30 January 2024 
 
 
Sarah M 
 
By email: [FYI request #25141 email] 
 
 
Tēnā koe Sarah 
 
Official information request for information regarding staff appointments 
 
I refer to your request for information under the Official Information Act 1982 (the Act) 
dated 12 December 2023: 
 
“Professional staff contracts state that on appointment employees are to be 
placed in a point within the upper and lower salary levels of the grade taking 
into consideration: 
i) relevant work experience in previous or current employment 
ii) relevant educational or other qualification; 
iii) ease or difficulty of recruitment having regard to the specific skills and the 
level of skills required. 
 
By what metric is ease or difficulty of recruitment measured? 
 
Further guidelines for management state that the following should also be 
considered: 
1) the appointee's level of skills and experience in comparison with the 
requirements of the role description (you would normally pay at the top end if 
they meet these requirements fully and towards the bottom if they need 
development) 
2) consistency and relativity with other comparable positions within your team, 
area, and around the university 
 
Based on these criteria (and any other relevant university policy) is it possible 
for any of the following to happen (and please provide the relevant policy 
information) 
1) new staff members are paid less than the departing staff member given equal 
skills, qualifications and experience 
2) staff are not paid what the role is assessed at 
3) staff can move from a role in the same (or lower band) requiring similar skills 
and qualifications and be paid less than they were previously” 
 
 
1. 
By what metric is ease or difficulty of recruitment measured? 
 
Ease or difficulty of recruitment is measured utilising feedback from a number of 
sources such as: 

---

•  Recruitment agencies and job ad boards 
•  Previous experience of recruiting  
•  Amount of candidates that meet the person specification  
•  Feedback on previous recruitment rounds 
•  Occupation classifications received via Immigration New Zealand. 
 
2. 
Is it possible for any of the following to happen  
 1)  new staff members are paid less than the departing staff member 
given equal skills, qualifications and experience 
 
Yes it is possible as the previous incumbent will be (usually) proficient in their 
duties within the University context. 
 2)  staff are not paid what the role is assessed at 
 
Not it is not possible. The collective agreement determines salary steps and 
individual employment agreements use job evaluation methodology determine 
bands for roles. 
 3)  staff can move from a role in the same (or lower band) requiring 
similar skills and qualifications and be paid less than they were 
previously” 
 
Staff generally do not move to another role in the same or lower band and be paid 
less. If on occasion it happens, it is usually at the employees request. To meet that 
request it can be custom and practice that their salary is abated over a two year 
period until it matches the lower salary or we grandfather their salary. 
 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of the 
decisions made regarding this request. Information about how to make a complaint is 
available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
 
If you wish to discuss this decision with us, please feel free to contact me at 
[VUW request email]. 
 
 
Ngā mihi nui 
 
 
Blair Doherty 
Senior Advisor, Official Information and Privacy 
Legal Services 
Te Herenga Waka—Victoria University of Wellington 

---