationships with key internal and 
external stakeholders and seen as a 
trusted advisor who can represent 
the Ministry’s views and protect its 
reputation. 
Plan and manage work 
• 
Outputs are delivered on time, 
• 
You are able to work under broad direction from 
within budget and to agreed quality 
Information 
the Director, able to proactively self-initiate when 
standards, including sound 
required, plan and manage your work programme.  
engagement practices. 
• 
Work collaboratively to embed and 
activate policy outputs that have 
been informed by analytics, 
strategic planning, and engagement 
Official  advice. 
• 
Takes responsibility for 
accessibility, retrievability and 
the 
security of datasets and assess the 
integrity of data. Ensured 
information handling procedures 
are in place. 
• 
Mentor and coach other advisors 
under 
and analysts, in the application of 
high level analytical and strategic 
thinking skills. 
• 
Contribute to the delivery of 
projects focused on building the 
overall capability of the Ministry to 
deliver high quality policy advice 
and operational services. 
Released 
 
Page 4 of 7 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
people using our sites as a place of 
take reasonable care not to adversely affect the 
work 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies and 
followed. 
procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles and 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
responsibilities in relation to 
1982
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
Act 
 
 
te
 
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
MEC ELT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC DCE Policy & Analytics 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Director of Policy 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Internal 
Information 
MEC Policy Team 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
MEC Principal Analysts 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Other MEC staff 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
 
 
 
 
 
of Parliament 
Official 
The Department of the Prime Minister and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Cabinet and The Treasury 
Ethnic community leaders, organisations, and  ✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
the 
External 
community members 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
relevant to ethnic communities 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
under 
work of MEC 
 
 
 
 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
Released 
 
 
 
Page 5 of 7 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Extensive experience in providing high 
the behaviours and skills needed to be 
quality policy analysis and advice based on 
successful. The core success profile for this 
sound stakeholder engagement and data 
role is Specialist. 
analysis. 
 
• 
Extensive experience in leading the 
Keys to Success: 
development and use of conceptual 
•
1982
 
Problem solving 
frameworks and principles as a base for 
• 
Critical thinking 
policy and/or legislative reviews. 
• 
Interpersonal savvy 
• 
Extensive experience in working with a 
Act 
• 
Navigating complexity 
variety of Ministers, Ministers’ offices and 
•
Select Committees and leading complex 
 
Communicating with influence 
•
policy projects using project management 
 
Technical and specialist learning 
disciplines. 
• 
Extensive experience in leading public and 
stakeholder consultation on major policy 
reviews and government initiatives and in 
developing regulatory policy and 
legislation, from policy development 
through to enactment. 
Information 
• 
Proven experience in mentoring less 
experienced policy staff. 
Knowledge: 
• 
High level of understanding of the broader 
strategic context including the 
Official Government’s overall desired outcomes 
and goals for New Zealand. 
• 
Demonstrated application of the principles 
the 
of policy development. 
• 
Understanding of the machinery of 
government in the public sector. 
• 
Excellent knowledge of government and 
policy processes and working effectively 
under 
with Ministers and Cabinet committees. 
Skills: 
• 
Excellent written and oral communication 
skills setting a positive example for other 
Policy team staff. 
• 
Ability to identify risks and effective 
mitigation and consistently use sound 
judgment on controversial or critical issues 
Released 
using the best evidence available. 
• 
Excellent analytical skills and creativity 
including the ability to provide high quality 
advice on complex and controversial 
matters. 
 
Page 6 of 7 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Ability to construct conceptual 
frameworks to assist analysis and the 
assessment of options and to convey 
abstract and/or complex ideas in practical 
and concrete terms tailored for the 
audience. 
• 
Excellent relationship management skills 
and the ability to work at all levels of 
1982
organisations and communities including 
Ministers, Senior Managers, Community 
Leaders, hapū and iwi, Māori and diverse 
Act 
communities. 
• 
Demonstrated commitment to building 
policy capability and giving and responding 
to feedback. 
Other requirements: 
• 
Advanced University Degree (or 
equivalent) complementary to Policy. 
• 
Able to obtain and maintain a Top-Secret 
security clearance. 
Information 
 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 7 of 7 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Senior Policy Analyst 
1982
Policy & Analytics  
The Ministry of Ethnic Communities is the principal advisor to the Government on ethnic diversity 
related matters.  We seek to support the needs and aspirations of ethnically diverse communities 
Act 
throughout Aotearoa New Zealand and, play a key role in ensuring views are represented in the 
development of policy and operational initiatives across the public sector.  
As a Senior Policy Analyst, you will lead on a range of complex and important policy developments 
and ministerial requirements across the Ministry  of Ethnic Communities (MEC), Government 
Ministers and other key stakeholders.  
•  Reporting to:  
Director of Policy 
•  Location:  
N/A 
•  Family: 
Policy I 
Information 
•  Salary: 
Salary range of $92,135 - $124,652 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
Official 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
the 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
under 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
Released (Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
1982
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
 
Spirit of service 
Act 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
Official 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
the 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
under 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
Released 
 
