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Board
Released  Minutes Confirmedat20April2023BoardMeeting
23 March 2023
9:00am - 4:00pm
LOCATION: 5 Sheffield Crescent, Christchurch
under 
IN ATTENDANCE
Board
Pete Hodgson (Chair)
Jennifer Kerr
Shaun Hendy
the 
Elena Trout (Virtual)
Matanuku Mahuika
Executive
Official 
Stefan Korn (CEO)
Cliff Hastings (Chief Innovation Expertise Officer)
Brett Calton (Chief Product Officer)
Kirsty Bellringer (Chief Financial Officer)
Hayden Whelan (Chief Innovation Development Officer)
Nicola Vibert (Chief Sustainability and Risk Officer)
Henare Johnson (Virtual) (Chief Maori and Government Engagement Officer)
Karen Skinner (Group Manager Government Engagement)Information 
Bonnie Selak (Executive Support)
Robyn Sampson (Virtual) (Executive Support)
Shareholder
Michael Bird (MBIE)
Apologies
Jen Cherrington (Chief Enablement Digital Officer)
Act 1982
Rukuhia te wāhi ngaro, hei maunga tātai whetū
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1
BOARD ONLY TIME
BD23/03/23/00
Board only time was not minuted.
1.2
CEO Meeting Overview (one pager)
BD23/03/23/01
The Board received the paper and noted the information.
Released 
2
FOR DISCUSSION / APPROVAL
2.1
Regular Ministry of Business, Innovation and Employment (MBIE) update
BD23/03/23/02
The Board received the verbal update and noted the information. They also:
Prue Williams (MBIE) joined for this item at 9.45am.
●
Noted 9(2)(f)(iv) - Confidential advice to Government
.
under 
●
Noted 9(2)(f)(iv) - Confidential advice to Government
.
●
Noted that there have been some changes at MBIE in the policy and innovation teams.
●
Noted there will be a targeted gathering of information in order to receive responses from the Te Ara
Paerangi (TAP) White Paper before the decision goes to cabinet. MBIE is considering setting up a panel
to review responses to the TAP White Paper before recommendations for cabinet are formed. The
panel will include members of Government, researchers, Māori and industry representatives.
the 
●
Prue Williams Joined 9.45am General Manager Science System Investment and Performance Te Ara
Paerangi.
●
Noted the Te Ara Paerangi Future Pathways programme is looking at ways to grow the RSI Sector and
Official 
ideally achieve the Government’s long term target of R&D expenditure reaching 2% of GDP. The TAP
White paper lays out 4 main objectives, that the programme team will be working on over the next 2-3
years:
1) Valuing our people through expanding fellowship schemes, an increase in diversity across the RSI
system for women, Māori and Pasifika.
2) Investing in Government priorities on research and science. Learning from the National Science
Challenges, which end next year (in June 2024). The Minister and Government have indicated they wish
Information 
for fewer priorities and to have those better resourced.
3) Building system agility, being ready for new challenges.
4) Ensuring we are getting the best out of our innovators and researchers which also includes removing
barriers for Māori scientists and innovators. MBIE are building a clear statement of Expectations on how
to work with Māori innovators and how to honor Te Tiriti o Waitangi obligations.
BD23/03/23/03
2.2
External Presentation - Ben Reid (Memia)
The Board received the presentation and noted the information from Memia.
Ben Reid joined for this item.
Act BD23/03/23/04
2.3
FY24 Statement of Performance Expectations
The Board received the paper and noted the information. They also:
1982
●
Discussed and provided feedback on the draft 2023/24 Statement of Performance Expectations (SPE).
●
Noted the draft SPE has been considered and endorsed by the Audit and Risk Committee (ARC).
●
Noted that feedback from both ARC and the Board will be incorporated into the draft SPE for Minister
Verrall.
●
Noted that a baseline budget has been included in the SPE which is aligned with our Strategic priorities
and the Letter of Expectations from the Minister.
●
Requested that all major reallocations of budget to other appropriations / output classes are
highlighted clearly, Action - Chief Financial Officer.
●
Requested that updates in relation to the new cost allocation model are made clear. Action - Chief
Financial Officer.
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●
Moved By Matanuku Mahuika that the Board Approve the draft SPE for submission to the Minister due 28
April 2023.
Second - Shaun Hendy.
Agreed by all Members.
