This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Tataki Auckland Unlimited Western Springs EOI'.
LGOIMA Request Process for Regulatory Services 
Ensure the LGOIMA Request number and due date are captured on the subject line of all emails
Can this be responded to as BAU? 
• Identify who the subject matter expert / LGOIMA owner is and contact to ascertain if request can be
responded to as BAU
• If yes - email request to LGOIMA owner to provide the response as BAU, enter notes into SAP, email
LGOIMA Team to advise, and close LGOIMA
• If no -  assign request to LGOIMA owner
Can this be responded to by our Performance, Information and Assurance team (PI&A)? 
• If the request is for lists and statistics, email request to PI&A, then forward response to the business
unit for approval
list 
Assign and Receive Response 
• Create assigning email from template in SAP
• Email LGOIMA request to LGOIMA owner
ion Specia
• Enter LGOIMA owner’s name, due date and date email was sent, into Notes in SAP
at
• Receive response from LGOIMA owner, check redactions, template response letter, merge pdf
documents and tidy folders, where appropriate.
• Forward to LGOIMA owner for approval if redactions have been changed
nform
• Receive approved redacted document from LGOIMA owner
• Upload response into SAP, enter notes
fficial I
 O

Approval 
&
• Forward LGOIMA request and response to T4 Manager for approval
nse 
• Upload and enter details into Notes in SAP CRM

po
Receive approval from Manager
OR
• Receive non-approved response and email back to LGOIMA owner for re-work
er Res
• Enter notes in SAP
• Receive re-worked response from LGOIMA owner and forward to T4 Manager approval
tom
• Upload and enter details into Notes in SAP
Cus
• Receive approved response from T4 Manager
• Upload into SAP, enter notes, change status to ‘complete’ and close LGOIMA in SAP
• Forward approval email plus link to documents, to the Privacy and Official Information team
confirming response is complete.
Regular contact with LGOIMA owner and approvers to promote timely responses via 
• Weekly report (sent Monday/Tuesday) copy to Managers and General Managers
• Overdue / Reminder emails (sent Thursday / Friday) copy to Managers
• Telephone complaint owner if no response to Overdue/Reminder emails received
• Escalate to Manager if no further response received
NB:  The SLA may be extended when agreed to by the business partner in the Privacy and Official
Information Team, in extenuating circumstances.
Page 1 of 2 
July 2024 
RS 3.6 (v6) 

Ensure the LGOIMA Request number is captured on the subject line of each email
• Receive LGOIMA Request
• Notify [email address] immediately if
o request requires clarification
o request needs to be responded to by another team
o request requires substantial collation
o if data is not available in requested format
o if you require access to emails of past employees
o if data can be provided by our Performance, Information and Assurance team
o Notify [email address] immediately if data is held on the
property file
er 
• Investigate request, or delegate to an expert to investigate.
• Ensure all requested information is provided, or a reason is given why we are unable to provide this
 Own
information.
• Provide all requested documentation in pdf format.
• Highlight or mark up in each document, the wording to be withheld
LGOIMA
• Complete template ‘response’ at the bottom of the assigning email
• Forward response in return email to [email address] (capturing
heading in email), indicating requested redactions
• [email address] will check response and redaction requests,
‘mark for redaction’, and forward to the T4 Manager for approval
• Contact [email address] (capturing heading in email) if you
would like advice on how to bulk pdf the documents you are providing
• If your response is returned to you with a request to re-work (provide missing information, complete
template letter response, etc) complete as requested
• Forward response in return email to [email address] (capturing
heading in email), indicating requested redactions
• [email address] will forward to the T4 Manager for approval
Ensure the LGOIMA Request number is captured on the subject line of each email
• Receive LGOIMA response with marked up redactions
• Review response to ensure al  requested information is provided, or the reason that we are unable to
prover 
provide this information is given
• Review requested redactions
• Forward approved response in return email to [email address]
er Ap
ag

OR
an
• Forward non approved response back to writer, cc
[email address], for rework
T4 M
• Receive reworked response from LGOIMA owner
• Review reworked response
• Forward approved response in return email to [email address]
Page 2 of 2 
July 2024 
RS 3.6 (v6)