This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Legislative compliance survey reports (Copy of H2023031160)'.

1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 
 
Official 
 
the September 2021 
 
under 
 
Prepared by: 
  Emily Moxon 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

link to page 2 link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 5 link to page 5 link to page 8 link to page 8 Table of Contents 
Table of Contents
 ...................................................................................................................................................................................2 
1.  Executive Summary ................................................................................................................................................................
1982
.........3 
2.  Legislative Compliance Programme ...................................................................................................................................................3 
Act 
3.  Legislative Compliance Survey ..........................................................................................................................................................3 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances ............................................................................................................................5 
Appendix 2: Core government and Ministry Specific legislation surveyed ...........................................................................................9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

1. Executive Summary 
 
monitoring of compliance through the ComplyWith survey tool is just one aspect 
of the legislative compliance programme, through which the Director-General is 
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  (the 
provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative  responsibilities.  
Ministry) for the period 1 July 2020 – 30 June 2021.  The survey focussed on the 
Audit NZ is required to review the Ministry’s legislative compliance framework as 
1982
core government and specific legislative requirements of the Ministry. Managers 
part of their Annual Audit. 
with key oversight roles and tier 4 managers and above were required to complete 
Act 
legislative compliance questions applicable to their roles. 179 out of 224 people 
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 
requested completed the survey (79.9%). 
overall Risk Management Framework. This includes the analysis and measurement 
of risks, including legislative risks, to ensure the Ministry is managing these risks 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
appropriately. 

Official Information Act 1982 

Public Records Act 2005 
3. Legislative Compliance Survey 

Civil Defence Emergency Management Act 2002 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
Information 
 
All non-compliances have been reviewed, but no others are considered to be of 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
significance. 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
these.  
Official 
period (1 July 2019 – 30 June 2020) but with a reduced risk due to the mitigating 
actions  being taken. None of these has been assessed as representing major or 
Organisational compliance questions 
the 
extreme  risks  to  the  Ministry  and  actions  are  being  taken  to  address  the  non-
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
compliances (Appendix 1). 
roles include or enable oversight of Ministry compliance with particular legislation.  
The next survey will be run in July 2022 for the period 1 July 2021 – 30 June 2022. 
Examples of these include: 
under 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
2. Legislative Compliance Programme 

The  Group  Manager  People  and  Capability  with  aspects  of  the 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
Employment Relations Act. 
 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 
Health, and Ministry employees all have an expectation that the Ministry will take 
 
all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. The 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

‘All managers’ questions 
 
A group of questions was developed for ‘all managers’ and assesses compliance in 
relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
1982
developed specifically for the Ministry to link in with HR and financial delegations.  
These questions were asked of tier 4 managers and above.   
Act 
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
Catch all question 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Information 
Survey completion rate 
179 out of 224 participants completed the survey (79.9%). Some of those persons 
departed the Ministry during the period of survey, and some senior leaders were 
Official 
unavailable due to priorities relating to the COVID-19 response. The proportion of 
non-completion  is  higher  than  the  past  three  annual  surveys,  which  may  also 
the 
reflect  the  number  of  new  managers  and  current  pressures  arising  from  the 
COVID-19  response.  The  completion  rate  was  85%  for  (2017/18),  88%  (for 
2018/19) and 87% (for 2019/2020).  
under 
Reported non-compliance 
A small number of instances of legislative non-compliance have been reported. All 
of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
moderate risks to the Ministry; action is being taken to remedy non-compliance 
(Appendix 1).   
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

Appendix 1: Reported Legislative Non-Compliances 
 
Managing Information 

1982
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Sarah Turner, Deputy Director-General, Office of the Director-General  
Responsibility: Managers and all staff 

Act 
 
 
Moderate risk 
 
When a request for official 
Overall, most managers (97.6%) 
In the event that an OIA response 
Managers who have noted 
information is made, the Ministry is 
indicated full compliance in meeting 
from the Ministry is late, a request is 
occasional delays in responding to 
required to issue a decision in 
the requirements of the OIA.  
declined, or the Ministry requests an 
OIA requests have adopted 
respect of that request as soon as 
However, a few managers have 
extension of the mandatory 
procedures to mitigate the risk of 
reasonably practicable and no later 
noted a small number of occasions 
timeframe, the requester can lodge 
unforeseen delays, for example, by 
than 20 working days of receiving 
where the Ministry has exceeded the 
a complaint with the Office of the 
staying in close contact with the 
the request.  (Section 15, OIA) 
OIA’s timeframes. All reasonable 
Ombudsman. 
Minister’s office. The OIA team is 
Information 
 
endeavours are made to respond to 
 
working across all directorates to 
The Ministry may request an 
requests for information within 
An investigation by the Ombudsman 
rectify.  
extension of the 20 day time limit if it 
legislative timeframes. The Ministry 
could result in an adverse finding 
anticipates that responding to the 
has vastly improved its timeliness for 
against the Ministry. 
 
information request will involve 
response from previous years. 
 
 
processing a large quantity of 
Information about our obligations is 
Any negative publicity surrounding a 
The Ministry is implementing an 
Official 
information; or if undertaking 
made available to all staff and 
failure on the part of the Ministry to 
Enterprise Search functionality to 
consultations necessary to making a 
training is provided to promote the 
comply with the OIA might result in 
enhance search capability on the 
the 
decision on the request are going to 
Official Information Act. Common 
a loss of public confidence or 
Ministry’s systems for identifying and 
prevent the Ministry from meeting 
reasons for non-compliance in this 
reputational risk. 
capturing information. Additionally, 
the statutory time limit (Section 15A, 
area are: 
 
the current roll-out of migration to 
OIA) 
•  a large volume of requests; 
Outlook (which is mostly complete) 
 

may reduce delays in identifying 
  resourcing pressures;   
under 
If the Ministry does not hold the 

relevant correspondence. 
  competing priorities;  
information requested, it is required 

 
  lack of comprehensive document 
to transfer the request to the 
 
management system; 
appropriate agency no later than 10 
•  internal consultation; and 
working days after receiving the 
•  the lengthy sign-off process 
request. (Section 14, OIA)  
required in some cases. 
 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Celia Wellington – Acting Deputy Director-General, Corporate Services 
Responsibility: Managers and all staff
 
 
 
Moderate risk 
 
1982
The Ministry is required to create 
Overall, most managers (77%) 
It is an offence under the PR Act to 
Work towards ensuring increased 
and maintain full and accurate 
indicated full compliance in meeting 
contravene or fail to comply with any 
compliance with the PR Act is an 
records of its affairs, in accordance 
the Ministry’s requirements under 
provision of this Act or any 
ongoing process. However, further 
Act 
with normal, prudent business 
the PR Act.   
regulations made under it.  The 
progress is dependent on decisions 
practice, including the records of 
 
penalties for committing an offence 
to move to a new Electronic Content 
any matter that is contracted out to 
Some managers have noted that 
under the Act are: 
Management System. 
an independent contractor. 
there are staff who are in the habit of  •  in the case of an individual, to a 
Records must be in an accessible 
saving documents to their computer 
fine not exceeding $5,000: 
form, so as to be able to be used for 
hard drive or email system, but that 
•  in every other case, to a fine not 
subsequent reference, until their 
education is taking place to ensure 
exceeding $10,000. 
disposal is authorised under the PR 
that documents are stored on Lotus 
 
Act. (Section 17, PR Act) 
Notes.  
Information 
Further to this the operational 
 
 
implications for the Ministry are as 
 
follows: 
•  Documents cannot be located 
when required. 
•  Incorrect versions of documents 
Official are used. 
•  Information is reworked because 
the 
the original document cannot be 
located. 
•  Multiple repositories are used but 
are not actively managed. 
 
under 
 
 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

Civil Defence  
Civil Defence Emergency Management Act 2020 
Oversight: Deborah Woodley – Deputy Director-General, Population Health and Prevention 

1982
Responsibility: Director Emergency Management 
 
 
Moderate risk 
 
•  All necessary steps to undertake 
No specific incidents were identified 
 
A review of the Emergency 
Act 
civil defence emergency 
but it was noted that issues had been 
An investigation by the Office of the 
Management Team structure and 
management or to perform those 
identified with the Ministry’s 
Auditor General could result in an 
capability is underway, with a new 
functions and duties under the 
Emergency Management Team and 
adverse finding against the Ministry. 
framework due to be implemented.  
Civil Defence Emergency 
Structure. 
 
This is underway and currently on 
Management Act, regulations 
 
Any negative publicity surrounding a 
track. 
made under the Act, or a civil 
failure on the part of the Ministry to 
defence emergency 
meet its obligations under the Civil 
management plan. 
Defence Emergency Management 
Information 
Act might result in a loss of public 
confidence or reputational risk. 
 
 
Official 
 
the 
 
 
under 
 
 
 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2020 – 30 June 2021 

 
Appendix  2:  Core  Government 
Criminal Disclosure Act 2008  
 
and  Ministry  Specific  Legislation 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Surveyed 
 

Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety at Work Act 2015 
1982
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Defamation Act 1992 
Health 
and 
Safety 
in 
Employment 
Regulations 1995  
Ombudsmen Act 1975  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
Public Audit Act 2001  
EMPLOYMENT RELATIONS  
 
Public Finance Act 1989  
KiwiSaver Act 2006  
ENVIRONMENT  
Human Rights Act 1993  
Employment Relations Act 2000  
Civil Defence Emergency Management Act 
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
Holidays Act 2003  
2002   
Information 
State Sector Act 1988  
Parental Leave and Employment Protection 
Occupiers' Liability Act 1962   
Act 1987  
Protected Disclosures Act 2000  
Fire Service Act 1975   
Wages Protection Act 1983  
 
Building Act 2004   
Official 
Minimum Wage Act 1983  
INFORMATION MANAGEMENT  
Fire  Safety  and  Evacuation  of  Buildings 
State Sector Act 1988  
the 
Regulations 2006   
Privacy Act 2020  
Equal Pay Act 1972  
Hazardous 
Substances 
and 
New 
Official Information Act 1982  
Organisms Act 1996   
Fair Trading Act 1986  
under 
Public Records Act 2005  
New Zealand Geographic  Board (Ngā  Pou 
Minimum Wage Order 2010 
Statistics Act 1975  
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
Minimum Wage Order 2011 
Copyright Act 1994  
Electricity  Act  1992  &  Electricity  (Safety) 
Volunteers  Employment  Protection  Act 
Regulations 2010   
National  Library  of New  Zealand  (Te  Puna 
1973  
Mātauranga o Aotearoa) Act 2003  
Gas Act 1992 
Released 

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

 
Plumbers,  Gasfitters,  and  Drainlayers  Act 
TAX  
 
2006 
Income Tax Act 2007 
 
 
Tax Administration Act 1994   
 
FINANCE  
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
Public Finance Act 1989  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Social Security Act 1964 / 2018 
 
Cancer Registry Act 1993   
Child Support Act 1991   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Student Loan Scheme Act 1992   
 
Health Act 1956   
 
Information 
Health  and  Disability  Services  (Safety)  Act 
 
MISCELLANEOUS   
2001   
Commerce Act 1986   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Crimes Act 1961   
Intellectual Disability (Compulsory Care and 
Rehabilitation) Act 2003  
Secret Commissions Act 1910   
the 
Medicines Act 1981  
Patents Act 1953   
Misuse of Drugs Act 1975  
Trade Marks Act 2002   
under 
New  Zealand  Public  Health  and  Disability 
Consumer Guarantees Act 1993   
Act 2000  
 
Radiation Safety Act 2016   
 
Human Tissue Act 2008 
 
Released   

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 


1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 
 
Official 
 
the August 2020 
 
under 
 
Prepared by: 
  Nicole Scully 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 14 link to page 14 link to page 17 link to page 17 Table of Contents 
Table of Contents
 ...................................................................................................................................................................................2 
1.  Executive Summary ................................................................................................................................................................
1982
.........3 
2.  Legislative Compliance Programme ...................................................................................................................................................3 
Act 
3.  Legislative Compliance Survey ..........................................................................................................................................................3 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances ............................................................................................................................5 
Appendix 2: Core government and Ministry Specific legislation surveyed ...........................................................................................9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

1. Executive Summary 
 
monitoring of compliance through the ComplyWith survey tool is just one aspect 
of the legislative compliance programme, through which the Director-General is 
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  for  the 
provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative  responsibilities.  
period 1 July 2019 – 30 June 2020.  The survey focussed on the core government 
Audit NZ is required to review the Ministry’s legislative compliance framework as 
1982
and specific legislative requirements of the Ministry. Managers with key oversight 
part of their Annual Audit. 
roles  and  tier  4  managers  and  above  were  required  to  complete  legislative 
Act 
compliance questions applicable to their roles. 150 out of 171 people requested 
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 
completed the survey (87%). 
overall Risk Management Framework. This includes the analysis and measurement 
of risks, including legislative risks, to ensure the Ministry is managing these risks 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
appropriately. 

