Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Premier House Board'.


Te Tari Taiwhenua 
Internal Affairs 
4 April 2024 
Ministerial Services 
45 Pipitea St, Thorndon 
PO Box 805, Wellington 6140, New Zealand 
Phone +64 4 495 7200 
Website: www.dia.govt.nz 
Chris 
fyi-request-26012-
[email address] 
Dear Chris 
Request for information (OIA 2324-0707) 
Thank you for your request for information made under the Official Information Act 1982 (the 
Act) and transferred to the Department of Internal Affairs (the Department) on 8 March 2024. 
You requested the following information: 
I am writing to request a full, complete copy of the Premier House Board report released 
in 2023 to Christopher Luxon which stated that there would be approximately $30 million 
NZD  required  to  appropriately  repair  the  Premier  House.  Furthermore,  please  also 
provide  the complete  2018 report  which was  provided  to Ardern  stating  the cost of 
repairs would be $3 million NZD (at the time). 
Additionally,  please provide the most recent interior images of the Premier House, of 
which Christopher Luxon has described as being "Pretty grim" in multiple recent news 
publications. 
Response to your request 
There has been high public interest in the 'Te Pou Awe Te Whare Pirimia - Premier House 
Board Report on the Long-term Stewardship of Te Whare Pirimia - Premier House.' In the 
interests of transparency, the Department has proactively released the report on our 
website - www.dia.govt.nz/Proactive-Releases. Therefore, your request is refused under 
Section 18(d) of the Act because the information requested is publicly available. 
It is our understanding that the 2018 report you refer to is a 2017 briefing to the then 
Minister Responsible for Ministerial Services (Rt Hon Bill English). This briefing was released 
under the OIA, and subsequently reported in the media. The $3 million figure referenced 
was a total of the costings detailed in a table (pt 10 on page 3 of the briefing). The $3m 
related specifically to security upgrades rather than general repairs and upgrades. I have 
attached a copy of the briefing as Appendix One. 


Some information is withheld under the following sections of the Act: 
• Section 6{d)- as making the information available would be likely to endanger the
safety of any person; and
• Section 9{2)(a) - to protect the privacy of natural persons
Your request for recent images of Premier House is refused under the following section of the 
Act: 
• Section 6{d) - as making the information available would be likely to endanger the
safety of any person
We may publish this OIA response on www.dia.govt.nz (with your personal details having been 
removed).  Publishing responses to OIA requests increases the availability of information to 
the public and is consistent with the purpose of the Act to enable effective participation in the 
making and administration of laws and policies, and to promote the accountability of Ministers 
and officials. 
If you have any concerns with the information in this response, you have a right to request an 
investigation and review by the Ombudsman under section 28(3) of the Act.  Information on 
how to do this is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely 
Briget Ridden 
General Manager - Ministerial Services 
Te Haumi - Enterprise Partnerships 
Te Tari Taiwhenua - The Department of Internal Affairs 
Page3of 3 

Appendix One: Copy of the Premier House briefing sent to Rt Hon Bill English on 31 July 
2017. 
Page3of3 




i4ij§.ji iloutine I 
Ti Tori Talwhenua 
Ministerial Services briefing 
Rt Hon Bill En1llsh 
Minister Responsible for Mlnlsterlal Services 
TIii•� 
Premier House 
Date: 
31 July 2017 
This briefing provides you with an update on planned security measures far Premier House.  If you 
agree, a Cabinet paper wlll be prepared seekln1 approval for additional fundina to upgrade the 
security measures as recommended In an offlclal assessment and to create a new appropriation. 
The proposed work Is necessary to en1,1ble the property to be used as the official residence of the 
Prime Minister. 
Asree to seek funding for security work to be undertaken at Premier House. 
Contact for telephone discussions (If required) 
Name 
Position
Direct phone  After hcM.lrs 
Suaested 
""' 
phone 
1•contact 
Andrew McConnell 
General Manaser, Mlnlsterlal  817 8915
s9l2Ka1 
and Secretariat Senllces 
Claire Lewis 
Manapr Ministerial 
8178920 
��R"-1�1!�' 
Resourclnt, Ministerial and 
Seaetar1at Services 
Retumto 
W■  e Murphy, Senior Advisor, Level 18, Bowin House 
DMSrelarences 
"111!:mm. 
IN-CONFtD£NCE 
PogelofS 