BD23/03/23/05
2.4
FY24 Budget Process and Envelope
Released 
The Board received the paper and noted the information. They also:
●
Noted the process and timeline for preparing our FY23/24 budget.
●
Suggested the following changes to future versions of the SPE:
○
Remove the word treasury from line 4 on page 68 as it is not needed. Action - Chief Financial
Officer.
○
Remove the term SOI on page 68. Action - Chief Financial Officer.
○
Update Innovation Development Grant to Ārohia in Appendix 1 - FY23/24 Budget Assumptions.
Action - Chief Financial Officer.
under 
●
Acknowledged the work the CFO and the Finance team has put into the FY23/24 Budget process.
●
Moved by Matanuku Mahuika that The Board Approve the proposed draft budget envelope for
FY23/24 to be included in the draft SPE
Second - Pete Hodgson.
Agreed by all members.
the 
BD23/03/23/06
2.5
FY23 PwC Audit Plan and FY22 Audit Fee Final Approval
The Board received the paper and noted the information. They also:
Official 
●
Approved the FY22/23 external audit plan.
●
Approved the corresponding engagement letters and delegated responsibility to the Board Chair to
sign those letters.
●
Noted 9(2)(b)(ii) - Commercial information
●
Noted that a lot of work has been done to build the relationship between PwC and Callaghan
Innovation.
Information 
●
Noted due to the lessons learnt in the previous Audit and the finance team being close to fully staffed,
there are more robust plans in place for managing this year's Audit.
●
Noted 9(2)(b)(ii) - Commercial information
●
Approved 9(2)(b)(ii) - Commercial information
BD23/03/23/07
2.6
Enterprise Resource Planning Solution Approval
The Board received the paper and noted the information. They also:
Dee Naido (Group Financial Controller) and Renee Sidaway (Finance Transformation Manager) joined for this
Act 
item.
●
Endorsed the contents of this paper.
●
Noted management will seek Board out of cycle approval before signing commercial terms with the
1982
chosen provider to confirm the final funding envelope required.
●
Noted current estimates for implementation costs for the medium length scenario of 18 months indicate
an overall funding envelope of
1
9(2)(b)(ii) -  (including 25% contingency).
●
Noted that while ongoing licensing costs are
Commerci
expected to be similar to our current cost profile, we are
expecting a significant uplift in functio
al 
nality.
●
Noted the financial treatment for this investment
information
will be operating expenditure given that the ERP
solution is using a software as a service solution (SaaS), placing pressure on our operational funding for
FY23/24 and the following year potentially.
1 Refer to Appendix 1 for full cost profile
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●
Noted funding for the ERP investment will be covered by our baseline funding, either through the uplift
in operating baseline (budget bid), reduction in baseline operating expenditure, additional funding
request to MBIE/TSY, or, as a last option through the utilisation of existing retained earnings (with some of
the $5m retained earnings threshold needing to be utilised).
●
Agreed to 9(2)(f)(iv) - Confidential advice to Government
Released ●Notedthatanexternalindependentqualityassurance(“IQA”)providerwillbecontractedtogiveboth
management and the Board assurance that the programme is being run to deliver the outcomes
required.
●
Requested a thorough cost / benefit analysis with updated cost estimates, funding options and
quantified benefits be completed and presented to the Board in June. Action - Chief Financial Officer.
●
Acknowledged the work the CFO and the Finance team has put into the Enterprise Resource Planning
Solution.
●
Moved By Matanuku Mahuika That the Board Approve entering into commercial negotiations with our
chosen ERP solution provider for phase 1 of the ERP implementation and related license costs for the
under 
next 5 years.
Second by Elena Trout.
Agreed by all members.
11.45am Elena Trout left the meeting.
the 
BD23/03/23/08
2.7
CEO Report
Official 
The Board received the report and noted the information. They also:
●
Discussed and noted the update on the current Hydrogen Sulphide situation which remains largely
unchanged.
●
Noted that WorkSafe is onsite at Gracefield Innovation Quarter on Monday the 27th of March for
another situation assessment and inspection.
●
Noted concern that neither the Board Chair, nor Callaghan Innovation have to date received any
Information 
response from The Ministry of Defence in regards to the Chair’s letter requesting support to resolve the
Hydrogen Sulphide situation over a shorter timeframe than is currently possible with the waiting times
required to obtain a suitable overpack from overseas.