Official Information Act 1982 

Public Records Act 2005 
3. Legislative Compliance Survey 

Civil Defence Emergency Management Act 2002 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
Information 
 
All non-compliances have been reviewed, but no others are considered to be of 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
significance. 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
these.  
Official 
period (1 July 2018 – 30 June 2019) but with a reduced risk due to the mitigating 
actions being taken. None of these has been assessed as representing major or 
Organisational compliance questions 
the 
extreme  risks  to  the  Ministry  and  actions  are  being  taken  to  address  the  non-
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
compliances (Appendix 1). 
roles include or enable oversight of Ministry compliance with particular legislation.  
The next survey will be run in July 2021 or the period 1 July 2021 – 30 June 2022. 
Examples of these include: 
under 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
2. Legislative Compliance Programme 

The  Group  Manager  People  and  Capability  with  aspects  of  the 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
Employment Relations Act. 
 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 
 
Health, and Ministry employees all have an expectation that the Ministry will take 
all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. The 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

‘All managers’ questions 
A group of questions was developed for ‘all managers’ and assesses compliance in 
relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
1982
developed specifically for the Ministry to link in with HR and financial delegations.  
These questions were asked of tier 4 managers and above.   
Act 
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
Catch all question 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Information 
Survey completion rate 
150 out of 171 participants completed the survey (87%). Some of those persons 
departed the Ministry during the period of survey, and some senior leaders were 
Official 
unavailable due to priorities relating to the COVID-19 response. The level of non-
completion  is about  the same as  over the past two annual surveys  (completion 
the 
rate was 85% (for 2017/18) and 88% (for 2018/19).  
Reported non-compliance 
under 
A small number of instances of legislative non-compliance have been reported. All 
of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
moderate risks to the Ministry; action is being taken to remedy non-compliance 
(Appendix 1).   
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

Appendix 1: Reported Legislative Non-Compliances 
 
Managing Information 

1982
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Sarah Turner, Deputy Director-General, Office of the Director-General  
Responsibility: Managers and all staff 

Act 
 
 
Moderate risk 
 
When a request for official 
Overall, most managers (around 
In the event that an OIA response 
Managers who have noted 
information is made, the Ministry is 
95%) indicated full compliance in 
from the Ministry is late, a request is 
occasional delays in responding to 
required to issue a decision in 
meeting the requirements of the OIA.   declined, or the Ministry requests an 
OIA requests have adopted 
respect of that request as soon as 
However, a few managers have 
extension of the mandatory 
procedures to mitigate the risk of 
reasonably practicable and no later 
noted a small number of occasions 
timeframe, the requester can lodge 
than 20 working days of receiving 
where the Ministry has exceeded the 
a complaint with the Office of the 
unforeseen delays, for example, by 
the request.  (Section 15, OIA) 
OIA’s timeframes. All reasonable 
Ombudsman. 
staying in close contact with the 
Information 
 
endeavours are made to respond to 
 
Minister’s office. The OIA team is 
The Ministry may request an 
requests for information within 
An investigation by the Ombudsman 
working across all directorates to 
extension of the 20 day time limit if it 
legislative timeframes. The Ministry 
could result in an adverse finding 
rectify.  
anticipates that responding to the 
has vastly improved its timeliness for 
against the Ministry. 
information request will involve 
response from previous years. 
 
 
processing a large quantity of 
Information about our obligations is 
Any negative publicity surrounding a 
Official 
 
information; or if undertaking 
made available to all staff and 
failure on the part of the Ministry to 
The Ministry is currently in the 
consultations necessary to making a 
training is provided to promote the 
comply with the OIA might result in 
process of implementing an 
the 
decision on the request are going to 
Official Information Act. Common 
a loss of public confidence or 
Enterprise Search functionality to 
prevent the Ministry from meeting 
reasons for non-compliance in this 
reputational risk. 
enhance search capability on the 
the statutory time limit (Section 15A, 
area are: 
 
Ministry’s systems for identifying and 
OIA) 
•  a large volume of requests; 
capturing information. Additionally, 
 
•  resourcing pressures;   
the current roll-out of migration to 
under 
If the Ministry does not hold the 
•  competing priorities;  
Outlook (which is mostly complete) 
information requested, it is required 
•  lack of comprehensive document 
may reduce delays in identifying 
to transfer the request to the 
management system; 
relevant correspondence. 
appropriate agency no later than 10 
•  internal consultation; and 
 
working days after receiving the 
•  the lengthy sign-off process 
 
request. (Section 14, OIA)  
required in some cases. 
 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Celia Wellington – Acting Deputy Director-General, Corporate Services 
Responsibility: Managers and all staff
 
 
 
Moderate risk 
 
1982
The Ministry is required to create 
Overall, most managers (84%) 
It is an offence under the PR Act to 
Work towards ensuring increased 
and maintain full and accurate 
indicated full compliance in meeting 
contravene or fail to comply with any 
compliance with the PR Act is an 
records of its affairs, in accordance 
the Ministry’s requirements under 
provision of this Act or any 
ongoing process. However, further 
Act 
with normal, prudent business 
the PR Act.   
regulations made under it.  The 
progress is dependent on decisions 
practice, including the records of 
 
penalties for committing an offence 
to move to a new Electronic Content 
any matter that is contracted out to 
Some managers have noted that 
under the Act are: 
Management System. 
an independent contractor. 
there are staff who are in the habit of  •  in the case of an individual, to a 
Records must be in an accessible 
saving documents to their computer 
fine not exceeding $5,000: 
form, so as to be able to be used for 
hard drive or email system, but that 
•  in every other case, to a fine not 
subsequent reference, until their 
education is taking place to ensure 
exceeding $10,000. 
disposal is authorised under the PR 
that documents are stored on Lotus 
 
Act. (Section 17, PR Act) 
Notes.  
Information 
Further to this the operational 
 
 
implications for the Ministry are as 
 
follows: 
•  Documents cannot be located 
when required. 
•  Incorrect versions of documents 
Official are used. 
•  Information is reworked because 
the 
the original document cannot be 
located. 
•  Multiple repositories are used but 
are not actively managed. 
 
under 
 
 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

Civil Defence  
Civil Defence Emergency Management Act 2020 
Oversight: Deborah Woodley – Deputy Director-General, Population Health and Prevention 

1982
Responsibility: Director Emergency Management 
 
 
Moderate risk 
 
•  All necessary steps to undertake 
No specific incidents were identified 
 
A review of the Emergency 
Act 
civil defence emergency 
but it was noted that issues had been 
An investigation by the Office of the 
Management Team structure and 
management or to perform those 
identified with the Ministry’s 
Auditor General could result in an 
capability is underway, with a new 
functions and duties under the 
Emergency Management Team and 
adverse finding against the Ministry. 
framework due to be implemented 
Civil Defence Emergency 
Structure. 
 
and a programme of growth of 
Management Act, regulations 
 
Any negative publicity surrounding a 
capability and capacity proposed to 
made under the Act, or a civil 
failure on the part of the Ministry to 
be undertaken over the next 3 years. 
defence emergency 
meet its obligations under the Civil 
management plan. 
Defence Emergency Management 
Information 
Act might result in a loss of public 
confidence or reputational risk. 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

 
Appendix  2:  Core  Government 
Criminal Disclosure Act 2008  
 
and  Ministry  Specific  Legislation 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Surveyed 
 

Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety at Work Act 2015 
1982
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Defamation Act 1992 
Health 
and 
Safety 
in 
Employment 
Regulations 1995  
Ombudsmen Act 1975  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
Public Audit Act 2001  
EMPLOYMENT RELATIONS  
 
Public Finance Act 1989  
KiwiSaver Act 2006  
ENVIRONMENT  
Human Rights Act 1993  
Employment Relations Act 2000  
Civil Defence Emergency Management Act 
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
Holidays Act 2003  
2002   
Information 
State Sector Act 1988  
Parental Leave and Employment Protection 
Occupiers' Liability Act 1962   
Act 1987  
Protected Disclosures Act 2000  
Fire Service Act 1975   
Wages Protection Act 1983  
 
Building Act 2004   
Official 
Minimum Wage Act 1983  
INFORMATION MANAGEMENT  
Fire  Safety  and  Evacuation  of  Buildings 
State Sector Act 1988  
the 
Regulations 2006   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
Hazardous 
Substances 
and 
New 
Official Information Act 1982  
Organisms Act 1996   
Fair Trading Act 1986  
under 
Public Records Act 2005  
New Zealand Geographic  Board (Ngā  Pou 
Minimum Wage Order 2010 
Statistics Act 1975  
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
Minimum Wage Order 2011 
Copyright Act 1994  
Electricity  Act  1992  &  Electricity  (Safety) 
Volunteers  Employment  Protection  Act 
Regulations 2010   
National  Library  of New  Zealand  (Te  Puna 
1973  
Mātauranga o Aotearoa) Act 2003  
Gas Act 1992 
Released 

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 

 
Plumbers,  Gasfitters,  and  Drainlayers  Act 
TAX  
 
2006 
Income Tax Act 2007 
 
 
Tax Administration Act 1994   
 
FINANCE  
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
Public Finance Act 1989  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Social Security Act 1964 / 2018 
 
Cancer Registry Act 1993   
Child Support Act 1991   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Student Loan Scheme Act 1992   
 
Health Act 1956   
 
Information 
Health  and  Disability  Services  (Safety)  Act 
 
MISCELLANEOUS   
2001   
Commerce Act 1986   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Crimes Act 1961   
Intellectual Disability (Compulsory Care and 
Rehabilitation) Act 2003  
Secret Commissions Act 1910   
the 
Medicines Act 1981  
Patents Act 1953   
Misuse of Drugs Act 1975  
Trade Marks Act 2002   
under 
New  Zealand  Public  Health  and  Disability 
Consumer Guarantees Act 1993   
Act 2000  
 
Radiation Safety Act 2016   
 
Human Tissue Act 2008 
 
Released   

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2019 – 30 June 2020 


1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 
 
Official 
 
the September 2019 
 
under 
 
 
Prepared by: 
  Elizabeth Armstrong 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 23 link to page 23 link to page 27 link to page 27 Table of Contents 
Table of Contents
 ...................................................................................................................................................................................2 
1.  Executive Summary ................................................................................................................................................................
1982
.........3 
2.  Legislative Compliance Programme ...................................................................................................................................................3 
Act 
3.  Legislative Compliance Survey ..........................................................................................................................................................3 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances ............................................................................................................................5 
Appendix 2: Core government and Ministry Specific legislation surveyed ...........................................................................................9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

1. Executive Summary 
 
all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. The 
monitoring of compliance through the ComplyWith survey tool is just one aspect 
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  for  the 
of the legislative compliance programme, through which the Director-General is 
period 1 July 2018 – 30 June 2019.  The survey focussed on the core government 
provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative  responsibilities.  
1982
and specific legislative requirements of the Ministry. Managers with key oversight 
Audit NZ is required to review the Ministry’s legislative compliance framework as 
roles  and  tier  4  managers  and  above  were  required  to  complete  legislative 
part of their Annual Audit.  Act 
compliance questions applicable to their roles. 119 out of 135 people requested 
completed the survey (88%). 
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 
overall Risk Management Framework. This includes the analysis and measurement 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
of risks, including legislative risks, to ensure the Ministry is managing these risks 

Official Information Act 1982 
appropriately. 

