11 November 2024 
 
 
David Adamson 
[FYI request #27797 email] 
 
 
Tēnā koe David 
Your request for official information, reference: HNZ00057549 
Thank you for your email on 24 July 2024, asking Health New Zealand | Te Whatu Ora for the 
following under the Official Information Act 1982 (the Act):  
Can you please provide the date that the ‘staff hiring freeze’ started for Health NZ / 
hospitals (i.e. the date that additional approvals were needed for hiring or a change to 
previous recruitment/hiring processes that took place at some point in the last few 
months). 
Can you also provide any data on total spend on overtime rates (additional payments 
for staff working overtime) for hospitals, by month, for the last 6 months. To be clear 
this is the total spend across all hospitals each month (trying to establish a month to 
month trend) - not for each hospital individually. 
Lastly, are there any high level statistics available for safe staffing levels that can be 
released for hospitals (all hospitals across NZ) in the last 6 months? 
Response 
I apologise for the delay in providing our response. The time taken is not what we aspire to. 
This is something we are working to get on top of as we deal with a high volume of requests 
and the understandably high public interest in our work. 
For the sake of clarity, I will address each question in turn. 
Can you please provide the date that the ‘staff hiring freeze’ started for Health NZ / 
hospitals (i.e. the date that additional approvals were needed for hiring or a change to 
previous recruitment/hiring processes that took place at some point in the last few 
months). 
I refer to our response to your previous request under ref: HNZ00052931 made on 13 June 
2024.  
In addition, Health NZ has proactively released some documents (including financial 
reports, briefings, aide mémoires and letters) to provide additional transparency around 
matters related to Health NZ’s financial performance. Please refer to Health NZ Financial 
Reporting from FY 2023/24 – Health New Zealand | Te Whatu Ora  
Can you also provide any data on total spend on overtime rates (additional payments 
for staff working overtime) for hospitals, by month, for the last 6 months. To be clear 
this is the total spend across all hospitals each month (trying to establish a month to 
month trend) - not for each hospital individually. 
Health NZ engages with locum doctors through a range of commercial arrangements, 
including through recruitment agencies and by direct negotiation and contract with the locum 
 
 

---

 
 
doctors. The engagements are based on a range of rates that reflect the different 
circumstances relating to each engagement. 
We have introduced standard locum rates across the motu. It is important to also note we are 
prioritising recruitment to permanent roles and working with our locum workforce to support 
them into permanent employment if that is something that they would like to do. 
The table details the total overtime spend extracted from the Qlik app that collates summary 
payroll data. This includes any costs in areas such as Corporate as well as costs directly 
incurred by ‘Hospitals’. Health New Zealand cannot apply a filter to specify which 
RCs/functional data points we require; however, this will come in future development. The 
filters applied are for: 
•  All hours tagged as overtime 
•  All staff groups 
•  All districts/entities/payrolls captured 
•  All weeks for the 23/24 and YTD 24/25 years 
The extract (table below) gives then the hours worked and the cost of these as per payroll 
data.  As the data is returned in ‘weeks’ based on the ‘week ending’ date, the team have 
applied a daily average split across the week when this falls across two calendar days (e.g., 
three days in one month and four days in another). 
There will be gaps, eg Taranaki report no Overtime hours at all, and neither Tairawhiti or 
Southern payroll data is yet captured by the system – the team have manually added in data 
from Taranaki, Tairawhiti and Southern based on costs noted as ‘Overtime’ in the financial 
data (not all districts use this analysis code, so it can’t be used for a fulsome response by 
itself). 
  
Total Spend 
Plus 
Total 
Missing 
Districts 
Mar-24 
      23,939,063         3,033,052         26,972,116  
Apr-24 
      21,606,644         3,134,991         24,741,635  
May-24 
      24,312,593         4,497,623         28,810,217  
Jun-24 
      23,030,388         4,046,875         27,077,263  
Jul-24 
      24,211,040         4,098,294         28,309,334  
Aug-24 
      20,986,630         3,484,095         24,470,725  
 
Lastly, are there any high level statistics available for safe staffing levels that can be 
released for hospitals (all hospitals across NZ) in the last 6 months? 
Information you have requested is already available publicly. Please refer to Nursing staffing 
levels (HNZ00045948) – Health New Zealand | Te Whatu Ora 

---

 
 
How to get in touch 
If you have any questions, you can contact us at [email address]. 
If you are not happy with this response, you have the right to make a complaint to the 
Ombudsman. Information about how to do this is available at www.ombudsman.parliament.nz 
or by phoning 0800 802 602.  
As this information may be of interest to other members of the public, Health NZ may 
proactively release a copy of this response on our website. All requester data, including your 
name and contact details, will be removed prior to release.  
Nāku iti noa, nā  
 
 
 
Danielle Coe 
Manager (OIA) Government Services 
Health New Zealand | Te Whatu Ora 
 
 
 
 
 
 
 
TeWhatuOra.govt.nz 
Health NZ, PO Box 793, 
Wellington 6140, New Zealand 
 

---