Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Commerce Cost per point and Student Services Fees'.

 
 
Advisory Committee for the Student Services Fee Meeting   
Agenda 139 
Thursday 20 June 2024 2-3pm 
Chair: Kirsty McClure 
(Hybrid Mee�ng) 
     
Committee 
Kirsty McClure, Stephanie Hunter, Meegan Hall, Marcail Parkinson, Liban Ali, 
Members     
Sterling Maxwell, Te Waikamihi Lambert 
Invited Attendees     Chris�ne Moore, Mat Tucker, Clinton Jenkins, Alicia Print (Minute Taker) 
Apologies   
Simon Johnson 
Papers    
Student Services Fee se�ng for 2025 �meline 
          1.  Welcome   
 
 
 
 
 
 
 
2.  Minutes of the previous meeting  
 
 
3.  OPEN ACTION POINTS    
 
#     
   Points   
Responsible   Open/Close   
   
329     A dra� of the infographic wil  be circulated.   
Kirsty   
Open   
  
340 
Student Assembly to meet online before next ACSSF  Marcail  
Open 
meeting on the 20th of June.   
 
 
 
4.  Discuss and agree final recommendations for VC for 2025                                     All  
                                                                      
5.  AOB   
 
Next Mee�ng Date 
1 July 11am 
 
 
 
Student Services Fee se�ng for 2025 �meline 
Ac�on 
Who 
Deadline 
Actual date 
ACCSF scheduled mee�ng 
 
 
2 May 
 
Confirm if increase to student services fee will be proposed 
ACSSF 
30 May 
 
Confirm if 2023 ‘Student Voice’ Survey results will be used to inform 2025 
recommenda�on from ACSSF or will addi�onal consulta�on be required 
Confirm if increase to student hardship fee will be proposed 
AD Student Ops recommenda�on 
30 May 
 
to ACCSF 
Confirm if any changes required to the student services fee procedure 
AD Student Ops / Manager Student  30 May 
 
resul�ng from ACSSF recommenda�ons 
Finance 
ACCSF scheduled mee�ng 
 
 
30 May 
 
 
ACCSF scheduled mee�ng 
 
 
4 July 
Student Assembly mee�ng 
 
 
 
Student consulta�on - Student Assembly 
VUWSA / ACSSF 
 
 
AD Student Ops on leave 
 
 
4 – 26 July 
2025 Student Services Fee recommenda�on paper completed 
AD Student Ops 
26 July 
 
Paper submission to Te Hiwa 
DVCS 
30 July 
6 or 13 August 
Paper submission to Finance Commitee 
DVCS 
16 August 
26 August 
Paper submission to Council 
DVCS 
27 August (a�er  9 September 
FinCom) 

 
 

 
 
Advisory Committee for the Student Services Fee Meeting    
DRAFT Minutes #139  
Thursday 20 June 2024 2-3pm   
Chair: Kirsty McClure, Director, Te Pūrengi Student Experience and Wellbeing 
      
Committee 
Kirsty McClure, Stephanie Hunter, Liban Ali, Sterling Maxwell, Te 
Members      
Waikamihi Lambert  
Invited Attendees      Christine Moore, Matt Tucker, Clinton Jenkins 
Apologies    
Meegan Hall, Simon Johnson, Marcail Parkinson, Alicia Print 
Papers     
Student Services Fee setting for 2025 timeline  
        
 
 
 
 
   
 
Minutes of the previous meeting   
Read and accepted.   
 
OPEN ACTION POINTS      
  
#      
   Points    
Responsible      Open/Close    
329      A draft of the infographic wil  be circulated.   
Kirsty   
Open   
  
340 
Student Assembly to meet online before next ACSSF  Marcail 
Closed  
meeting on the 20th of June. 
 
329: Kirsty advised a proposal has been submitted for a new SSF video as part of the MFA student 
assignment. It would provide a different lens on what services the SSF supports and could supersede the 
infographic. Kirsty will update the Committee if the idea is picked up. 
 
3. Discuss and agree final recommendations for VC for 2025   
•  Matt advised Marcail had discussed the approach regarding the 2025 SSF with some of the 
student groups, but not al  of them. 
•  Before the meeting, Kirsty had circulated Simon's thoughts on the increase. 
•  Liban advised VUWSA and Ngāi Tauira are on the same page re supporting the 8% (including NT 
funding) plus a review of the occupancy as the SSF model is still not in a sustainable position for 
the future. 
•  Further to the previous update to the deficit paper – it has been agreed Clinton will prepare a 
memo on the deficit write off for the CFO. 
Action 341: Clinton to update ACSSF by email on the next steps for this paper. 
•  Everyone agreed, it would be good to get Te Hiwa support to write off the deficit before the 
2025 SSF paper is finalised in August. 
 
 
 
 

 
•  Matt advised they had taken a pragmatic approach towards the recommendation for the 2025 
SSF. They had been realistic about the increase in costs and don’t want to impact service 
delivery. 
•  A chart prepared by Christine comparing SSF price increase by university was circulated. This will 
be included in the paper for Te Hiwa and Council. 
•  All members of the Committee present, voted and agreed to the following recommendation for 
the 2025 SSF: 
Decision: Recommend to Te Hiwa: 
-  An 8% increase to the SSF ($9.94 per point; $4.97 per point for students studying 
outside of the Wel ington region); 
-  This includes additional ongoing funding of $117,000 for salaried Ngai Tauira 
Executive roles; and 
-  Occupancy charge must be reviewed and the al ocation of occupancy charges across 
the University (including to student spaces) must be looked at. 
Hardship levy 
•  Stephanie advised that a different approach taken this year by the team to increase funds 
available to distribute to students – by working with the fundraising team to ask for donations – 
this had been quite successful. 
•  She advised all money collected by the Hardship Fund is distributed to students. 
•  Stephanie asked the student members attending the Committee meeting if they would be 
supportive of an increase to the Hardship levy for 2025 – all were supportive and agreed to an 
increase from $30 per student to $32. 
Decision: Recommend to Te Hiwa for the Hardship Fund to increase to $32 per student 
 
 
Next Meeting Date: 8 August 2024