Public Records Act 2005 

Health and Safety at Work Act 2015 
3. Legislative Compliance Survey 
Information 

Fire and Emergency New Zealand Act 2017 and associated regulations 
 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
All non-compliances have been reviewed, but no others are considered to be of 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
significance. 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
Official 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
these.  
period (1 July 2017 – 30 June 2018) but with a reduced risk due to the mitigating 
the 
actions being taken. None of these has been  assessed as representing major or 
Organisational compliance questions 
extreme  risks  to  the  Ministry  and  actions  are  being  taken  to  address  the  non-
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
compliances (Appendix 1). 
roles include or enable oversight of Ministry compliance with particular legislation.  
under 
The next survey will be run in July 2020 for the period 1 July 2019 – 30 June 2020. 
Examples of these include: 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
2. Legislative Compliance Programme 

The  Group  Manager  People  and  Capability  with  aspects  of  the 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
Employment Relations Act. 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 
 
‘All managers’ questions 
Health, and Ministry employees all have an expectation that the Ministry will take 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

A group of questions was developed for ‘all managers’ and assesses compliance in 
 
relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
developed specifically for the Ministry to link in with HR and financial delegations.  
These questions were asked of tier 4 managers and above.   
1982
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
Act 
Catch all question 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Survey completion rate 
Information 
119 out  of  135 participants completed the survey (88%).  While one member of 
staff’s non-completion was due to them being on annual leave, 15 staff-members 
provided no explanation for their failure to complete the survey. There has been 
a higher level of non-completion over the past two annual surveys than in previous 
Official 
years,  despite  regular  follow-ups  (last  year’s  completion  rate  was  85%).  This 
matter will be taken up with the Risk and Assurance team. 
the 
Reported non-compliance 
A small number of instances of legislative non-compliance have been reported. All 
under 
of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
moderate risks to the Ministry; action is being taken to remedy non-compliance 
(Appendix 1).   
The instances of material non-compliance declared by staff are set out in Appendix 
1. 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

Appendix 1: Reported Legislative Non-Compliances 
 
Managing Information 

1982
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Sarah Turner, Deputy Director-General, Office of the Director-General  
Responsibility: Managers and all staff 

Act 
 
 
Moderate risk 
 
When a request for official 
Overall, most managers (around 
In the event that an OIA response 
Managers who have noted 
information is made, the Ministry is 
95%) indicated full compliance in 
from the Ministry is late, a request is 
occasional delays in responding to 
required to issue a decision in 
meeting the requirements of the OIA.   declined, or the Ministry requests an 
OIA requests have adopted 
respect of that request as soon as 
However, a few managers have 
extension of the mandatory 
procedures to mitigate the risk of 
reasonably practicable and no later 
noted a small number of occasions 
timeframe, the requester can lodge 
unforeseen delays, for example, by 
than 20 working days of receiving 
where the Ministry has exceeded the 
a complaint with the Office of the 
staying in close contact with the 
the request.  (Section 15, OIA) 
OIA’s timeframes.  Common reasons  Ombudsman. 
Minister’s office. 
Information 
 
for non-compliance in this area are: 
 
 
The Ministry may request an 
•  a large volume of requests; 
An investigation by the Ombudsman 
The Ministry has recently 
extension of the 20 day time limit if it 
•  resourcing pressures;   
could result in an adverse finding 
implemented a new process for 
anticipates that responding to the 
•  competing priorities;  
against the Ministry. 
responding to Official Information 
information request will involve 
•  lack of comprehensive document 
 
Act requests, including establishing 
processing a large quantity of 
Official 
management system; 
Any negative publicity surrounding a 
a dedicated Official Information Act 
information; or if undertaking 
•  internal consultation; and 
failure on the part of the Ministry to 
team within the Government 
consultations necessary to making a 
•  the lengthy sign-off process 
comply with the OIA might result in 
Relations Team, to enhance 
the 
decision on the request are going to 
required in some cases. 
a loss of public confidence or 
compliance with timeframes. This 
prevent the Ministry from meeting 
 
reputational risk. 
change programme includes an 
the statutory time limit (Section 15A, 
 
education campaign and tools for 
OIA) 
staff. The Ministry’s compliance with 
 
timeframes has increased since the 
under 
If the Ministry does not hold the 
change programme was 
information requested, it is required 
implemented in July 2018. Over the 
to transfer the request to the 
period of 1 January 2019 to 30 June 
appropriate agency no later than 10 
2019, the Ministry’s on-time 
working days after receiving the 
completion rate for OIAs increased 
request. (Section 14, OIA)  
to 96.4%. 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

 
The Ministry is currently in the 
process of implementing an 
Enterprise Search functionality to 
enhance search capability on the 
Ministry’s systems for identifying and 
1982
capturing information. Additionally, 
the current roll-out of migration to 
Act  Outlook Express may reduce delays 
in identifying relevant 
correspondence. 
 
The Ministerial Executive and 
Government Services team in the 
Office of the Director-General is 
currently reviewing the Ministry’s 
OIA processes in coordination with 
Information 
the Records and IT teams.  
Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Sue Gordon – Deputy Director-General, Corporate Services 
Responsibility: Managers and all staff
 
 
 
Moderate risk 
 
Official 
The Ministry is required to create 
Overall, most managers (84%) 
It is an offence under the PR Act to 
Work towards ensuring increased 
and maintain full and accurate 
indicated full compliance in meeting 
contravene or fail to comply with any 
compliance with the PR Act is 
the 
records of its affairs, in accordance 
the Ministry’s requirements under 
provision of this Act or any 
underway through the Knowledge 
with normal, prudent business 
the PR Act.   
regulations made under it.  The 
Services Project being undertaken. 
practice, including the records of 
 
penalties for committing an offence 
However, further progress is 
any matter that is contracted out to 
Some managers have noted that 
under the Act are: 
dependent on decisions to move to 
an independent contractor. 
there are staff who are in the habit of  •  in the case of an individual, to a 
a new Electronic Content 
under 
Records must be in an accessible 
saving documents to their computer 
fine not exceeding $5,000: 
Management System. 
form, so as to be able to be used for 
hard drive or email system, but that 
•  in every other case, to a fine not 
subsequent reference, until their 
education is taking place to ensure 
exceeding $10,000. 
disposal is authorised under the PR 
that documents are stored on Lotus 
 
Act. (Section 17, PR Act) 
Notes.  
Further to this the operational 
 
 
implications for the Ministry are as 
follows: 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

Due to its history as a separate 
•  Documents cannot be located 
entity from the Ministry, Audit and 
when required. 
Compliance uses some databases 
•  Incorrect versions of documents 
that are incompatible with Lotus 
are used. 
1982
Notes (preventing that information 
•  Information is reworked because 
from being stored there). Finance 
the original document cannot be 
has also noted that certain 
located. 
Act 
documents are held in a shared 
•  Multiple repositories are used but 
drive rather than Lotus Notes due to 
are not actively managed. 
complications with linked 
spreadsheets.  
 
Health and Safety  
Health and Safety at Work Act 2015 
Information 
Oversight: Sue Gordon – Deputy Director-General, Corporate Services 
Responsibility: Managers and all staff 
 
 
Moderate risk 
 
As an officer (as defined in the Act), 
Overall, most managers (97%) 
A conviction for the offence of failure  The corrective action planned in this 
the Director-General must take 
indicated full compliance in meeting 
to comply with a duty under the Act 
area of non-compliance is for the 
Official 
reasonable steps to make sure that 
the requirements of the Health and 
attracts a fine of up to $500,000, 
Manager of Facilities and Health, 
(among other duties): 
Safety at Work Act.   
depending on the person’s role. 
Safety and Wellbeing Manager to 
•  the Ministry has available, and 
However, one manager noted that 
(Section 49 Health and Safety at 
identify a Contractor Management 
the 
uses, appropriate resources and 
due to a lack of resources in the 
Work Act 2015) Heavier penalties 
System that would alleviate many of 
processes to eliminate or 
facilities space, they considered: 
are attached to the more serious 
the identified issues. This has been 
minimise risks to health and 
•  obligations may not be met, 
offences of reckless conduct in 
identified in the workplan to begin 
safety from work it carries out  
particularly in relation to the 
respect of a duty (section 47) and 
scoping in early 2020. 
(s 44(4)(c) Health and Safety at 
management of contractors and 
failing to comply with a duty that 
 
under 
Work Act); 
the risks associated with them; 
exposes an individual to risk of 
 
and 
death, serious injury, or serious 
•  the Ministry implements 
•  many processes relating to the 
illness (section 48). 
processes for complying with all 
facilities function of the Ministry 
 
its duties and obligations under 
are outdated and have not been 
the Health and Safety at Work 
reviewed for some time. 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

Act. (Section 44(4)(e), Health 
The manager in question considered 
and Safety at Work Act); and 
that this has meant that it would not 
 
be possible to produce evidence of 
•  the Ministry is providing and 
the Ministry’s compliance in this area. 
1982
using the resources and 
 
processes required by section 
44(4)(c)-(e) of the Health and 
Act 
Safety at Work Act (s 44(4)(f) 
Health and Safety at Work Act) 
 
Fire and Emergency New Zealand Act 2017 & (Fire Safety, Evacuation Procedures & Evacuation Schemes) Regulations 2018 
Oversight: Sue Gordon – Deputy Director-General, Corporate Services 
Responsibility: Managers and all staff 
 
 
Moderate risk 
 
In its capacity as an owner and/or 
All but one manager indicated full 
Failure by an owner or tenant of a 
The corrective action planned in this 
Information 
tenant of buildings, the Ministry must  compliance in meeting the Ministry’s 
building to maintain a means of 
area of non-compliance is to 
ensure escape routes are kept clear,  requirements under the Fire and 
escape from a fire in a building is an 
investigate areas of non-compliance 
exit doors kept unlocked and 
Emergency New Zealand Act 2017 &  infringement offence which attracts a 
within the Facilities space and 
unobstructed, and smoke-control 
(Fire Safety, Evacuation Procedures 
maximum fee of $3,750; or a 
address processes to enable 
and fire-stop doors kept closed 
& Evacuation Schemes) Regulations 
maximum fine of $11,250. 
accurate capture of data.  One 
(unless an exception applies). 
2018. The manager noted that they 
(Regulation 5 and Schedule 2 of the 
project will involve working closely 
Official 
 
consider that while the Ministry likely 
Fire and Emergency New Zealand 
with People and Capability and 
(Regulation 5 Fire and Emergency 
complies with its obligations, it has 
(Offences) Regulations 2018) 
Finance to capture non-employee 
the 
New Zealand (Fire Safety, 
no systems for recording this 
 
headcount.  
Evacuation Procedures, and 
compliance. 
 
