26 November 2024 
Jane Shearer 
Sent via email to [FYI request #28955 email]   
 
RE: LG24-0261 - Correspondence with Town Planning Group regarding Gibbston Village 
Dear Jane, 
 
REQUEST FOR OFFICIAL INFORMATION – DECISION TO REFUSE INFORMATION 
 
Thank you for your request for information held by the Queenstown Lakes District Council (QLDC). On 
29  October  2024  you  requested  the  following  information  under  the  Local  Government  Official 
Information and Meetings Act 1987 (LGOIMA): 
 
•  Please supply any correspondence between the Council, Councillors and the Mayor with the 
Town Planning Group or any other entities in relation to the Gibbston Village Fast Track 
proposal. 
 
QLDC RESPONSE 
 
Decision to refuse information 
 
We  have  good  reason  under  section  7(2)(c)(i)  of  the  Local  Government  Official  Information  and 
Meetings Act 1987 (LGOIMA) for withholding the information requested. We consider it is necessary 
to refuse the requested information on the basis of the following grounds:  
 
•  Section  7(2)(c)(i)  -  the  withholding  of  the  information  is  necessary  to  protect  information 
which  is  subject  to  an  obligation  of  confidence  or  which  any  person  has  been or  could  be 
compelled to provide under the authority of any enactment, where the making available of 
the information- 
(i) would be likely to prejudice the supply of similar information, or information from 
the same source, and it is in the public interest that such information should continue 
to be supplied. 
 
Section  7(2)(c)(i)  of  the  LGOIMA  aims  to  balance  transparency  with  the  protection  of  sensitive 
information. This provision is essential for maintaining trust in systems where information is shared 
under confidentiality. 
 
In this case, the pre-app discussions around Gibbston Village are considered to be confidential and the 
proposal provided to Council was shared with the understanding of strict confidentiality. Disclosing 
this information could unreasonably prejudice the continued supply of similar or related information 
by harming the provider's professional reputation. Such harm may deter future engagement, thereby 
affecting the availability of information.  
 
 
1 
 

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The  public  interest  often  depends  on  the  continued  availability  of  information  from  confidential 
sources.  If  making  certain  information  public  would  hinder  the  willingness  of  sources  to  provide 
further valuable insights, the public interest is better served by keeping such information confidential. 
 
 
In addition, MFE (Ministry for the Environment) have advised us that this information will be publicly 
available soon. Therefore, we have decided to refuse this information in accordance with s17(d) of the 
LGOIMA. Section 17(d) of the LGOIMA states that the information requested is or will soon be publicly 
available. 
 
Public interest considerations 
 
We consider the interests of the public when making decisions to withhold requested information, 
including  considerations  in  favour  of  release,  whether  the  disclosure  of  the  information  would 
promote those considerations, and whether those considerations outweighed the need to withhold 
the information.  
 
Promoting the accountability and transparency of local authority members and officials is in the public 
interest, as is the public interest in “good government”. Where possible, we have favoured the release 
of  information.  However,  QLDC  considers  that  withholding  information  necessary  to  preserve 
confidentiality is not outweighed by the public interest in favour of its release. 
 
We conclude that the important section 7 withholding interests identified – to protect information 
which is subject to an obligation of confidence, is not outweighed by a countervailing public interest 
requiring release. 
 
Right to review the above decision  
 
Note that you have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about this process is available at www.ombudsman.parliament.nz or freephone 0800 802 
602.  
 
If  you  wish  to  discuss  this  decision  with  us,  please  contact  [email address] 
(Stakeholder and Democracy Services Manager). 
 
We trust the above information satisfactorily answers your request. 
 
Kind regards, 
Poonam 
 
Democracy Services team 
Queenstown Lakes District Council 
P: +64 3 441 0499 
E: [email address] 
 
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