IN CONFIDENCE 
  
 
 
 
10 August 2023 
 
Shane Gibson 
[FYI request #23318 email] 
 
Ref: COR-2023/24-15-1 
Tēnā koe Shane Gibson,  
 
Thank you for your follow up email of 27 July 2023 regarding your Official Information Act (the 
Act) request for 21/22 financial year supplier data.  
 
We are unable to supply this information without substantial collation as the finance system we 
use is not able to automatically generate a list of commercial suppliers. We are only able to run 
a report of everyone we made payments to in the  2021/22 financial year which also includes 
staff, committee members, contractors, and consultants. To separate current and former staff 
from the list we would need to cross reference names with  current and past human resource 
records to determine if that person was a staff member during the period covered by the request. 
To separate committee members who have put in reimbursement claims would require us to 
consult with each business unit that has a committee for someone to cross reference the list 
with their past committee records.  
 
The Department of the Prime Minister and Cabinet (DPMC) is not required to report on supplier 
data to this level, and this information is not required for us to make payments. Public sector 
agencies  use  different  IT  systems  based  on  their  business  needs.  As  this  information  is  not 
required for our business needs, we do not have a system that is able to separate this data. 
While we cannot comment on their approach to your request, all agencies hold and record data 
differently, so what is possible for one agency may be more challenging for others.   
 
While you have refined your request to ask for a smaller number of suppliers, determining who 
is  a  commercial  supplier  is  what  requires  substantial  collation.  Therefore,  we  declined  your 
request under section 18(f) of the Act. When making this decision we considered whether further 
refining the request would enable response (section 18B refers); however, we did not identify 
any refinement which would assist in processing your request while still satisfying your interests. 
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision under section 
28(3) of the Act. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Clare Ward  
Executive Director 
Strategy, Governance and Engagement 
 
 
Executive Wing, Parliament Buildings, Wellington, New Zealand 6011 
4774622 
 
  64 4 817 9698  www.dpmc.govt.nz 
 

---