4 May 2023 
 
 
 
 
 
 
David 
 
[FYI request #22371 email] 
 
 
 
 
Tēnā koe David 
 
Request for Information pursuant to the Local Government Official Information and 
Meetings Act 1987 (LGOIMA) 
 
Thank you for your correspondence of 3 April 2023, in which you have requested the following 
official information: 
•  Please explain why previously reported LIM Report KPIs are not currently in the long-
term plan and the draft annual plan for 2023? 
•  Please also provide the following information broken down for financial years 2019/20, 
2020/21, 2021/22 and for the current financial year 2022/23 to date. 
o  What percentage of LIMs were issued within 9 (at or under) working days in 
2019/20, 2020/21, 2021/22 and for the current financial year 2022/23 to date? 
o  How much in total was spent by Council on salaries and contractors for the LIM 
team in 2019/20, 2020/21, 2021/22 and for the current financial year 2022/23 to 
date? (including LIM team leader, LIM officers and external staff contracted to 
complete LIM reports).  
o  What was the total gross income generated by the LIM Team in 2019/20, 
2020/21, 2021/22 and for the current financial year 2022/23 to date?  
 
The data you have requested is provided below. 
 
 
2019-20 
2020-21 
2021-22 
2022-23 (to 
31 March) 
LIMS issued at or under 9 
96 
98 
45 
69 
working days (%) 
Total revenue generated by the 
387,637 
499,967 
422,951 
332,332 
LIM Team ($) 
 
Your request for information about salaries and contractor fees for the LIM team is refused 
under section 7(2)(a) of the LGOIMA, to protect the privacy of the individuals in the LIM team.  
 
You have also asked why previously reported LIM Report KPIs are not in the current planning 
documents.  In preparing the Long-Term Plan (LTP) 2021-2031, the Statements of Service 
Provision (SSP) groups and activities were reviewed and then aligned with the Council's 
updated priorities, new structure and strategies.  This re-classification of groups and activities 
required a change to the key performance indicator (KPI) framework, which resulted in a 
different set of KPIs from that selected for the 2018-2028 LTP.  The final SSP and KPIs were 
adopted into the finalised LTP 2021-2031. 

---

Sixteen KPIs in the LTP 2018-2028’s Consents and Regulatory Services activity group did not 
get taken up as one of the KPIs of the Regulatory Services activity group in the LTP 2021-
2031.  ‘Land Information Memoranda (LIMs) processed within 10 working days to comply with 
statutory requirements’ was one of these sixteen. Generally, KPIs are consistent across the 
next two Annual Plans following the adoption of an LTP. 
 
Report no: LTPAP2020/6/319 (page 85 onwards) from Agenda of Long Term Plan/Annual 
Plan Subcommittee - 21 December 2020 (huttcity.govt.nz) provides more detail on the review. 
Appendix 1 (page 26 onwards) from Addendum Agenda of Long Term Plan/Annual Plan 
Subcommittee - 21 December 2020 (huttcity.govt.nz) provides the Draft Statements of Service 
Performance and related key performance indicators.   
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this response. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
Please note that this letter may be published on the Council’s website. 
 
 
Nāku noa, nā  
 
 
 
Susan Sales 
Senior Advisor, Official Information and Privacy 
 
 

---