Page 2 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Policy Advice and Ministerial Support 
• 
Outputs are delivered on time, 
• 
Work independently on significant or multiple 
within budget and to agreed quality 
pieces of verbal and written policy advice, which 
standards, including sound 
supports decision-making by Ministers on 
engagement practices. 
government policy matters. 
• 
High quality, influential policy 
• 
Provide policy advice that is informed by a sound 
advice is provided to Ministers. 
understanding of the policy process, rigorous 
• 
Decisions / judgements are made  1982
analysis, effective quality assurance and a wide 
based on accurate and high-quality 
cross-sectoral focus consistent with Public Service 
research and documentation. 
best practice. 
• 
The Policy and Analytics business 
Act 
• 
Draft timely and high-quality responses to any 
unit quality assurance processes 
Ministerial support requests, to ensure Ministers 
are well understood and 
meet their accountabilities to Parliament and the 
consistently followed by Policy& 
public. 
Analytics staff. 
• 
Make sound judgements on controversial or critical 
• 
The Policy and Analytics business 
issues using the best available business data and 
unit has documented analytical 
information. 
frameworks that it promotes across 
• 
Effectively lead the completion of policy work 
the Department’s branches. 
across teams and develop the policy analysis 
• 
The Policy and Analytics business 
capabilities of others. 
unit is agile, innovative and 
Information 
• 
Provide input into the development and 
responsive to changes in priorities 
maintenance of policy best practice systems, 
and developments in quality policy 
documentation and quality assurance processes. 
advice and service delivery best 
practice guidance. 
Managing Projects 
• 
Staff will have a clear line of sight 
Official 
• 
Scope large and complex pieces of policy work 
between their work and the 
independently from end to end, and through this 
direction of the team, Directorate 
process, assist other Policy and Analytics project 
and the wider Policy and Analytics 
the 
team members to determine how their skills could 
business unit. 
be best used across the project. 
• 
Risks to delivery of agreed work 
• 
Effectively manage policy projects including 
objectives are spotted early and 
developing a timeline, key milestones, consultation 
managed appropriately. 
processes, risk analysis, and identifying and 
• 
Outputs are delivered on time, 
under 
managing resourcing requirements. 
within budget and to agreed quality 
• 
Identify and consult with key stakeholders to ensure 
standards. 
strategies are developed to gain buy-in and 
• 
The Director of Policy is kept 
commitment to desired outcomes. 
informed of progress. 
• 
Provide accurate reporting on the current status of 
work; evaluate the outcome of the work; develop 
(with support from others if required) a culture of 
continuous improvement; and deliver in accordance 
Released 
with agreed timelines and quality standards. 
• 
Undertake project review and evaluation. 
 
Page 3 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Work Practices 
• 
The analysis of allocated policy 
• 
Produce high quality policy advice in accordance 
work is clearly aligned to the 
with the Policy and Analytics business unit quality 
direction set for the Policy and 
standards and within agreed timelines. 
Analytics business, the Ministry’s 
•
Priorities and Focus Areas and is 
 
Ensure accurate data is captured into the time 
recording system, and any other systems such as 
future focused. 
the Ministerial and Cabinet databases. 
• 
All the Ministry’s corporate policies 
1982
•
and processes are complied with 
 
Represent the Policy and Analytics business unit by 
participating in organisation wide initiatives. 
• 
Accurate communication and 
information is passed at all times in 
a professional manner.  Act 
• 
The Director of Policy is kept 
informed of emerging issues. 
Coaching Others 
• 
Less experienced Policy and 
• 
Provide direction on the strategic content, approach 
Analytics staff are provided with 
and engagement with key stakeholders to less 
direction and support where 
experienced Policy Analysts. 
required. 
• 
When required, review draft pieces of work and 
• 
The sharing of information, 
provide feedback to Policy Analysts. 
experience, knowledge and ideas is 
Information 
encouraged. 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
people using our sites as a place of 
take reasonable care not to adversely affect the 
work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies and 
followed. 
Official 
procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles and 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
the 
emergency management. 
 
 
under 
Released 
 
Page 4 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
te
 
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Director of Policy, MEC 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC Deputy Chief Executive Policy and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Analytics and Leadership Team 
MEC Policy Analysts/Graduate Policy 
1982
Internal 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Analysts 
Customers of the Ministry’s policy advice 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Other colleagues at the Ministry  of Ethnic 
Act 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Communities 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
of Parliament 
The Department of the Prime Minister and 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Cabinet and The Treasury 
Policy branches of departments, Crown 
entities and agencies whose responsibilities 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
relate to the work of the Policy and Analytics  Information 
business unit 
External 
Community organisations and iwi 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Sector organisations and public interest 
groups which have an interest in our policy 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
responsibilities 
Agencies of foreign governments with similar 
Official ✓  ✓  ✓  ✓     
responsibilities 
Professional bodies relating to policy advice 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
the 
and other skills in the group 
Academic institutions 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
 
 
 
 
 
Your delegations  
under 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
 
 
Released 
 
Page 5 of 6 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Experience producing high quality written 
the behaviours and skills needed to be 
work in either a professional or academic 
successful. The core success profile for this 
context. 
role is Specialist. 
• 
Experience working with a range of people 
 
to achieve results. 
Keys to Success: 
• 
Experience in policy analysis and advice. 
•
1982
 
Problem solving 
• 
Experience in Ministerial correspondence 
• 
Critical thinking 
and working with Ministers, Ministers’ 
• 
Interpersonal savvy 
offices and/or Select Committees. Act 
• 
Navigating complexity 
• 
Proven success working to timelines and 
• 
Communicating with influence 
juggling multiple tasks. 
• 
Technical and specialist learning 
Knowledge: 
• 
Awareness and knowledge of the political 
process, the role of public servants, and 
the machinery of government. 
• 
 A thorough knowledge of government 
and policy processes, principles of policy 
development, and the role of a public 
Information 
servant. 
• 
Knowledge of, or interest in developing 
knowledge of, diversity and inclusion, and 
social cohesion matters. 
• 
An understanding of the broader strategic 
context for policy development, including 
Official the Government’s overall desired 
outcomes and goals for New Zealand. 
Skills: 
the  •  Good analysis and research skills. 
• 
Ability to undertake routine analytical 
tasks independently and pick up new 
issues and areas of policy work with 
relative ease.   
under 
• 
Excellent written communication skills, 
with strengths in succinct, plain English 
writing. 
• 
Excellent communication and relationship 
management skills.  
• 
An eye for accuracy and detail. 
• 
Ability to work under pressure, juggle 
Released 
multiple assignments, and deliver to 
deadlines. 
Other requirements: 
• 
A University Degree. 
 
