LGOIMA Request Process for Regulatory Services 
* Ensure the LGOIMA Request number and due date are captured on the subject line of all emails
Can this be responded to as BAU? 
• Identify who the subject matter expert / LGOIMA owner is and contact to ascertain if request can be
responded to as BAU
• If yes - email request to LGOIMA owner to provide the response as BAU, enter notes into SAP, email
LGOIMA Team to advise, and close LGOIMA
• If no -  assign request to LGOIMA owner
Can this be responded to by our Performance, Information and Assurance team (PI&A)? 
• If the request is for lists and statistics, email request to PI&A, then forward response to the business
unit for approval
list 
Assign and Receive Response 
• Create assigning email from template in SAP
• Email LGOIMA request to LGOIMA owner
ion Specia
• Enter LGOIMA owner’s name, due date and date email was sent, into Notes in SAP
at
• Receive response from LGOIMA owner, check redactions, template response letter, merge pdf
documents and tidy folders, where appropriate.
• Forward to LGOIMA owner for approval if redactions have been changed
nform
• Receive approved redacted document from LGOIMA owner
• Upload response into SAP, enter notes
fficial I
 O
Approval 
&
• Forward LGOIMA request and response to T4 Manager for approval
nse 
• Upload and enter details into Notes in SAP CRM
•
po
Receive approval from Manager
OR
• Receive non-approved response and email back to LGOIMA owner for re-work
er Res
• Enter notes in SAP
• Receive re-worked response from LGOIMA owner and forward to T4 Manager approval
tom
• Upload and enter details into Notes in SAP
Cus
• Receive approved response from T4 Manager
• Upload into SAP, enter notes, change status to ‘complete’ and close LGOIMA in SAP
• Forward approval email plus link to documents, to the Privacy and Official Information team
confirming response is complete.
Regular contact with LGOIMA owner and approvers to promote timely responses via 
• Weekly report (sent Monday/Tuesday) copy to Managers and General Managers
• Overdue / Reminder emails (sent Thursday / Friday) copy to Managers
• Telephone complaint owner if no response to Overdue/Reminder emails received
• Escalate to Manager if no further response received
NB:  The SLA may be extended when agreed to by the business partner in the Privacy and Official
Information Team, in extenuating circumstances.
Page 1 of 2 
July 2024 
RS 3.6 (v6) 

---

* Ensure the LGOIMA Request number is captured on the subject line of each email
• Receive LGOIMA Request
• Notify [email address] immediately if
o request requires clarification
o request needs to be responded to by another team
o request requires substantial collation
o if data is not available in requested format
o if you require access to emails of past employees
o if data can be provided by our Performance, Information and Assurance team
o Notify [email address] immediately if data is held on the
property file
er 
• Investigate request, or delegate to an expert to investigate.
• Ensure all requested information is provided, or a reason is given why we are unable to provide this
 Own
information.
• Provide all requested documentation in pdf format.
• Highlight or mark up in each document, the wording to be withheld
LGOIMA
• Complete template ‘response’ at the bottom of the assigning email
• Forward response in return email to [email address] (capturing
heading in email), indicating requested redactions
• [email address] will check response and redaction requests,
‘mark for redaction’, and forward to the T4 Manager for approval
• Contact [email address] (capturing heading in email) if you
would like advice on how to bulk pdf the documents you are providing
• If your response is returned to you with a request to re-work (provide missing information, complete
template letter response, etc) complete as requested
• Forward response in return email to [email address] (capturing
heading in email), indicating requested redactions
• [email address] will forward to the T4 Manager for approval
* Ensure the LGOIMA Request number is captured on the subject line of each email
• Receive LGOIMA response with marked up redactions
• Review response to ensure al  requested information is provided, or the reason that we are unable to
prover 
provide this information is given
• Review requested redactions
• Forward approved response in return email to [email address]
er Ap
ag
OR
an
• Forward non approved response back to writer, cc
[email address], for rework
T4 M
• Receive reworked response from LGOIMA owner
• Review reworked response
• Forward approved response in return email to [email address]
Page 2 of 2 
July 2024 
RS 3.6 (v6) 

---