28/09/2023 
Ashley 
[FYI request #24005 email]  
Tēnā koe Ashley 
OIA: 1317195 – Microsoft Teams chats 
Thank you for your email of 31 August 2023 to the Ministry of Education (the Ministry) requesting 
the following information:  
1.  Copies of the Ministry's policies, procedures, and processes regarding the use of teams by 
staff members, including requests to access teams chats by managers. 
2.  How many requests for access to staff members' teams chats have been made by 
managers and/or people leaders in the past 12 months? What justifications or reasons are 
required when lodging a request to access staff members' teams records? Are the staff 
members advised when these requests are lodged as part of the process? Is privacy a 
factor considered when deciding whether to grant access 
Your request has been considered under the Official Information Act 1982 (the Act).  
The first part of your request has been interpreted as excluding guides regarding the use of 
Microsoft Teams (such as tutorials on how to make calls). Three documents relating to Microsoft 
Teams, and broader documentation relating to information security and privacy policy and use 
have been identified in scope of part one of your request. These are being provided to you as 
Appendix A, and are outlined in the below Appendix A Document Table. 
One mobile phone number has been withheld under section 9(2)(a) of the Act, to protect the 
privacy of natural persons. As required under section 9(1) of the Act, I have considered the public 
interest in releasing the information withheld. I do not consider the public interest considerations 
favouring the release of this information are sufficient to outweigh the need to withhold it at this 
time. 
In response to part two of your request, in the event that a manager seeks access to a user's 
online information, such as OneDrive contents, Emails, and Teams chats, it is a requirement that 
the Service Desk obtains approval from the Ministry’s People Services team. Access is not granted 
automatically. 
In cases involving security events or issues, requests for access will be assessed by our Security 
team, with a focus on the specific security concern, rather than a people focus. 
8 Gilmer Terrace, Levels Ground floor, 1, 2, and 6-14, Wellington 
PO Box 1666, Wellington 6140 Phone: +64 4 463 8000  

---

Additionally, there is an eDiscovery feature that allows access to chats, but this privilege is 
exclusively available to members of the Audit Team or the Exchange Team. 
Upon receipt of a request to access Teams chats, People Services require confirmation of the 
specific intent of the search, and will determine if that purpose is appropriate before granting 
permission. Appropriateness will be determined based on a number of factors, including that the 
search has a clearly articulated purpose, being a concern that falls under Code of Conduct or 
similar considerations, including those matters listed as Not Permitted in the IT Use Policy attached 
as Document 2. 
There has been one search request of this nature received and granted in the period  
1 September 2022 to 31 August 2023.  
Staff members are not advised prior to such a search taking place, due to the strict rationale for 
granting these requests, as set out above. As Microsoft Teams and other channels are work tools, 
the expectation is that staff use them primarily for this purpose and adhere to the IT Use Policy. It 
is therefore appropriate for any alleged or suspected breaches of this policy to be handled in 
confidence while they are being investigated.  
Please note, we may publish this response on our website after five working days. Your name and 
contact details will be removed. 
Thank you again for your email. You have the right to ask an Ombudsman to review my decision 
on your request, in accordance with section 28 of the Act. You can do this by writing to 
[email address] or to Office of the Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
Zoe Griffiths 
Hautū | Deputy Secretary 
Te Pou Rangatōpū | Corporate 
 
 
OIA: 1317195 

---

Appendix A Document Table 
# 
Title 
Decision on release 
1 
Microsoft Teams 
Release in full. 
2 
Information and Communication (IT) 
Release in full. 
Use Policy 
3 
Information privacy and security 
Release in part. Information has been withheld 
policy. 
under section 9(2)(a) of the Act. 
 
OIA: 1317195 

---