 
Page 6 of 6 

---

Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Policy Analyst 
1982
Policy and Analytics 
The Ministry for Ethnic Communities is the principal advisor to the Government on ethnic diversity 
Act 
related matters.  We seek to support the needs and aspirations of ethnically diverse communities 
throughout Aotearoa New Zealand and, play a key role in ensuring views are represented in the 
development of policy and operational initiatives across the public sector.  
As a Policy Analyst, you will provide analytics, advice and information on policy and legislative 
developments to managers within the Ministry for Ethnic Communities (MEC), the Department of 
Internal Affairs, Government Ministers and other key stakeholders.  You will also lead the MEC’s 
response or, contribute, to a range of policy projects and ministerial requirements. 
•  Reporting to:  
Director of Policy 
•  Location:  
Wellington 
Information 
•  Family:  
Policy G 
•  Salary: 
Salary range of $65,336  - $88,395 
What we do matters – our purpose 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
Official 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
the 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
under 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
Released Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
1982
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi.                             
Act 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
Information 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
Official 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
the 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
under 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
Released 
 
Page 2 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Policy analysis and advice 
• 
High quality evidenced based 
• 
Contribute to high quality, evaluative thinking and 
policy advice. 
evidence informed policy analysis and advice as 
• 
The application of analysis and 
determined by work programmes and allocated 
problem-solving skills to 
project team responsibilities. 
allocated tasks. 
• 
Take responsibility for policy briefings or advice 
• 
A willingness to learn – to ask 
working under the guidance of senior team 
questions and respond to 
1982
members. 
feedback. 
• 
Undertake research and analysis as required to 
• 
An interest, and growing 
support work programmes and allocated project 
knowledge of matters related to 
Act 
team responsibilities. 
ethnic diversity and inclusion. 
• 
Maintain an awareness of issues that may impact 
on work programme and the work of the Ministry 
for Ethnic Communities. 
• 
Contribute to reporting requirements as required. 
• 
Contribute to the legislative and Select Committee 
processes by analysing submissions, preparing 
responses to Select Committee questions, and 
drafting instructions for legislation as required. 
Information 
Work Practices 
• 
Manage and contribute to 
• 
Communicate with others about the specific piece 
multiple pieces of policy work 
of policy advice you are working on, and its 
underway at once. 
connections with the wider work programme. 
• 
Successfully implement project 
• 
Developing timelines, key milestones, consultation 
management methodology, with 
processes, risk analysis, and resourcing 
templates and reporting 
Official 
requirements and providing accurate reporting on 
structures to stay on track.  
the current status of work and evaluating the 
 
outcome.  
the 
Ministerial Writing and Coordination 
• 
 
• 
Draft quality responses to Ministerial 
correspondence, Parliamentary questions, Official 
Information Act requests, Ombudsmen enquiries, 
under 
Select Committee questions, Briefings. 
• 
Ensure that all briefings, correspondence, speech 
notes reflect the ‘voice’ and preferences of the 
Minister.  
• 
Liaise with MEC managers, advisors, and senior/ 
policy analysts to determine an approach and 
source content for written drafts. 
Released 
 
Page 3 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Liaise with MEC office support staff to ensure 
• 
High quality Ministerial servicing, 
appropriate logging and tracking of responses. 
delivered with up to date 
• 
Liaise with the Ministry for the Minister for 
accurate information, using 
Diversity, Inclusion and Ethnic Communities. 
standard processes and 
•
procedures. 
 
Plan workload and manage processes to ensure 
administrative requirements, sign off timings and 
• 
Timely delivery of advice 
delivery deadlines are met. 
including delivery of written 
1982
•
material to manager. 
 
Actively manage own work and keep manager 
informed of progress. 
• 
Strong and productive 
•
relationships with team 
 
Undertake research and analysis as required to 
Act 
complete work programme and maintain an 
members and managers across 
awareness of issues that may impact on Ministerial 
MEC. 
servicing and the work of MEC. 
• 
Smooth and clear 
•
communication flows with the 
 
Track media engagement or speeches made by the 
Minister for Diversity, Inclusion and Ethnic 
Minister’s office. 
Communities and alert the Applied Policy Manager 
to any issues of interest or concern relating to the 
Ethnic Communities portfolio.  
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
Information 
• 
Work safely and take responsibility for keeping self 
all people using our sites as a 
and colleagues free from harm. 
place of work. 
• 
Report all incidents and hazards promptly. 
• 
Health and safety guidelines are 
•
followed. 
 
Know what to do in the event of an emergency. 
• 
Cooperate in implementing return to work plans. 
 