●
Requested a 9(2)(g)(i) - Free and Frank advice, 6(d) - safety
Action - Chief Sustainability and Risk Officer.
●
Noted that the Board and ELT are actively working on seeking resolution to the Founder and Startup
Support Programme situation.
●
Noted the update on 9(2)(g)(i) - Free and Frank advice
●
Discussed progress on the Māori partnership strategy and noted the MOU with Te Taumata and further
partnerships being explored with other parties.
BD23/03/23/09
Act 
2.7.1
Updated Slide One and Slide Two
The Board received the slides and endorsed the updated content with minor changes.
1982
GOVERNANCE AND OPERATIONS
3
FOR DISCUSSION / APPROVAL
3.1
Strategies and Priorities Update
BD23/03/23/10
The Board received the update and noted the information. They also:
Melanie Luen (Strategy Enablement Capability Lead) joined for this item.
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●
Requested a narrative of the top FY23/24 priority of ‘Increase our impact on the environmental
sustainability and decarbonisation of Aotearoa’ be included in the Board briefing pack. Action - Chief
Executive Officer.
●
Suggested the text underneath the illustration on page 6 (“Our focus on supporting Māori businesses
and entities”) could be simplified and more explicit. Action - Chief Executive Officer and Chief Maori
and Government Engagement Officer.
●
Requested that management continue the drive towards providing updates to the Board by succinct
Released andinformativedashboardsacrossallareasofthebusiness.Action-ChiefExecutiveOfficer.
●
Recommended an update to the video on the “About us” section of the Callaghan Innovation
website. Action - Chief Executive Officer.
BD23/03/23/11
3.2
GIQ - Hazardous Goods Change Request
The Board received the paper and noted the information. They also:
under 
●
Noted the GIQ Programme Board and Gracefield Development Governance Group (GDGG) have
endorsed this budget change request.
●
Approved an increase of $2.417m to the budget for the Hazardous Goods project, taking the total
budget from $15.778m to $18.195m.
●
Noted the budget increase requested will be funded from the GIQ Programme Contingency which will
still have $3.0m left in it.
the 
●
Moved by Matanuku Mahuika that the board Approve the increase of $2.417m to the budget for the
Hazardous Goods project, taking the total budget from $15.778m to $18.195m. ,
Second - Pete Hodgson.
Agreed By all Members.
Official 
BD23/03/23/12
3.3
Update on Carbon Reduction Programme - options for CI
The Board received the paper and noted the information. They also:
Shelly Fawcett (Risk and Assurance Lead) and Emma Koot (Environmental Specialist) joined for this item.
Information 
●
Noted the options towards reducing our carbon emission footprint.
●
Requested information on any Government departments that have initiated / requested a variation of
carbon reduction targets. Action - Michael Bird (MBIE).
●
Noted that the two boilers used in the Processing Building at Gracefield Innovation Quarter have the
highest carbon output due to steam generation. Consequently management are seeking to replace
these boilers first if funding is received for the Wellington Science City proposal.
●
Requested an updated paper be brought to the Board in June 2023 meeting. The paper should include
a breakdown of initiatives by cost and carbon reduction (e.g. in form of a Pareto chart) and should
demonstrate how Callaghan Innovation will ultimately reach a 42% carbon reduction in line with the
Government’s directive. Action - Chief Executive Officer.
Act 
●
Noted that the updated paper can go to the Gracefield Development Governance Group meeting for
review prior to the 21st June 2023 Board meeting.
●
Declined to endorse either option presented to the Board, as Directors felt there was insufficient
information at this time regarding impact and funding of specific interventions.
1982
BD23/03/23/13
3.4
Policy framework review
The Board received the paper and noted the information. They also:
Shelly Fawcett (Risk and Assurance Lead) joined for this item.
●
Noted the progress being undertaken to review Callaghan’s policy suite.
●
Noted the next steps in the project timeline.
●
Noted caution if we are not using standard government policy templates.
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●
Discussed the current approach and the proposed committee sign off delegation for policies.
●
Moved by Jen Kerr, that The Board Approve the current approach and the proposed committee sign
off delegation for policies.
Second Shaun Hendy.
Agreed by all members.
Released 
3.5
Management updates
BD23/03/23/15
3.5.1
Finance report - February 2023 (comprehensive version)
The Board received the update and noted the information. They also:
●
Received the January forecast update and noted the slight improvement in projected year end results.
