This is an HTML version of an attachment to the Official Information request '2023/04- updated- OIA- Election Access Fund Panel'.
Election Access Fund   
Te Tomokanga — Pūtea Whakatapoko Pōtitanga  
Applications Panel Meeting  
Date:    
 
7 June 2023 
Time:    
 
10:30 am-11:30am  
Location:  
 
Online via Zoom   
Chair:    
 
Dianne Glenn  
Members: 
 
Huhana Hickey  
Robbie Watene  
Jade Farrar   
Leigh Deuchars, Electoral Commission  
Other attendees:  
Charmaine James (Secretariat) 
Apologies:  
 
Huhana Hickey 
  
Minutes  
Minutes of the last meeting   
The meeting started with a Karakia lead by Robbie. The minutes were adopted with no 
corrections (Dianne/Jade).  
Action points completed:  
•  Charmaine investigated access to SharePoint site, invitations were sent to the 
panel members but with little to no success. The Electoral Commission IT team 
are further investigating access. 
 
Matters arising:    
•  Purchasing or hiring of equipment came into discussion under the 
Applicant001 with no clear policy, and will be regarded on an individual 
application case by case basis until a policy has been drafted and accepted.  
•  Policy on the Equipment provided for the EAF applicants team sourced hiring 
alternatives for acquiring equipment. Leigh has been in contact with the team 
that was responsible for drafting the EAF policy documents and has included the 
new Manager for Strategy, Risk and Assurance (who is legally trained) to have a 
fresh look at the legislation and advise if we are interpreting the barriers this 
correctly. They have come back to say that there is a bit of inconsistency in how 
the legislation is drafted and could be interpreted in 2 ways. What will be needed 
is a set of principles or framework that help us work through the wording of 
legislation and how it is interpreted in individual situations. It would serve us well 
to ensure that the core interpretation of the legislation is correct before 
proceeding any further. 
•  Jade has requested that a few key documents be referenced around future 
principles, being the UNCRPD, Te Tiriti, and Enabling good lives.  
Conflict of Interests  
Nil 
Identifiable information was still included in the application form for Applicant002. The EAF 
team is to look at a more thorough process of double-checking forms to ensure this is not 
missed for future applicants. 
 
 


Applicant 001  
An email was circulated on 19 May 2023 with the panel members to give their final 
recommendation to approve the access of equipment through the Electoral Commission 
with the option of purchasing of the laptop the end of the Election campaign for $500.00. All 
members responded to support the recommendation made to acquire this laptop for the 
applicant. 
 
Applicant 002 $15,000.00 inc. GST
 
Discussion: Applicant has applied for a support administrator/person, where the request is 
above the considered payrate in the guidelines of the application. The amount of $50p/hr 
for 300hrs was quoted on the budget. It was noted that while the payrate guidelines are 
there for a support assistant, we need to consider that this request is for a more admin 
intensive support role to assist in the administrative tasks that forms the barrier the 
applicant faces, not a support assistant that would aid you in your personal access needs to 
get through your day. Due to the fast pace and crucial role that the support administrator 
will play, one can understand the need for a more experienced and qualified person to help 
remove the barrier the applicant faces to perform at the same level of peers that do not 
face these barriers, resulting in a higher payrate. The panel discussed the need for more 
information on the hourly rate provided in the budget. Further information was received 
from the applicant after the meeting papers were distributed, surrounding the reason for 
the quoted rate. Noting that a contractor has to pay their own taxes and ACC levy, they are 
usually priced 25% higher priced, to cover these costs. It was also mentioned that other 
contractors within the public sector earn a higher hourly rate than what is being considered.  
 
Applicant 003 $10,000.00+GST 
Discussion: 
Applicant has applied for a support administrator/person, where the request is above the 
considered payrate in the guidelines of the application. The amount of $40p/hr for 250hrs 
+gst was quoted on the budget. As discussed for applicant002, the needs for the support 
administrator are similar, but at a slightly lower cost than applicant002, where this would 
equate to $46 p/hr inclusive of gst. This slight difference in the hours requested could be 
directly related to the extent of assistance that is required of the administrator. 
 
It would make better sense to have consistency and equality in the payrate, where this 
would prove beneficial to the applicant’s showing equality and dignity in the support they 
receive. We should look to build and enable the applicants to be as successful as they can be 
without the barriers that they face. 
 
All members of the panel gave their recommendations to approve, Charmaine is to forward 
a summary to Huhana regarding the outcome of today’s meeting for her comment. 
 
Action:  
•  EAF team to investigate adding a category for those who help those with 
neurological/cognitive/neuro divergent conditions that do not fit in the current 
categories outlined for support workers, that will cover part of the review to look 
at how we can include the category. 
 

Process improvements  
The following process improvements were identified during discussion of Applicant 002 and 
003:   
•  Payrate guidance for support assistants.  
•  To look into a SharePoint site where all application documentation relevant 
to panel meetings and applications may be reviewed online, to avoid sending 
documents via email. 
 
Actions:  
•  Charmaine to investigate the radio buttons on page 2 of the Assessment form 
as they seem to be linked to the previous page, where selecting your response 
had resulted in removing the option selected in the prior question.   
 
 
Update from Electoral Commission staff  
Evaluation is underway together with the ministry review on how we get through lessons 
learnt and what changes can be made to better support the fund. No other updates noted 
for this meeting.  
 
Any other business  
Dianne requested EAF information, which she has circulated to Pauline 
 Senior 
Advisor - Policy, Strategy and Partnerships, Whaikaha who would be able to share this 
further through the disabled community. 
 
Jade attended the National Disability Insurance Scheme (NDIS) conference in Sydney the 
previous week, where there were discussions on defining principles around the support for 
campaigning candidates and how that support is spent, with identifying a framework of 
what is reasonable and necessary. He spoke of an example of a candidate using his NDIS 
budget to campaign which helped him win and is now the disabled Green MP for his area. 
More information on the framework could be found on the internet, searching for NDIS. 
 
Robbie closed off the meeting with the Karakia 
 
 
Next meeting   
Monday 19th June 2023, 1pm.