Official 
 
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
the 
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Director of Policy 
✓ 
 
 
✓ 
 
✓ 
MEC team members 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
Internal 
Other DIA business groups, especially Policy 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
under 
Group and Communications 
Office of the Minister for Diversity, Inclusion 
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
and Ethnic Communities  
External 
Ethnic community organisations and 
 
✓ 
 
 
 
 
members – as required 
 
 
Your delegations  
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Released 
Direct reports 
Nil 
 
 
 
Page 4 of 5 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Experience producing high quality written 
the behaviours and skills needed to be 
work in either a professional or academic 
successful. The core success profile for this 
context. 
role is Specialist. 
• 
Experience working with a range of people 
 
to achieve results. 
Keys to Success: 
• 
Experience in policy analysis and advice. 
•
1982
 
Problem solving 
• 
Experience in Ministerial correspondence 
• 
Critical thinking 
and working with Ministers, Ministers’ 
• 
Interpersonal savvy 
offices and/or Select Committees. Act 
• 
Navigating complexity 
• 
Proven success working to timelines and 
• 
Communicating with influence 
juggling multiple tasks. 
• 
Technical and specialist learning 
Knowledge: 
• 
Awareness and knowledge of the political 
process, the role of public servants, and 
the machinery of government. 
• 
 A thorough knowledge of government 
and policy processes, principles of policy 
development, and the role of a public 
Information 
servant. 
• 
Knowledge of, or interest in developing 
knowledge of, diversity and inclusion, and 
social cohesion matters. 
• 
An understanding of the broader strategic 
context for policy development, including 
Official the Government’s overall desired 
outcomes and goals for New Zealand. 
Skills: 
the  •  Good analysis and research skills. 
• 
Ability to undertake routine analytical 
tasks independently and pick up new 
issues and areas of policy work with 
relative ease.   
under 
• 
Excellent written communication skills, 
with strengths in succinct, plain English 
writing. 
• 
Excellent communication and relationship 
management skills.  
• 
An eye for accuracy and detail. 
• 
Ability to work under pressure, juggle 
Released 
multiple assignments, and deliver to 
deadlines. 
Other requirements: 
• 
A University Degree. 
 
 
Page 5 of 5 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
Director of Ministerial Services  
1982
Policy and Analytics 
The Director of Ministerial Services is a newly established leadership position within the Ministry 
Act 
of Ethnic Communities. It will form part of a high-performing and supportive leadership team.  
The Director will be accountable for managing the team that deals with servicing the Minister’s 
day-to-day needs. This team’s workload is fast paced. It produces and co-ordinates officials’ 
correspondence that spans Ministerial, Official Information Act requests, written and oral 
Parliamentary questions, event briefings and speeches; and responds to information request from 
private secretaries. 
This is a critical conduit role between the Ministry and the Minister’s Office.  
•  Reporting to:  
Deputy Chief Executive, Policy and Analytics 
Information 
•  Location:  
N/A 
•  Family: 
Policy L 
•  Salary: 
Salary range of $129,315 - $174,596 
What we do matters – our purpose 
 
Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
the 
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
under 
American and the Middle Eastern.  
Released 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
1982
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
Information 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
Official 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
the 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
under 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
Released 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
 
Page 2 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
 
 
 
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 3 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
Systems Leadership 
• 
Provide strategic leadership to manage risks and 
• 
You will position your team and the 
priorities for the effective servicing of the 
Ministry to shape, define and 
Minister’s Office. 
respond to the future need of 
• 
Identify emerging imperatives and lead the 
ethnic communities. 
development of immediate actions and long-
 
term actions. 
• 
Recognise broader implications and show 
leadership to navigate high levels of complexity  1982
and ambiguity. 
• 
Provide high level strategic advice to the DCE, 
ELT and Ministers to ensure a whole of Ministry 
Act 
response to the Minister’s Office. 
Influential Leadership 
• 
Ensure regular, effective and robust engagement 
• 
You know when to effect change 
with business units across the Ministry. 
through your work programme and 
• 
Proactively look for opportunities to drive or 
when to seek to influence others to 
collaborate with senior leaders on initiatives that 
deliver outcomes. 
have potential to deliver positive outcomes for 
 
the Ministry. 
• 
Take a systems approach to issues and leverage 
Information 
strong relationships with senior leaders in the 
Ministry and Minister’s Office. 
• 
Ability to persuade and gain active participation 
of others (such as other subject matter experts 
across the Ministry, senior stakeholders and 
staff) on contentious issues. 
Official 
• 
Provide accurate advice at critical junctures to 
decision-makers using our political nous to 
continually assess how the system is responding. 
the 
Organisational Leadership  
• 
Provide leadership for your team, across the 
• 
You will drive innovation and 
business unit and the Ministry to deliver joined-
continuous improvement; to 
up advice to Ministers. 
strengthen whole-of organisational 
• 
Contribute to Senior Leadership cohort. Supports 
performance. 
collaboration and encourages others to come 
under 
with Ministry-wide view. 
• 
Foster a continuous improved culture and work 
across the organisation to strengthen 
organisational and business unit performance. 
• 
Demonstrate leadership support for all Ministry 
initiatives and organisational development 
activities, modelling expected behaviours to 
Released 
create a desired workplace culture. 
• 
Deliver on the business unit and team goals, 
measuring and evaluating work programme 
performance, and identifying issues and/or risks 
and implementing mitigation strategies or 
escalating when appropriate. 
 
