OIAD-3708 
4 March 2024 
 
 
Stephen Prendergast 
[FYI request #25387 email] 
   
 
Tēnā koe Stephen 
 
Thank you for your request to the Department of Conservation, received on 13 January 
2024. This letter is further to the decision letter sent to you on 1 March, concerning your 
clarified request for: 
 
“I would like to be provided al  substantive correspondence associated with the 
Departments decision to partake in the vote as a creditor.” 
 
I have considered your request under the Official Information Act 1982 (OIA). As previously 
advised, I have decided to release the relevant parts of the documents listed below, subject 
to information being withheld under the following sections of the OIA: 
•  section 9(2)(a) – to protect the privacy of natural persons; 
•  section 9(2)(b)(i ) – to protect the commercial position of the person who supplied the 
information, or who is the subject of the information; 
•  section 9(2)(f)(iv) – to maintain the current constitutional conventions protecting the 
confidentiality of advice tendered by Ministers and officials; 
•  section 9(2)(g)(i) – to maintain the effective conduct of public affairs; 
•  section 9(2)(h) - to maintain legal professional privilege;  
•  section 9(2)(i) - to enable a Minister of the Crown or any department or organisation 
holding the information to carry out, without prejudice or disadvantage, commercial 
activities; and 
•  section 9(2)(j) – to enable the Crown to negotiate without disadvantage or prejudice. 
 
Item  Date 
Document description  Decision 
1 
19 - 20 
Email correspondence -  Released in part – section 9(2)(a), 
June 2023 
confirmation on 
9(2)(b)(ii), 9(2)(j) 
financial approach 
2 
19 June 
Email correspondence  Released in part – section 9(2)(f)(iv), 
2023 
– upcoming watershed  9(2)(b)(ii), 9(2)(j), 9(2)(h), 9(2)(i) 
meeting 
3 
16 June 
Memo for decision on 
Released in part – section 9(2)(f)(iv), 
2023 
DOC to act as creditor 
9(2)(g)(i), s9(2)(h), 9(2)(i). 
at RAL watershed 
Note, some material in this briefing does not 
meeting 
relate to the decision to vote as a creditor, 
and has been marked out of scope.  
National Office, 18-22 Manners Street, PO Box 10420, Wellington 6143 
Page 1 of 2 

---

 
 
In making my decision, I have considered the public interest considerations in section 9(1) of 
the OIA and determined there are no public interests that outweigh the grounds for withholding. 
 
You are entitled to seek an investigation and review of my decision by writing to an 
Ombudsman as provided by section 28(3) of the OIA. 
 
Please note that this letter (with your personal details removed) and attached documents 
may be published on the Department’s website. 
 
If you would like to discuss this response with us, please contact Vicki Crosbie, National 
Permissions Advisor by email to [email address]. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
Rachael Jordan 
Principal Advisor, Regulatory Services 
Department of Conservation 
Te Papa Atawhai 
Page 2 of 2 

---