Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Meeting with New Minister'.


 
 
New Zealand Ministry of 
 
Foreign Affairs and Trade 
Manatū Aorere   
 
16 January 2024 
195 Lambton Quay 
 
Private Bag 18−901 
Wellington 6160 
 
New Zealand 
 
T Murray  
T    +64 4 439 8000 
F    +64 4 472 9596 
[FYI request #24988 email] 
 
OIA 28946 
 
Tēnā koe T. Murray  
 
I refer to your email of 1 December 2023 in which you request the following under the Official 
Information Act 1982 (OIA): 
1.  The date, time and location of your initial meeting with the new Minister for your 
department;  
2.  A list of attendees at this meeting  
3.  The cost of any flights and accommodation for staff who reside outside of wellington 
to attend this meeting  
4.  Any documentation provided at the meeting  
5.  All notes (including handwritten notes) taken at the meeting by department staff; oA 
copy of any emails sent by department attendees or all staff communications 
regarding the meeting with the new Minister. 
 
We have interpreted you request to be for information relating to our initial meeting with the 
Minister of Foreign Affairs. 
 
Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT) officials had their initial meeting with the 
Minister of Foreign Affairs (MFA), in the Ministerial office of the Rt Hon Winston Peters on 
Monday 27 November 2023 at 2pm. 
 
This meeting was attended by:  
•   Rt Hon Winston Peters 
•  Darroch Ball (Chief of Staff to MFA) 
•  Jon Johansson (Adviser to MFA)  
•  Chris Seed (Chief Executive and Secretary of the Ministry of Foreign Affairs and Trade) 
•  Ben King (Deputy Chief Executive – Policy, MFAT) 
•  Raylene Liufalani (Chief of Staff, MFAT) 
 
There were no flight or accommodation costs for MFAT staff who attended this meeting, as all 
are Wellington based. 
 
There were three documents supplied by the Ministry of Foreign Affairs for this meeting. 
1.  The Briefing to Incoming Minister of Foreign Affairs  
2.  A submission relating to New Zealand’s Foreign Policy 
3.  A submission relating to 2023 Head of Mission/Head of Post Nominations 
 
I am refusing your request for the first two documents listed above under section 18(d) of the 
OIA, as the information is soon to be publicly available: 
e   [MFAT request email]  
w   www.mfat.govt.nz 
 
Page 2 of 5 
 
 
•  The first document will be published in the Briefings to Incoming Ministers section of the 
MFAT website: https://www.mfat.govt.nz/en/about-us/briefings-to-incoming-ministers/  
 
•  The second document will be published in the Official Information Act responses section 
of the MFAT website: https://www.mfat.govt.nz/en/about-us/contact-us/official-
information-act-responses/  
The third document listed above, relating to 2023 Head of Mission/Head of Post Nominations, is 
refused in full under the following sections of the OIA: 
• 
6(a): to avoid prejudicing the security or defence of New Zealand or the international 
relations of the New Zealand Government; and  
• 
9(2)(a): to protect individuals’ privacy. 
 
Regarding your request for all notes taken by Ministry staff who attended the initial meeting 
with the Minister of Foreign Affairs on 27 November 2023, including handwritten notes. Your 
request for handwritten notes is refused under section 9(2)(g)(i) of the OIA to maintain the 
effective conduct of public affairs through the free and frank expression of opinions by officials. 
 
There is one email, titled ‘Meeting with MFA, 27 November 2023’ which summarises the 
handwritten notes from the meeting and reports on the matters discussed. We have provided 
you with a summary of this email (section 16(e) of the OIA refers) as much of the information is 
withheld under the following sections of the OIA: 
• 
6(a): to avoid prejudicing the security or defence of New Zealand or the international 
relations of the New Zealand Government; 
• 
9(2)(a): to protect individuals’ privacy; 
• 
9(2)(f)(iv): to protect the confidentiality of advice tendered by Ministers of the Crown and 
officials; and 
• 
9(2)(g)(i): to protect the free and frank expression of opinions by departments. 
 
This summary is attached as Annex One. 
 
In addition to the Meeting with MFA, 27 November 2023 email summarised above, the Secretary 
of Foreign Affairs and Trade, Chris Seed published a short update for staff on the MFAT intranet 
which included some references to the initial meeting with the Minister of Foreign Affairs. As the 
update contains information that is outside the scope of you information request, we have 
provided you with a summary of the relevant parts of the update below (section 16(e) of the 
OIA refers). This summary is attached as Annex Two. 
 
Where the information has been withheld under section 9 of the OIA, we have identified no 
public interest in releasing the information that would override the reasons for withholding it.  
 
Please note that it is our policy to proactively release our responses to official information 
requests where possible. Therefore, our response to your request (with your personal information 
removed) may be published on the MFAT website: www.mfat.govt.nz/en/about-us/contact-
us/official-information-act-responses/  
 
If you have any questions about this decision, you can contact us by email at: 
[email address]. You have the right to seek an investigation and review by the 
 

 
Page 3 of 5 
 
 
Ombudsman of this decision by contacting www.ombudsman.parliament.nz or freephone 
0800 802 602. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
Sarah Corbett 
for Secretary of Foreign Affairs and Trade 
 
 
 
 
 
 
Page 4 of 5 
 
 
Annex One:  
Summary of email titled Meeting with MFA, 27 November 2023 
 
The meeting provided an opportunity to hand over the Ministry’s Briefing for Incoming 
Minister, discuss the Government’s priorities and pressing issues that would require 
Ministerial attention in the first days and weeks of the new Government.   
 
The Ministry’s budget was also discussed and the Secretary took the opportunity to brief the 
Minister on preparatory work under way to ensure that the Ministry was well-placed to 
answer any questions on baseline reductions.   
 
The Secretary briefed the Minister on preparations to place a reserve against proposed 
amendments to WHO health regulations by 1 December (as set out in the National 
New Zealand First Coalition agreement).   
 
The Minister expressed interest in an early engagement with the diplomatic corps before the 
end of the year and agreed that a small diplomatic function would be most efficient.   
 
The Secretary handed over a submission seeking the Minister’s agreement to range of 
diplomatic appointments.    
 
 
 
 
 
Page 5 of 5 
 
 
 
Annex Two:  
Summary of first discussions with new Ministers by Chris Seed 
 
• 
Following the swearing-in of the new government on Monday 27 November, we have now 
had an initial meeting with our new Minister of Foreign Affairs 
• 
Discussions were positive  
• 
The Minister was clear about the government’s foreign policy priorities and enthusiastic 
about working with us to progress the new Government’s policy agenda 
• 
We presented the Briefing to Incoming Minister of Foreign Affairs as the initial starting point 
for working with the new Minister 
• 
Ministers are still in the process of standing-up their offices, getting connected to IT 
systems, and appointing political staff.   
• 
The Ministry has already provided a significant amount of formal advice and will continue to 
provide advice at a steady rate in the coming days and weeks.   
• 
Ministry to remain mindful of the considerable demands on new ministers’ time and take 
care in how and when to engage them  
 

Document Outline