21 September 2023 
Official information request No. 8140012471 
 (Please quote this in any correspondence) 
Andy 
By email: [FYI request #23978 email] 
 
 
 
Tēnā koe Andy 
 
Local Government Official Information and Meetings Act 1987 
Re: Auckland Council IT budget 
 
Thank you for your email of 28 August 2023.  Your specific request and our response are set 
out below. 
 
I am writing to kindly request a copy of the local council's IT budget, specifically seeking a 
breakdown of both Operating Expenditure (OPEX) and Capital Expenditure (CAPEX). 
Additionally, I would appreciate receiving details regarding the major technology projects 
planned or underway within the council. Lastly, if possible, I would like a breakdown of the 
permanent and contractor staff working within the IT department. 
 
I believe that understanding these aspects would greatly contribute to my knowledge of the 
council's technological initiatives and financial allocation towards IT services. Below, I've 
outlined my specific requests in a bullet-point format for clarity: 
 
IT Budget Breakdown: 
 
Operating Expenditure (OPEX) details 
Capital Expenditure (CAPEX) details 
Major Technology Projects: 
 
Overview of ongoing and planned technology projects 
Project descriptions, objectives, and timelines 
Al ocated budgets for each project 
 
Our response  
Please note that this information relates to the Auckland Council organisation only (it does not 
include our council controlled organisations).  
 
IT Budget Breakdown 
   
FY24 Budget 
Private Bag 92300, Auckland 1142 | aucklandcouncil.govt.nz | Ph 09 301 0101 

---

link to page 2 Operating Expenditure (OPEX) details 
$93.9m 
Capital Expenditure (CAPEX) details 
$25.0m 
 
Major Technology Projects1 
  Project Title  Project Description and Objectives 
Timelines  Al ocated 
Budget 
Web re-
The current web platform supporting our main 
April 22 
$9.39m 
platform 
Auckland Council and Auckland Libraries public 
- March 
facing websites requires replacement due to end of  24 
support and having reached the end of its useful 
life. 
An unsupported website platform poses a security 
risk to Council’s digital assets. Any vulnerabilities 
found in the future may not be able to be resolved 
as vendor support wil  not be available to assist 
with resolution. The current platform does not 
enable the delivery of a digital first approach 
hindering Council’s need to adopt lower cost to 
serve options over time. While mitigations are 
applied to extend the life of the asset, it requires 
replacement with a modern and fit for purpose 
solution. 
An analysis of the latest SharePoint platform was 
completed and concluded it was not suitable for 
our future needs and requirements. In summary 
only 32% of the requirements can be met.  
Waste 
Currently the 1.07 mil ion bin assets are managed 
April 22 
$7.55m 
digitisation 
in a database format in SAP CRM with little 
- March 
automation or asset management functionality. A 
24 
fit-for-purpose solution is required to manage the 
bin assets, along with the supply chain to manage 
the customer through to the contractor process, 
from request initiation to fulfilment, payment and 
reporting that is fully integrated with internal 
systems to provide an end-to-end supply chain 
solution. 
 
Permanent and contractor staff working within the IT department 
   
Full-time equivalent 
Notes 
(FTE)  staff as at 31 
August 2023 
Permanent staff 
315 
Staff on permanent 
employment contracts 
 
1 Major projects have been defined as projects exceeding $5,000,000 in total expenditure for this response 
Private Bag 92300, Auckland 1142 | aucklandcouncil.govt.nz | Ph 09 301 0101 

---

Contractor staff 
73 
Staff on fixed-term 
employment contracts, and 
non-employee contractors 
 
Decisions relating to the information that is being released to you were made by Neil 
McGowan, General Manager ICT. 
 
Should you believe Auckland Council has not responded appropriately to your request, you 
have the right by way of complaint, under section 27(3) of the LGOIMA, to apply to the 
Ombudsman to seek an investigation and review of the decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz 
or freephone 0800 802 602. 
 
If you have any further queries, please contact me on 09 301 0101 quoting official information 
request number 81400127471. 
 
 
Ngā mihi 
 
 
 
 
Angela Hare 
Senior Privacy & LGOIMA Business Partner 
Governance Services 
Private Bag 92300, Auckland 1142 | aucklandcouncil.govt.nz | Ph 09 301 0101 

---