Page 4 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
People Leadership 
• 
Lead work programme planning and 
• 
You are a people leader. 
implementation, manage high work volumes, 
 
tight deadlines and delivery of responses to 
urgent or emerging issues.  
• 
The team and the Ministry has the requisite 
tools and support to respond to Ministerial 
needs (i.e. sound quality assurance method and 
planning).  
1982
• 
Create and retain a high performing team by 
coaching the team to continue their 
development.  
Act 
• 
Set clear expectations for individuals, (i.e. 
communicates and role-models the behaviours 
required to achieve expectations). 
• 
Support, reinforce and manage individual high 
performance, development and engagement of 
direct reports.  
• 
Challenging thinking to foster innovation in 
people leadership and represent ideas to be 
included for SLT and ELT discussion. 
Information 
• 
Develop team capability, (i.e. encourages diverse 
talent and addresses capability gaps across their 
team as a whole). 
• 
Workflow and workloads that impact on wider 
Ministry are actively managed. 
Official 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for all people using 
• 
Ensure my own wellbeing, health 
our sites as a place of work. 
and safety and take reasonable care  •  Health and safety guidelines are followed. 
the 
not to adversely affect the health 
• 
All staff understand their roles and 
and safety of others.  
responsibilities in relation to wellbeing, health, 
• 
Co-operate with DIA’s health and 
safety and emergency management. 
safety policies and procedures (incl. 
 
emergency). 
under 
• 
Report all near misses, hazards, 
unsafe behaviours and unsafe 
conditions. 
Health and safety (for team) 
• 
There is clear visibility, strong support and 
• 
Keep our people healthy, safe and 
connection to DIA policy and procedures. 
well 
• 
Appropriate resources and processes are 
• 
Demonstrate and be accountable 
available to manage risk and participate. 
Released 
for an active commitment and 
• 
Improved key performance indicators, employee 
visible behaviours that are aligned 
satisfaction and retention. 
with our vision. 
 
Page 5 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
What you will do to contribute 
In practice 
• 
Holding management to account for 
meeting policy, key performance 
indicators, and vision. 
• 
Leadership through effective 
planning, setting clear direction in 
the wellbeing, health and safety 
strategy. 
 
1982
e 
 
 
at
 
ce 
 
 to
e 
or
b
 
en
m
age/
 
Act 
vis
h
d
Who you will work with to get the job done 
olla
it
flu
for
an
eliver
Ad
C
w
In
In
M
lea
D
MEC ELT 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
MEC DCE, Policy and Analytics 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC managers  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
MEC staff  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
Minister for Ethnic Communities  
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
Cabinet Committees and Select Committees 
✓ 
 
 
 
 
 
of Parliament 
Information 
Ethnic community leaders, organisations, and   
✓ 
 
✓ 
 
 
community members 
External 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
relevant to ethnic communities 
Local authorities and other community 
Official 
organisation and NGOs as relevant to the 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
work of MEC 
 
the 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level C 
Direct reports 
3 
under 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience: 
Framework to help guide our people towards 
• 
 Extensive experience in a senior New 
the behaviours and skills needed to be 
Zealand public sector role involving the 
successful. The core success profile for this 
provision of strategic advice and support 
role is Senior Leader. 
to senior managers and/or Ministers. 
Released 
 
• 
Experience managing staff. 
Keys to Success: 
• 
Demonstrated ability to deliver capability 
• 
Adaptive leadership 
and systems and process improvements.  
• 
Driving innovation and transformation 
• 
Proven competence as a collaborative 
• 
Strategic agility 
leader and operator. 
 
Page 6 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Political savvy 
• 
 5+ years’ experience as a senior 
• 
Empowering people for success. 
practitioner within government. 
• 
Inspiring others through vision and 
Knowledge:  
Purpose. 
• 
Advanced knowledge of machinery of 
government structures and processes, and 
Ministerial/Parliamentary protocols and 
procedures.  
•
1982
 
Advanced knowledge of Government 
planning and reporting processes and 
procedures. 
 Skills:  
Act 
• 
Excellent analytical skills and creativity 
including the ability to provide high quality 
advice on relevant matter. 
• 
Strong relationship management skills and 
the ability to work and build effective 
relationships at all levels of organisations 
and communities. 
• 
 Written analysis skills and experience in 
problem solving, decision-making and 
Information 
various types of planning based on the 
analysis carried out. 
• 
Advanced communication and 
interpersonal skills. 
• 
Excellent written communication with the 
Official ability to communicate sometimes 
complex issues to a variety of external and 
internal, policy and operational audiences. 
the  •  Understands the political and 
organisational environments.  
• 
Strong stakeholder relationship 
management focus and interpersonal 
skills. 
under 
• 
Team Management focussed work ethics 
and the ability to work collaboratively 
across team boundaries.  
 
Released 
 
Page 7 of 7 

---

 
Senior Ministerial Advisor 
1982
Policy and Analytics 
The Senior Ministerial Services Advisor is a newly established position within the Ministry of Ethnic 
Act 
Communities. It will form part of a high-performing and supportive leadership team.  
The Ministerial Services team’s workload is fast paced. It produces or co-ordinates officials’ 
correspondences that spans Ministerial, Official Information Act requests, written and oral 
Parliamentary questions, event briefings and speeches; and responds to information request from 
private secretaries. 
This is a critical conduit role between the Ministry and the Minister’s Office.  
•  Reporting to: 
Director of Ministerial Services 
•  Location:  
N/A 
Information 
•  Family: 
Policy I 
•  Salary: 
Salary range of $92,135 - $124,652 
What we do matters – our purpose 
Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
the 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
American and the Middle Eastern.  
under 
Released 
 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
1982
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
for the purpose of nurturing relationships. 
 
Act 
Working effectively with Māori 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
Information 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Spirit of service                             
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
Official 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
the 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
under 
service in our work.   
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
Released 
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
diversity.  
 
