This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Meeting Minutes from 2023'.

Te Komiti Whakahaere Ako 
Academic Administration Committee 
 
_____________________________________________ 
Ngā āmiki | Minutes 
Rā | Date 
Monday, 8 May 2023 
Wā | Time 
1.00pm 
Wāhi | Venue 
Council Chamber level 6 Matariki 
 
Tāngata  i  tae 
S 9(2)(a) OIA 
 
mai | Present 
 
 
 
 
 Professor C Moran, S 9(2)(a) OIA 
 
Professor K Scott  
 
 
Whakapāha 
S   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
| Apologies                       
 
9(
 
 
Ērā atu i 
S 9(2)(a) OIA 
 
 
tae mai | In 
 
attendance 
 
 
1. 
WELCOME  
 
The  Acting  Chair  welcomed  Professor  Karen  Scott  to  her  first  meeting  as  Acting  Executive  Dean  of 
Law.S   also welcomed S 9(2)(a) 
 and S 9(2)(a) OIA 

 
 
2. 
CONFIRMATION OF THE MINUTES OF THE PREVIOUS MEETING ON 3 APRIL 2023 
 
 
Moved by the Chair: 
That, the minutes of the meeting held on 3 April 2023 are a true and accurate record.  
 
Carried 
 
3. 
MATTERS ARISING  
 
(i) 
Minute 2.2 Online English Tests 
The  Acting  Chair  noted  that  the  previous  meeting  had  received  information  from  NZQA  about  their 
decision to no longer accept Online English tests. A final decision was still needed  as to whether UC 
should continue to accept these tests. The tests were managed by in person proctoring as well as AI 
and the NZQA had indicated that they were likely to review their decision. It was too early to see how 
students  were  performing  at  UC  following  entry  with  these  tests.  Members  agreed  that  UC  should 
continue to accept online English tests but review this decision in a year’s time.  
 
Action point: AAC to review this decision in May 2024 
 
(ii) 
Minute 2.3 MY23 Exam Requests 
 
S 9(2)(a) OIA 
 S 9(2)(b)(ii) OIA
 S 9(2)(a) OIA   
 
 
 
 
  
 

 

4. 
BUSINESS FROM THE ACTING CHAIR 
 
S 9(2)(a)   confirmed that the new qualification proposals considered at the previous meeting – conjoint 
engineering  degrees,  Bachelor  of  Sport  and  Master  of  Organisational  Psychology  had  all  been 
 
subsequently approved by Academic Board and were now under consideration by CUAP peer review.  
 
He also reminded members that minor course changes, in particular course occurrence and semester 
changes needed to be entered into the MCCS by the deadline of 16 June.   
 
Finally, Pink Shirt day was coming up on 19 May and there are some lecture slides on the intranet for 
lecturers to display.  
 
5. 

SPECIAL TOPIC: PACE INTERNATIONAL INTERNSHIP 
 
S 9(2)(a) OIA 
  explained  that  she  had  brought  this  item  to  AAC  as  PACE  had  shared 
collective ownership rather than belonging to one Faculty although it technically belongs  on  the Arts 
schedule, This was a chance to think about the appropriate process going forwards – was there a need 
for a Board of Studies for example. She introduced S 9(2)(a) OIA 
 who was the course proposer.   
 
The particular proposal was to cater for a current gap for students wanting to combine a PACE course 
with an international internship. There are likely to be cohorts from Work integrated Learning and from 
students who are independently planning an international experience and want to build a PACE course 
around that. It is hoped that some external scholarships will be available to help support the work.   
 
Members suggested the following: 

References  to  discipline  should  be  replaced  with  academic  misconduct.  It  would  be  worth 
contacting S 9(2)(a) OIA   in Business to share ideas as she has thought carefully about the 
consequences of student behaviour issues for a course taught in South America. 

The majors listed in the schedules need to be revised. 

The reference to attendance being linked to integration of knowledge needs revisiting; 

The term ‘research’ in this context may need to be replaced by ‘reflection’ or ‘review’ 

There are no exams so this reference can be deleted.  
 
S 9(2)(a)   queried why this was not proposed as an any time start as students would not all be starting 
placements at the same time.  
 said that she intended to introduce this as 
 
S 9(2)(a) OIA 
a Special Topic just to see how the process might work and to see the size of student uptake. 
 
S 9(2)(a) OIA   asked how workshops will be run when students are in different time zones. S 9(2)(a) OIA  
answered that these would mostly take pace in the first five weeks of the course 
when students are on campus, however after that time differences will be borne in mind.  
 
S 9(2)(a) OIA 
  thanked  members  for  their  comments.  She  said  she  would  make  the 
changes  to  the  course  proposal  and  update  the  memo  so  that  the  papers  could  be  considered  by 
Faculties by the end of June and by Academic Board in July.    S 9(2)(a) OIA 
 was 
thanked for her contributions – she left the meeting.  
 
