19/10/2023 - E + 5 SITREPS  
As at 1.44pm on 19/10/2023 prepared by Crispian 
 approved by Anusha Guler 
Distributed 
All GEDT/ELT members 
to  
Key 
Anusha Guler and Crispian 
 
Contacts 
Previous 
E+4 SITREPS 6 18102023 - FINAL.docx 
ELT SITREP  
Overview  
Summary of the current event  
•  Post election process  
•  Processing enrolment forms 
•  Scanning of enrolment forms 
•  Scrutineers at HQs  
•  Notify candidates to appoint scrutineers at processing centres  
•  Payroll information and approval  
Voting 
GENERAL UPDATE 
Services  
Overseas Operations  
•  No issues to report. 
•  DHL courier in transit - less than 3000 votes to come in from Overseas Voting Places.  
•  Count will start next week.  
•  Processing continues and we will move to our qualification space tomorrow as National Office Processing 
Team (NOPT) consolidates into L4 West. 
Auckland North Region 
•  No issues to report. 
•  All ordinary votes will be counted by tomorrow, except Northland, to be completed by next Tuesday 
morning. 
•  Scrutineers are abiding by the rules.  
•  Note that Auckland Central has 13k special votes.  
•  The last of the special votes will be couriered today. 
Auckland South Region 
•  No issues to report. 
•  Progressing well with the Roll upload. Counts are on schedule and will be completed by tomorrow.   
•  Team is looking forward to the long weekend. 
Central North Island Region 
•  No issues to report. 
•  The long weekend is critical for wellbeing and the HQs are looking forward to it. 
Lower North Island Region 
•  No issues to report.  
•  Special votes are coming in from other areas. 
South Island Region  
•  No issues to report.  
•  3 counts will be processed by next week Tuesday.  
•  Some scrutineer issue around the process due to lack of availability of JPs to sit through the entire 
process.  
Voting Services: 
•  Providing progress reports to Regional Managers  
 
 
 
 

---

 
 
 
 
Enrolment  
GENERAL UPDATE: 
•  No new risks or issues to report.  
•  As at 8am this morning we had 126,900 enrolment forms to key (118, 987 from VPs, 3,000 paper forms 
and 4,835 online). 
•  The team processed 29,344 enrolments yesterday. 
•  We have processed 293,752 enrolments since Advance Vote started on 2 October (195,541 since 9 
October and 110,524 since Election Day) 
•  The matter of Scrutineers being present at Enrolment Processing sites during SVD checks has been 
resolved. 
•  The estimated time to complete processing is on Sunday night and start Special Votes Declaration by 
Tuesday morning.  
•  Cleared all Port Waikato online enrolment forms.  
IT  
GENERAL UPDATE: 
•  A potential issue has been identified in the MIKE system that may affect the Special Votes Declaration 
(SVD) for GE2023. After setting up the Port Waikato By-Election (PWBE) record for the Overseas 
Application there are now 2 records, and SVD batches for GE2023 would be incorrectly assigned to PWBE.  
Catalyst have made a change which is currently being tested and if successful an emergency MIKE change 
will be required to address this to facilitate SVD checking in MIKE which will begin early next week. 
Comms & 
GENERAL UPDATE: 
Education  
•  Nothing to report  
Customer 
GENERAL UPDATE: 
Services 
•  No issues to report. 
•  There are 182 complaints on hand across the business units. Some delays are experienced due to key 
staff currently busy with the post-election activities and Port-Waikato by-election preparation. The SLA 
for complaints is 10 working days. 
Legal & 
GENERAL UPDATE 
Policy  
•  No issues to report.  
•  Managing OIAs focused on IT and Operations group. 
Strategic 
GENERAL UPDATE  
Engagement 
•  Nothing to report 
and 
Partnership  
Security  
GENERAL UPDATE 
•  No issues to report 
People & 
GENERAL UPDATE: 
Culture  
•  Busy with approving pay run. 
 
 
 
 
 

---

---

UNCLASSIFIED 
 
 
Severe Weather Outlook 
A low in the north Tasman Sea is expected to move south 
eastwards past the north eastern North Island late Friday and 
Saturday, with an associated rain band affecting the northern 
North Island. A ridge of high pressure will predominate over 
central and southern New Zealand from Friday to Monday. 
 
There is low confidence that rainfall amounts associated with 
the rain band could reach warning criteria about Northland on 
Friday and Saturday morning, and about Auckland, Great 
Barrier Island, Coromandel Peninsula and northern parts of 
western Bay of Plenty on Saturday. 
 
 
 
 
 
 
Fire and Drought Risk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Source:  NIWA Fire weather 
 
Prepared by the NEMA Monitoring, Alerting and Reporting Centre to provide awareness that supports informed decision making. 
Any questions, comments or contributions should be addressed to: [email address]. 

---

---