Page 2 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand. 
•   
1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 3 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Ministerial Services – Analysis, Information & Advice   
• 
Thinks strategically (i.e. sees 
• 
Assist in providing high quality responses to 
issues through a range of lenses 
correspondence and questions including Ministerial 
and stakeholder perspectives; 
correspondence and reports, the Chief Executive’s 
and recognises broader 
correspondence, Official Information Act requests, 
implications and connections 
Ombudsman requests, investigations and reports, 
between issues).  
1982
Select Committee questions and Parliamentary 
• 
Progresses current thinking (i.e. 
questions. 
provides suggestions and 
• 
Be organised, with excellent time management 
alternative perspectives on 
Act 
skills and a proven ability to manage competing 
agency issues).  
demands, work under pressure and deliver high-
• 
The Ministerial team be forward 
quality work on time 
thinking and able to provide 
• 
Monitor relevant Cabinet Committee 
advice across the Ministry. 
papers/minutes and draw to the MEC’s attention all  •  to drive opportunities for 
issues of significance. 
improvement and build on the 
• 
Engage effectively with internal and external 
capability within the team. 
experts in relation so that the best information is 
• 
Excellent written and verbal 
available for discussion, decision making, planning 
communication skills, with an 
and risk management. 
eye for detail and a high level of 
Information 
• 
Answer questions of interpretation that raise 
accuracy 
significant issues in relation to Ministerial 
• 
Innovative and eager to explore 
correspondence, OIAs, PQs. 
options and able to provide clear 
• 
Manage OIA requests, including identifying 
options for decision-making.  
potential al issues which may arise, and proactively 
• 
Advice received by the Ministers 
Official 
liaising with internal and external stakeholders. 
and correspondence to the 
• 
Be able to assess and analyse trends. 
public is expertly informed and of 
•
the highest quality. 
 
The ability to quickly assimilate new information or 
the 
areas of work. 
• 
Institutional knowledge 
 
regarding the Ministry’s 
responsibilities developed, 
maintained, and up to date.  
Leadership  
• 
Colleagues receive necessary 
under 
• 
Build capability within the office by sharing 
guidance and mentoring as 
knowledge with staff. 
required and view you as a 
•
positive role model. 
 
Promote a culture of high performance and 
excellence. 
• 
Staff continue to learn and 
•
develop through knowledge 
 
Be a positive role model and act as a positive and 
inspiring advocate in relation to the          
sharing. 
completion of work assignments. 
• 
A culture of high performance 
Released 
•
and excellence demonstrated 
 
Provide guidance and support during times of 
significant office change, for example, following a 
across the Ministerial team. 
General Election or Cabinet reshuffle. 
 
Page 4 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
• 
Lead and support the work of Ministerial Advisors 
• 
Displays resilience (i.e. bounces 
within the team and work in collaboration with the 
back after setbacks and 
Private Secretary. 
maintains focus and optimism in 
• 
Provide mentorship to new or junior Advisors 
challenging situations). 
across the Ministry. 
 
Relationship Management 
• 
Positive communication style and 1982
• 
Develop and maintain effective relationships 
communicates tactfully (i.e. 
within the Ministry and relationships with 
conveys sensitive messages in a 
Ministers’ Offices, Executive Leaders, the Office of 
diplomatic way). 
Act 
the Ombudsman and/or the Office of the Privacy 
• 
Strong relationships across the 
Commissioner and other stakeholders. 
Ministry and external stakeholders 
• 
Attend and play an active part in the work 
that allow for effective 
programme planning of deliverables. 
consultation and also develop new 
• 
Be flexible, actively contribute and collaborate 
models and systems. 
with colleagues t to produce work of the highest 
• 
Potential risks dealt with early, 
standard. 
utilising strong relationships.  
• 
Able to produce and recognise high quality work 
 
and provide peer support, coaching and technical 
Information 
advice to colleagues. 
Risk Management 
• 
Senior leaders kept aware of 
• 
Identify potential areas of risk and develop risk 
potential risks ahead of time.  
mitigation strategies, in consultation with others. 
• 
Potential risks are dealt with 
• 
Supporting Director and keep ELT informed about 
early using risk mitigation 
potential risks and opportunities. 
strategies. 
Official 
• 
Understand and actively work to manage any risks. 
 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
the 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
All staff understand their roles 
under 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and responsibilities in relation to 
and unsafe conditions. 
wellbeing, health, safety and 
emergency management. 
 
 
 
Released 
 
Page 5 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
 
te 
 
 
 
 
ra
ce
 
to
e
o
 
en
rm
age/
 
vis
n
ith
flu
fo
ad
liver 
Who you will work with to get the job done 
Ad
Collab
w
In
In
Ma
le
De
MEC ELT 
✓ 
 
 
✓ 
 
✓ 
MEC DCE, Policy and Analytics 
✓ 
 
 
✓ 
 
✓ 
Internal 
MEC managers  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
✓ 1982
MEC staff  
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
Minister for Ethnic Communities  
✓ 
 
 
✓ 
 
✓ 
Cabinet Committees and Select Committees of 
✓ 
 
 
 
 
 
Act 
Parliament 
Ethnic community leaders, organisations, and 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
community members 
External 
Other government agencies whose work is 
✓ 
✓ 
✓ 
✓ 
 
 
relevant to ethnic communities 
Local authorities and other community 
organisation and NGOs as relevant to the work of 
 
✓ 
 
✓ 
 
 
MEC 
 
 
 
Information 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
Official 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
A tertiary degree in a relevant discipline. 
the behaviours and skills needed to be 
•
the    Experience in a similar environment, 
successful. The core success profile for this 
government or non-government. 
role is Specialist. 
• 
Experience in responding to Parliamentary 
 
Questions and Select Committee 
Keys to Success: 
engagement. 
• 
Problem solving 
under 
• 
Experience in engaging with central 
• 
Critical thinking 
agencies and Offices of Parliament. 
• 
Interpersonal savvy 
• 
Demonstrated experience in the 
• 
Navigating complexity 
successful mentoring of staff is desirable. 
• 
Communicating with influence 
 Knowledge: 
• 
Technical and specialist learning 
• 
Extensive knowledge of the machinery of 
Government. 
• 
A working knowledge of the Official 
Released 
Information Act 1982, and the Privacy Act 
1993. 
Skills: 
• 
Relationship management experience 
across a wide range of stakeholders.  
 