Evacuation Schemes) Regulations 
 
 
2018) 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2018 – 30 June 2019 

 
Appendix  2:  Core  Government 
Criminal Disclosure Act 2008  
 
and  Ministry  Specific  Legislation 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Surveyed 
 

Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety at Work Act 2015 
1982
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Defamation Act 1992 
Health 
and 
Safety 
in 
Employment 
Regulations 1995  
Ombudsmen Act 1975  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
Public Audit Act 2001  
EMPLOYMENT RELATIONS  
 
Public Finance Act 1989  
KiwiSaver Act 2006  
ENVIRONMENT  
Human Rights Act 1993  
Employment Relations Act 2000  
Civil Defence Emergency Management Act 
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
Holidays Act 2003  
2002   
Information 
State Sector Act 1988  
Parental Leave and Employment Protection 
Occupiers' Liability Act 1962   
Act 1987  
Protected Disclosures Act 2000  
Fire Service Act 1975   
Wages Protection Act 1983  
 
Building Act 2004   
Official 
Minimum Wage Act 1983  
INFORMATION MANAGEMENT  
Fire  Safety  and  Evacuation  of  Buildings 
State Sector Act 1988  
the 
Regulations 2006   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
Hazardous 
Substances 
and 
New 
Official Information Act 1982  
Organisms Act 1996   
Fair Trading Act 1986  
under 
Public Records Act 2005  
New Zealand Geographic  Board (Ngā  Pou 
Minimum Wage Order 2010 
Statistics Act 1975  
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
Minimum Wage Order 2011 
Copyright Act 1994  
Electricity  Act  1992  &  Electricity  (Safety) 
Volunteers  Employment  Protection  Act 
Regulations 2010   
National  Library  of New  Zealand  (Te  Puna 
1973  
Mātauranga o Aotearoa) Act 2003  
Gas Act 1992 
Released 

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
Plumbers,  Gasfitters,  and  Drainlayers  Act 
TAX  
 
2006 
Income Tax Act 2007 
 
 
Tax Administration Act 1994   
 
FINANCE  
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
Public Finance Act 1989  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Social Security Act 1964 / 2018 
 
Cancer Registry Act 1993   
Child Support Act 1991   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Student Loan Scheme Act 1992   
 
Health Act 1956   
 
Information 
Health  and  Disability  Services  (Safety)  Act 
 
MISCELLANEOUS   
2001   
Commerce Act 1986   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Crimes Act 1961   
Intellectual Disability (Compulsory Care and 
Rehabilitation) Act 2003  
Secret Commissions Act 1910   
the 
Medicines Act 1981  
Patents Act 1953   
Misuse of Drugs Act 1975  
Trade Marks Act 2002   
under 
New  Zealand  Public  Health  and  Disability 
Consumer Guarantees Act 1993   
Act 2000  
 
Radiation Safety Act 2016   
 
Human Tissue Act 2008 
 
Released   
10 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 


 
1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 
 
Official 
 
the  August 2018 
 
under 
 
 
Prepared by: 
  Olivia Payne 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

link to page 30 link to page 30 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 31 link to page 33 link to page 36 link to page 36  
Table of Contents 
Table of Contents
 ...................................................................................................................................................................................2 
1.  Executive Summary ................................................................................................................................................................
1982
.........3 
2.  Legislative Compliance Programme ...................................................................................................................................................3 
Act 
3.  Legislative Compliance Survey ..........................................................................................................................................................3 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances ................................................................................................................5 
Appendix 2: Core government and Ministry Specific legislation surveyed ...........................................................................................8 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
1. Executive Summary 
 
of the legislative compliance programme, through which the Director-General is 
provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative  responsibilities.  
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  for  the 
Audit NZ is required to review the Ministry’s legislative compliance framework as 
period 1 July 2017 – 30 June 2018.  The survey focussed on the core government 
part of their Annual Audit. 
1982
and specific legislative requirements of the Ministry. Managers with key oversight 
roles  and  tier  4  managers  and  above  were  required  to  complete  legislative 
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 
Act 
compliance questions applicable to their roles. 114 out of 134 people requested 
overall Risk Management Framework. This includes the analysis and measurement 
completed the survey (85%). 
of risks, including legislative risks, to ensure the Ministry is managing these risks 
appropriately. 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   

Official Information Act 1982 
3. Legislative Compliance Survey 

Public Records Act 2005 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
Information 
All non-compliances have been reviewed, but no others are considered to be of 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
significance. 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
these.  
period (1 July 2016 – 30 June 2017) but with a reduced risk due to the mitigating 
Official Organisational compliance questions 
actions being taken. None of these has been assessed as representing major or 
extreme  risks  to  the  Ministry  and  actions  are  being  taken  to  address  the  non-
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
the 
compliances (Appendix 1). 
roles include or enable oversight of Ministry compliance with particular legislation.  
Examples of these include: 
The next survey will be run in July 2019 for the period 1 July 2018 – 30 June 2019. 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
under 
2. Legislative Compliance Programme 

The  Group  Manager  People  and  Capability  with  aspects  of  the 
Employment Relations Act. 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 
‘All managers’ questions 
Health, and Ministry employees all have an expectation that the Ministry will take 
all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. The 
A group of questions was developed for ‘all managers’ and assesses compliance in 
monitoring of compliance through the ComplyWith survey tool is just one aspect 
relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
developed specifically for the Ministry to link in with HR and financial delegations.  
These questions were asked of tier 4 managers and above.   
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
1982
Catch all question 
Act 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Survey completion rate 
114 out of 134 participants completed the survey (85%). While legitimate reasons 
Information 
were given by a  number of staff for non-completion (including absence or very 
short-duration  in  their  role),  there  was  a  significantly  higher  level  of  non-
completion than in previous years, despite regular follow ups. 
Reported non-compliance 
Official 
A small number of instances of legislative non-compliance have been reported. All 
the 
of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
moderate risks to the Ministry; action is being taken to remedy all non-compliance 
(Appendix 1).   
under 
The instances of material non-compliance declared by staff are set out in Appendix 
1. 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances 
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Monique Burrows, Acting Executive Director, Office of the Director-General  
Responsibility: Managers and all staff 

1982
 
When a request for official 
Overall, most managers indicated full 
Moderate risk 
Act 
information is made, the Ministry is 
compliance in meeting the 
Managers who have noted 
required to issue a decision in 
requirements of the OIA.  However, a  In the event that an OIA response 
occasional delays in responding to 
respect of that request as soon as 
few managers have noted a small 
from the Ministry is late, a request is 
OIA requests have adopted 
reasonably practicable and no later 
number of occasions where the 
declined, or the Ministry requests an 
procedures to mitigate the risk of 
than 20 working days of receiving 
Ministry has exceeded the OIA’s 
extension of the mandatory 
unforeseen delays, for example, by 
the request.  (Section 15, OIA) 
timeframes.  These managers cited 
timeframe, the requester can lodge 
staying in close contact with the 
the following reasons for non-
a complaint with the Office of the 
Minister’s office. 
The Ministry may request an 
compliance in this area: 
Ombudsman. 
extension of the 20 day time limit if it 
The Ministry has recently 
Information 
anticipates delay will involve 
•  a large volume of requests;  An investigation by the Ombudsman  implemented a new process for 
processing a large quantity of 
•  resourcing pressures;   
could result in an adverse finding 
responding to Official Information 
information or if  (Section 15A, OIA) 
•  competing priorities;  
against the Ministry. 
Act requests, including establishing 
•  lack of comprehensive 
a dedicated Official Information Act 
If the Ministry does not hold the 
document management 
Any negative publicity surrounding a 
team within the Government 
Official 
information requested, it is required 
system; 
failure on the part of the Ministry to 
Relations Team, to enhance 
to transfer the request to the 
•  internal consultation; and 
comply with the OIA might result in 
compliance with timeframes.  This 
appropriate agency no later than 10 

the 
 
the lengthy sign-off 
a loss of public confidence or 
change programme includes an 
working days after receiving the 
process required in some 
reputational risk. 
education campaign and tools for 
request. (Section 14, OIA)  
cases. 
staff. For July 2018, on-time 
 
 
completion rate for OIAs had 
 
increased to over 95%. 
 
under 
 
 
The Ministry is currently in the 
 
process of implementing an 
 
Enterprise Search functionality to 
 
enhance search capability on the 
Ministry’s systems for identifying and 
capturing information. Additionally, 
Released 
migration to Outlook Express may 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
reduce delays in identifying relevant 
correspondence. 
The Ministerial Executive and 
1982
Government Services team in the 
Office of the Director-General is 
currently reviewing the Ministry’s 
Act  OIA processes in coordination with 
the Records and IT teams.  
Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Stewart Jessamine – Director, Protection Regulation and Assurance 
Responsibility: Managers and all staff 

The Ministry is required to create 
Overall, most managers indicated 
Moderate risk 
Work towards ensuring increased 
Information 
and maintain full and accurate 
full compliance in meeting the 
compliance with the PR Act is 
records of its affairs, in accordance 
Ministry’s requirements under the 
It is an offence under the PR Act to 
underway through the Knowledge 
with normal, prudent business 
PR Act.  Some managers have 
contravene or fail to comply with any 
Services Project being undertaken. 
practice, including the records of 
noted that there are staff who are in 
provision of this Act or any 
However, further progress is 
any matter that is contracted out to 
the habit of saving documents to 
regulations made under it.  The 
dependent on decisions to move to 
an independent contractor. 
their computer hard drive or email 
penalties for committing an offence 
a new Electronic Content 
Official 
system but that education is taking 
under the Act are: 
Management System. 
Records must be in an accessible 
place to ensure that documents are 
the 
form, so as to be able to be used for 
stored on Lotus Notes.  
•  in the case of an individual, 
subsequent reference, until their 
to a fine not exceeding 
disposal is authorised under the PR 
Due to its history as a separate 
$5,000: 
Act. 
entity from the Ministry, Audit and 
•  in every other case, to a fine 
Compliance uses some databases 
not exceeding $10,000. 
under 
(Section 17, PR Act) 
that are incompatible with Lotus 
 
Notes (preventing that information 
Further to this the operational 
 
from being stored there).  
implications for the Ministry are as 
follows: 
 
•  Documents cannot be 
located when required. 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
•  Incorrect versions of 
documents are used. 
•  Information is reworked 
because the original 
1982
document cannot be 
located. 
•  Multiple repositories are 
Act 
used but are not actively 
managed. 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
Appendix  2:  Core  government  and  Ministry 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Specific legislation surveyed 
Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety at Work Act 2015 
 
Defamation Act 1992 
Health 
and 
Safety 
in 
Employment 
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Regulations 1995  
1982
 
Ombudsmen Act 1975  
Accident Compensation Act 2001  
EMPLOYMENT RELATIONS  
Public Audit Act 2001  
Act 
 
KiwiSaver Act 2006  
Public Finance Act 1989  
ENVIRONMENT  
Employment Relations Act 2000  
Human Rights Act 1993  
Civil Defence Emergency Management Act 
Holidays Act 2003  
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
2002   
Parental Leave and Employment Protection 
State Sector Act 1988  
Occupiers' Liability Act 1962   
Act 1987  
Information 
Protected Disclosures Act 2000  
Fire Service Act 1975   
Wages Protection Act 1983  
 
Building Act 2004   
Minimum Wage Act 1983  
INFORMATION MANAGEMENT  
Fire  Safety  and  Evacuation  of  Buildings 
Official 
State Sector Act 1988  
Regulations 2006   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
the 
Hazardous 
Substances 
and 
New 
Official Information Act 1982  
Organisms Act 1996   
Fair Trading Act 1986  
Public Records Act 2005  
New Zealand Geographic  Board (Ngā  Pou 
Minimum Wage Order 2010 
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
under 
Statistics Act 1975  
Minimum Wage Order 2011 
Electricity  Act  1992  &  Electricity  (Safety) 
Copyright Act 1994  
Volunteers  Employment  Protection  Act 
Regulations 2010   
National  Library  of  New  Zealand  (Te  Puna 
1973  
Gas Act 1992 
Mātauranga o Aotearoa) Act 2003  
 
Released 
Criminal Disclosure Act 2008  

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 

 
Plumbers,  Gasfitters,  and  Drainlayers  Act 
TAX  
 
2006 
Income Tax Act 2007 
 
 
Tax Administration Act 1994   
 
FINANCE  
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
Public Finance Act 1989  
 
Act 
Accident Compensation Act 2001  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Social Security Act 1964   
 
Cancer Registry Act 1993   
Child Support Act 1991   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Student Loan Scheme Act 1992   
 
Health Act 1956   
 
Information 
Health  and  Disability  Services  (Safety)  Act 
 
MISCELLANEOUS   
2001   
Commerce Act 1986   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Crimes Act 1961   
Intellectual Disability (Compulsory Care and 
Rehabilitation) Act 2003  
Secret Commissions Act 1910   
the 
Medicines Act 1981  
Patents Act 1953   
Misuse of Drugs Act 1975  
Trade Marks Act 2002   
under 
New  Zealand  Public  Health  and  Disability 
Consumer Guarantees Act 1993   
Act 2000  
 
