11 August 2023 
 
 
Wendy Yang  
[FYI request #23484 email] 
 
  
DOIA 2324-0094 
 
 
Tēnā koe Wendy 
 
Thank you for your email of 13 July 2023 to the Ministry of Business, Innovation and Employment (MBIE) 
requesting, under the Official Information Act 1982 (the Act), the following information: 
 
1. Please provide information regarding in which circumstances the request for information 
(RFI) letter and the Potentially Prejudicial Information (PPI) letters will be sent and the 
processing timeframes respectively.  
2. Also please provide immigration internal assessment templates and training materials 
regarding PPI for each visa category.  
Our Response 
 
Question 1  
 
Request for Information (RFI) 
  
Immigration  New  Zealand  would  request  further  information  at  the  time  of  lodgement  where  an 
application is determined to be missing any compulsory documents or requirements as stipulated by 
the  relevant  immigration  instructions.  A  request may  also  be  used  where  an application  has  been 
assigned to an immigration officer, and after an initial assessment of the application, its determined 
that more information would facilitate the processing of the application. An RFI can be made by either 
a documentation officer, support officer or an immigration officer. 
 
Potentially Prejudicial Information (PPI) letter 
 
Following the principles of fairness and natural justice, a PPI letter is sent when an immigration officer 
has  completed  an  initial  assessment  of  an  application  and  has  determined  that  some  information 
contained within the application may be detrimental to the outcome of that application.  
 
More information about how RFI and PPI are defined and used, can be found here:  
 
• 
Temporary entry class visas: https://www.immigration.govt.nz/opsmanual/#46513.htm 
• 
Residence class visas (R5.20.5): https://www.immigration.govt.nz/opsmanual/#30994.htm 
1 
 
 

---

 
Please  refer  to  Appendix  1  for  the  standard  timeframes  INZ  follows  when  requesting  further 
information, either by RFI or PPI. Note these are the recommended timeframes, however immigration 
officers should consider individual circumstances when setting timeframes. 
 
Question 2  
 
We will provide a response to this part of your request. However, this part of your request is taking some 
time for us to process. The Ministry has therefore decided to extend the period of time available to respond 
to this part of your request under section 15A(1)(a) of the Act as the request necessitates a search through 
a large quantity of information and meeting the original time limit would unreasonably interfere with the 
operations of the Ministry. 
 
You can expect a further response to your request on or before 25 August 2023. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. Information 
about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 
602. 
 
If you wish to discuss any aspect of your request or this response, please contact [email address] 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
Jock Gilray  
Director Visa  
Chief Operating Officer Immigration Branch  
Immigration New Zealand 
Ministry of Business, Innovation & Employment 
 
2 
 
 

---