National Headquarters 
Fire and Emergency New Zealand 
National Headquarters 
Spark Central, Level 7 
42-52 Wil is Street 
Wel ington Central 
Wel ington 6011  
Phone +64 4 496 3600 
 
 
 
10 February 2025 
 
 
 
 
 
 
 
             Ref: 16666 
 
 
Mark Grayson 
[FYI request #29219 email] 
 
 
Tēnā koe Mark 
 
Thank you for your request of 25 December 2024, to Fire and Emergency New Zealand requesting 
information in relation to a fire in Huntly on 9 November 2024, under the Official Information Act 
1982 (OIA).  
 
In responding to your previous request, you advised that you do not require the names or contact 
details of our staff or volunteers. In line with this, where these appear in the attached appendices, 
they have been labelled as out of scope. We copy and respond to each aspect of your request 
below. 
 
1.  Referring to your reply to point 3, "we have decided to withhold the recordings of all 111 
calls in full under section 9(2)(ba)(i) of the OIA". 
-  Can you please provide a transcript of the 111 calls relating to this incident, in a 
similar format as the transcript provided of the radio messages? 
 
As we advised in our letter dated 13 December 2024, we consider emergency calls received by Fire 
and Emergency to be subject to a high obligation of confidence. However, it is not just recordings 
of their voices we consider to be subject to this obligation, it is the information they provide as 
well. We consider that there would be a chilling effect if callers were aware that transcripts of 
their phone calls may be made public without their consent. Callers may be less forthcoming with 
the information they provide to Fire and Emergency or may simply choose not to call. 
 
For this reason, we have decided to withhold the requested transcripts of any 111 calls in full 
under section 9(2)(ba)(i) of the OIA, to protect information which is subject to an obligation of 
confidence, where the making available of the information would be likely to prejudice the supply 
of similar information, or information from the same source, and it is in the public interest that 
such information should continue to be supplied. 
 
2.  The provided radio messages (WAV files in the ZIP folder) do not match the messages that 
are in the report. 
-  Can you please advise why these recorded messages may differ? 
 
 

---

 
-  Can the text in an incident report be altered or removed? 
 
There is a difference between what was in the recorded messages and the incident report because 
the three-way conversation between the Volunteer Support Officer (VSO), Communications 
Centre, and the Ngāruawāhia appliance related to the replacement of firefighting gear was of a 
minor nature. It was a short conversation about putting the VSO in touch with the Ngāruawāhia 
appliance. 
 
Text in the incident report cannot be altered or removed. 
 
3.  A radio message in "Call1150814504.wav" and "Call1150821774.wav" includes the address 
of the incident, whereas the incident report is blacked out per Section 9(2)(a). 
-  Is there a reason the address has been included in the audio, or has this been 
overlooked before being released? 
 
In our correspondence to you on 5 February 2024, we advised that this was a mistake, and it was 
our intention to withhold the street address under section 9(2)(a) of the OIA, to protect the 
privacy of natural persons. 
 
4.  Referring to your reply to point 6, "The total number of communications staff on duty were 
three shift managers and 11 dispatchers" 
-  Can you confirm if this was the staffing level in a single Communications Centre or 
nationally, and if possible, can you provide the staffing level per Communications 
Centre including if there were any shortages? 
 
We can advise that this was the total number of Communication Centre staff nationally. However, 
there was a small error in our previous response. There were three shift managers and twelve 
dispatchers on duty at the time of this fire. 
 
As to the staffing level per Communication Centre, at the time of this incident, we can advise the 
following: 
 
•  The Northern Communication Centre had one shift manager, and five dispatchers. This is 
the required shift staffing level at this centre. 
•  The Central Communication Centre had one shift manager and three dispatchers. This was 
one dispatcher short of the required shift staffing at this centre. 
•  The Southern Communication Centre had one shift manager and four dispatchers. This is 
the required shift staffing level at this centre. 
 
It was the Northern Communication Centre that managed the incident your request relates to. 
 
5.  Referring to Appendix Four, all communications that were identified as relating to the 
incident, an email on Monday, November 11, 2024 at 3:57pm indicates "When I spoke to 
them [the Shift Manager] about it, it was a Dispatcher error that was dealt with at the 
time." This was only three hours after an earlier email saying "The watch is working again 
on Wednesday, so I wil  fol ow up then". 
-  Has the staff member been included in the email fol ow up of this incident, or just 
the Shift Manager? 
 
In the email provided in our previous response that was sent on 11 November 2024 at 12:44 PM, 
the Communications Centre Manager indicated they would speak with the Shift Manager on their 
 
 

---

 
return to duty on Wednesday. However, the Shift Manager was in the Communications Centre on 
other business that day, so the Communications Centre Manager ended up asking the Shift 
Manager about it then. The email of 11 November 2024, sent at 3:57 PM, was a result of them 
following up at the time. The dispatcher was not included in this email. 
 
-  Has the staff member, or other such staff been involved in any disciplinary action? 
 
The staff involved have discussed the incident, and no disciplinary action has been taken. 
 
-  Has the Shift Manager addressed this with the staff, to prevent this occurring in 
future? 
 
Yes, please find attached, as Appendix One to this response, an email from the Shift Manager to 
their watch. 
 
-  Has the Shift Manager taken any responsibility for the team/watches actions 
during this incident, as they overlook the shift, or has that been put solely onto the 
Dispatcher involved? 
 
The Shift Manager has taken responsibility as the senior staff member working at the time, and 
has managed the situation well. 
 
-  Can you provide any documentation relating to any fol ow up emails to the 
individual, watch or centre that were sent by the Centre Manager or Shift Manager 
after this incident occurred? 
 
Please see Appendix One for an email sent by the Shift Manager to their watch in relation to this 
incident. There have been no further emails sent by the Communications Centre Manager. 
 
-  What support has been provided by the Communications Centre, or the Shift 
Manager as a result of this? 
 
The Welfare Officer has been in the Communications Centre since this incident and has spoken 
with staff. All conversations between the Welfare Officer and staff members are confidential. The 
Shift Manager and Communications Centre Manager have had regular welfare contact with the 
Dispatcher involved. 
 
You have the right to seek an investigation and review by the Ombudsman of this decision. 
Information about how to make a complaint is available at www.ombudsman.parliament.nz or 
freephone 0800 802 602. 
 
We trust that the information being provided is of assistance. If you require further information, 
please email [FENZ request email]. 
 
Nāku noa, nā 
 
 
 
 
Aidan Saunders 
Manager, Information Requests 
 
 

---