Radiation Protection Act 1965   
 
Human Tissue Act 2008 
 
Released   

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 July 2017 – 30 June 2018 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 


1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 
 
Official 
 
September 2016 
the 
 
 
under 
 
Prepared by: 
  Elizabeth Armstrong 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

link to page 47 link to page 48 link to page 48 link to page 48 link to page 49 link to page 50 link to page 53 Table of Contents 
Table of Contents .................................................................................................................................................................................2 
1. 
Executive Summary ...................................................................................................................................................................3 
1982
2. 
Legislative Compliance Programme ..........................................................................................................................................3 
3. 
Legislative Compliance Survey..................................................................................................................................................3 
4. 
Reported non-compliance ................................................................................................................................
Act 
.........................4 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances ..............................................................................................................................5 
Appendix 2: Core government and Ministry specific legislation surveyed ............................................................................................9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

The monitoring of compliance through the ComplyWith survey tool is just 
1. Executive Summary   
one  aspect  of  the  legislative  compliance  programme,  through  which  the 
A legislative compliance survey has been run for the Ministry of Health for 
Director-General  is  provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its 
the period 1 July 2015 – 30 June 2016.  The survey focussed on the core 
legislative  responsibilities.    Audit  NZ  is  required  to  review  the  Ministry’s 
1982
government and specific legislative requirements of the Ministry. Managers 
legislative compliance framework as part of their Annual Audit. 
with key oversight roles and tier 4 managers and above were required to 
Legislative compliance is a continual process and is a  critical part of the 
Act 
complete legislative compliance questions applicable to their roles. There 
Ministry’s overall Risk Management Framework. This includes the analysis 
was a 100% completion rate for the 109 required to complete the survey.  
and measurement of risks, including legislative risks, to ensure the Ministry 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
is managing these risks appropriately. 
-  Official Information Act 1982 
3. Legislative Compliance Survey 
-  Public Records Act 2005 
 
The legislative compliance survey asked managers legislative compliance 
Information 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last 
questions specific to their role and responsibilities in the Ministry. This was 
survey period (1 July 2014 – 30 June 2015) but with a reduced risk due to 
determined by mapping core government and Ministry specific legislative 
the mitigating actions being taken. None of these has been assessed as 
responsibilities applicable to the Ministry and identifying accountabilities for 
representing major or extreme risks to the Ministry and actions are being 
these.  
taken to address the non-compliances (Appendix 1). 
Official Organisational compliance questions 
The next survey wil  be run in July 2017 for the period 1 July 2016 – 30 June 
2017. 
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers 
the 
whose  roles  include  or  enable  oversight  of  Ministry  compliance  with 
particular legislation.  Examples of these include: 
2. Legislative Compliance Programme 
The Ministry has an obligation to ensure that al  legislative and regulatory 
-  The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
under 
requirements are complied with.  The public, the government, the Minister 
-  The Group Manager HR with aspects of the Employment Relations 
of Health, and Ministry employees al  have an expectation that the Ministry 
Act. 
 
wil   take  all  appropriate  measures  to  ensure  that  this  expectation  is 
‘All managers’ questions 
adequately met. 
A  group  of  questions  was  developed  for  ‘all  managers’  and  assesses 
 
compliance  in  relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

questions have been developed specifically for the Ministry to link in with 
HR  and  financial  delegations.    These  questions  were  asked  of  tier  4 
managers and above.   
1982
These  questions  were  also  designed  to  educate  and  reinforce  Ministry 
policy. 
Act 
Catch all question 
A catch al  question was included to provide managers the opportunity to 
report any other instances of non-compliance that are not captured under 
the survey questions assigned to them. 
Survey completion rate 
Information 
A 100% completion rate (of 109 respondents) was achieved, however, it 
took more than two weeks from the initial close off date to get to the number 
of final responses to that level. 
4. Reported non-compliance 
Official 
A  small  number  of  instances  of  legislative  non-compliance  have  been 
reported.  Al   of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as
the   
representing minor or moderate risks to the Ministry; action is being taken 
to remedy al  non-compliance (Appendix 1).   
The instances of material non-compliance declared by staff are set out in 
under 
Appendix 1. 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

Appendix 1: Reported legislative non-compliances 
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Jill Bond - Executive Director, Office of the Director-General 
Responsibility: Managers and all staff 

1982
 
When a request for official 
Overall, most managers indicated full  Moderate risk 
information is made, the Ministry is 
Act 
compliance in meeting the 
Managers who have noted 
required to issue a decision in 
requirements of the OIA.  However, a  In the event that an OIA response 
occasional delays in responding to 
respect of that request as soon as 
few managers have noted a small 
from the Ministry is late, a request is  OIA requests have adopted 
reasonably practicable and no later 
number of occasions where the 
declined, or the Ministry requests an  procedures to mitigate the risk of 
than 20 working days of receiving 
Ministry has exceeded the OIA’s 
extension of the mandatory 
unforeseen delays, for example, by 
the request.  (Section 15, OIA) 
timeframes.  These managers cited 
timeframe, the requester can lodge 
staying in close contact with the 
the following reasons for non-
a complaint with the Office of the 
Minister’s office. 
The Ministry may request an 
compliance in this area: 
Ombudsman. 
extension of the 20 day time limit if it 
The Ministry has implemented a 
Information 
anticipates delay wil  involve 
  a large volume of requests;  An investigation by the Ombudsman  programme, through the 
processing a large quantity of 
  resourcing pressures;   
could result in an adverse finding 
Government Relations Team, to 
information or if  (Section 15A, OIA) 
  competing priorities;  
against the Ministry. 
enhance compliance with 
  some requests not being 
timeframes.  This programme 
If the Ministry does not hold the 
sent directly to the central 
Any negative publicity surrounding a  includes an education campaign and 
Official 
information requested, it is required 
OIA inbox – resulting in 
failure on the part of the Ministry to 
tools for staff.  
to transfer the request to the 
delays if not forwarded 
comply with the OIA might result in 
appropriate agency no later than 10 
immediately; and 
a loss of public confidence or 
The Ministry is currently in the 
the 
working days after receiving the 
  the lengthy sign-off 
reputational risk. 
process of implementing an 
request. (Section 14, OIA)  
process required in some 
Enterprise Search functionality to 
 
cases. 
 
enhance search capability on the 
 
Ministry’s systems for identifying and 
under 
 
One respondent also cited the limited 
capturing information. 
 
capability of the existing records 
 
management system to identify and 
The Ministerial Executive and 
 
capture al  information within the 
Government Services team in the 
 
scope of a request as an issue that 
Office of the Director-General is 
currently reviewing the Ministry’s 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

might reduce the Ministry’s 
OIA processes in coordination with 
compliance. 
the Records and IT teams.  
 
1982
Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Stewart Jessamine - Director of Protection, Regulation and Assurance 

Act 
Responsibility: Managers and all staff 
The Ministry is required to create 
Overall, most managers indicated 
Moderate risk 
Work towards ensuring increased 
and maintain full and accurate 
full compliance in meeting the 
compliance with the PR Act is 
records of its affairs, in accordance 
Ministry’s requirements under the 
It is an offence under the PR Act to 
underway through the Corporate 
with normal, prudent business 
PR Act.  Some managers have 
contravene or fail to comply with any  Knowledge Services Project being 
practice, including the records of 
noted that there are staff who are in 
provision of this Act or any 
undertaken in 2016/17, including 
any matter that is contracted out to 
the habit of saving documents to 
regulations made under it.  The 
seeking decisions to move to a new 
an independent contractor. 
their computer hard drive or email 
penalties for committing an of
Information  fence  Electronic Content Management 
system but that education is taking 
under the Act are: 
System. 
Records must be in an accessible 
place to ensure that documents are 
form, so as to be able to be used for  stored on Lotus Notes.  
  in the case of an individual, 
subsequent reference, until their 
to a fine not exceeding 
disposal is authorised under the PR 
Due to its history as a separate  Official  $5,000: 
Act. 
entity from the Ministry, Audit and 
  in every other case, to a fine 
Compliance uses some databases 
not exceeding $10,000. 
the 
(Section 17, PR Act) 
that are incompatible with Lotus 
 
Notes (preventing that information 
Further to this the operational 
 
from being stored there). 
implications for the Ministry are as 
follows: 
 
under 
  Documents cannot be 
located when required. 
  Incorrect versions of 
documents are used. 
  Information is reworked 
because the original 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

document cannot be 
located. 
  Multiple repositories are 
used but are not actively 
managed. 
1982
 
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2015 – 30 June 2016 

 
Appendix  2:  Core  government  and 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Ministry Specific legislation surveyed 
Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety at Work Act 2015 
 
Defamation Act 1992 
Health  and  Safety  in  Employment 
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Regulations 1995  
1982
Ombudsmen Act 1975  
 
Health and Safety in Employment Act 1992 
Public Audit Act 2001  
EMPLOYMENT RELATIONS  
[repealed 4 April 2016] 
Act 
Public Finance Act 1989  
KiwiSaver Act 2006  
Accident Compensation Act 2001  
Human Rights Act 1993  
Employment Relations Act 2000  
 
New Zealand Bil  of Rights Act 1990  
Holidays Act 2003  
ENVIRONMENT  
State Sector Act 1988  
Parental Leave and Employment Protection 
Civil Defence Emergency Management Act 
Act 1987  
20
Information  02   
Protected Disclosures Act 2000  
Wages Protection Act 1983  
Occupiers' Liability Act 1962   
 
Minimum Wage Act 1983  
Fire Service Act 1975   
INFORMATION MANAGEMENT  
Official 
State Sector Act 1988  
Building Act 2004   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
the 
Fire  Safety  and  Evacuation  of  Buildings 
Official Information Act 1982  
Fair Trading Act 1986  
Regulations 2006   
Public Records Act 2005  
Hazardous 
Substances 
and 
New 
Minimum Wage Order 2010 
Organisms Act 1996   
under 
Statistics Act 1975  
Minimum Wage Order 2011 
New Zealand Geographic Board (Ngā Pou 
Copyright Act 1994  
Volunteers  Employment  Protection  Act 
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
National Library of New Zealand (Te Puna 
1973  
Electricity  Act  1992  &  Electricity  (Safety) 
Mātauranga o Aotearoa) Act 2003  
 
Regulations 2010   
Released 
Criminal Disclosure Act 2008  

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 

 
Gas Act 1992 
TAX  
 
Plumbers,  Gasfitters,  and  Drainlayers  Act 
Income Tax Act 2007 
 
2006 
Tax Administration Act 1994   
 
 
Goods and Services Tax Act 1985   
1982
 
FINANCE  
 
Act 
Public Finance Act 1989  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Accident Compensation Act 2001  
 
Cancer Registry Act 1993   
Social Security Act 1964   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Child Support Act 1991   
Health Act 1956   
 
Student Loan Scheme Act 1992   
Information 
Health and Disability Services (Safety) Act 
 
 
2001   
MISCELLANEOUS   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Commerce Act 1986   
Intel ectual Disability (Compulsory Care and 
Rehabilitation) Act 2003  
Crimes Act 1961   
the 
Medicines Act 1981  
Secret Commissions Act 1910   
Misuse of Drugs Act 1975  
Patents Act 1953   
under 
New  Zealand  Public  Health  and  Disability 
Trade Marks Act 2002   
Act 2000  
Consumer Guarantees Act 1993   
Radiation Protection Act 1965   
 
Human Tissue Act 2008 
 
Released   

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 


1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 
 
Official 
 
the August 2015 
 
under 
 
 
Prepared by: 
  Elizabeth Armstrong 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

link to page 57 link to page 58 link to page 58 link to page 58 link to page 59 link to page 60 link to page 63 Table of Contents 
Table of Contents ......................................................................................................................................................................................................... 3 
1. 
Executive Summary .......................................................................................................................................................................................... 4 
1982
2. 
Legislative Compliance Programme ................................................................................................................................................................. 4 
3. 
Legislative Compliance Survey ......................................................................................................................................................................... 4 
Act 
4. 
Reported non-compliance ............................................................................................................................................................................... 5 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances .................................................................................................................................................... 6 
Appendix 2: Core government and Ministry specific legislation surveyed ................................................................................................................. 9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

The  monitoring  of  compliance  through  the  ComplyWith  survey  tool  is  just  one 
1. Executive Summary 
 
aspect  of  the  legislative  compliance  programme,  through  which  the  Director-
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  for  the 
General  is  provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative 
1982
period 1 July 2014 – 30 June 2015.  The survey focussed on the core government 
responsibilities.    Audit  NZ  is  required  to  review  the  Ministry’s  legislative 
and  specific  legislative  requirements  of  the  Ministry.  Managers  with  key 
compliance framework as part of their Annual Audit. 
oversight  roles  and  tier  4  managers  and  above  were  required  to  complete 
Act 
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 
legislative compliance questions applicable to their roles. The completion rate for 
overall  Risk  Management  Framework.  This  includes  the  analysis  and 
those required to complete the survey was 99% (91 out of 92).  
measurement  of  risks,  including  legislative  risks,  to  ensure  the  Ministry  is 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
managing these risks appropriately. 

