1 September 2023 
 
 
 
Gloria Ashton 
 
By email:  [FYI request #23633 email] 
 
 
 
 
 
Tēnā koe Dr Ashton 
Re: 
Information request 
Our ref: 
C18HDC02176 
Thank you for your email of 31 July 2023 requesting: 
-  What has been done in regards to the Select Committee's encouragement 
to improve accessibility to closed file reviews? 
-  When will the HDC's review of the Act and Code be taking place? 
-  What changes the HDC has made to its guidelines and SOP, and I would like 
a copy of these. 
We have considered your request under the Official Information Act 1982. 
Accessibility to closed file reviews 
HDC’s standard operating procedures (SOP) are currently under review. As part of this 
review HDC is considering its closed file review process, including the accessibility of 
closed file reviews. Any changes to the closed file review process will be included in 
the  revised  SOP  and  consideration  will  be  given  to  how  to  make  this  information 
publicly available. 
HDC review of the Act and Code 
HDC’s review of the Act and Code is currently underway. Following an initial scoping 
phase, we are currently developing proposals for change which we will be consulting 
on publicly from March – July 2024 before making recommendations to the Minister 
of Health in December 2024. 
 
  Auckland Office: P O Box 1791 Auckland 1140; Wel ington Office (new address): PO Box 245, Wel ington 6140 
Freephone: 0800 11 22 33; Email: [Health and Disability Commissioner request email]; Website: www.hdc.org.nz 

---

2 
 
Changes to guidelines and SOP 
We have published a guide to the factors we take into consideration when deciding 
to take no further action on a complaint and when deciding whether or not to 
investigate a complaint. These decision-making factors are available on our website 
which you can find by clicking on the following links:  
https://www.hdc.org.nz/making-a-complaint/complaint-process/factors-relevant-to-
taking-no-action-on-a-complaint/ 
 
https://www.hdc.org.nz/making-a-complaint/complaint-process/factors-that-may-
warrant-an-investigation/ 
With respect to the SOP, as stated above, they are currently under review. However, 
we are happy to provide you with a copy of our current draft. 
You may seek a review of this decision from the Office of the Ombudsman. 
Nāku iti noa, nā 
 
 
 
 
Dr Craig Goodwillie 
Senior OIA Advisor 
 
 
Enc 
SOP (2022, under review)_working
 
 

---