The Department of Internal Affairs 
Te Tari Talwhenua 
Purpose 
1. This briefing seeks your agreement to a Cabinet Paper seeking approval for additional
funding  in  2017/18  and  outyears  to  implement  security  recommendations  to  enable
Premier House to be used as the official residence of the Prime Minister as a result of the
Members of Parliament (Accommodation Services for Members and Travel Services for
Famlly Members and Former Prime Ministers) Amendment Oeterminatlon 2017.
Background 
2. Premier House, the official residence of the Prime Minister, Is a Crown-owned property.
This property, and Vogel House and Bolton House are administered and maintained by
the Department of Internal Affairs.  As the Minister Responsible for Mlnlsterlal Services,
you  are  responsible  for  the  following  three  appropriations  associated  with  the
administration and maintenance of these properties:
a. Depreciation on Officio/ Residences (Non-Departmental appropriation) - $0.253
mllUon.  This covers the depreciation on official residences;
b,  Officlal Residences - Maintenance Costs (Non-Departmental approprlatlon)­
$0.376 million. This appropriation meets costs for maintaining official reSidences 
owned by the Crown; and the 
c. Support Services to Members of the Executive (part of the Departmental
appropriation Services Supporting the Executive MCA) - $0.087 mllllon for Staff
costs that are a component of this category.
3. On  30  May  2017,  the  Remuneration Authority  approved the  Members of  Parliament
(Accommodation Services for  Members  and Travel  Services for  Famlly  Members  and
Former  Prime  Ministers)  Amendment  Determination  2017.  While  Premier  House  Is
widely  recognised  as  the  official  residence  of the  Prime  Minister,  the· amendment
establishes a legislative basis for It to  be the offlclal residence of the Prime Minister1•
The Authority noted that Hall Prime Ministers should be able to reside at Premier House,
Irrespective of the location of their home base, as it is the recognised official residence of
the  New Zealand  Prime  Minister.  It Is  also  a  more  cost-effective  option  than  other
alternatives".
4. The  amendment  will  be  Incorporated  within  the  Members  of  Parliament
(Accommodation  Services  for  Members  and  Travel  Services  for  Famlly  Members)
Determination, which provides for accommodation services for all ministers.
Members of Parliament (Accommodation Services for Members and Travel SeNlces 
for Family Members and Former Prime Ministers) Determination 2014 
5. The  Remuneration  Authority's  determination  requires  that  offlclal  residences  be
provided  with  security  measures  recommended  by  an  official  risk  and  security
assessment.
6. A recent assessment sets out a number of recommendations to improve the protective
security environment and mitigate potential risks to an acceptable level.  This estabhshes
a  need  to  upgrade  security  measures  at  Premier  House.  This  work  needs  to  be
1 With effect from 24 september 2017
IN-coNRDENCE 
Page2o/5 



The Department of Internal Affairs 
Te Tari Talwhenua 
undertaken as a matter of urgency so the property can be used in accordance with the 
Remuneration  Authority's amendment determination2 which establishes Premier House 
as the Prime Minister's official residence, 
Security Measures 
7. The assessment  anticipates an  Increase in  occupancy  with  more  people  living in  the
house for extended periods compared with the relatively low-level of activity under the
past two prime ministers and their famllles.  This drives a  need to ensure the security
measures are fit for purpose.  An elevated security risk raises a health and safety risk for
the  Prime  Minister,  the Prime  Minister's family and any staff based  at the  property.
These risks would be reduced by Investing In new security measures 6(d)
6(d) 
8,  The  capital  works  recommended  by  the  security  assessment  include: 6(d)
6(d) 
9. The security assessment also has operational recommendations that result in additional
funding requirements for depreciation of the new assets, s6(d)
6(d) 
Flnanclal impllcatlons for Vote Internal Affairs 
10. The security  recommendations  entail  additional capltal and operating expenditure as
follows:
Funding Requi,cd 
2017/18  I 2orn/19  I 2019/20  I 2020/21  I 2021/22 & 
Outyc.1,s 
$1111llion 
Srnill,on 
Sm1llt0n 
$million 
$million 
Capital 
1.039 
-
. 
-
. 
Operating 
0;300 
0.400 
0.400 
0.400 
0.400 
11. It Is proposed that the expenditure be partially funded from cash of $1.959 mllllon on the
Department of Internal Affairs non-departmental balance sheet and that this funding be
returned  to  the  Crown  and  then  the  Crown  reinvests  this  money  back  into  offlclal
residences.  We are awaiting advice from Treasury on this approach.
12. While depreciation and maintenance costs for offlclal residences are met from two non­
departmental  appropriations,  there  Is  no  corresponding  appropriation  available  for
capital expenditure.  Consequently, to undertake the work required It Is proposed that
the following new capital appropriation be established:
2 Members of Parliament (Accommodation Services for Members and Travel Services for Family Members and 
Former Prime Ministers) Amendment Determination 2017
IN-CONFIDENCE 
Page 3 o/5 

