04 September 2023 
 
 
Madhur Ahuja 
[FYI request #23727 email]  
 
 
 
 
 
 
Ref:  DOIA 2324-0256 
 
Tēnā koe Madhur, 
 
Thank you for your email of 7 August 2023 requesting, under the Official Information Act 1982 (the Act), 
the following: 
” I request Immigration New Zealand to provide the drafting rules to construct the Potentially 
Prejudicial Information (PPI) and Requirement for Further Information (RFI) correspondences 
for intended recipients i.e. the visa applicants.” 
We have interpreted your request as documents and information relating to how Immigration New Zealand 
constructs Potentially Prejudicial Information and Request for Information letters. 
 
Our Response 
 
Request for Information (RFI) 
  
Immigration New Zealand (INZ) may request information at the time an application is lodged where 
an application is determined to be missing any mandatory documents or requirements as stipulated 
by the relevant immigration instructions.  
 
A request for information may also be sent to an applicant where an application has been assigned 
to an immigration officer, and after an initial assessment of the application, it is determined that more 
information would facilitate the processing of the application.  
 
A RFI can be made by either a documentation officer, support officer or an immigration officer and 
the RFI correspondence should make it clear to the applicant what is being requested from them and 
why. 
 
Potentially Prejudicial Information (PPI) letter 
 
Following the principles of fairness and natural justice, a PPI letter may be sent when an immigration 
officer  has  completed  an  initial  assessment  of  an  application  and  has  determined  that  some 
information contained within the application may be detrimental to the outcome of that application.  
 
The  PPI  letter  should  make  it  clear  to  the  applicant  what  information  is  considered  potentially 
prejudicial and the relevant immigration instruction it appears they do not meet.  
 
More information around how RFI and PPI is available in the INZ Operational Manual:  
 
•  Temporary entry class visas: https://www.immigration.govt.nz/opsmanual/#46513.htm 

---

•  Residence class visas (R5.20.5): https://www.immigration.govt.nz/opsmanual/#30994.htm 
 
Please also refer to Appendix 1 and 2 which outlines the training material on PPI and RFI provided to 
immigration officers, during their induction.  
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of the Ministry’s response to 
your request, in accordance with section 28(3) of the Act. Information about how to make a complaint is 
available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
If you wish to discuss any aspect of your request or this response, please contact [email address]. 
 
Ngā mihi nui 
 
 
Jock Gilray  
Director Visa 
Chief Operating Officer Branch 
Immigration New Zealand 
Ministry of Business, Innovation & Employment 
 

---