Official Information Act 1982 
3. Legislative Compliance Survey 

Public Records Act 2005 
Information 
 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
period  (1  January  2014  –  30  June  2014)  but  with  a  reduced  risk  due  to  the 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
mitigating actions being taken. None of these has been assessed as representing 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
major or extreme risks to the Ministry and actions are being taken to address the 
these.  
Official 
non-compliances (Appendix 1). 
Organisational compliance questions 
the 
The next survey will be run in July 2016 for the period 1 July 2015 – 30 June 2016. 
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
2.
roles  include  or  enable  oversight  of  Ministry  compliance  with  particular 
 Legislative Compliance Programme 
legislation.  Examples of these include: 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
under 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
Health,  and  Ministry  employees  all  have  an  expectation  that  the  Ministry  will 

The Group Manager HR with aspects of the Employment Relations Act. 
 
take all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. 
 
 
‘All managers’ questions 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

A group of questions was developed for ‘all managers’ and assesses compliance 
in  relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
developed  specifically  for  the  Ministry  to  link  in  with  HR  and  financial 
delegations.  These questions were asked of tier 4 managers and above.   
1982
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
Act 
Catch all question 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Survey completion rate 
Information 
A 99% completion rate (91 out of 92) was achieved, however, it took nearly two 
weeks from the initial close off date to get  to the number of final responses to 
that level.  One manager, Stuart Powell (NHB), did not complete the survey and 
no explanation has been provided.  This is a repeated instance of non-compliance 
Official 
by Mr Powell. 
the 
4. Reported non-compliance 
A  small  number  of  instances of  legislative  non-compliance  have been  reported. 
All  of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
under 
moderate  risks  to  the  Ministry;  action  is  being  taken  to  remedy  all  non-
compliance (Appendix 1).   
The  instances  of  material  non-compliance  declared  by  staff  are  set  out  in 
Appendix 1. 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

Appendix 1: Reported legislative non-compliances 
Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
1982
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Barbara Phillips 
Responsibility: Managers and all staff 

Act   
When a request for official information 
Overall, most managers indicated high to  Moderate risk 
is made, the Ministry is required to issue 
full compliance in meeting the 
Managers who have noted occasional 
a decision in respect of that request as 
requirements of the OIA.  However, a 
In the event that an OIA response from 
delays in responding to OIA requests 
soon as reasonably practicable and no 
few managers have noted a small 
the Ministry is late, a request is 
have adopted procedures to mitigate 
later than 20 working days of receiving 
number of occasions where the Ministry 
declined, or the Ministry requests an 
the risk of unforeseen delays, for 
the request.  (Section 15, OIA) 
has exceeded the OIA’s timeframes.  
extension of the mandatory timeframe, 
example, by staying in close contact with 
These managers cited the following 
the requester can lodge a complaint 
the Minister’s office. 
Information 
The Ministry may request an extension 
reasons for non-compliance in this area: 
with the Office of the Ombudsman. 
of the 20 day time limit if it anticipates 
The Ministry has implemented a 
delay will involve processing a large 
•  competing priorities; and 
An investigation by the Ombudsman 
programme, through the Government 
quantity of information or if  (Section 
could result in an adverse finding 
Relations Team, to enhance compliance 
15A, OIA) 
•  the lengthy sign-off process 
against the Ministry. 
with timeframes.  This programme 
Official 
required in some cases. 
includes an education campaign and 
If the Ministry does not hold the 
Any negative publicity surrounding a 
tools for staff.  
the 
information requested, it is required to 
 
failure on the part of the Ministry to 
transfer the request to the appropriate 
comply with the OIA might result in a 
Some business units have also put 
agency no later than 10 working days 
 
loss of public confidence or reputational  specific measures in place to improve 
after receiving the request. (Section 14, 
risk. 
performance, such as the Policy Business 
OIA)  
Unit’s Rapid Response Team. 
under 
 
 
 
 
 
 
 
Released 
 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Manager Corporate Knowledge Services, Corporate Services Business Unit 

1982
Responsibility: Managers and all staff 
Act 
The Ministry is required to create and 
Overall, most managers indicated high 
Moderate risk 
Work towards ensuring increased 
maintain full and accurate records of its 
to full compliance in meeting the 
compliance with the PR Act is underway 
affairs, in accordance with normal, 
Ministry’s requirements under the PR 
It is an offence under the PR Act to 
through the Corporate Knowledge 
prudent business practice, including the 
Act.  Some managers have noted that 
contravene or fail to comply with any 
Services Project being undertaken in 
records of any matter that is contracted 
there are staff who are in the habit of 
provision of this Act or any regulations 
2015, including seeking decisions to 
out to an independent contractor. 
saving documents to their computer 
made under it.  The penalties for 
move to a new Electronic Content 
hard drive but that education is taking 
committing an offence under the Act 
Management System. 
Records must be in an accessible form, 
place to ensure that documents are 
are: 
Information 
so as to be able to be used for 
stored on Lotus Notes.  
subsequent reference, until their 
•  in the case of an individual, to a 
disposal is authorised under the PR Act. 
 
fine not exceeding $5,000: 
(Section 17, PR Act) 
•  in every other case, to a fine 
Official  not exceeding $10,000. 
 
 
the 
Further to this the operational 
implications for the Ministry are as 
follows: 
under 
•  Documents cannot be located 
when required. 
•  Incorrect versions of 
documents are used. 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
•  Information is reworked 
because the original document 
1982
cannot be located. 
Act 
•  Multiple repositories are used 
but are not actively managed. 
 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2014 – 30 June 2015 

 
Appendix 2: Core government and Ministry 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Specific legislation surveyed 
Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety in Employment 
 
Regulations 1995  
Defamation Act 1992 
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Health and Safety in Employment Act 1992  
1982
 
Ombudsmen Act 1975  
Health and Safety in Employment 
EMPLOYMENT RELATIONS  
Public Audit Act 2001  
(Prescribed Matters) Regulations 2003  
Act 
KiwiSaver Act 2006  
Public Finance Act 1989  
Accident Compensation Act 2001  
Employment Relations Act 2000  
Human Rights Act 1993  
 
Holidays Act 2003  
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
ENVIRONMENT  
Parental Leave and Employment 
State Sector Act 1988  
Civil Defence Emergency Management Act 
Protection Act 1987  
Information 2002   
Protected Disclosures Act 2000  
Wages Protection Act 1983  
Occupiers' Liability Act 1962   
 
Minimum Wage Act 1983  
Fire Service Act 1975   
INFORMATION MANAGEMENT  
Official 
State Sector Act 1988  
Building Act 2004   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
the 
Fire Safety and Evacuation of Buildings 
Official Information Act 1982  
Regulations 2006   
Fair Trading Act 1986  
Public Records Act 2005  
Hazardous Substances and New 
Minimum Wage Order 2010 
Organisms Act 1996   
under 
Statistics Act 1975  
Minimum Wage Order 2011 
New Zealand Geographic Board (Nga Pou 
Copyright Act 1994  
Volunteers Employment Protection Act 
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
National Library of New Zealand (Te Puna 
1973  
Electricity Act 1992 & Electricity (Safety) 
Matauranga o Aotearoa) Act 2003  
 
Regulations 2010   
Released 
Criminal Disclosure Act 2008  

Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 

 
Gas Act 1992 
TAX  
 
Plumbers, Gasfitters, and Drainlayers Act 
Income Tax Act 2007 
 
2006 
Tax Administration Act 1994   
 
 
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
FINANCE  
 
Act 
Public Finance Act 1989  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Accident Compensation Act 2001  
 
Cancer Registry Act 1993   
Social Security Act 1964   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Child Support Act 1991   
 
Health Act 1956   
Student Loan Scheme Act 1992   
Information 
Health and Disability Services (Safety) Act 
 
2001   
MISCELLANEOUS   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Commerce Act 1986   
Intellectual Disability (Compulsory Care 
and Rehabilitation) Act 2003  
Crimes Act 1961   
the 
Medicines Act 1981  
Secret Commissions Act 1910   
Misuse of Drugs Act 1975  
Patents Act 1953   
under 
NZPHDA New Zealand Public Health and 
Trade Marks Act 2002   
Disability Act 2000  
Consumer Guarantees Act 1993   
Radiation Protection Act 1965   
 
Human Tissues Act 2008 
 
Released   
10 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 


1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 
 
Official 
 
the August 2014 
 
under 
 
 
Prepared by: 
  Elizabeth Armstrong 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

link to page 67 link to page 68 link to page 68 link to page 68 link to page 69 link to page 70 link to page 74 Table of Contents 
Table of Contents ......................................................................................................................................................................................................... 3 
1. 
Executive Summary .......................................................................................................................................................................................... 4 
1982
2. 
Legislative Compliance Programme ................................................................................................................................................................. 4 
3. 
Legislative Compliance Survey ......................................................................................................................................................................... 4 
Act 
4. 
Reported non-compliance ............................................................................................................................................................................... 5 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances .................................................................................................................................................... 6 
Appendix 2: Core government and Ministry specific legislation surveyed ................................................................................................................. 9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

 
1. Executive Summary 
 
The  monitoring  of  compliance  through  the  ComplyWith  survey  tool  is  just  one 
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  for  the 
aspect  of  the  legislative  compliance  programme,  through  which  the  Director-
1982
period  1  January  2014  –  30  June  2014.    The  survey  focussed  on  the  core 
General  is  provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative 
government and specific legislative requirements of the Ministry. Managers with 
responsibilities.    Audit  NZ  is  required  to  review  the  Ministry’s  legislative 
key  oversight  roles  and  tier  4  managers  and  above  were  required  to  complete 
Act 
compliance framework as part of their Annual Audit. 
legislative compliance questions applicable to their roles. The completion rate for 
those required to complete the survey was 98% (95 out of 97).  
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 
overall  Risk  Management  Framework.  This  includes  the  analysis  and 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
measurement  of  risks,  including  legislative  risks,  to  ensure  the  Ministry  is 

Official Information Act 1982 
managing these risks appropriately. 