The Department of Internal Affair� 
Te Tari Talwhenua 
Comment 
13. The Remuneration Authority's amendment determination, creates an expectation that
Premier House will continue to be used as the official residence of the Prime Minister.
14. This highlights a need to develop a strategy for the management and development of the
property to an appropriate standard for the offtclal residence of the Prime Minister, and
to maintain Its heritage value.
15. Mlnlster1al Services wlll work with you and you� office In developlngthe stratesy and any
further work to be undertaken.
Next steps 
16. If you agree, Cabinet approval wlll be sought for additional funding and to establish a
new  capital  approprladon,  as  outlined  above.  As  part  of  this,  the  approval  of  the
Minister  of  Finance  would  be  sought  for  an  exemption  from  the  end-of-year
performance information requirements for the new capital expenditure approprlatlon3• 
Given that the capital expenditure will be less than $15 mllllon, a new non departmental
capital  appropriation  qualifies  for  an  exemption  from  end  of  year  performance
requirements.
Recommendations 
17. It Is recommended that you;
a) note  that  the  Remuneration  Authority  has  amended  its  determination  to
expressly provide for  Premier House to be  the  official residence of  the  Prime
Minister, with effect from 24 September 2017;
b) note that the  Members  of Parliament (Accommodation Services for Members
and  Travel  Services  for  Family  Members  and  Former  Prime  Ministers)
Determination 2014 requires that  official residences be provided with security
measures at the level recommended by an official risk and security assessment;
c) note a recent assessment of Premier House recommends upgrading the security
measures at Premier House;
d) note that Ministerial Services urgently requires additional capital and operating
funding In 2017/18 and outyears associated with security measures required for
Premier House;
e) note  that  there  Is  no  non-departmental  appropriation  to  meet  capital
expenditure for official residences;
3 The olher official reeldencee approprtatlonll hal/8 been IJ'8l'lled exemptions under section
150(2)(b )(IU) 
IN-CONF1DENa 
Page 4 of 5


The Departmenl of Internal Affairs 
Te Tari Taiwhenua 
f) aaree to seek Cabinet's agreament to approve additional funding as follows:
I I I
,  111d  ,,: 
,'(J[//;;., 
/'JlH/1'1 
)l)l'J//C,1 
.''l!f)/!I 
I /11,'I//! ,, 
f � 1  ( I 1 11 ,  ,  , I 
' J I I 1 ·; 1 •  I 1 
<lr11  1111,11 
', 111  ll 1 r,r1 
�,,,  11.,,n 
,;,,11111,Jt 
,r r ,1 I  1, 1r1 
p 
Operatin1 
0.300 
0.400 
0.400 
0.400 
0.400 
s) note  that It Is  proposed that the  expenditure be  partially  funded from cash of
$1.959 mllllon on the Department  of Internal Affairs non-departmental balance
sheet  and  that this  funding  be  returned  to the  Crown  and  then  the  Crown
reinvests this money back into official residences;
h) note that we are awaiting advice from Treasury on this approach;
I) agree that Cabinet approval be sought to establlsh a Capital Investment -Offldal
Residences appropriation for the development of official residences;
j) a1rH that the approval of the Minister of Finance be sought for an exemption
from the end-of-year perfonnance Information requirements for the new capital
expenditure appropriation as annual expenditure wlll be less than $15 mllllon;
k) note that a draft Cabinet paper wlll be provided to you by 10 August 2017; and
I) not• that  a strategy,  yet to be developed In consultation with your  office, will
outline  the  long-term  funding  requirements  entailed  with  maintaining  and
l- man• Premier House to an approp�ate standard.
1 � 
-.:---:cr - _ : 
--.
Andrew McConnell 
General Manager 
Mlnlsterlal and Secretariat Services 
Rt Hon BUI Enalllh 
Mlnllt• Responslbla for Mlnlstarlal Services 
I 
I 
IN-CONFIDDKE 
Pagt5ofS