●
Noted the work being done to realign appropriations.
●
Discussed potential improvements to the marketing of the Student and Experience Grants, to improve
the connections between Businesses and Students and enable greater linkages for working together.
under 
BD23/03/23/16
3.5.2
GIQ Dashboard - February 2023
The Board received the update and noted the information. They also:
●
Noted the updated actuals for February 2023 have come in and there is confidence that all projects
the 
will be completed on time and to budget.
●
Noted that the hazardous goods project carries the most risk is being monitored accordingly. This was
also discussed at the Gracefield Development Governance Group meeting.
Official 
●
Noted the importance of the hazardous goods project getting underway in order to meet the goal of
delivering the project by 2024.
●
Noted that there are other projects that are starting to wind down and there is a likelihood of surplus
funds. Management are looking into how these funds could be used and this will be addressed in future
updates.
BD23/03/23/17
3.5.3
Health and Safety report - February 2023
Information 
The Board received the update and noted the information. They also:
●
Discussed the HSE Metrics for February 2023.
●
Noted the discussion with NIWA in regards to the NIWA gas leak in February 2023 to understand how
they responded.
●
Noted the health monitoring information is being worked through with the Health & Safety
sub-committee.
●
Noted the open action ‘Implement findings from review of evacuation scheme’. Closing this action
item is a high priority. Action - Chief Sustainability and Risk Officer.
BD23/03/23/18
Act 
3.5.4
New HSE dashboard (DRAFT) - February 2023
The Board received the paper and noted the information. They also:
1982
●
Provided the following feedback:
○
Show a clearer view of the critical risks. Indicate what prevents the risks from occurring and if
they do occur what controls may mitigate the impact. Also include why it is believed those
controls will work.
○
Feature a different critical risk in each report and provide specific examples on how risks are
motivated. Noting that sophisticated examples show the risk mitigations from design all the
way through to operation. The Chief Sustainability and Risk Officer’s team can also join the
meeting to share examples.
○
Recommended that a second page to the dashboard could be used to feature specific
critical risks and examples. Brett Calton and Brad Stevens (Plant & Machinery + Noise and
Vibration) have been suggested as the first critical risk area to be showcased at the next
board meeting on April 20th. Action - Chief Sustainability and Risk Officer, Chief Product
Officer.
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BD23/03/23/19
3.5.5 9(2)(g)(i) - Free and Frank advice
Released 
under 
BD23/03/23/20
3.5.6
Product Hapu report - February 2023
The Board received the Product update and noted the information. They also:
●
Acknowledged the Coffee Roulette initiative as a great way to connect staff in the regions with their
the 
peers.
●
Acknowledged and congratulated Mark Maguire and Jason Herbert for their hard work.
The Board received the update and noted the information regarding the Code of Conduct They also:
Official 
●
Noted the following information:
○
Covid-19 disrupted Lean participants from participating in the program.
○
The Product 360 website crashed at a certain point which led to negative customer reviews.
○
RDTI engagement is good.
○
The NPS score of Industry 4.0 Network site visits is a little below expectations however it is not
concerning as it is a small variance and the pipeline is full so it will increase.
○
1.7 billion dollars of research and development has been supported through RDTI.
Information 
○
There is a Callaghan Innovation to MBIE secondment happening from the RDTI team. The
teams feel very positive about this.
○
The RDTI team feels well prepared for the upcoming peak demand period.
○
There have been 9 applications approved and 1 application declined for the New to R&D
Grant. A strong marketing campaign has been created that also utilises our incubator and
accelerator programmes.
●
Requested financial information relating to grants be included in future reports. Action - Chief Product
Officer and Chief Financial Officer.
BD23/03/23/21
3.5.7
Repayable Grants Committee Chair Delegation
Act 
The Board received the paper and noted the information. They also:
●
Approved delegation of the Repayable Grants Committee Chair’s role to an independent member
1982
when reviewing applications involving Callaghan Innovation Intellectual Property.
BD23/03/23/22
3.5.8
R&D Loans - novation request
The Board received the paper and noted the information. They also:
●
Moved by Pete Hodgson, that The Board Approved to novate the 9(2)(b)(ii) - Commercial 
information, 9(2)(ba)(i) - 
Second Stefan Korn.