Page 6 of 7 

---

 
Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
• 
Ability to identify and manage risks, and 
experience in the co-ordination and 
quality assurance of a wide range of 
information. 
• 
 Effective, accurate and succinct 
communication in a wide variety of 
settings and styles Relevant functional and 1982
technical skills in Word, Excel or other 
databases or software applications. 
Act 
• 
Ability to work well as a team player and 
collaboratively across teams. 
• 
Proven ability to maintain confidentiality 
and use discretion, possesses sound 
judgement and tack in dealing with 
sensitive issues.  
• 
Effective planning and co-ordination skills, 
with the ability to meet tight deadlines 
and multi-task. 
•
Information 
 
Strong attention to detail and an ability to 
take responsibility for completing tasks 
set. 
 
Official 
the 
under 
Released 
 
Page 7 of 7 

---

 
Job description 
Haere mai 
This job description is your go-to place for all the ins and 
outs of this role at the Ministry for Ethnic Communities 
 
 
Graduate Ministerial Advisor 
Policy and Analytics 
1982
The Ministry for Ethnic Communities (MEC) is the principal advisor to the Government on ethnic 
diversity related matters.  We seek to support the needs and aspirations of ethnically diverse 
Act 
communities throughout Aotearoa New Zealand and, play a key role in ensuring views are 
represented in the development of policy and operational initiatives across the public sector.   
The primary purpose of Graduate Analyst role is to research, develop, and produce high quality 
responses to a range of Ministerial correspondence, response and briefing requests.  This will 
require building knowledge and productive relationships across all aspects of MEC and with the 
Minister’s office.  Reflecting fluctuations in Ministerial servicing work flows, this role will also assist 
policy analyst functions and will support more senior team members with analysis and advice.   
•  Reporting to:  
Director of Ministerial Services 
•  Location:  
Wellington 
Information 
•  Family: 
Policy E  
•  Salary: 
Salary range of $48,386 - $65,463 
What we do matters – our purpose 
Official 
The Ministry for Ethnic Communities is the Government’s chief advisor on ethnic communities, 
ethnic diversity and the inclusion of ethnic communities in wider society.  
We work with communities, other Government agencies and a range of organisations to help 
the 
increase social cohesion and ensure Aotearoa is a place where everyone feels welcome, valued 
and empowered to be themselves. We also provide services and support directly to our 
communities.  
The Ministry represents people who identify as African, Asian, Continental European, Latin 
under 
American and the Middle Eastern. 
 
Released 
 
Page 1 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
How we do things around here – our values 
 
 
 
Whakakotahitanga   
Ngākau Pono   
(Inclusive) 
(Authentic) 
Unifying thought, opinion and action  
To act with integrity and sincerity. 
for the collective good. 
 
 
 
 
 
 
Whakamanawanui   
Manaakitanga   
(Courageous) 
(Kind) 
Act valiantly and courageously. 
Encompasses care and generosity,  
1982
for the purpose of nurturing relationships. 
Working effectively with Māori 
Act 
Te Aka Taiwhenua – our Māori Strategic Framework – enables us to work effectively with Māori. 
Te Aka Taiwhenua is underpinned by our mātāpono – Kotahitanga, Manaakitanga, 
Whānaungatanga, He Tāngata. 
As the Ministry is an agent of the Crown, Te Tiriti o Waitangi/The Treaty of Waitangi is important 
to everything we say or do. We recognise it as an enduring document central to New Zealand’s 
past, present and future. Building and maintaining meaningful relationships is important to work 
effectively with Māori, stakeholders and other agencies.  We accept our privileged role and 
responsibility of holding and protecting the Treaty of Waitangi / Te Tiriti o Waitangi. 
Information 
Spirit of service 
Ka mahitahi mātou o te ratonga tūmatanui kia hei painga mō ngā tāngata o Aotearoa i āianei, ā, 
hei ngā rā ki tua hoki. He kawenga tino whaitake tā mātou hei tautoko i te Karauna i runga i āna 
hononga ki a ngāi Māori i raro i te Tiriti o Waitangi. Ka tautoko mātou i te kāwanatanga manapori. 
Official 
Ka whakakotahingia mātou e te wairua whakarato ki ō mātou hapori, ā, e arahina ana mātou e ngā 
mātāpono me ngā tikanga matua o te ratonga tūmatanui i roto i ā mātou mahi.  
the 
In the public service we work collectively to make a meaningful difference for New Zealanders 
now and in the future.  We have an important role in supporting the Crown in its relationships 
with Māori under the Treaty of Waitangi.  We support democratic government.  We are unified by 
a spirit of service to our communities and guided by the core principles and values of the public 
service in our work.   
under 
How we work 
As a Ministry: 
•  We want to be a catalyst for change – we will do this by getting the key issues for ethnic 
communities on the agenda of Government and the relevant agencies.  
•  We want to harness and share knowledge – we will do this by providing accessible, 
evidence-based insights and knowledge that can help inform discourse on inclusion and 
Released 
diversity.  
•  We want to work in partnership with others – we will do this by building relationships 
inside and outside government that bring the perspectives of ethnic communities into the 
policy development process. 
 
