National Headquarters 
Fire and Emergency New Zealand 
National Headquarters 
Spark Central, Level 7 
42-52 Willis Street 
Wellington Central 
Wellington 6011 
  
Phone +64 4 496 3600 
 
 
 
 
23 June 2023 
 
 
Dan  
 
 
By email: [FYI request #23139 email] 
 
 
Tēnā koe Dan 
 
Information Request – Meal Allowances 
 
I refer to your official information request dated 14 June 2023 asking for the following 
information. 
 
 
Fire and Emergency NZ's policy/procedure regarding the payment of meal allowances to personnel, 
and specifically detailing in what circumstances these allowances are paid, what amounts are paid 
depending on the situation, do the payments differ for different types of personnel (i.e. corporate, 
career, volunteer, etc.), when the amounts paid were last changed or reviewed, and what factors 
influenced the several most recent changes (if any) to these rates during those reviews. 
 
Our Sensitive Expenditure Policy provides that meals whilst travelling or working off-site to be a 
person expense unless it falls within one of the below policies or criteria. Our policies do not 
differentiate between types of personnel, rather it is the circumstances in which the expenditure is 
incurred that will determine what policy is applicable and what rates apply. Below are details of 
the different policies, including the circumstances they apply to, rates payable and details of their 
latest update/review.  
 
 
Training course policy: 
 
This policy applies to the following personnel when they are required to attend, deliver, or 
coordinate a course run by national training: 
•  Fire and Emergency personnel who are attending courses including: 
o  Students and trainers or operational career personnel 
 
 

---

 
o  Operational managers 
o  Volunteer trainees 
•  Training Delivery managers 
•  Training Business Services 
•  Deputy Chief Executive People 
 
The rates set out in this policy are: 
 
Breakfast – $20.71  
Lunch – $15.53 
Dinner – $36.24 
Total – $72.48 
 
The rates provided in this policy came from the previous collective employment agreement with 
the New Zealand Professional Firefighters Union, and they have not been updated since November 
2019. 
 
Travel and accommodation policy: 
 
Under this policy personnel are entitled to up to three reasonable meals for each full day (24 
hours) of travel requiring an overnight stay, unless covered by an employment agreement or 
Training Course policy. The rates provided under this policy are provided by the meal, private stay 
and mileage rates schedule. The maximum amount personnel can charge to their purchase card or 
claim for reimbursement for any single meal is: 
 
Breakfast – $28  
Lunch – $20 
Dinner – $50 
Total – $98 
  
The Policy further provides: 
•  Personnel are entitled up to two reasonable meals for each full day of travel that does not 
require an overnight stay.  
•  Personnel cannot claim for a meal where that meal has been otherwise provided, e.g., by 
conference or meeting catering.  
•  Morning tea and afternoon tea costs, including coffee or other hot drinks, are a personal 
expense.  
•  Where more than one Fire and Emergency employee is present at a meal, one person can 
pay for the table. They must record details of each diner (name and business unit) on the 
receipt and enter these into our internal system.  
•  Where one Fire and Emergency employee is travelling and chooses to dine with (a) locally 
based Fire and Emergency employee(s), even if it is to have an early morning or late 
evening meeting, Fire and Emergency will only cover the cost of the meal for the travelling 
employee.  
•  Where there is an expectation that you will attend a meeting, dinner or other event 
outside of work hours, including in the area you reside in, Fire and Emergency will cover 
the costs. Expenditure must be in line with the meal allowances outlined in the Meal, 
Private stay and mileage rates schedule. 
 
 
 

---

 
In May 2023 we reviewed the rates and updated the rates for breakfast and lunch. When making 
the decision to update some of the rates we took into account advice from the Office of Auditor-
General about sensitive expenditure and the approach taken by other government agencies. 
 
 
Contractual Arrangements: 
 
Payment or reimbursement for meals under the collective employment agreements with the 
Public Service Association and Fire Emergency Commanders Association rely on the policies above.  
 
There is a provision in the Collective agreement with the New Zealand Professional Firefighters 
Union (NZPFU) where the negotiated amount is payable. Under this agreement where a firefighter 
is employed for one hour or more immediately before normal time for commencing shift or one 
hour or more immediately following normal time for ceasing duty, they shall be supplied with a 
hot meal by the employer or in lieu thereof paid a meal allowance at the rates below.  
 
Rates as negotiated with NZPFU: 
•  1 July 2021 - $17.17 
•  1 July 2022 - $18.03 
•  1 July 2023 - $18.93 
 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision.  
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
Note also that this response (with your personal details removed) may be published on the Fire and 
Emergency website. 
 
Nāku noa nā 
 
 
 
Julia McCook-Weir 
Manager, Information Requests 
 
 
 
 

---