Public Records Act 2005 
Information 

Income Tax Act 2007 
3. Legislative Compliance Survey 

Tax Administration Act 1994 
 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
period  (1  July  2013  –  31  December  2013)  but  with  a  reduced  risk  due  to  the 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
Official 
mitigating actions being taken. None of these has been assessed as representing 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
major or extreme risks to the Ministry and actions are being taken to address the 
these.  
the 
non-compliances (Appendix 1). 
Organisational compliance questions 
The next survey will be run in July 2015 for the period 1 July 2014 – 30 June 2015. 
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
under 
2.
roles  include  or  enable  oversight  of  Ministry  compliance  with  particular 
 Legislative Compliance Programme 
legislation.  Examples of these include: 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
Health,  and  Ministry  employees  all  have  an  expectation  that  the  Ministry  will 

The Group Manager HR with aspects of the Employment Relations Act. 
 
take all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

‘All managers’ questions 
The  instances  of  material  non-compliance  declared  by  staff  are  set  out  in 
Appendix 1. 
A group of questions was developed for ‘all managers’ and assesses compliance 
in  relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
 
1982
developed  specifically  for  the  Ministry  to  link  in  with  HR  and  financial 
delegations.  These questions were asked of tier 4 managers and above.   
Act 
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
Catch all question 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Information 
Survey completion rate 
A 98% completion rate (95 out of 97) was achieved, however, it took nearly two 
weeks from the initial close off date to get  to the number of final responses to 
Official 
that level.  One manager who did not complete the survey was on secondment 
outside  the  Ministry  during  the  survey  period,  while  the  other  manager,  Stuart 
the 
Powell  (NHB),  did  not  complete  the  survey  and  no  explanation  has  been 
provided. 
4. Reported non-compliance 
under 
A  small  number  of  instances of  legislative  non-compliance  have been  reported. 
All  of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
moderate  risks  to  the  Ministry;  action  is  being  taken  to  remedy  all  non-
compliance (Appendix 1).   
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

Appendix 1: Reported legislative non-compliances 
Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
1982
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Barbara Phillips 
Responsibility: Managers and all staff 

Act   
When a request for official information 
Overall, most managers indicated high to  Moderate risk 
is made, the Ministry is required to issue 
full compliance in meeting the 
Managers who have noted occasional 
a decision in respect of that request as 
requirements of the OIA.  However, a 
In the event that an OIA response from 
delays in responding to OIA requests 
soon as reasonably practicable and no 
number of managers have noted 
the Ministry is late, a request is 
have adopted procedures to mitigate 
later than 20 working days of receiving 
occasions where the Ministry has 
declined, or the Ministry requests an 
the risk of unforeseen delays, for 
the request.  (Section 15, OIA) 
exceeded the OIA’s timeframes.  These 
extension of the mandatory timeframe, 
example, by initiating the sign-off 
managers cited the following reasons for 
the requester can lodge a complaint 
process early. 
Information 
The Ministry may request an extension 
non-compliance in this area: 
with the Office of the Ombudsman. 
of the 20 day time limit if it anticipates 
The Ministry has initiated a programme, 
delay will involve processing a large 
•  Competing priorities; 
An investigation by the Ombudsman 
through the Government Relations 
quantity of information or if  (Section 
•  High volume of requests 
could result in an adverse finding 
Team, to enhance compliance with 
15A, OIA) 
received; 
against the Ministry. 
timeframes.  This programme includes 
Official 
•  High complexity of certain 
an education campaign and tools for 
If the Ministry does not hold the 
requests which took longer to 
Any negative publicity surrounding a 
staff.  
the 
information requested, it is required to 
process than anticipated; and 
failure on the part of the Ministry to 
transfer the request to the appropriate 
•  The lengthy sign-off process 
comply with the OIA might result in a 
agency no later than 10 working days 
required in some cases. 
loss of public confidence or reputational 
after receiving the request. (Section 14, 
risk. 
OIA)  
under 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Released 
 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Manager Corporate Knowledge Services, Corporate Services Business Unit 

1982
Responsibility: Managers and all staff 
Act 
The Ministry is required to create and 
Overall, most managers indicated high 
Moderate risk 
Archives New Zealand conducted an 
maintain full and accurate records of its 
to full compliance in meeting the 
audit of the Ministry’s compliance with 
affairs, in accordance with normal, 
Ministry’s requirements under the PR 
It is an offence under the PR Act to 
the PR Act and reported back in August 
prudent business practice, including the 
Act.  Some managers have noted that 
contravene or fail to comply with any 
2014. 
records of any matter that is contracted 
there some filing backlogs among staff, 
provision of this Act or any regulations 
out to an independent contractor. 
but that these are being addressed. 
made under it.  The penalties for 
The findings of the audit were: 
committing an offence under the Act 
Records must be in an accessible form, 
The Manager of Corporate Knowledge 
are: 
•  that the Ministry is making 
Information 
so as to be able to be used for 
Services also noted some non-
good progress with 
subsequent reference, until their 
compliance with storage standards in 
•  in the case of an individual, to a 
developing its recordkeeping 
disposal is authorised under the PR Act. 
Wellington, this is being addressed and 
fine not exceeding $5,000: 
capability; 
work is currently underway to give the 
•  in every other case, to a fine 
•  that overall awareness within 
(Section 17, PR Act) 
Records Team access to securely held 
not exceeding $10,000. 
the Ministry of the 
Official 
information to enable electronic records 
 
requirements of the PR Act is 
 
to be assessed for retention and 
Further to this the operational 
good; and 
disposal 
implications for the Ministry are as 
•  that the Ministry is taking 
the  follows: 
positive steps to update its 
 
systems to ensure the 
•  Documents cannot be located 
dissemination of accurate 
when required. 
information and improve 
under 
•  Incorrect versions of 
management of both physical 
documents are used. 
and electronic data. 
•  Information is reworked 
because the original document 
In closing, the audit report stated: 
cannot be located. 
•  Multiple repositories are used 
The Ministry of Health’s stakeholders 
but are not actively managed. 
can therefore have a measure of 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
assurance that its recordkeeping is 
consistent with good practice, and 

1982
contributing to broader organisational 
and governmental goals.  

Act  Work towards ensuring increased 
compliance with the PR Act is underway 
through the Corporate Knowledge 
Services Project being undertaken in 
2014 and 2015. 
Information 
 
Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
Income Tax Act 2007 
Official 
Tax Administration Act 1994 
Goods and Services Tax Act 1985 
Responsibility: Managers and all staff 

the 
The Ministry’s tax liability is governed by  Inland Revenue recently completed an 
Moderate risk 
Led by the Finance team, work towards 
the Income Tax Act 2007, the Tax 
audit on the Ministry, after which it 
ensuring compliance is almost complete. 
Administration Act 1994 and the Goods 
advised that the Ministry’s eye care 
Failure by the Ministry to meet its tax 
under 
and Services Tax Act 1985.   
benefits are taxable income and that 
obligations could result in the imposition   
Fringe Benefit Tax (FBT) should be 
of penalties by Inland Revenue. 
 
applied to them. 
 
The Ministry has taken ameliorative 
action and the discrepancies are being 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
corrected with Inland Revenue. 
1982
 
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 January 2014 – 30 June 2014 

 
Appendix 2: Core government and Ministry 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Specific legislation surveyed 
Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety in Employment 
 
Regulations 1995  
Defamation Act 1992 
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Health and Safety in Employment Act 1992  
1982
 
Ombudsmen Act 1975  
Health and Safety in Employment 
EMPLOYMENT RELATIONS  
Public Audit Act 2001  
(Prescribed Matters) Regulations 2003  
Act 
KiwiSaver Act 2006  
Public Finance Act 1989  
Accident Compensation Act 2001  
Employment Relations Act 2000  
Human Rights Act 1993  
 
Holidays Act 2003  
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
ENVIRONMENT  
Parental Leave and Employment 
State Sector Act 1988  
Civil Defence Emergency Management Act 
Protection Act 1987  
Information 2002   
Protected Disclosures Act 2000  
Wages Protection Act 1983  
Occupiers' Liability Act 1962   
 
Minimum Wage Act 1983  
Fire Service Act 1975   
INFORMATION MANAGEMENT  
Official 
State Sector Act 1988  
Building Act 2004   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
the 
Fire Safety and Evacuation of Buildings 
Official Information Act 1982  
Regulations 2006   
Fair Trading Act 1986  
Public Records Act 2005  
Hazardous Substances and New 
Minimum Wage Order 2010 
Organisms Act 1996   
under 
Statistics Act 1975  
Minimum Wage Order 2011 
New Zealand Geographic Board (Nga Pou 
Copyright Act 1994  
Volunteers Employment Protection Act 
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
National Library of New Zealand (Te Puna 
1973  
Electricity Act 1992 & Electricity (Safety) 
Matauranga o Aotearoa) Act 2003  
 
Regulations 2010   
Released 
Criminal Disclosure Act 2008  
10 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 

 
Gas Act 1992 
TAX  
 
Plumbers, Gasfitters, and Drainlayers Act 
Income Tax Act 2007 
 
2006 
Tax Administration Act 1994   
 
 
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
FINANCE  
 
Act 
Public Finance Act 1989  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Accident Compensation Act 2001  
 
Cancer Registry Act 1993   
Social Security Act 1964   
 
Epidemic Preparedness Act 2006   
Child Support Act 1991   
Health Act 1956   
Student Loan Scheme Act 1992   
Information 
Health and Disability Services (Safety) Act 
 
2001   
MISCELLANEOUS   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Commerce Act 1986   
Intellectual Disability (Compulsory Care 
and Rehabilitation) Act 2003  
Crimes Act 1961   
the 
Medicines Act 1981  
Secret Commissions Act 1910   
Misuse of Drugs Act 1975  
Patents Act 1953   
under 
NZPHDA New Zealand Public Health and 
Trade Marks Act 2002   
Disability Act 2000  
Consumer Guarantees Act 1993   
Radiation Protection Act 1965   
 
Human Tissues Act 2008 
 
Released   
11 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 


1982
 
 
Act 
Legislative Compliance Report 
 
 
Information 
Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 
 
Official 
 
the April 2014 
 
under 
 
 
Prepared by: 
  Elizabeth Armstrong 
 
 
Reviewed by:   
Phil Knipe  
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

1982
Act 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

link to page 78 link to page 79 link to page 79 link to page 79 link to page 80 link to page 81 link to page 85 Table of Contents 
Table of Contents ......................................................................................................................................................................................................... 3 
1. 
Executive Summary .......................................................................................................................................................................................... 4 
1982
2. 
Legislative Compliance Programme ................................................................................................................................................................. 4 
3. 
Legislative Compliance Survey ......................................................................................................................................................................... 4 
Act 
4. 
Reported non-compliance ............................................................................................................................................................................... 5 
Appendix 1: Reported legislative non-compliances .................................................................................................................................................... 6 
Appendix 2: Core government and Ministry specific legislation surveyed ................................................................................................................. 9 
Information 
Official 
the 
under 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

Health,  and  Ministry  employees  all  have  an  expectation  that  the  Ministry  will 
1. Executive Summary 
 
take all appropriate measures to ensure that this expectation is adequately met. 
A  legislative  compliance  survey  has  been  run  for  the  Ministry  of  Health  for  the 
 
1982
period  1  July  2013  –  31  December  2013.    The  survey  focussed  on  the  core 
government and specific legislative requirements of the Ministry. Managers with 
The  monitoring  of  compliance  through  the  ComplyWith  survey  tool  is  just  one 
key  oversight  roles  and  tier  4  managers  and  above  were  required  to  complete 
aspect  of  the  legislative  compliance  programme,  through  which  the  Director-
Act 
legislative compliance questions applicable to their roles. The completion rate for 
General  is  provided  assurance  that  the  Ministry  is  meeting  its  legislative 
those required to complete the survey was 99% (89 out of 90).  
responsibilities.    Audit  NZ  is  required  to  review  the  Ministry’s  legislative 
compliance framework as part of their Annual Audit. 
Non-compliance of note has been declared in the following areas:   
Legislative compliance is a continual process and is a critical part of the Ministry’s 

Privacy Act 1993 
overall  Risk  Management  Framework.  This  includes  the  analysis  and 

Official Information Act 1982 
Information 

Public Records Act 2005 
measurement  of  risks,  including  legislative  risks,  to  ensure  the  Ministry  is 

Income Tax Act 2007 
managing these risks appropriately. 