Page 2 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
•  We want to support communities to be more empowered – we will do this by facilitating 
and supporting development of community programmes that help to grow a more 
inclusive Aotearoa New Zealand 
 
 
What you will do to contribute 
As a result we will see 
Ministerial Writing and Coordination 
• 
High quality Ministerial servicing, 
• 
Support the Ministry in managing the flow of  
delivered with up to date 
information between the MEC and the Office of the  
accurate information, using 
1982
Minister for Diversity, Inclusion and Ethnic  
standard processes and 
procedures.  
Communities.  
• 
Timely delivery of drafts.  
Act 
• 
Draft quality responses to Ministerial 
•
correspondence, Parliamentary questions, Official  
 
Strong and productive 
relationships with team 
Information Act requests, Ombudsmen enquiries,  
members and managers across 
Select Committee questions, Briefings.  
MEC.  
• 
Ensure that all briefings, correspondence, speech  
• 
Smooth and clear 
notes reflect the ‘voice’ and preferences of the  
communication flows with the 
Minister.   
Minister’s office. 
• 
Liaise with MEC managers, advisors, and senior/  
 
policy analysts to determine an approach and  
Information 
source content for written drafts.  
• 
Liaise with MEC office support staff to ensure  
appropriate logging and tracking of responses   
• 
Liaise with the Office of the Minister for Diversity,  
Inclusion and Ethnic Communities.  Official 
• 
Plan workload and manage processes to ensure  
administrative requirements, sign off timings and  
delivery deadlines are met.  
the 
• 
Actively manage own work and keep Manager  
informed of progress.  
• 
Undertake research and analysis as required to  
complete work programme and maintain an  
under 
awareness of issues that may impact on Ministerial  
servicing and the work of MEC.  
• 
Track media engagement or speeches made by the  
Minister for Diversity, Inclusion and Ethnic  
Communities and alert the Applied Policy Manager  
to any issues of interest or concern relating to the  
Diversity, Inclusion and Ethnic Communities  
Released 
portfolio. 
 
 
 
Page 3 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
Health and safety (for self) 
• 
A safe and healthy workplace for 
• 
Ensure my own wellbeing, health and safety and 
all people using our sites as a 
take reasonable care not to adversely affect the 
place of work. 
health and safety of others.  
• 
Health and safety guidelines are 
• 
Co-operate with DIA’s health and safety policies 
followed. 
and procedures (incl. emergency). 
• 
Report all near misses, hazards, unsafe behaviours 
and unsafe conditions. 
 
 
1982
 
te
 
 
 
 
ra
to
o
 
e/
 
ence
rm
ag
 
vise
ver 
llab
flu
fo
an
eli
Who you will work with to get the job done 
Act 
Ad
Co
with
In
In
M
lead
D
Director of Ministerial Services 
✓ 
 
 
✓ 
 
✓ 
MEC team members 
✓ 
✓ 
 
 
 
 
Internal 
Other DIA business groups, especially Policy 
✓ 
✓ 
 
✓ 
 
 
and Analytics and Communications 
Office of the Minister for Diversity, Inclusion 
✓ 
 
✓ 
✓ 
 
✓ 
and Ethnic Communities 
External 
Ethnic community organisations and 
 
✓ 
 
 
 
 
members, as required 
Information 
 
 
Your delegations as a manager 
Human Resources and financial delegations 
Level Z 
Direct reports 
Nil 
 
 
Official 
 
the 
under 
Released 
 
Page 4 of 5 

---

Ministry for Ethnic Communities 
 
Te Tari Mātāwaka 
 
Your success profile for this role 
What you will bring specifically 
At the Ministry, we have a Capability 
Experience:  
Framework to help guide our people towards 
• 
Experience producing high quality written 
the behaviours and skills needed to be 
work in either a professional or academic 
successful. The core success profile for this 
context. 
role is Valued Contributor. 
• 
Experience working with a range of people 
 
to achieve results. 
Keys to Success: 
• 
Proven success working to timelines and  1982
• 
Customer Focus  
juggling multiple tasks. 
• 
Continuous improvement  
Knowledge: 
• 
Teamwork and peer relationships  
• 
Awareness and knowledge of the political 
Act 
• 
Action oriented  
process, the role of public servants, and 
• 
Self-development and learning  
the machine of government. 
• 
Functional and technical skills 
• 
Knowledge of, or interest in developing 
knowledge of, diversity and inclusion, and 
social cohesion matters. 
Skills: 
• 
Good analysis and research skills. 
• 
Excellent written communication skills, 
with strengths in succinct, plain English 
Information 
writing. 
• 
Good communication and relationship 
management skills. 
• 
An eye for accuracy and detail. 
• 
Ability to work under pressure, juggle 
multiple assignments, and deliver to 
Official deadlines.  
Other requirements: 
• 
A University Degree. 
the 
 
under 
Released 
 
Page 5 of 5 

---

Document Outline

• 23. JD Deputy Chief Executive Policy and Analytics
• 24. JD Executive Assistant
• 25. JD Private Secretary
• 26. JD Director of Analytics, Monitoring and Evaluation
• 27. JD Principal Analyst Analytics, Monitoring and Evaluation
• 28. JD Director of Policy
• 29. JD Principal Policy Analyst
• 30. JD Senior Policy Analyst
• 31. JD Policy Analyst
• 32. JD Director of Ministerial Services
• 33. JD Senior Ministerial Advisor
• 34. JD Graduate Ministerial Advisor

---