26 June 2023 
MS 
Email:  [FYI request #23236 email] 
[email address] 
[email address] 
 
 
 
To whom it may concern,  
 
 
OFFICIAL 
INFORMATION 
REQUEST 
FOR 
DEPUTY 
MAYOR 
AND 
COUNCILLOR 
CORRESPONDENCE. 
 
I  refer  to  your  official  information  requests  dated  23  June  2023  for  correspondence  to  and  from 
Deputy Mayor Vivienne Hoeta, Councillor Lyn Neeson and Councillor Janelle Hinch.  
 
Please 
confirm 
that 
our 
understanding 
of 
your 
request 
is 
correct 
by 
emailing 
[Ruapehu District Council request email].  
 
Note that your request will not be considered to have been received for the purposes of the Act until 
we receive your confirmation that we have correctly understood your request.  
 
You  requested  information  for  all  correspondence  to  and from  Councillor  Lyn  Neeson,  Councillor 
Janelle Hinch and Deputy Mayor Vivienne Hoeta including, but not limited to, emails, texts, phone 
logs and calendar references to or with: 
•  RSSA 
•  RSSA campaign members 
•  RAL DOCA 
•  Pure Turoa 
•  Whakapapa Holdings Ltd 
•  Richard Neeson (only for Cr Neeson) 
•  Emergency Council meeting of June 19 
•  Council's position on RAL liquidation 
•  Elected members update for Council meeting June 21 
 
However, clarification is required for the following information please: 
•  RSSA  campaign members:  as  currently framed,  there  is  difficulty  involved  in meeting  the 
request  as  the  RSSA  campaign  members  are  numerous  and  not  listed  on  any  particular 
register per se. Please can you clarify if you wish to amend the request to “references to or 
with specific RSSA campaign members”? If so, please can you confirm the specific RSSA 
campaign members? 
 

---

Page 2 
 
•  RAL DOCA: please can you clarify that the request is for “references to or with the DOCA 
proposed by RSSA”? 
•  Conflicts of Interest: correspondence references to Conflicts of Interest are a broad request 
as this is a topic is communicated within the distribution of  every  Council and Community 
Board  Agenda;  Councillors  Neeson  and  Hinch  are  appointed  members  of  Community 
Boards. Please can you clarify if you wish to amend the request to “references to Conflicts of 
Interest in direct relation to the Emergency Council Meeting June 19, 2023”? 
•  Elected members update for Council meeting June 21: as currently framed, there is difficulty 
involved  in  meeting  the  request  as  the  item  on  the  agenda  at  the  June  21,  2023  Council 
Meeting allows for Elected Members to provide verbal updates on the day. Please  can you 
clarify if you wish to either amend the search terms, or withdraw the request? 
 
It  appears  likely  that  your  original  request  will  need  to  be  clarified  or  amended  to  enable  us  to 
respond.  Please note, any clarification or amendment of a request is considered to be a new request 
for the purpose of calculating the maximum statutory timeframe for response—see section 13(7) of 
the LGOIMA.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Tasha Paladin 
GOVERNANCE MANAGER 
 
 

---