EXECUTIVE COUNCIL CHAMBERS 
 
27 May 2024 
 
S Smith 
[FYI request #26794 email] 
 
Ref: OIA OIA-2023/24-0858 
 
Tēnā koe S Smith 
 
Official Information Act request: Warrants and cancellation of Royal Honours 
 
Thank you for your Official Information Act (the Act) request received on 14 May 2024. 
You requested: 
 
“I would like to request any draft, template or copies of warrants for the 
appointment to the fol owing Royal Honours: 
- New Zealand Order of Merit (any class) 
- Order of New Zealand 
- Queens/Kings Service Order 
- Queens/Kings Service Medal 
 
I would also like to request any draft, template or copies of orders cancel ing 
appointments for the fol owing Royal Honours: 
- New Zealand Order of Merit (any class) 
- Order of New Zealand 
- Queens/Kings Service Order 
- Queens/Kings Service Medal 
 
I am aware that communications with the Sovereign are excluded under the 
OIA, so I am not seeking material that would be covered under that section. 
However this should not exclude any drafts or templates that do not form 
communication with the Sovereign.” 
 
Response to your request 
The first part of your request is for warrants appointing individuals to the identified Orders. 
In making your request you have specified that you are not requesting any material that 
is  a  communication  with  the  Sovereign.  I  note  that  warrants  are  necessarily  a 
communication  from  the  King.  This  is  reflected  in  their  drafting  and  the  fact  they  are 
signed  by  the  King.  While  warrants,  whether  draft  or  final,  are  classified  as 
communications  from  the  Sovereign,  I  have  decided  to  release  templates  of  the 
appointment warrants on this occasion. Please find attached templates of the fol owing 
warrants of appointment: 
 
Item  Document Description 
1.    Template for warrant of appointment to the Queen’s Service Order 
2.    Template for certificate for the award of the Queen’s Service Medal 
4880267 
CABINET OFFICE, PARLIAMENT BUILDINGS, WELLINGTON 6011, NEW ZEALAND 
Telephone: +64 (4) 830 5010. Email: [email address] 
www.dpmc.govt.nz 

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3.    Template for warrant of appointment as a Dame Companion of the New 
Zealand Order of Merit 
4.    Template for warrant of appointment to the Order of New Zealand 
 
With regard to the second part of your request, there is no formal instrument, such as 
an Order, used in the forfeiture of Royal Honours. I must therefore refuse this part of 
your request under section 18(e) of the Act on the grounds the information does not 
exist. Instead of a formal instrument, His Majesty The King’s approval is recorded in 
correspondence. As you indicated in your request, you are not seeking such material. 
Forfeitures of Royal Honours are notified in the Gazette. You can find previous notices 
at the fol owing address: 
http://www.gazette.govt.nz/home/NoticeSearch/?keyword=forfeiture&year=&pageNumb
er=&noticeNumber=&dateStart=&dateEnd=&noticeType=vr&act= 
 
You have the right to ask the Ombudsman to investigate and review my decision under 
section 28(3) of the Act. 
 
This response wil  be published on the Department of the Prime Minister and Cabinet’s 
website during our regular publication cycle. Typical y, information is released monthly, 
or  as  otherwise  determined.  Your  personal  information  including  name  and  contact 
details wil  be removed for publication.  
 
 
Nāku noa, nā 
 
 
Nicola Purvis 
Acting Clerk of the Executive Council 
 
 
4880267 
CABINET OFFICE, PARLIAMENT BUILDINGS, WELLINGTON 6011, NEW ZEALAND 
Telephone: +64 (4) 830 5010. Email: [email address] 
www.dpmc.govt.nz 
 

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