5 July 2024 
File Ref: IRC-6502 
 
James 
[FYI request #26842 email]\ 
 
 
Tēnā koe James 
 
Thank you for your email of 16 May 2024 to Wellington City Council (the Council) requesting 
the following information: 
•  A copy of Wellington Council’s venue policy as referenced by Council or Nīkau Wi 
Neera in his  Platform interview with Sean Plunket dated 16th May. 
•  Details and all communications of any events that were trying to be booked or were 
booked at council venues that “raised eyebrows” or potentially were of concern. This 
should include all communications involving council. 
•  A copy of the “governance” agreement between Te Papa and WCC concerning 
venue hire as referenced by Council or Nikau Wi Neera in his interview with Mr 
Plunket. 
•  A copy of WCC procedure when a venue booking is red flagged. 
On 27 May 2024 you refined the second point of your request to include only meeting/venue 
rooms and spaces such as halls and exhibition spaces. 
Your request has been considered under the Local Government Of icial Information and 
Meetings Act 1987 (LGOIMA).  
General information about event organisation and planning can be found on the Wellington 
City Council website at the following links: 
Organising an event - Event planning and support - Wellington City Council 
Events Policy - Plans, policies and bylaws - Wellington City Council 
Wellington City Council does not have a formal venue policy or a sensitive events policy for 
‘red flagged’ events in the region.  Instead, the law is applied based on the facts and 
circumstances of each case, while giving consideration to the health and safety of staff, 
attendees and members of the public.  Any potential issues associated with the event are 
assessed by the venue operator and the Council, and a legal, security and health and safety 
assessment is completed by the parties prior to an event progressing. 
 
 
 
 

---

 
 
 
Venue hire policies for Tākina Wellington Convention and Exhibition Centre are the 
responsibility of Te Papa.  There has been only one event at Tākina Wellington Convention 
and Exhibition Centre for which a full health and safety risk assessment has been required, 
this being for the event Unsilenced which occurred on 18 May 2024.  There have been no 
substantial ‘red flags’ raised about bookings at any Wellington City Council venue, though 
these would be assessed, addressed and managed as part of the booking and preparation 
process.   
As Wellington City Council does not hold the information that you have asked for in your first 
two points, your request to be provided with these is refused under section 17(e) of the 
LGOIMA, on the grounds that the information requested does not exist or, despite 
reasonable efforts to locate it, cannot be found. 
The Te Papa Management Agreement is a commercial arrangement between Wellington 
City Council and Te Papa.  Given its commercial sensitivities, we are withholding this 
agreement under section 7(2)(b)(i ) of the LGOIMA, however an excerpt of section 2.6 of the 
agreement is provided below:   
2.6         Relationship Principles 
The parties wil  behave and work together, in relation to all aspects of this Agreement and 
the delivery of the Services, in a manner that is consistent with the following relationship 
principles: 
(o)         Ethics: the parties wil  seek to ensure that any potential event, function or exhibition 
that gives rise to ethical or reputational concerns for either of them is referred to the 
Relationship Management Group for consideration prior to any commitments being made; 
The Relationship Management Group is the group comprising a member from  
Te Papa, Wellington City Council, WellingtonNZ and an independent Chair tasked with 
overseeing the implementation and monitoring the performance of the Agreement. 
As per section 7(1) of the LGOIMA, I do not consider that in the circumstances of this 
response, the withholding of the full Te Papa Management Agreement is outweighed by the 
other considerations which render it desirable to in the public interest to make the 
information available.  
You have the right, by way of complaint under section 28(1) of the LGOIMA, to request an 
investigation and review of the Council’s decision to withhold information by the 
Ombudsman. Information about how to make a complaint is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 602.  
 
Nāku noa, nā 
 
Susan Sales 
Senior Advisor Of icial Information 
Official Information team 
 

---