Tax Administration Act 1994 

Goods and Services Tax Act 1985 
3. Legislative Compliance Survey 
 
Many of the non-compliances are the same as those reported in the last survey 
The  legislative  compliance  survey  asked  managers  legislative  compliance 
Official 
period  (1  January  2013  –  30  June  2013).  None  of  these  has  been  assessed  as 
questions  specific  to  their  role  and  responsibilities  in  the  Ministry.  This  was 
representing major or extreme risks to the Ministry and actions are being taken 
determined  by  mapping  core  government  and  Ministry  specific  legislative 
the 
to address the non-compliances (Appendix 1). 
responsibilities  applicable  to  the  Ministry  and  identifying  accountabilities  for 
these.  
The next survey will be run in June 2014 for the period 1 January 2014 – 30 June 
2014. 
Organisational compliance questions 
under 
Organisational  Ministry  compliance  questions  were  asked  of  managers  whose 
2. Legislative Compliance Programme 
roles  include  or  enable  oversight  of  Ministry  compliance  with  particular 
The  Ministry  has  an  obligation  to  ensure  that  all  legislative  and  regulatory 
legislation.  Examples of these include: 
requirements  are  complied  with.    The  public,  the  government,  the  Minister  of 

The Chief Financial Officer with aspects of the Public Finance Act. 
Released 

The Group Manager HR with aspects of the Employment Relations Act. 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

‘All managers’ questions 
 
A  group  of  questions  was  developed  for  ‘all  managers’  and  asks  compliance  in 
relation  to  themselves  and  their  direct  reports.  These  questions  have  been 
1982
developed specifically for the Ministry linking with HR and financial delegations.  
These questions were asked of tier 4 managers and above.   
Act 
These questions were also designed to educate and reinforce Ministry policy. 
Catch all question 
A catch all question was included to provide managers the opportunity to report 
any  other  instances  of  non-compliance  that  are  not  captured  under  the  survey 
questions assigned to them. 
Information 
Survey completion rate 
A  99%  completion  rate  (89  out  of  90)  was  achieved,  however,  it  took  4  weeks 
from  the  initial  close  off  date  to  get  to  the  number  of  final  responses  to  that 
Official 
level.    The  only  manager  who  did  not  complete  the  survey  was  reportedly  on 
leave during the survey period.  
the 
4. Reported non-compliance 
A  small  number  of  instances of  legislative  non-compliance  have been  reported. 
under 
All  of  the  declared  non-compliances  were  assessed  as  representing  minor  or 
moderate  risks  to  the  Ministry;  action  is  being  taken  to  remedy  all  non-
compliance (Appendix 1).   
The  instances  of  material  non-compliance  declared  by  staff  are  set  out  in 
Appendix 1. 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

Appendix 1: Reported legislative non-compliances 
Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
1982
Privacy Act 1993 (Privacy Act) 
Responsibility: Managers and all staff 

 
Act 
The Ministry is required to adhere to the  Non-compliance has been reported in 
Moderate risk 
Privacy Act’s Information Privacy 
relation to a small number of privacy 
Consultation took place with the Privacy 
Principles (IPP).  
breaches involving the inadvertent 
In the event of a privacy breach, the 
Officer and agreed actions were taken to 
disclosure of personal information to 
affected party (or parties) could lodge a 
remedy the breaches, including 
(Sections 6 and 8 of the Privacy Act) 
third parties.  
complaint with the Office of the Privacy 
informing the OPC.  Where appropriate, 
Commissioner (OPC) or the OPC could 
service users were informed of breaches 
For example, an error by a supplier (New 
launch an investigation of its own 
and apologies were issued.  
Zealand Post), who sent letters 
motion, depending on the severity of 
Information 
containing personal information to the 
the breach. 
New breach notification and remedy 
wrong individuals. 
processes have been introduced in 
An investigation by the OPC could result  addition to the ongoing work already 
In another instance, an historic privacy 
in an adverse finding against the 
being done to raise awareness of privacy 
breach was discovered during the 
Ministry and/or a referral to the Human 
obligations and the breach reporting 
Official 
reporting period, which dated back to 
Rights Review Tribunal. 
process. 
between 2007 and 2010.  During this 
the 
time, identifiable data about 12 
Any negative publicity surrounding a 
individuals was used in a training 
breach might result in a loss of public 
manual.  Upon discovery of this privacy 
confidence or reputational risk. 
beach, the Ministry informed and 
apologised to the affected parties. 
 
under 
(IPP 5 and 11) 
 
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
Official Information Act 1982 (OIA) 
Oversight: Barbara Phillips 

1982
Responsibility: Managers and all staff 
Act 
When a request for official information 
Overall, most managers indicated high 
Moderate risk 
The Government Relations team is in 
is made, the Ministry is required to issue 
to full compliance in meeting the 
the process of providing advice to the 
a decision in respect of that request as 
requirements of the OIA.  However, a 
In the event that an OIA response from 
Executive Leadership Team about 
soon as reasonably practicable and no 
number of managers have noted 
the Ministry is late, a request is 
compliance with the OIA and options for 
later than 20 working days of receiving 
occasions where the Ministry has 
declined, or the Ministry requests an 
improving the quality and timeliness of 
the request.  
exceeded the OIA’s timeframes.  These 
extension of the mandatory timeframe, 
responses.  This advice is expected to be 
managers cited the following reasons 
the requester can lodge a complaint 
provided by the end of April 2014.  
(Section 15, OIA) 
for non-compliance in this area: 
with the Office of the Ombudsman. 
Information 
 
The Ministry may request an extension 
•  Competing priorities; 
An investigation by the Ombudsman 
of the 20 day time limit if it anticipates 
•  High volume of requests 
could result in an adverse finding against 
delay will involve processing a large 
received; 
the Ministry. 
quantity of information or if  
•  High complexity of certain 
Official 
requests which took longer to  Any negative publicity surrounding a 
(Section 15A, OIA) 
process than anticipated; and  failure on the part of the Ministry to 
•  The added encumbrance of a  comply with the OIA might result in a 
the 
If the Ministry does not hold the 
health report being required 
loss of public confidence or reputational 
information requested, it is required to 
in some cases. 
risk. 
transfer the request to the appropriate 
agency no later than 10 working days 
 
 
under 
after receiving the request. 
(Section 14, OIA)  
 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

 
Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
1982
Public Records Act 2005 (PR Act) 
Oversight: Manager Corporate Knowledge Services, Corporate Services Business Unit 
Responsibility: Managers and all staff 

Act 
The Ministry is required to create and 
Overall, most managers indicated high 
Moderate risk 
Work towards ensuring compliance is 
maintain full and accurate records of its 
to full compliance in meeting the 
underway through the Corporate 
affairs, in accordance with normal, 
Ministry’s requirements under the PR 
It is an offence under the PR Act to 
Knowledge Services Project being 
prudent business practice, including the 
Act.  Some managers have noted that 
contravene or fail to comply with any 
undertaken in 2014 and 2015.. 
records of any matter that is contracted 
there some filing backlogs among staff, 
provision of this Act or any regulations 
out to an independent contractor. 
but that these are being addressed. 
made under it.  The penalties for 
 
committing an offence under the Act 
Information 
Records must be in an accessible form, 
The Manager of Corporate Knowledge 
are: 
so as to be able to be used for 
Services also noted some non-
subsequent reference, until their 
compliance with storage standards in 
•  in the case of an individual, to a 
disposal is authorised under the PR Act. 
Wellington.  A plan to address these 
fine not exceeding $5,000: 
issues is going to be implemented in 
•  in every other case, to a fine 
Official 
(Section 17, PR Act) 
2014 and 2015. 
not exceeding $10,000. 
 
the 
 
 
The Chief Archivist commenced audits 
of Government Departments to ensure 
 
compliance with the PR Act from June 
2010.   The Ministry will receive six 
months notification prior to the audit 
under 
commencing. 
Further to this the operational 
implications for the Ministry are as 
follows: 
Released 
•  Documents cannot be located 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
when required. 
•  Incorrect versions of 
1982
documents are used. 
•  Information is reworked 
Act 
because the original document 
cannot be located. 
•  Multiple repositories are used 
but are not actively managed. 
 
 
Information 
Legislative requirement 
Reported non-compliance 
Implication of non-compliance 
Action taken to address non-compliance 
Income Tax Act 2007 
Tax Administration Act 1994 
Goods and Services Tax Act 1985 

Official 
Responsibility: Managers and all staff 
 
The Ministry’s tax liability is governed by  Inland Revenue recently completed a 
Moderate risk 
the 
the Income Tax Act 2007, the Tax 
comprehensive audit on the Ministry, 
Led by the Finance team, work towards 
Administration Act 1994 and the Goods 
during which it discovered some errors, 
Failure by the Ministry to meet its tax 
ensuring compliance is almost complete. 
and Services Tax Act 1985.   
such as Fringe Benefit Tax (FBT) not 
obligations could result in the 
being paid in a small number of cases. 
imposition of penalties by Inland 
 
under 
 
Revenue.  
The Ministry has taken ameliorative 
action and the discrepancies are being 
corrected with Inland Revenue. 
Released 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  

Survey period: 1 July 2013 – 31 December 2013 

 
Appendix 2: Core government and Ministry 
Coroners Act 2006  
HEALTH AND SAFETY 
Specific legislation surveyed 
Electronic Transactions Act 2002 
Health and Safety in Employment 
 
Regulations 1995  
Defamation Act 1992 
GOVERNANCE & ACCOUNTABILITY  
Health and Safety in Employment Act 1992  
1982
 
Ombudsmen Act 1975  
Health and Safety in Employment 
EMPLOYMENT RELATIONS  
Public Audit Act 2001  
(Prescribed Matters) Regulations 2003  
Act 
KiwiSaver Act 2006  
Public Finance Act 1989  
Accident Compensation Act 2001  
Employment Relations Act 2000  
Human Rights Act 1993  
 
Holidays Act 2003  
New Zealand Bill of Rights Act 1990  
ENVIRONMENT  
Parental Leave and Employment 
State Sector Act 1988  
Civil Defence Emergency Management Act 
Protection Act 1987  
Information 2002   
Protected Disclosures Act 2000  
Wages Protection Act 1983  
Occupiers' Liability Act 1962   
 
Minimum Wage Act 1983  
Fire Service Act 1975   
INFORMATION MANAGEMENT  
Official 
State Sector Act 1988  
Building Act 2004   
Privacy Act 1993  
Equal Pay Act 1972  
the 
Fire Safety and Evacuation of Buildings 
Official Information Act 1982  
Regulations 2006   
Fair Trading Act 1986  
Public Records Act 2005  
Hazardous Substances and New 
Minimum Wage Order 2010 
Organisms Act 1996   
under 
Statistics Act 1975  
Minimum Wage Order 2011 
New Zealand Geographic Board (Nga Pou 
Copyright Act 1994  
Volunteers Employment Protection Act 
Taunaha o Aotearoa) Act 2008   
National Library of New Zealand (Te Puna 
1973  
Electricity Act 1992 & Electricity (Safety) 
Matauranga o Aotearoa) Act 2003  
 
Regulations 2010   
Released 
Criminal Disclosure Act 2008  
10 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 

 
Gas Act 1992 
TAX  
 
Plumbers, Gasfitters, and Drainlayers Act 
Income Tax Act 2007 
 
2006 
Tax Administration Act 1994   
 
 
1982
Goods and Services Tax Act 1985   
 
FINANCE  
 
Act 
Public Finance Act 1989  
 
MINISTRY SPECIFIC LEGISLATION 
Accident Compensation Act 2001  
 
Cancer Registry Act 1993   
Social Security Act 1964   
Epidemic Preparedness Act 2006   
Child Support Act 1991   
Health Act 1956   
Student Loan Scheme Act 1992   
Information 
Health and Disability Services (Safety) Act 
 
2001   
MISCELLANEOUS   
Health Sector (Transfers) Act 1993  
Official 
Commerce Act 1986   
Intellectual Disability (Compulsory Care 
and Rehabilitation) Act 2003  
Crimes Act 1961   
the 
Medicines Act 1981  
Secret Commissions Act 1910   
Misuse of Drugs Act 1975  
Patents Act 1953   
under 
NZPHDA New Zealand Public Health and 
Trade Marks Act 2002   
Disability Act 2000  
Consumer Guarantees Act 1993   
Radiation Protection Act 1965   
 
Human Tissues Act 2008 
 
Released   
11 
Ministry of Health Legislative Compliance Report  
Survey period: 1 January 2013 – 30 June 2013 

Document Outline