Obligation of Confidence
Agreed by all members.
Rukuhia te wāhi ngaro, hei maunga tātai whetū
Explore the unknown, pursue excellence
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4
MONITORING
4.1
Board Administration
4.1.1
Draft minutes of meeting held 1 February 2023
BD23/03/23/23
The Board received the minutes and confirmed them as a true and correct record.
Released 
BD23/03/23/24
4.1.2
Action list
The Board received the list and noted the information. They also:
●
Requested that the dates of when the action was entered into the register be checked. Some say 2023
when it should read 2022. Action - Governance Capability Lead Role.
●
Acknowledged and congratulated Owen Catchpole (Chief Engineer Biotechnologies) for being made
a Fellow of the Royal Society Te Apārangi.
●
Noted 9(2)(g)(i) - Free and Frank advice, 6(d) - safety
under 
BD23/03/23/25
4.1.3
Conflict of Interest Register
The Board received the register and noted the information. They also:
the 
● 9(2)(ba)(i) - Obligation of Confidence
●
Official 
●
●
BD23/03/23/26
Information 
4.1.4
2023 meeting dates
The Board received the paper and noted the information. They also:
●
Noted their support for more even spacing of meeting dates in 2024.
BD23/03/23/27
4.1.5
Committee Chair report - Gracefield Development Governance Group - meeting of 8
March (verbal)
The Board received the verbal report and noted the information.
BD23/03/23/28
4.1.6
Committee Chair report - Audit and Risk - meeting of 16 March 2023 (verbal)
Act 
The Board received the verbal report and noted the information.
BD23/03/23/29
1982
4.1.7
Committee Chair report - Health, Safety, People, Culture and Diversity - meeting of 10
February (verbal)
The Board received the verbal report and noted the information.
BD23/03/23/30
4.1.8
Committee Chair report - Grants - meeting of 23 February 2023 (verbal)
The Board received the verbal report and noted the information.
5
OTHER BUSINESS
BD23/03/23/31
Rukuhia te wāhi ngaro, hei maunga tātai whetū
Explore the unknown, pursue excellence
www.callaghaninnovation.govt.nz | 8
Update from Chief Innovation Expertise Officer
●
In order to feature and highlight the work of our scientists 6 video shorts have been completed and
have been shared internally and on youtube / LinkedIn.
●
5 profiles of women scientists have also been created and shared publicly.
●
Royal society award nominations are due soon and Callaghan Innovation will be putting some staff
nominations forward.
Released ●TheLifeScienceSummit2023iscurrentlybeingheldinWellington.CallaghanInnovationstaffmembers
are facilitating some of the panels.
●
A science advisory group is being set up in order to provide a forum for science related decisions in the
organisation.
●
An internal recruitment process has started to appoint a Chief Science Office.
●
There is currently an open position for a Chief Science Advisor at MBIE. Directors suggested that the
position be shared with the scientists at Callaghan Innovation. Action - Chief Executive (with details
from Shaun Hendy)
●
Bioveros has been welcomed as the first startup tenant at GIQ in the BioTech space. Hayden Whelan
under 
and Cliff Hastings attended and noted it was a good occasion with significance in their group. Paul
Benjes from Glycosyn has been very supportive and proactive throughout the onboarding process of
BioViros.
●
In the reusable plastics space 9(2)(f)(iv) - Confidential advice to Government
●
9(2)(f)(iv) - Confidential advice to Government
the 
●
The RDS / Innovation Expertise capability review is continuing and will be shared with the Board in April
Official 
or June (depending on board meeting capacity). The current thinking is to move forward with a
strategy called “focus and grow”.
●
Information will come to the board about potential business models for Glycosyn in the future (towards
the second half of 2023).
●
A noteworthy expense item is represented by the rent payments for the University of Canterbury to
house Callaghan Innovation’s Protein Science and Engineering team based in Christchurch. The rent
agreement and location of the team is being reviewed.
Information 
6
MEETING REVIEW
BD23/03/23/32
The Board undertook a Retro Session on the meeting.
The meeting closed at 4.20 pm
Pete Hodgson
Act 
Chair
Callaghan Innovation
23 March 2023
1982
Rukuhia te wāhi ngaro, hei maunga tātai whetū
Explore the unknown, pursue excellence
www.callaghaninnovation.govt.nz | 9