6.      CUAP REPORTS 
6.1 Proposal to delete the Graduate Diploma in Business Administration   

This proposal was put forward to correct an administrative oversight as the intention to discontinue 
was made in 2017 but without the correct paperwork.  
   
Moved by the Acting Chair: 
That the proposal to delete the Graduate Diploma in Business Administration be approved and 
reported to Academic Board, Council and CUAP.  

Carried 
 
6.2 Proposal to delete the Graduate Diploma in Early Childhood Education and the Graduate 
Diploma in Teaching and Learning Primary                   
 

 

These qualifications have both been replaced and taught out.  
 
Moved by the Acting Chair: 
That  the  proposal  to  delete  the  Graduate  Diploma  in  Early  Childhood  Education  and  the  Graduate 
Diploma in Teaching and Learning primary be approved and reported to Academic Board, Council and 
CUAP.  

Carried 
 
7. 
REGULATIONS 
 
7.1 1 Proposal to align the awarding of Distinction and Merit in the Master of Applied Finance 
and Economics with the general UC practice and to correct an error in the Admission to the 
Qualification regulations                         
 
S 9(2)(a) 
 outlined the proposal.  
 
 
Moved by the Acting Chair:  
That  the  proposal  to  align  the  award  of  Distinction  and  Merit  in  the  Master  of  Applied  Finance  and 
Economics  with  UC  practice  and  to  correct  an  error  in  the  Admission  to  Qualification  regulations  be 
approved and reported to Academic Board.  

Carried  
 
8. 

MODERATION POLICIES 
 
S 9(2)(a)   thanked the Associate Deans from Business, Education, Health and Science for sharing their 
moderation policies.  He reminded members that the basic templates had been an appendix to the new 
 
Assessment Principles and Policy approved in 2022 and that moderation processes are an expectation 
set down by the AQA.  Members agreed that having a chance to see other Faculty’s policies was helpful 
to share ideas and practice.  There was discussion about moving to  a single UC-wide  policy, but the 
preference was to see this as an evolutionary process, learning from others, whilst retaining distinctive 
disciplinary interests. The Science percentage would move to 30% in line with the other Faculties. Some 
of  the  Faculties  had  decided  that  the  processes  should  cover  both  assessment  and  coursework. 
S 9(2)(a) OIA    noted  that  Engineering  is  bound  by  their  professional  body  moderation  requirements 
which were currently in development.  
 
Members compared practice of when and how scaling was used. Providing its use was transparent and 
students were made aware of its use, it was another appropriate tool in marking.  
 
9. 
KEY DATES 2025 AND 2026 
 
S 9(2)(a) OIA 
 explained that the proposed dates were based on previous practice, following the 
release of the school year dates by the Ministry of Education for 2025. The 2026 dates were provisional 
at  this  stage  as  the  school  dates  were  not  yet  available. S 9(2)(a) OIA    asked  whether  it  would  be 
appropriate  to  include  a  re-sit  week  for  Semester  1  exams.  It  was  agreed  that  if  Law  had  already 
scheduled a week, then this could be shared in a future internal calendar.    
 
10. 
S 9(2)(b)(ii) OIA
 
 
 
 
 
  
 
 S 9(2)(a)   
 
  
 
 
S 9(2)(a) OIA   
 
 
 
 
  

 

 
Members agreed to approve the request – subject to any further information emerging from UNZ.  
 
11. 

COURSE CODING – POSTGRADUATE LEVELS  
 
S 9(2)(a) OIA 
 S 9(2)(g)(i) OIA
 
 
S 9(2)(a)   
 
 S 9(2)(a) OIA   
 
  
 
 
       
 
12. 
AAC ANNUAL REPORT 2022 
 
S 9(2)(a)   said that the annual report had been produced with the same template as 2021. S 9(2)(a)   
asked that a correction be made to the translation of Engineering throughout.  
 
OIA 
 
Moved by the Acting Chair: 
That the annual report be received and sent on to Academic Board for approval.  
 Carried 
13. 
SUMMER SCHOOL REPORT 2022-2023 
 
S 9(2)(a) OIA    requested  that  an  amendment  to  the  description  of  the  margin  of  courses  between 
Science and Arts be made. She also suggested that the high uptake in Summer School courses might 
not only be a lockdown related phenomenon but may be the start of a move into a new market of non-
school leavers for courses. This would include professional cohorts and opportunities for retraining and 
upskilling.  Members noted that although Summer courses were proving popular for students, there was 
sometimes  reluctance  from  staff  as  teaching  over  summer  was  perceived  as  disrupting  valuable 
research  time.  There  had  been  previous  discussions  about  rethinking  the  teaching  year  as  three 
semesters, with staff teaching in two of the three.   
 
S 9(2)(a) OIA 
  reminded  members  that  a  call  for  Summer  School  classes  had  been  made  by 
S 9(2)(a)   and that this was a good time to review the report findings and start planning for the next 
Summer period.  
 
 
SECTION B REPORTS: 
 
Moved by the Chair: 

That the reports in Section B were received and approved.  
Carried 
 
The meeting closed at 2.30pm